Control de presència laboral: què és, quins sistemes hi ha i quin triar
Què és el control de presència, en què es diferencia del registre de jornada, quins sistemes hi ha (app, quiosc, terminal, empremta) i quant costa cada u.
El control de presència és el sistema amb què una empresa verifica qui està en el seu lloc de treball i quan. En Espanya se sosté quasi sempre sobre un software de fitxatge: l’empleat registra entrada, pauses i eixida des d’una app, el navegador o un punt compartit, i cada marca queda guardada amb hora exacta i sense possibilitat d’alterar-la sense deixar rastre.
No és el mateix que el registre de jornada (que és l’obligació legal) ni que el control d’accessos (que és seguretat física), encara que els tres es confonen cada dia. Esta guia cobrix les tres diferències, els quatre tipus de sistema que existixen, què costa cada u amb preus reals i els errors que fan que una implantació acabe sent inútil davant d’una inspecció.
Control de presència, control presencial i registre de jornada: és el mateix?
“Control de presència”, “control presencial” i “control de presència laboral” es referixen al mateix: verificar qui està treballant i quan. La diferència real està entre estos termes i el registre de jornada, que és l’obligació legal (art. 34.9 de l’Estatut dels Treballadors) d’anotar l’hora d’inici i de fi de cada jornada.
I n’hi ha un tercer que sempre apareix en la conversa: el control d’accessos, que respon a “qui entra en l’edifici” i és un assumpte de seguretat, no laboral.
| Control de presència | Registre de jornada | Control d’accessos | |
|---|---|---|---|
| Què mesura | Qui està treballant ara | Hora d’inici i fi de la jornada | Qui entra i ix de l’edifici |
| És obligatori? | No com a tal | Sí (art. 34.9 ET) | No |
| Finalitat | Gestió de l’equip | Compliment legal i prova | Seguretat física |
| Ferramenta típica | Software de fitxatge | Software de fitxatge | Torniquets, targetes, càmeres |
| Servix davant la Inspecció? | Només si registra jornada | Sí | No |
| Ho cobrix Cleverfy? | Sí | Sí | No (s’integra amb el fitxatge) |
La conclusió pràctica: un bon sistema de control de presència resol les dos primeres columnes amb la mateixa ferramenta. Un torniquet d’accés, per molt car que siga, no complix l’art. 34.9 per si sol — registra portes, no jornades.
I el control d’assistència?
És el mateix concepte amb un altre nom. “Control d’assistència”, “control d’assistència de personal” o “control d’assistència laboral” s’usen sobretot en entorns on el que importa és si algú hi va anar o no (torns, obra, formació), mentre que “control de presència” posa l’accent en quant de temps hi va estar. A efectes de software i de llei es resolen igual: un registre digital amb hora, identificació individual i traçabilitat.
Què diu la llei sobre el control de presència
Des del 12 de maig de 2019, totes les empreses en Espanya han de registrar la jornada diària de cada persona treballadora. Ho establix l’article 34.9 de l’Estatut dels Treballadors, introduït pel Reial Decret-llei 8/2019.
La norma no distingix per sector, mida ni tipus de contracte. És igual si tens 3 empleats o 300, si treballen en una oficina o en el carrer, a jornada completa o parcial, presencial o en teletreball (art. 14 de la Llei 10/2021).
Què ha d’incloure el registre
- Hora d’inici i de fi de cada jornada
- Identificació individual de cada persona treballadora
- Conservació durant 4 anys
- Accessibilitat per a la plantilla, la representació legal i la Inspecció de Treball
El que la llei no exigix: signatura del treballador, biometria, ni un format concret. Exigix que el registre siga fiable, objectiu i no manipulable.
Les sancions per incompliment
No registrar la jornada és infracció greu segons la LISOS:
| Grau | Multa (per centre de treball) |
|---|---|
| Lleu | 70 – 750 € |
| Greu, grau mínim | 751 – 1.500 € |
| Greu, grau mitjà | 1.501 – 3.750 € |
| Greu, grau màxim | 3.751 – 7.500 € |
Estes són les xifres vigents hui. L’esborrany del nou Reial Decret preveu endurir el règim i computar per treballador afectat, amb un sostre que arribaria a 10.000 € — però no està aprovat, així que la referència real continua sent la taula de dalt. Pots veure’n el desglossament complet en la guia de sancions del registre de jornada.
I hi ha un risc major que la multa: sense registre, les hores extraordinàries es presumixen realitzades. Si un treballador reclama i no pots provar el contrari, la càrrega de la prova recau sobre l’empresa, i una condemna per hores extra de diversos anys sol costar bastant més de 7.500 €.
El que ve: el registre de jornada digital
El Reial Decret de registre horari digital exigirà que el registre siga exclusivament digital, inalterable i consultable en remot per la Inspecció. A 28 de juliol de 2026 no està publicat en el BOE: Treball i Economia van acordar ajornar-ne l’aprovació a setembre de 2026.
Traduït per a qui està triant sistema ara: si compres hui, compra alguna cosa que ja complisca el que s’exigirà. Canviar dos vegades costa el doble.
Els 4 tipus de sistema de control de presència
| Sistema | Cost | Complirà el nou RD? | Presencial / Remot | Ideal per a |
|---|---|---|---|---|
| Paper o Excel | 0 € | ❌ No | Només presencial | Ningú (risc legal) |
| Terminal físic (empremta, targeta, facial) | 500 – 2.000 €/terminal + manteniment | ⚠️ Limitat | Només presencial | Plantilla fixa en un únic centre |
| Software (app / web) | Des de ~1,20 €/usuari/mes | ✅ Sí | Els dos | La majoria d’empreses |
| Mode quiosc (tablet + PIN) | Cost d’una tablet | ✅ Sí | Només presencial | Hostaleria, retail, fàbriques, obra |
1. Registre en paper o Excel
Cada treballador signa un full o ompli una plantilla.
A favor: cost zero, sense tecnologia. En contra: fàcil de manipular, sense traçabilitat, impossible d’auditar i no complirà el nou Reial Decret.
Hi ha jurisprudència que ja ho castiga: registres en paper rebutjats per basar-se en temps estimats, i una sanció de 15.250 € a una empresa que va corregir els fulls de fitxatge amb típex. Per a una empresa de 2-3 persones pot paréixer prou hui; no resistix una inspecció exigent. Ho desenvolupem en per què Excel deixa de ser vàlid.
2. Terminals físics de control de presència
Dispositius instal·lats en el centre de treball. Els tres formats habituals:
- Targeta o clauer RFID / proximitat — el més barat i el més fàcil de burlar: qualsevol pot fitxar per un company. Legalment vàlid, operativament fluix.
- PIN o teclat — mateix problema de suplantació, cost encara menor.
- Biometria (empremta o reconeixement facial) — el més difícil de falsejar i, alhora, el més problemàtic: l’AEPD considera les dades biomètriques categoria especial, i el seu ús per a fitxar té restriccions legals severes en el marc del RGPD. No n’hi ha prou amb informar: cal una base jurídica reforçada i una avaluació d’impacte. Moltes empreses ho van instal·lar abans de 2023 i hui estan exposades.
A favor: registre objectiu i físic. En contra: 500-2.000 € per terminal, manteniment, avaries, no cobrix el teletreball ni el personal de camp, i en el cas biomètric un risc regulatori que sol eixir més car que l’estalvi.
Si tota la teua plantilla fitxa sempre en el mateix lloc, funciona. Però estàs lligat a un punt físic i a un proveïdor de hardware.
3. Software de control de presència
Aplicacions web i mòbils que permeten fitxar des de qualsevol dispositiu.
A favor: funciona en l’oficina, en l’obra, en casa o en casa del client; registre digital amb traçabilitat completa; informes exportables; complix la normativa actual i la prevista; cost mensual baix i previsible; es desplega en minuts. En contra: requerix que cada persona tinga un dispositiu, i depén de la connexió — encara que els sistemes seriosos funcionen offline, guardant l’hora real del fitxatge i sincronitzant en recuperar cobertura.
És l’opció més versàtil i la que millor encaixa amb el que exigirà el nou Reial Decret.
4. Mode quiosc
Un punt de fitxatge compartit — normalment una tablet en l’entrada — que diversos empleats usen amb el seu PIN.
A favor: no cal que cada persona tinga mòbil d’empresa; cost de hardware mínim; combina el millor del terminal físic i del software. En contra: només presencial; necessita complementar-se amb app mòbil si hi ha personal de camp.
És l’opció dominant en hostaleria, retail, construcció i neteja.
Quant costa un control de presència
Xifres reals, no rangs vagues. Per a una empresa de 10 empleats, cost del primer any:
| Opció | Primer any | Anys següents |
|---|---|---|
| Estimació oficial del Govern (memòria econòmica del RD, pimes <50) | 1.243 € | 1.093 €/any |
| Terminal biomètric (1 unitat + software) | 800 – 2.500 € | 150 – 400 €/any |
| Software Cleverfy Basic (1,20 €/usuari/mes, anual) | 144 € | 144 €/any |
| Software Cleverfy Pro (2,00 €/usuari/mes, anual) | 240 € | 240 €/any |
L’estimació oficial del Govern està calculada sobre implantacions amb hardware i consultoria. En el mercat real de software en el núvol, una pime de 10 persones complix per menys del que costa un dinar d’empresa a l’any. Pots calcular el teu cas en la pàgina de preus.
Hi ha control de presència gratis?
Hi ha opcions gratuïtes, i convé mirar-ne la lletra menuda abans de triar-les. Els plans gratuïts del mercat solen limitar una d’estes tres coses:
- Nombre d’empleats (típicament 3 a 5).
- Històric de registres — hi ha plans gratuïts que guarden 30 dies. La llei n’exigix 4 anys. Un registre que només conserva un mes no et servix davant d’una inspecció, i eixe és el problema que ningú t’explica quan et dones d’alta.
- Mètodes de fitxatge: quiosc, informes o exportació queden fora del pla gratuït.
Un Excel “gratis” o un pla gratuït que no conserva 4 anys et pot costar 7.500 € en multa. Si el pressupost és el problema, mira el cost anual real abans que l’etiqueta “gratis”.
Què aporta, més enllà de complir la llei
Evitar sancions és la raó òbvia. Però un control de presència ben implantat canvia coses del dia a dia:
- Visibilitat real de la plantilla — saps qui ha fitxat i qui falta, en temps real i sense perseguir ningú.
- Menys conflictes per hores extra — amb registres objectius desapareix la discussió sobre quantes hores s’han treballat.
- Detecció de patrons — absències recurrents, retards sistemàtics o pics de càrrega apareixen en els informes i et permeten reorganitzar torns.
- Nòmines més ràpides — hores, pauses i extres es calculen soles i s’exporten sense refer comptes.
- Protecció davant d’una reclamació — si un treballador reclama, tens la prova.
Com triar el sistema adequat
On treballa el teu equip?
- Sempre en el mateix lloc → mode quiosc (o terminal, si ja el tens amortitzat)
- En diverses ubicacions o en ruta → app mòbil amb geolocalització en el fitxatge
- Teletreball parcial o total → software web i mòbil
- Mescla de tot → software amb diversos mètodes de fitxatge simultanis
Quanta gent sou?
- Menys de 10 → software senzill, sense mòduls que no usaràs
- 10-50 → software amb informes, gestió d’incidències i exportació a nòmina
- Més de 50 → afig rols, departaments, centres i aprovacions
Quin sector?
La rotació, els torns partits i el treball sense cobertura canvien completament l’elecció. Tenim el detall per sector en logística, clíniques, tallers, indústria i oficines.
5 errors comuns quan s’implanta un control de presència
1. Triar per preu sense mirar el compliment
El més barat no sempre complix. Verifica tres coses abans de firmar: integritat dels registres, traçabilitat de canvis i conservació de 4 anys.
2. No informar la plantilla
Implantar un sistema de fitxatge sense comunicació formal és una infracció de protecció de dades. No necessites el consentiment dels treballadors, però sí informar-los de quines dades es recullen, amb quina finalitat i durant quant de temps. També has d’informar la representació legal.
3. Oblidar el personal remot o de camp
Un terminal en l’entrada no servix per a qui treballa des de casa ni per a qui està en una obra a 40 km. Si tens els dos perfils, necessites un sistema que cobrisca els dos amb el mateix registre.
4. No tindre protocol d’incidències
Què passa quan algú s’oblida de fitxar? Qui pot corregir un registre i amb quina justificació? Sense protocol escrit acabes amb dades inconsistents — i una correcció sense rastre és exactament el que busca la Inspecció. Canviar el procediment sense negociar-ho també té conseqüències: al TSJ de Canàries li va bastar açò per a anul·lar la política de fitxatge d’una empresa sencera.
5. Geolocalitzar sense justificació
La geolocalització només és lícita si és proporcional i necessària. Activar-la per a gent que fitxa sempre en la mateixa oficina no té base legal. Reserva-la per a personal itinerant o de camp, i captura la posició només en el moment del fitxatge, mai en continu.
Què exigir a un software de control de presència
Compliment legal
- Registre amb hora i minut exactes
- Registres no modificables sense traçabilitat
- Conservació de 4 anys (no 30 dies)
- Accés per a la Inspecció de Treball i la RLT
- DPA inclòs (contracte d’encarregat del tractament)
- Dades allotjades en la UE
Funcionalitat
- Diversos mètodes de fitxatge: app, web, navegador, quiosc
- Funcionament offline amb hora real
- Gestió de pauses i descansos
- Informes exportables (PDF, Excel, CSV)
- Alertes d’incidències
Usabilitat
- Fitxar en menys de 10 segons
- Panell d’administració que no necessite formació
- Alta de l’empresa en minuts, no en setmanes
Preu
- Transparent, sense cost d’implantació
- Escalable per nombre d’usuaris actius
- Sense permanència
Si estàs comparant proveïdors concrets, tenim les comparatives amb Sesame, Factorial, Woffu i 8 ferramentes més, amb preus verificats.
Com ho resol Cleverfy
En Cleverfy hem dissenyat el control de presència per a pimes que volen complir sense muntar un projecte:
- Fitxatge en 3 segons — app iOS/Android, web, extensió de Chrome, quiosc en tablet amb PIN i app oficial en ChatGPT. Cada persona tria el canal.
- Funciona sense cobertura — l’app guarda el fitxatge amb la seua hora real i sincronitza en recuperar connexió.
- Registre conforme a la llei — hora i minut, traçabilitat completa de canvis, conservació de 4 anys, accés per a Inspecció i RLT.
- Geolocalització opcional — només si l’actives i només en el moment del fitxatge. Sense seguiment continu.
- Informes automàtics — hores treballades, absències, hores extra; exportables a Excel o PDF.
- Dades en Espanya — infraestructura en AWS Espanya, xifratge complet, DPA inclòs.
- Des d’1,20 €/usuari/mes — sense permanència, sense cost de setup, pagament només per usuari actiu.
Consulta els preus o prova’l gratis 14 dies, sense targeta.
Necessites implantar el control de presència en la teua empresa? Prova Cleverfy gratis durant 14 dies — sense targeta, sense permanència. O reserva una demo de 15 minuts.
Fonts: Estatut dels Treballadors — Art. 34.9, LISOS — Llei d’Infraccions i Sancions en l’Orde Social, memòria econòmica del projecte de Reial Decret de registre horari.
Preguntes freqüents
Què és el control de presència en la faena?
És el sistema amb què una empresa verifica qui està en el seu lloc de treball i durant quant de temps. En la pràctica s'implanta amb un software de fitxatge: l'empleat registra entrada, pauses i eixida des d'una app, el navegador o un punt compartit, i cada marca queda guardada amb hora exacta i traçabilitat.
Com es controla la presència dels empleats?
Amb un sistema de fitxatge digital. L'empleat registra la seua entrada i eixida des de l'app mòbil, l'ordinador o un quiosc compartit amb PIN, i el sistema guarda cada registre amb hora exacta i historial de modificacions. És la manera més senzilla de complir la llei sense paperassa.
És obligatori el control de presència per a totes les empreses?
L'obligatori és el registre de jornada, no el control de presència com a tal. Des de 2019 totes les empreses espanyoles han de registrar la jornada de tota la plantilla, sense excepció de sector ni mida. En queden fora els autònoms sense persones empleades i el personal d'alta direcció.
És legal fitxar en paper en 2026?
Sí, encara. L'article 34.9 de l'Estatut dels Treballadors no imposa cap format, així que un registre en paper és vàlid si és fiable, diari i es conserva 4 anys. El problema és probatori: si el registre és editable o incomplet, els tribunals tendixen a donar per bona la versió del treballador. Deixarà de ser vàlid quan entre en vigor el nou Reial Decret de registre horari digital.
Quina diferència hi ha entre control de presència i control horari?
Se solapen. El control de presència verifica si la persona està en el seu lloc; el control horari registra les hores d'entrada i eixida. Qualsevol software de fitxatge modern cobrix les dos necessitats amb el mateix sistema.
Quina diferència hi ha entre control de presència i control d'accessos?
El control d'accessos gestiona qui entra en un espai físic (torniquets, targetes, portes) i la seua finalitat és la seguretat. El control de presència registra temps de treball i la seua finalitat és laboral. Un torniquet no complix l'article 34.9 per si sol, encara que es pot integrar amb el sistema de fitxatge.
Puc usar l'empremta dactilar per al control de presència?
Amb moltes cauteles. L'AEPD considera les dades biomètriques categoria especial i el seu ús per a fitxar exigix una base jurídica reforçada i una avaluació d'impacte. En la pràctica, per a la majoria de pimes no compensa: hi ha alternatives igual de fiables sense risc regulatori.
Quant costa implantar un control de presència?
Un software en el núvol costa des d'1,20 €/usuari/mes. Per a una empresa de 10 empleats són 144 €/any. Un terminal biomètric amb software costa a partir de 800 € el primer any. L'estimació oficial del Govern per a pimes de menys de 50 treballadors és de 1.243 € el primer any.
Hi ha software de control de presència gratuït?
Hi ha plans gratuïts, normalment limitats a 3-5 empleats i —el punt crític— amb històric de 30 dies. La llei exigix conservar els registres 4 anys, així que un pla gratuït amb històric curt no et servix com a registre legal davant d'una inspecció.
El control de presència de Séneca és el mateix?
No. Séneca és la plataforma de la Junta d'Andalusia per a centres educatius públics, i el seu mòdul de control de presència és el sistema de fitxatge del professorat d'eixos centres. Es gestiona des de la mateixa plataforma de la Junta. Esta guia tracta el control de presència en empreses privades.
També et pot interessar
Els 5 millors softwares de control horari per a PIMEs en 2026
Comparem els millors software de control horari a Espanya 2026: preus reals des d'1,20 €, funcions clau i quin triar segons la teua grandària.
Fitxatge per geolocalització: Quan, com i per què implementar-ho
Guia del fitxatge amb geolocalització GPS: legalitat, RGPD, sectors que el necessiten i com implantar-lo pas a pas.
Necessites control horari?
Configura Cleverfy en menys de 10 minuts i compleix la normativa des d'avui.
Prova gratis 14 dies →La informació d'este article s'oferix amb finalitats informatives i es va verificar en la seua data de publicació o última actualització; pot haver canviat i pot contindre errors. Les dades sobre productes de tercers provenen de fonts públiques. Cleverfy no en garantix l'exactitud ni es responsabilitza de les decisions preses a partir d'ella. Consulta sempre les fonts oficials abans d'actuar.