¿Qué mira Inspección cuando revisa el registro de jornada?
La Inspección comprueba que el registro exista, sea fiable e inalterable, cubra a toda la plantilla y se conserve 4 años. Lo que revisa, punto por punto.
“¿Qué mira Inspección de Trabajo cuando revisa el registro de jornada?” es la pregunta que debería hacerse cualquier responsable de personal antes de recibir la visita. El inspector no se conforma con que exista un papel: mira seis cosas concretas, y que falle una sola basta para levantar acta. Te explicamos punto por punto qué revisa y cómo llegar con todo en regla.
Respuesta rápida
| Qué revisa | Qué espera encontrar |
|---|---|
| Existencia | Registro diario de toda la plantilla, disponible en la visita |
| Contenido | Hora concreta de inicio y fin, no solo el total diario |
| Fiabilidad | Datos veraces, objetivos y que no se puedan cambiar a posteriori |
| Conservación | Cuatro años a disposición de plantilla, representantes e Inspección |
| Coherencia | Que cuadre con nóminas, cuadrantes y horas extra cotizadas |
| Consulta | Sistema consultado con la representación legal, si la hay |
La base legal que aplica el inspector
Desde el 12 de mayo de 2019 toda empresa está obligada a registrar la jornada diaria por el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Para unificar cómo actúan los inspectores, la Inspección publicó el Criterio Técnico 101/2019, la guía interna que siguen en cada visita y donde está la lista de lo que miran.
No hay un formato obligatorio todavía. El registro puede llevarse en papel, en hoja de cálculo o con un sistema digital. Lo que no es libre son los requisitos de fondo, y ahí es donde fallan las empresas que creen estar cumpliendo.
1. Que el registro exista y esté a mano
Lo primero es comprobar que hay un registro diario y que se puede enseñar en el momento de la visita. Un inspector puede presentarse sin avisar, y “lo tenemos pero está en la gestoría” no sirve: el registro debe poder consultarse en el propio centro de trabajo.
Además tiene que cubrir a toda la plantilla. Un error típico es dejar fuera a los contratos a tiempo parcial o a quien teletrabaja, cuando son precisamente los colectivos donde el control de horas importa más.
2. Que recoja el horario concreto, no solo el total
El registro tiene que reflejar la hora de inicio y la hora de finalización de la jornada de cada día. Apuntar únicamente “8 horas” no cumple: la ley pide el horario concreto, porque es lo único que permite saber si hubo exceso de jornada o descansos no respetados.
Aquí el inspector cruza el registro con el tiempo de descanso entre jornadas y con los límites de la jornada diaria. Si los fichajes muestran salidas a medianoche y entradas a las siete, aparece un problema de descanso que el acta recogerá aunque el registro esté bien hecho.
3. Que sea fiable e inalterable
Es el punto que más actas provoca. El Criterio Técnico 101/2019 exige que el sistema sea fiable, veraz y objetivo, y que garantice que los datos no se alteran a posteriori. Una hoja de cálculo que cualquiera reescribe el viernes para cuadrar la semana es el ejemplo de manual de lo que la Inspección no admite.
Un registro manipulable no solo expone a la empresa a la multa administrativa. En un juicio por horas extra, si el trabajador alega que se rellenó a mano o se cambió después, ese registro pierde casi todo su valor probatorio y la empresa se queda sin la prueba que debía protegerla.
4. Que se conserve cuatro años y sea accesible
La ley obliga a guardar los registros durante cuatro años. Durante ese tiempo tienen que estar a disposición de tres partes: la plantilla, sus representantes legales y la Inspección. Un sistema que solo ve el administrador, o del que no se puede sacar el histórico, falla este requisito aunque registre bien el día a día.
5. Que cuadre con el resto de la documentación
El registro no se mira en el vacío. El inspector lo contrasta con las nóminas, los cuadrantes de turnos, el horario pactado en contrato y las horas extraordinarias declaradas a la Seguridad Social. Si hace falta, también con el testimonio de la plantilla.
Esa contradicción entre lo que dice el registro y la realidad es la que acaba en acta. Un registro que marca cuarenta horas semanales clavadas para toda la plantilla, mes tras mes, en un sector de picos, levanta más sospechas de las que despeja: tiene pinta de rellenarse para cumplir el expediente.
6. Que el sistema se haya consultado con los representantes
Un detalle que muchas empresas pasan por alto: el Criterio Técnico 101/2019 encarga al inspector verificar que la forma de organizar y documentar el registro se negoció o consultó con la representación legal de los trabajadores, cuando existe. Si hay comité o delegados, el sistema se consulta con ellos antes de implantarlo.
Qué pasa si falla algo
No llevar registro, o que no sea fiable, es infracción grave: entre 751 € y 7.500 € por centro de trabajo. Puedes ver cuánto multa exactamente la Inspección y cómo gradúa la cifra.
Pero la multa rara vez es el mayor coste. Cuando un empleado reclama horas extra y la empresa no tiene un registro fiable, la carga de la prueba se invierte y los tribunales dan por buena la versión del trabajador. Ahí se juega mucho más que una sanción administrativa. Antes de la visita, repasa los errores de registro que acaban costando dinero.
Cómo lo resuelve Cleverfy
Cleverfy es un software de control horario y registro de jornada para pymes y autónomos. Cubre cada uno de los puntos que mira la Inspección:
- Registro digital con traza inalterable, imposible de modificar sin dejar rastro.
- Hora real de entrada y salida de cada jornada, tomada por el sistema.
- Conservación automática durante los cuatro años que exige la ley.
- Acceso para la plantilla y la representación legal, otro de los requisitos que se comprueban en la visita.
- Exportación a PDF y Excel lista para entregar al inspector en el acto.
- Totalización de horas ordinarias y extraordinarias que cuadra con las nóminas.
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Con el nuevo Real Decreto de registro de jornada en tramitación, ese registro deberá ser además digital e inalterable, así que adaptarse ahora es ir por delante. Si partes de cero, nuestra guía paso a paso para cumplir con el registro te deja listo en una tarde.
Nota legal: artículo informativo, no constituye asesoramiento jurídico. Basado en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores y el Criterio Técnico 101/2019 de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. La reforma del registro horario digital está en tramitación y aún no se ha publicado en el BOE.
Fuentes:
Preguntas frecuentes
¿Qué pide primero la Inspección cuando revisa el registro de jornada?
Que exista un registro diario de toda la plantilla y que esté disponible en el momento de la visita. El inspector comprueba que recoge el horario concreto de inicio y fin de cada jornada, no solo el total de horas, y que cubre a todos los trabajadores del centro, incluidos los contratos a tiempo parcial.
¿Vale cualquier formato de registro?
El formato es libre (papel, hoja de cálculo o sistema digital), pero el Criterio Técnico 101/2019 exige que sea fiable, veraz, objetivo y que no se pueda alterar a posteriori. Un Excel que cualquiera puede reescribir sin dejar rastro es precisamente lo que la Inspección considera poco fiable.
¿Cuánto tiempo hay que conservar el registro?
Cuatro años. Durante ese periodo el registro debe permanecer a disposición de la plantilla, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo, y poder consultarse en el propio centro de trabajo, no solo en remoto.
¿Con qué contrasta el inspector el registro?
Con las nóminas, los cuadrantes y horarios pactados, las horas extraordinarias declaradas a la Seguridad Social y, si hace falta, con el testimonio de la plantilla. Si el registro dice una cosa y el resto de documentación dice otra, el acta se levanta por esa contradicción.
¿La Inspección mira si se negoció el sistema con los trabajadores?
Sí. El Criterio Técnico 101/2019 encarga al inspector verificar no solo que hay registro, sino que la forma de organizarlo y documentarlo se consultó con la representación legal de los trabajadores cuando existe. La falta de esa negociación es otro punto sancionable.
¿Qué pasa si no hay registro el día de la visita?
No tener registro es infracción grave, con multa de 751 € a 7.500 € por centro de trabajo. El problema mayor llega después: sin un registro fiable, en una reclamación de horas extra la carga de la prueba se vuelve contra la empresa.
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