¿Me pueden sancionar por olvidarme de fichar?

“¿Me pueden sancionar por olvidarme de fichar?” Lo pregunta quien se fue a casa sin marcar la salida y quien encuentra huecos en el registro mensual de su plantilla. Un olvido puntual casi nunca acaba en sanción; los olvidos reiterados, negarse a fichar o falsear el registro, sí. Y el riesgo legal más serio lo corre la empresa, que es la obligada a llevar el registro.

Respuesta rápida

Situación	¿Puede sancionar la empresa?
Olvido puntual y aislado, de buena fe	Muy improbable. Como mucho, falta leve y amonestación.
Olvidos reiterados pese a advertencias	Sí, según la graduación del convenio.
Negativa deliberada a fichar	Sí. Es desobediencia a una instrucción de la empresa.
Falsear el fichaje (marcar por otro, horas falsas)	Sí. Puede justificar el despido disciplinario.
Descontar sueldo por no fichar habiendo trabajado	No. El Estatuto prohíbe la multa de haber.

Quién tiene la obligación de fichar

Registrar la jornada y fichar son deberes distintos, y no recaen en la misma persona. La obligación legal de registrar la jornada es de la empresa, como establece el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores:

“La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora.”

El mismo artículo le obliga a conservar los registros durante cuatro años y a tenerlos a disposición de la plantilla, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo. Si la Inspección comprueba que no hay registro, o que el que hay no refleja la jornada real, la infracción es de la empresa: grave según el art. 7.5 de la LISOS, con multa de 751 a 7.500 euros (art. 40.1.b). La LISOS no prevé ninguna multa para el trabajador que olvidó fichar.

El trabajador debe fichar porque la empresa se lo ha indicado. Cumplir las órdenes e instrucciones del empresario es uno de sus deberes básicos (art. 5.c ET), y el art. 20 ET sitúa esas instrucciones dentro del poder de dirección. Para exigir ese deber, la instrucción tiene que existir y ser conocida: difícilmente se puede sancionar a alguien por no fichar si nadie le explicó cómo ni cuándo hacerlo.

Cuándo un olvido pasa a ser sancionable

Un día sin marcar la salida, de buena fe y sin perjuicio para nadie, rara vez pasa de un aviso. Las sanciones son revisables ante el juzgado de lo social (art. 58.2 ET), y los tribunales aplican la llamada doctrina gradualista, formulada sobre todo para el despido: la sanción tiene que ajustarse a la conducta concreta, a la intención y a las consecuencias.

Luego está la prescripción. Según el art. 60.2 ET, las faltas leves prescriben a los diez días desde que la empresa tuvo conocimiento de ellas; las graves, a los veinte, y las muy graves, a los sesenta, con un límite de seis meses desde que se cometieron. Si el sistema de fichaje muestra el hueco el mismo día, la empresa tendrá difícil sostener que no lo conocía, y un olvido de principios de mes calificado como leve ya no se puede sancionar a final de mes.

El panorama cambia cuando hay voluntad detrás:

• Olvidos repetidos después de recordatorios o de un aviso por escrito.
• Negativa a fichar o a usar el sistema que la empresa ha implantado, que encaja en la indisciplina o desobediencia.
• Huecos en el registro que coinciden con retrasos o ausencias y sirven para taparlos.

Cómo se gradúa la sanción

El art. 58.1 ET solo permite sancionar “de acuerdo con la graduación de faltas y sanciones” que establezcan la ley o el convenio colectivo aplicable. El Estatuto no dice qué olvido de fichaje es leve y cuál es grave; eso lo fija cada convenio, así que antes de sancionar toca leer el del sector.

Lo habitual es que las omisiones aisladas del fichaje figuren como falta leve, que la reiteración o el incumplimiento consciente de la instrucción de fichar suba a grave y que manipular el registro o fichar por un compañero se trate como grave o muy grave. En hostelería, por ejemplo, el VI Acuerdo Laboral para el sector de Hostelería (art. 40.2) tipifica como falta muy grave “el fraude, deslealtad o abuso de confianza en las gestiones encomendadas”, y en ese precepto se apoyó el TSJ de Castilla y León para validar el despido que comentamos más abajo.

Para las faltas graves y muy graves, el Estatuto exige además comunicación escrita al trabajador con la fecha y los hechos (art. 58.2 ET). Y hay sanciones prohibidas sea cual sea la falta: reducir vacaciones o descansos y la multa de haber (art. 58.3 ET).

Olvidar fichar frente a falsear el fichaje

Quien olvida fichar deja un hueco que se puede completar. Quien ficha por un compañero, anota horas que no trabajó o pone una hora de salida que no es la real falta a la verdad en un documento de la empresa, y eso entra en la transgresión de la buena fe contractual del art. 54.2.d ET, una de las causas de despido disciplinario.

El TSJ de Castilla y León lo explica bien en su sentencia de 2 de marzo de 2026 (ROJ STSJ CL 731/2026). Una camarera anotaba como salida la hora oficial de cierre, no la real. Su defensa sostuvo que, como mucho, eran salidas anticipadas de menos de media hora, faltas leves y ya prescritas. La Sala lo descartó porque la falta “no se halla en el incumplimiento de la jornada por la trabajadora, sino en faltar a la verdad en los documentos que acreditan el registro de jornada”, y declaró el despido procedente por falsear el registro horario.

La trabajadora alegó también que la empresa consentía ese desfase. El tribunal no lo tuvo en cuenta porque no figuraba en los hechos probados. Si hubiera quedado acreditado que la empresa conocía y toleraba esa práctica, el debate sobre la buena fe habría sido distinto.

¿Pueden descontarte el sueldo por no fichar?

No como castigo. El art. 58.3 ET prohíbe las sanciones que consistan en multa de haber, y quitar de la nómina horas trabajadas solo porque no constan en el registro equivale a eso. El registro prueba la jornada; lo que da derecho a cobrarla es haberla trabajado. Si el trabajador hizo su turno y olvidó fichar, la empresa le paga ese tiempo y le pide que complete el fichaje.

Distinto es que no trabajara. El tiempo de ausencia no se paga, se haya fichado o no, y en ese caso el registro juega a favor de la empresa si lo lleva bien. Si no lo lleva, el problema de prueba es suyo: el TSJ de Cataluña, en una sentencia de 6 de julio de 2026, no dio por buena la versión de una empresa que acusaba a una trabajadora de no fichar porque no aportó el registro que ella misma estaba obligada a llevar. Lo contamos en una empresa acusa de no fichar y pierde por no tener el registro.

Cómo gestionarlo desde la empresa

Con olvidos sueltos, lo práctico es que se corrijan rápido y quede rastro:

1. Un protocolo de registro por escrito. Cómo y cuándo fichar, y qué hacer tras un olvido: una solicitud de corrección que valida el responsable. Si el sistema de registro lo decide la empresa sin convenio ni acuerdo, el art. 34.9 ET exige consultar antes a la representación legal de los trabajadores.
2. Primero un recordatorio; si el olvido se repite, un aviso por escrito. El expediente disciplinario queda para la reiteración documentada o la mala fe, y siempre dentro de los plazos del art. 60.2.

Cuanto más fácil sea fichar, menos huecos habrá. Un software de registro de jornada como Cleverfy permite fichar desde el móvil o el ordenador en unos segundos, con marca temporal fiable. Si a alguien se le olvida fichar la salida, recibe un aviso y puede pedir la corrección ese mismo día; la aprueba su responsable y queda constancia de quién pidió cada cambio y quién lo autorizó. A final de mes, el informe de jornada sale listo para entregar a la Inspección de Trabajo.

Los importes y supuestos de las multas a la empresa están en nuestra guía de sanciones por no registrar la jornada.

El convenio aplicable puede tratar el olvido de fichaje con más dureza que este esquema general, y un juzgado mirará el caso concreto: si hubo avisos previos, si el olvido causó algún perjuicio y si la empresa lo venía tolerando sin decir nada.

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Nota legal: artículo informativo, no constituye asesoramiento jurídico. Basado en los artículos 5, 20, 34.9, 54, 58 y 60 del Estatuto de los Trabajadores, los artículos 7.5 y 40 de la LISOS y el convenio colectivo aplicable en cada caso, que fija la graduación concreta de faltas y sanciones.

Fuentes:

• Estatuto de los Trabajadores, art. 34.9 (registro de jornada)
• Estatuto de los Trabajadores, arts. 58 y 60 (faltas, sanciones y prescripción)
• LISOS (RDLeg 5/2000), arts. 7.5 y 40 (infracción y multas por registro de jornada)
• Real Decreto-ley 8/2019 (obligación de registro de jornada)
• STSJ Castilla y León de 2 de marzo de 2026, ROJ STSJ CL 731/2026 (CENDOJ)
• STSJ Cataluña de 6 de julio de 2026, ROJ STSJ CAT 5831/2026 (CENDOJ)