Gestor documental del equipo
Plan ProLos documentos de tu
equipo, en su sitio.
Cleverfy se encarga.
Subes los contratos, los DNI y los certificados que hoy tienes entre el correo y el archivador, y cada persona tiene los suyos en su carpeta. Sabes quién ha recibido cada documento y Cleverfy avisa antes de que algo caduque.
Sin tarjeta y sin permanencia
Listo en un momento: las carpetas ya vienen hechas.
No tienes que montar ningún archivo. Todo tu equipo tiene las mismas carpetas desde el primer día y Cleverfy te propone dónde va cada documento.
- 1 Lo activas Con un botón, en la configuración. Cada persona tiene ya sus carpetas: contratos, identificación y certificados, nóminas…
- 2 Subes lo que ya tienes Arrastras varios archivos a la vez y Cleverfy propone a quién va cada uno y en qué carpeta.
- 3 Cada persona ve lo suyo Le llega un aviso, abre el documento en el móvil o en el ordenador y, si se lo pides, confirma que lo ha recibido.
- 4 Ves lo que falta A quién le falta un documento y quién no ha confirmado. Y si algo va a caducar, Cleverfy avisa antes.
¿Lo que buscas es repartir las nóminas? Mira la entrega de nóminas
O le preguntas a Cleverfy AI qué falta y qué caduca.
El archivo lo consultas tú o se lo preguntas con tus palabras: te dice a quién le falta un documento, qué está a punto de caducar y quién no ha confirmado lo que le enviaste. Consulta el estado de cada documento, no lee lo que pone.
- Con tus palabras «¿A quién le falta el contrato?» Te responde con la lista, sin que abras carpeta por carpeta.
- Lo que caduca pronto Te dice qué documentos caducan y cuándo, y le pides que solicite el nuevo a cada persona.
- Quién no ha confirmado «¿Quién no ha confirmado el protocolo?» Te dice quién falta y te prepara el recordatorio.
- Tú confirmas, siempre Antes de avisar a nadie te enseña a quién le va a llegar.
Subes los documentos y cada uno va a su carpeta.
Arrastras varios archivos a la vez y Cleverfy propone a quién va cada uno y en qué carpeta, por el nombre del archivo. Tú solo das el visto bueno.
- Reconoce de quién es cada uno Si un archivo se llama «contrato-lucia-martin.pdf», lo propone para los contratos de Lucía Martín. También reconoce a cada persona por el final de su NIF.
- Las mismas carpetas para todo el equipo Contratos, identificación y certificados, nóminas y las que tú añadas. Lo que montas una vez vale para todos.
- Ves a quién le falta algo Abres los contratos de todo el equipo y ves quién no tiene el suyo. Se lo subes desde ahí mismo.
- Cada persona ve lo suyo Entra con su cuenta, desde el móvil o el ordenador, y tiene sus documentos a mano sin pedírtelos. Solo ve los suyos.
Envías un contrato o un protocolo y sabes quién lo ha recibido.
Vale para cualquier documento: un contrato o un anexo para una persona, o un protocolo o una norma para toda la plantilla. Cada persona lo abre y confirma que lo ha recibido.
- A una persona Al subir su contrato o un anexo eliges si solo se guarda, si se le avisa o si le pides acuse de recibo.
- A todo el equipo, o solo a una parte Publicas el protocolo o la norma para toda la plantilla, o solo para un centro o un departamento. Si lo actualizas, se vuelve a pedir la confirmación.
- Ves quién falta Quién lo ha consultado, quién ha confirmado y quién no, persona por persona. A quien falta, Cleverfy le envía un recordatorio.
- Y la prueba de entrega, en PDF La descargas por persona: qué documento recibió, el día y la hora en que lo consultó y cuándo confirmó la recepción.
Cleverfy avisa antes de que un documento caduque.
Le pones la fecha al DNI, al permiso de trabajo, a un carné o a un certificado de formación, y ya no depende de que alguien se acuerde. Cleverfy avisa a la persona y te avisa a ti.
- 30, 15 y 7 días antes Con tiempo para renovarlo. Si prefieres otros plazos, los cambias.
- Todo lo que caduca, en una lista Lo caducado y lo que caduca en los próximos 30 y 90 días, de todo tu equipo, en una sola pantalla.
- Pides el nuevo con un botón A la persona le llega el aviso y lo sube ella misma, desde el ordenador o con una foto del móvil.
- El anterior queda como historial El documento nuevo sustituye al caducado, que se conserva, y los avisos se paran solos.
Y las nóminas del mes, de un solo PDF a cada persona.
La nómina es un documento más del archivo. Tu gestoría te manda un PDF con las de todo el equipo, lo subes tal cual y cada persona encuentra la suya en su carpeta.
- Cleverfy separa el PDF Sabe de quién es cada nómina por el NIF, y tú le das el visto bueno antes de enviar.
- Con el mismo acuse de recibo Ves quién ha confirmado su nómina y quién falta, igual que con un contrato o un protocolo.
- Todas juntas, mes a mes Cada persona tiene sus nóminas en su carpeta y las descarga cuando las necesita.
Y encuentras cualquier documento cuando lo necesitas.
Todo esto está en el plan Pro.
- Cada persona sube los suyos El título de un curso o el carné renovado: lo sube ella misma con una foto del móvil, y a ti te llega el aviso.
- Lo encuentras en segundos Buscas por documento, por persona o por NIF. Y en la ficha de cada trabajador tienes sus documentos en una pestaña.
- Tú decides quién ve qué De cada carpeta eliges si tu equipo la ve y si puede subir documentos. Y un documento suelto lo guardas solo para quien lleva el personal.
- Cuando un documento cambia Subes la versión nueva y la anterior se conserva con su número. Quien recibió la antigua sigue pudiendo abrirla.
- Quién lo ha abierto, y cuándo Cada documento guarda su actividad: quién lo subió, quién lo abrió y quién lo descargó, con su fecha.
- Te lo llevas en un ZIP Los documentos de una persona, de una carpeta o de todo el equipo, ordenados en carpetas y con su índice.
Incluido en el plan Pro.
El archivo de cada persona, el acuse de recibo, los avisos de caducidad y la entrega de nóminas van en el plan Pro sin coste adicional, desde 2,00 € por persona y mes, con facturación anual y sin IVA. Puedes usarlo durante la prueba gratis. Ver planes.
Lo que nos preguntan sobre el gestor documental.
¿Qué documentos guarda este gestor documental?
Los de tu equipo: el expediente de cada persona (contrato, DNI, permiso de trabajo, carnés, certificados y nóminas) y los que compartes con toda la plantilla, como un protocolo o una norma. En PDF, en foto, en Word o en Excel.
¿Cuánto trabajo da ponerlo en marcha?
Poco. Lo activas en la configuración y cada persona tiene ya sus carpetas. Después arrastras los documentos que ya tienes, varios a la vez, y Cleverfy propone a quién va cada uno y en qué carpeta.
¿Cómo sé quién ha recibido un documento?
Cada persona lo abre y pulsa «He recibido». Tú ves quién lo ha consultado, quién ha confirmado y quién falta, y descargas la prueba de entrega de cada persona en PDF.
¿Cómo sabe Cleverfy cuándo caduca un documento?
Le pones la fecha al subirlo y Cleverfy avisa 30, 15 y 7 días antes, a la persona y a ti. Si no quieres que se olvide, haces que la fecha sea obligatoria en esa carpeta.
¿Quién puede ver los documentos de cada persona?
Cada persona ve solo los suyos y los que publicas para todo el equipo o para su centro o su departamento. El archivo completo lo ven quienes llevan el personal en tu empresa: tú, los administradores y quien tenga el permiso de RR. HH.
¿Pueden ver sus documentos desde el móvil?
Sí. Cada persona entra con su cuenta, en la app o en el navegador del móvil, y tiene ahí sus documentos: los abre, confirma los que le envías y sube los suyos con una foto.
¿También sirve para repartir las nóminas?
Sí. Subes el PDF con todas las nóminas que te manda tu gestoría y Cleverfy entrega a cada persona la suya, con acuse de recibo.
Ver la entrega de nóminas¿Y si un día dejo el plan Pro?
Tus documentos se conservan. Cada persona sigue viendo y descargando los suyos, y tú te llevas el archivo entero en un ZIP. Lo que se para es subir y enviar documentos nuevos, y los avisos.
Sigue por aquí
Ver todas las funcionalidades- Entrega de nóminas Subes el PDF de la gestoría y cada nómina llega a su persona, con acuse de recibo. Ver la entrega de nóminas
- Informes y cierre de mes A final de mes, el informe de cada persona ya está hecho y tu gestoría tiene las horas. Ver informes y cierre de mes
- App para fichar Móvil, ordenador o tablet compartida. Y si alguien se olvida, Cleverfy se lo recuerda. Ver la app para fichar
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