Control de presenza laboral: que é, que sistemas hai e cal escoller
Que é o control de presenza, en que se diferencia do rexistro de xornada, que sistemas hai (app, quiosco, terminal, pegada) e canto custa cada un.
O control de presenza é o sistema co que unha empresa verifica quen está no seu posto de traballo e cando. En España apóiase case sempre nun software de fichaxe: o empregado rexistra entrada, pausas e saída desde unha app, o navegador ou un punto compartido, e cada marca queda gardada con hora exacta e sen posibilidade de alterala sen deixar rastro.
Non é o mesmo que o rexistro de xornada (que é a obrigación legal) nin que o control de accesos (que é seguridade física), aínda que os tres se confunden a diario. Esta guía cobre as tres diferenzas, os catro tipos de sistema que existen, o que custa cada un con prezos reais e os erros que fan que unha implantación acabe sendo inútil ante unha inspección.
Control de presenza, control presencial e rexistro de xornada: é o mesmo?
“Control de presenza”, “control presencial” e “control de presenza laboral” refírense ao mesmo: verificar quen está a traballar e cando. A diferenza real está entre estes termos e o rexistro de xornada, que é a obrigación legal (art. 34.9 do Estatuto dos Traballadores) de anotar a hora de inicio e de fin de cada xornada.
E hai un terceiro que se cola sempre na conversa: o control de accesos, que responde a “quen entra no edificio” e é un asunto de seguridade, non laboral.
| Control de presenza | Rexistro de xornada | Control de accesos | |
|---|---|---|---|
| Que mide | Quen está a traballar agora | Hora de inicio e fin da xornada | Quen entra e sae do edificio |
| É obrigatorio? | Non como tal | Si (art. 34.9 ET) | Non |
| Finalidade | Xestión do equipo | Cumprimento legal e proba | Seguridade física |
| Ferramenta típica | Software de fichaxe | Software de fichaxe | Tornos, tarxetas, cámaras |
| Serve ante a Inspección? | Só se rexistra xornada | Si | Non |
| Cóbreo Cleverfy? | Si | Si | Non (intégrase coa fichaxe) |
A conclusión práctica: un bo sistema de control de presenza resolve as dúas primeiras columnas coa mesma ferramenta. Un torno de acceso, por moi caro que sexa, non cumpre o art. 34.9 por si só — rexistra portas, non xornadas.
E o control de asistencia?
É o mesmo concepto con outro nome. “Control de asistencia”, “control de asistencia de persoal” ou “control de asistencia laboral” úsanse sobre todo en contornas onde o que importa é se alguén acudiu ou non (quendas, obra, formación), mentres que “control de presenza” pon o acento en canto tempo estivo. A efectos de software e de lei resólvense igual: un rexistro dixital con hora, identificación individual e trazabilidade.
Que di a lei sobre o control de presenza
Desde o 12 de maio de 2019, todas as empresas en España deben rexistrar a xornada diaria de cada persoa traballadora. Establéceo o artigo 34.9 do Estatuto dos Traballadores, introducido polo Real Decreto-lei 8/2019.
A norma non distingue por sector, tamaño nin tipo de contrato. Tanto ten se tes 3 empregados ou 300, se traballan nunha oficina ou na rúa, a xornada completa ou parcial, presencial ou en teletraballo (art. 14 da Lei 10/2021).
Que debe incluír o rexistro
- Hora de inicio e de fin de cada xornada
- Identificación individual de cada persoa traballadora
- Conservación durante 4 anos
- Accesibilidade para o cadro de persoal, a representación legal e a Inspección de Traballo
O que a lei non esixe: sinatura do traballador, biometría, nin un formato concreto. Esixe que o rexistro sexa fiable, obxectivo e non manipulable.
As sancións por incumprimento
Non rexistrar a xornada é infracción grave segundo a LISOS:
| Grao | Multa (por centro de traballo) |
|---|---|
| Leve | 70 – 750 € |
| Grave, grao mínimo | 751 – 1.500 € |
| Grave, grao medio | 1.501 – 3.750 € |
| Grave, grao máximo | 3.751 – 7.500 € |
Esas son as cifras vixentes hoxe. O borrador do novo Real Decreto prevé endurecer o réxime e computar por traballador afectado, cun teito que chegaría a 10.000 € — pero non está aprobado, así que a referencia real segue sendo a táboa de arriba. Podes ver o desglose completo na guía de sancións do rexistro de xornada.
E hai un risco maior que a multa: sen rexistro, as horas extraordinarias presúmense realizadas. Se un traballador reclama e non podes probar o contrario, a carga da proba recae sobre a empresa, e unha condena por horas extra de varios anos adoita custar bastante máis que 7.500 €.
O que vén: o rexistro de xornada dixital
O Real Decreto de rexistro horario dixital esixirá que o rexistro sexa exclusivamente dixital, inalterable e consultable en remoto pola Inspección. A 28 de xullo de 2026 non está publicado no BOE: Traballo e Economía acordaron adiar a súa aprobación a setembro de 2026.
Traducido para quen está a escoller sistema agora: se compras hoxe, compra algo que xa cumpra o que se vai esixir. Cambiar dúas veces custa o dobre.
Os 4 tipos de sistema de control de presenza
| Sistema | Custo | Cumprirá o novo RD? | Presencial / Remoto | Ideal para |
|---|---|---|---|---|
| Papel ou Excel | 0 € | ❌ Non | Só presencial | Ninguén (risco legal) |
| Terminal físico (pegada, tarxeta, facial) | 500 – 2.000 €/terminal + mantemento | ⚠️ Limitado | Só presencial | Cadro de persoal fixo nun único centro |
| Software (app / web) | Desde ~1,20 €/usuario/mes | ✅ Si | Ambos | A maioría das empresas |
| Modo quiosco (tableta + PIN) | Custo dunha tableta | ✅ Si | Só presencial | Hostalaría, retail, fábricas, obra |
1. Rexistro en papel ou Excel
Cada traballador asina unha folla ou enche un modelo.
A favor: custo cero, sen tecnoloxía. En contra: fácil de manipular, sen trazabilidade, imposible de auditar e non cumprirá o novo Real Decreto.
Hai xurisprudencia que xa o castiga: rexistros en papel rexeitados por baseárense en tempos estimados, e unha sanción de 15.250 € a unha empresa que corrixiu as follas de fichaxe con típex. Para unha empresa de 2-3 persoas pode parecer suficiente hoxe; non resiste unha inspección esixente. Desenvolvémolo en por que Excel deixa de ser válido.
2. Terminais físicos de control de presenza
Dispositivos instalados no centro de traballo. Os tres formatos habituais:
- Tarxeta ou chaveiro RFID / proximidade — o máis barato e o máis fácil de burlar: calquera pode fichar por un compañeiro. Legalmente válido, operativamente feble.
- PIN ou teclado — mesmo problema de suplantación, custo aínda menor.
- Biometría (pegada ou recoñecemento facial) — o máis difícil de falsear e, á vez, o máis problemático: a AEPD considera os datos biométricos categoría especial, e o seu uso para fichar ten restricións legais severas baixo o RXPD. Non abonda con informar: fai falta unha base xurídica reforzada e unha avaliación de impacto. Moitas empresas instalárono antes de 2023 e hoxe están expostas.
A favor: rexistro obxectivo e físico. En contra: 500-2.000 € por terminal, mantemento, avarías, non cobre teletraballo nin persoal en campo, e no caso biométrico un risco regulatorio que adoita saír máis caro que o aforro.
Se todo o teu cadro de persoal ficha sempre no mesmo sitio, funciona. Pero estás atado a un punto físico e a un provedor de hardware.
3. Software de control de presenza
Aplicacións web e móbiles que permiten fichar desde calquera dispositivo.
A favor: funciona en oficina, obra, casa ou na casa do cliente; rexistro dixital con trazabilidade completa; informes exportables; cumpre a normativa actual e a prevista; custo mensual baixo e previsible; desprégase en minutos. En contra: require que cada persoa teña un dispositivo, e depende de conexión — aínda que os sistemas serios funcionan offline, gardando a hora real da fichaxe e sincronizando ao recuperar cobertura.
É a opción máis versátil e a que mellor encaixa co que esixirá o novo Real Decreto.
4. Modo quiosco
Un punto de fichaxe compartido — normalmente unha tableta na entrada — que varios empregados usan co seu PIN.
A favor: non fai falta que cada persoa teña móbil de empresa; custo de hardware mínimo; combina o bo do terminal físico e do software. En contra: só presencial; necesita complementarse con app móbil se hai xente en campo.
É a opción dominante en hostalaría, retail, construción e limpeza.
Canto custa un control de presenza
Números reais, non rangos vagos. Para unha empresa de 10 empregados, custo do primeiro ano:
| Opción | Primeiro ano | Anos seguintes |
|---|---|---|
| Estimación oficial do Goberno (memoria económica do RD, pemes <50) | 1.243 € | 1.093 €/ano |
| Terminal biométrico (1 unidade + software) | 800 – 2.500 € | 150 – 400 €/ano |
| Software Cleverfy Basic (1,20 €/usuario/mes, anual) | 144 € | 144 €/ano |
| Software Cleverfy Pro (2,00 €/usuario/mes, anual) | 240 € | 240 €/ano |
A estimación oficial do Goberno está calculada sobre implantacións con hardware e consultoría. No mercado real de software na nube, unha peme de 10 persoas cumpre por menos do que custa unha comida de empresa ao ano. Podes calcular o teu caso na páxina de prezos.
Hai control de presenza gratis?
Hai opcións gratuítas, e convén mirar a letra pequena antes de escollelas. Os plans gratis do mercado adoitan limitar unha destas tres cousas:
- Número de empregados (tipicamente 3 a 5).
- Histórico de rexistros — hai plans gratis que gardan 30 días. A lei esixe 4 anos. Un rexistro que só conserva un mes non che serve ante unha inspección, e ese é o problema que ninguén che conta ao darte de alta.
- Métodos de fichaxe: quiosco, informes ou exportación quedan fóra do plan gratuíto.
Un Excel “gratis” ou un plan gratuíto que non conserva 4 anos pode custarche 7.500 € en multa. Se o orzamento é o problema, mira o custo anual real antes que a etiqueta “gratis”.
Que achega, máis alá de cumprir a lei
Evitar sancións é a razón obvia. Pero un control de presenza ben implantado cambia cousas do día a día:
- Visibilidade real do cadro de persoal — sabes quen fichou e quen falta, en tempo real e sen perseguir a ninguén.
- Menos conflitos por horas extra — con rexistros obxectivos desaparece a discusión sobre cantas horas se traballaron.
- Detección de patróns — ausencias recorrentes, atrasos sistemáticos ou picos de carga aparecen nos informes e permítenche reorganizar quendas.
- Nóminas máis rápidas — horas, pausas e extras calcúlanse sós e expórtanse sen refacer contas.
- Protección ante unha reclamación — se un traballador reclama, tes a proba.
Como escoller o sistema axeitado
Onde traballa o teu equipo?
- Sempre no mesmo sitio → modo quiosco (ou terminal, se xa o tes amortizado)
- En varias localizacións ou en ruta → app móbil con xeolocalización na fichaxe
- Teletraballo parcial ou total → software web e móbil
- Mestura de todo → software con varios métodos de fichaxe simultáneos
Cantos sodes?
- Menos de 10 → software sinxelo, sen módulos que non vas usar
- 10-50 → software con informes, xestión de incidencias e exportación a nómina
- Máis de 50 → engade roles, departamentos, centros e aprobacións
Que sector?
A rotación, as quendas partidas e o traballo sen cobertura cambian por completo a elección. Temos o detalle por sector en loxística, clínicas, talleres, industria e oficinas.
5 erros comúns ao implantar un control de presenza
1. Escoller por prezo sen mirar o cumprimento
O máis barato non sempre cumpre. Verifica tres cousas antes de asinar: integridade dos rexistros, trazabilidade de cambios e conservación de 4 anos.
2. Non informar o cadro de persoal
Implantar un sistema de fichaxe sen comunicación formal é unha infracción de protección de datos. Non necesitas o consentimento dos traballadores, pero si informalos de que datos se recollen, con que finalidade e durante canto tempo. Tamén debes informar a representación legal.
3. Esquecer o persoal remoto ou en campo
Un terminal na entrada non serve para quen traballa desde a casa nin para quen está nunha obra a 40 km. Se tes ambos os perfís, necesitas un sistema que cubra os dous co mesmo rexistro.
4. Non ter protocolo de incidencias
Que pasa cando alguén esquece fichar? Quen pode corrixir un rexistro e con que xustificación? Sen protocolo escrito acabas con datos inconsistentes — e unha corrección sen rastro é exactamente o que a Inspección busca. Cambiar o procedemento sen negocialo tamén ten consecuencias: ao TSX de Canarias abondoulle iso para anular a política de fichaxe dunha empresa enteira.
5. Xeolocalizar sen xustificación
A xeolocalización só é lícita se é proporcional e necesaria. Activala para xente que ficha sempre na mesma oficina non ten base legal. Resérvaa para persoal itinerante ou en campo, e captura a posición só no momento da fichaxe, nunca en continuo.
Que esixir a un software de control de presenza
Cumprimento legal
- Rexistro con hora e minuto exactos
- Rexistros non modificables sen trazabilidade
- Conservación de 4 anos (non 30 días)
- Acceso para a Inspección de Traballo e a RLT
- DPA incluído (contrato de encargado do tratamento)
- Datos aloxados na UE
Funcionalidade
- Varios métodos de fichaxe: app, web, navegador, quiosco
- Funcionamento offline con hora real
- Xestión de pausas e descansos
- Informes exportables (PDF, Excel, CSV)
- Alertas de incidencias
Usabilidade
- Fichar en menos de 10 segundos
- Panel de administración que non necesite formación
- Alta da empresa en minutos, non en semanas
Prezo
- Transparente, sen custo de implantación
- Escalable por número de usuarios activos
- Sen permanencia
Se estás a comparar provedores concretos, temos as comparativas con Sesame, Factorial, Woffu e 8 ferramentas máis, con prezos verificados.
Como o resolve Cleverfy
En Cleverfy deseñamos o control de presenza para pemes que queren cumprir sen montar un proxecto:
- Fichaxe en 3 segundos — app iOS/Android, web, extensión de Chrome, quiosco en tableta con PIN e app oficial en ChatGPT. Cada persoa escolle a canle.
- Funciona sen cobertura — a app garda a fichaxe coa súa hora real e sincroniza ao recuperar conexión.
- Rexistro conforme á lei — hora e minuto, trazabilidade completa de cambios, conservación de 4 anos, acceso para Inspección e RLT.
- Xeolocalización opcional — só se a activas e só no momento da fichaxe. Sen seguimento continuo.
- Informes automáticos — horas traballadas, ausencias, horas extra; exportables a Excel ou PDF.
- Datos en España — infraestrutura en AWS España, cifrado completo, DPA incluído.
- Desde 1,20 €/usuario/mes — sen permanencia, sen custo de setup, pago só por usuario activo.
Consulta os prezos ou próbao gratis 14 días, sen tarxeta.
Necesitas implantar o control de presenza na túa empresa? Proba Cleverfy gratis durante 14 días — sen tarxeta, sen permanencia. Ou reserva unha demo de 15 minutos.
Fontes: Estatuto dos Traballadores — Art. 34.9, LISOS — Lei de Infraccións e Sancións na Orde Social, memoria económica do proxecto de Real Decreto de rexistro horario.
Preguntas frecuentes
Que é o control de presenza no traballo?
É o sistema co que unha empresa verifica quen está no seu posto e durante canto tempo. Na práctica implántase cun software de fichaxe: o empregado rexistra entrada, pausas e saída desde unha app, o navegador ou un punto compartido, e cada marca queda gardada con hora exacta e trazabilidade.
Como se controla a presenza dos empregados?
Cun sistema de fichaxe dixital. O empregado rexistra a súa entrada e saída desde a app móbil, o ordenador ou un quiosco compartido con PIN, e o sistema garda cada rexistro con hora exacta e historial de modificacións. É a forma máis sinxela de cumprir a lei sen papelame.
É obrigatorio o control de presenza para todas as empresas?
O obrigatorio é o rexistro de xornada, non o control de presenza como tal. Desde 2019 todas as empresas españolas deben rexistrar a xornada de todo o cadro de persoal, sen excepción de sector nin tamaño. Quedan fóra os autónomos sen persoas empregadas e o persoal de alta dirección.
É legal fichar en papel en 2026?
Si, aínda. O artigo 34.9 do Estatuto dos Traballadores non impón formato, así que un rexistro en papel é válido se é fiable, diario e se conserva 4 anos. O problema é probatorio: se o rexistro é editable ou incompleto, os tribunais tenden a dar por boa a versión do traballador. Deixará de ser válido cando entre en vigor o novo Real Decreto de rexistro horario dixital.
Que diferenza hai entre control de presenza e control horario?
Sobrepóñense. O control de presenza verifica se a persoa está no seu posto; o control horario rexistra as horas de entrada e saída. Calquera software de fichaxe moderno cobre ambas as necesidades co mesmo sistema.
Que diferenza hai entre control de presenza e control de accesos?
O control de accesos xestiona quen entra nun espazo físico (tornos, tarxetas, portas) e a súa finalidade é a seguridade. O control de presenza rexistra tempo de traballo e a súa finalidade é laboral. Un torno non cumpre o artigo 34.9 por si só, aínda que se pode integrar co sistema de fichaxe.
Podo usar a pegada dactilar para o control de presenza?
Con moitas cautelas. A AEPD considera os datos biométricos categoría especial e o seu uso para fichar esixe unha base xurídica reforzada e unha avaliación de impacto. Na práctica, para a maioría das pemes non compensa: hai alternativas igual de fiables sen risco regulatorio.
Canto custa implantar un control de presenza?
Un software na nube custa desde 1,20 €/usuario/mes. Para unha empresa de 10 empregados son 144 €/ano. Un terminal biométrico con software parte de 800 € o primeiro ano. A estimación oficial do Goberno para pemes de menos de 50 traballadores é de 1.243 € o primeiro ano.
Hai software de control de presenza gratis?
Hai plans gratuítos, normalmente limitados a 3-5 empregados e —o punto crítico— con histórico de 30 días. A lei esixe conservar os rexistros 4 anos, así que un plan gratis con histórico curto non che serve como rexistro legal ante unha inspección.
O control de presenza de Séneca é o mesmo?
Non. Séneca é a plataforma da Junta de Andalucía para centros educativos públicos, e o seu módulo de control de presenza é o sistema de fichaxe do profesorado deses centros. Xestiónase desde a propia plataforma da Junta. Esta guía trata o control de presenza en empresas privadas.
Tamén che pode interesar
Os 5 mellores software de control horario para PEMEs en 2026
Comparamos os mellores software de control horario en España 2026: prezos reais dende 1,20 €, funcións clave e cal elixir segundo o teu tamaño.
Fichaxe por xeolocalización: Cando, como e por que implementalo
Guía da fichaxe con xeolocalización GPS: legalidade, RXPD, sectores que a necesitan e como implantala paso a paso.
Necesitas control horario?
Configura Cleverfy en menos de 10 minutos e cumpre a normativa desde hoxe.
Proba gratis 14 días →A información deste artigo ofrécese con fins informativos e verificouse na súa data de publicación ou última actualización; pode ter cambiado e pode conter erros. Os datos sobre produtos de terceiros proceden de fontes públicas. Cleverfy non garante a súa exactitude nin se responsabiliza das decisións tomadas a partir dela. Consulta sempre as fontes oficiais antes de actuar.