Control de presència laboral: què és, quins sistemes hi ha i quin triar
Què és el control de presència, en què es diferencia del registre de jornada, quins sistemes hi ha (app, quiosc, terminal, empremta) i quant costa cadascun.
El control de presència és el sistema amb què una empresa verifica qui és al seu lloc de treball i quan. A Espanya se sosté gairebé sempre sobre un programari de fitxatge: l’empleat registra entrada, pauses i sortida des d’una app, el navegador o un punt compartit, i cada marca queda desada amb hora exacta i sense possibilitat d’alterar-la sense deixar rastre.
No és el mateix que el registre de jornada (que és l’obligació legal) ni que el control d’accessos (que és seguretat física), tot i que tots tres es confonen cada dia. Aquesta guia cobreix les tres diferències, els quatre tipus de sistema que existeixen, què costa cadascun amb preus reals i els errors que fan que una implantació acabi sent inútil davant d’una inspecció.
Control de presència, control presencial i registre de jornada: és el mateix?
“Control de presència”, “control presencial” i “control de presència laboral” es refereixen al mateix: verificar qui està treballant i quan. La diferència real és entre aquests termes i el registre de jornada, que és l’obligació legal (art. 34.9 de l’Estatut dels Treballadors) d’anotar l’hora d’inici i de fi de cada jornada.
I n’hi ha un tercer que sempre s’esmuny a la conversa: el control d’accessos, que respon a “qui entra a l’edifici” i és un assumpte de seguretat, no laboral.
| Control de presència | Registre de jornada | Control d’accessos | |
|---|---|---|---|
| Què mesura | Qui està treballant ara | Hora d’inici i fi de la jornada | Qui entra i surt de l’edifici |
| És obligatori? | No com a tal | Sí (art. 34.9 ET) | No |
| Finalitat | Gestió de l’equip | Compliment legal i prova | Seguretat física |
| Eina típica | Programari de fitxatge | Programari de fitxatge | Torniquets, targetes, càmeres |
| Serveix davant la Inspecció? | Només si registra jornada | Sí | No |
| Ho cobreix Cleverfy? | Sí | Sí | No (s’integra amb el fitxatge) |
La conclusió pràctica: un bon sistema de control de presència resol les dues primeres columnes amb la mateixa eina. Un torniquet d’accés, per molt car que sigui, no compleix l’art. 34.9 per si sol — registra portes, no jornades.
I el control d’assistència?
És el mateix concepte amb un altre nom. “Control d’assistència”, “control d’assistència de personal” o “control d’assistència laboral” es fan servir sobretot en entorns on el que importa és si algú hi va anar o no (torns, obra, formació), mentre que “control de presència” posa l’accent en quant de temps hi va estar. A efectes de programari i de llei es resolen igual: un registre digital amb hora, identificació individual i traçabilitat.
Què diu la llei sobre el control de presència
Des del 12 de maig de 2019, totes les empreses a Espanya han de registrar la jornada diària de cada persona treballadora. Ho estableix l’article 34.9 de l’Estatut dels Treballadors, introduït pel Reial Decret-llei 8/2019.
La norma no distingeix per sector, mida ni tipus de contracte. Tant se val si tens 3 empleats o 300, si treballen en una oficina o al carrer, a jornada completa o parcial, presencial o en teletreball (art. 14 de la Llei 10/2021).
Què ha d’incloure el registre
- Hora d’inici i de fi de cada jornada
- Identificació individual de cada persona treballadora
- Conservació durant 4 anys
- Accessibilitat per a la plantilla, la representació legal i la Inspecció de Treball
El que la llei no exigeix: signatura del treballador, biometria, ni un format concret. Exigeix que el registre sigui fiable, objectiu i no manipulable.
Les sancions per incompliment
No registrar la jornada és infracció greu segons la LISOS:
| Grau | Multa (per centre de treball) |
|---|---|
| Lleu | 70 – 750 € |
| Greu, grau mínim | 751 – 1.500 € |
| Greu, grau mitjà | 1.501 – 3.750 € |
| Greu, grau màxim | 3.751 – 7.500 € |
Aquestes són les xifres vigents avui. L’esborrany del nou Reial Decret preveu endurir el règim i computar per treballador afectat, amb un sostre que arribaria a 10.000 € — però no està aprovat, així que la referència real continua sent la taula de dalt. Pots veure’n el desglossament complet a la guia de sancions del registre de jornada.
I hi ha un risc més gran que la multa: sense registre, les hores extraordinàries es presumeixen fetes. Si un treballador reclama i no pots provar el contrari, la càrrega de la prova recau sobre l’empresa, i una condemna per hores extra de diversos anys sol costar bastant més de 7.500 €.
El que ve: el registre de jornada digital
El Reial Decret de registre horari digital exigirà que el registre sigui exclusivament digital, inalterable i consultable en remot per la Inspecció. A 28 de juliol de 2026 no està publicat al BOE: Treball i Economia van acordar ajornar-ne l’aprovació al setembre de 2026.
Traduït per a qui està triant sistema ara: si compres avui, compra alguna cosa que ja compleixi el que s’exigirà. Canviar dues vegades costa el doble.
Els 4 tipus de sistema de control de presència
| Sistema | Cost | Complirà el nou RD? | Presencial / Remot | Ideal per a |
|---|---|---|---|---|
| Paper o Excel | 0 € | ❌ No | Només presencial | Ningú (risc legal) |
| Terminal físic (empremta, targeta, facial) | 500 – 2.000 €/terminal + manteniment | ⚠️ Limitat | Només presencial | Plantilla fixa en un únic centre |
| Programari (app / web) | Des de ~1,20 €/usuari/mes | ✅ Sí | Tots dos | La majoria d’empreses |
| Mode quiosc (tauleta + PIN) | Cost d’una tauleta | ✅ Sí | Només presencial | Hostaleria, retail, fàbriques, obra |
1. Registre en paper o Excel
Cada treballador signa un full o omple una plantilla.
A favor: cost zero, sense tecnologia. En contra: fàcil de manipular, sense traçabilitat, impossible d’auditar i no complirà el nou Reial Decret.
Hi ha jurisprudència que ja ho castiga: registres en paper rebutjats per basar-se en temps estimats, i una sanció de 15.250 € a una empresa que va corregir els fulls de fitxatge amb típex. Per a una empresa de 2-3 persones pot semblar suficient avui; no resisteix una inspecció exigent. Ho desenvolupem a per què Excel deixa de ser vàlid.
2. Terminals físics de control de presència
Dispositius instal·lats al centre de treball. Els tres formats habituals:
- Targeta o clauer RFID / proximitat — el més barat i el més fàcil de burlar: qualsevol pot fitxar per un company. Legalment vàlid, operativament fluix.
- PIN o teclat — mateix problema de suplantació, cost encara menor.
- Biometria (empremta o reconeixement facial) — el més difícil de falsejar i, alhora, el més problemàtic: l’AEPD considera les dades biomètriques categoria especial, i el seu ús per fitxar té restriccions legals severes en el marc del RGPD. No n’hi ha prou amb informar: cal una base jurídica reforçada i una avaluació d’impacte. Moltes empreses ho van instal·lar abans del 2023 i avui estan exposades.
A favor: registre objectiu i físic. En contra: 500-2.000 € per terminal, manteniment, avaries, no cobreix el teletreball ni el personal de camp, i en el cas biomètric un risc regulatori que sol sortir més car que l’estalvi.
Si tota la teva plantilla fitxa sempre al mateix lloc, funciona. Però estàs lligat a un punt físic i a un proveïdor de maquinari.
3. Programari de control de presència
Aplicacions web i mòbils que permeten fitxar des de qualsevol dispositiu.
A favor: funciona a l’oficina, a l’obra, a casa o a casa del client; registre digital amb traçabilitat completa; informes exportables; compleix la normativa actual i la prevista; cost mensual baix i previsible; es desplega en minuts. En contra: requereix que cada persona tingui un dispositiu, i depèn de la connexió — tot i que els sistemes seriosos funcionen offline, desant l’hora real del fitxatge i sincronitzant en recuperar cobertura.
És l’opció més versàtil i la que millor encaixa amb el que exigirà el nou Reial Decret.
4. Mode quiosc
Un punt de fitxatge compartit — normalment una tauleta a l’entrada — que diversos empleats fan servir amb el seu PIN.
A favor: no cal que cada persona tingui mòbil d’empresa; cost de maquinari mínim; combina els avantatges del terminal físic i del programari. En contra: només presencial; necessita complementar-se amb app mòbil si hi ha personal de camp.
És l’opció dominant a hostaleria, retail, construcció i neteja.
Quant costa un control de presència
Xifres reals, no rangs vagues. Per a una empresa de 10 empleats, cost del primer any:
| Opció | Primer any | Anys següents |
|---|---|---|
| Estimació oficial del Govern (memòria econòmica del RD, pimes <50) | 1.243 € | 1.093 €/any |
| Terminal biomètric (1 unitat + programari) | 800 – 2.500 € | 150 – 400 €/any |
| Programari Cleverfy Basic (1,20 €/usuari/mes, anual) | 144 € | 144 €/any |
| Programari Cleverfy Pro (2,00 €/usuari/mes, anual) | 240 € | 240 €/any |
L’estimació oficial del Govern està calculada sobre implantacions amb maquinari i consultoria. Al mercat real de programari al núvol, una pime de 10 persones compleix per menys del que costa un dinar d’empresa a l’any. Pots calcular el teu cas a la pàgina de preus.
Hi ha control de presència gratis?
Hi ha opcions gratuïtes, i convé mirar-ne la lletra petita abans de triar-les. Els plans gratuïts del mercat solen limitar una d’aquestes tres coses:
- Nombre d’empleats (típicament 3 a 5).
- Històric de registres — hi ha plans gratuïts que guarden 30 dies. La llei n’exigeix 4 anys. Un registre que només conserva un mes no et serveix davant d’una inspecció, i aquest és el problema que ningú t’explica en donar-te d’alta.
- Mètodes de fitxatge: quiosc, informes o exportació queden fora del pla gratuït.
Un Excel “gratis” o un pla gratuït que no conserva 4 anys et pot costar 7.500 € en multa. Si el pressupost és el problema, mira el cost anual real abans que l’etiqueta “gratis”.
Què aporta, més enllà de complir la llei
Evitar sancions és la raó òbvia. Però un control de presència ben implantat canvia coses del dia a dia:
- Visibilitat real de la plantilla — saps qui ha fitxat i qui falta, en temps real i sense perseguir ningú.
- Menys conflictes per hores extra — amb registres objectius desapareix la discussió sobre quantes hores s’han treballat.
- Detecció de patrons — absències recurrents, retards sistemàtics o pics de càrrega apareixen als informes i et permeten reorganitzar torns.
- Nòmines més ràpides — hores, pauses i extres es calculen soles i s’exporten sense refer comptes.
- Protecció davant d’una reclamació — si un treballador reclama, tens la prova.
Com triar el sistema adequat
On treballa el teu equip?
- Sempre al mateix lloc → mode quiosc (o terminal, si ja el tens amortitzat)
- En diverses ubicacions o en ruta → app mòbil amb geolocalització al fitxatge
- Teletreball parcial o total → programari web i mòbil
- Barreja de tot → programari amb diversos mètodes de fitxatge simultanis
Quanta gent sou?
- Menys de 10 → programari senzill, sense mòduls que no faràs servir
- 10-50 → programari amb informes, gestió d’incidències i exportació a nòmina
- Més de 50 → afegeix rols, departaments, centres i aprovacions
Quin sector?
La rotació, els torns partits i el treball sense cobertura canvien completament l’elecció. Tenim el detall per sector a logística, clíniques, tallers, indústria i oficines.
5 errors comuns en implantar un control de presència
1. Triar per preu sense mirar el compliment
El més barat no sempre compleix. Verifica tres coses abans de signar: integritat dels registres, traçabilitat de canvis i conservació de 4 anys.
2. No informar la plantilla
Implantar un sistema de fitxatge sense comunicació formal és una infracció de protecció de dades. No necessites el consentiment dels treballadors, però sí informar-los de quines dades es recullen, amb quina finalitat i durant quant de temps. També has d’informar la representació legal.
3. Oblidar el personal remot o de camp
Un terminal a l’entrada no serveix per a qui treballa des de casa ni per a qui és en una obra a 40 km. Si tens tots dos perfils, necessites un sistema que cobreixi els dos amb el mateix registre.
4. No tenir protocol d’incidències
Què passa quan algú oblida fitxar? Qui pot corregir un registre i amb quina justificació? Sense protocol escrit acabes amb dades inconsistents — i una correcció sense rastre és exactament el que busca la Inspecció. Canviar el procediment sense negociar-ho també té conseqüències: el TSJ de Canàries en va tenir prou per anul·lar la política de fitxatge d’una empresa sencera.
5. Geolocalitzar sense justificació
La geolocalització només és lícita si és proporcional i necessària. Activar-la per a gent que fitxa sempre a la mateixa oficina no té base legal. Reserva-la per a personal itinerant o de camp, i captura la posició només en el moment del fitxatge, mai en continu.
Què exigir a un programari de control de presència
Compliment legal
- Registre amb hora i minut exactes
- Registres no modificables sense traçabilitat
- Conservació de 4 anys (no 30 dies)
- Accés per a la Inspecció de Treball i la RLT
- DPA inclòs (contracte d’encarregat del tractament)
- Dades allotjades a la UE
Funcionalitat
- Diversos mètodes de fitxatge: app, web, navegador, quiosc
- Funcionament offline amb hora real
- Gestió de pauses i descansos
- Informes exportables (PDF, Excel, CSV)
- Alertes d’incidències
Usabilitat
- Fitxar en menys de 10 segons
- Panell d’administració que no necessiti formació
- Alta de l’empresa en minuts, no en setmanes
Preu
- Transparent, sense cost d’implantació
- Escalable per nombre d’usuaris actius
- Sense permanència
Si estàs comparant proveïdors concrets, tenim les comparatives amb Sesame, Factorial, Woffu i 8 eines més, amb preus verificats.
Com ho resol Cleverfy
A Cleverfy hem dissenyat el control de presència per a pimes que volen complir sense muntar un projecte:
- Fitxatge en 3 segons — app iOS/Android, web, extensió de Chrome, quiosc en tauleta amb PIN i app oficial a ChatGPT. Cada persona tria el canal.
- Funciona sense cobertura — l’app desa el fitxatge amb la seva hora real i sincronitza en recuperar connexió.
- Registre conforme a la llei — hora i minut, traçabilitat completa de canvis, conservació de 4 anys, accés per a Inspecció i RLT.
- Geolocalització opcional — només si l’actives i només en el moment del fitxatge. Sense seguiment continu.
- Informes automàtics — hores treballades, absències, hores extra; exportables a Excel o PDF.
- Dades a Espanya — infraestructura a AWS Espanya, xifratge complet, DPA inclòs.
- Des d’1,20 €/usuari/mes — sense permanència, sense cost de setup, pagament només per usuari actiu.
Consulta els preus o prova’l gratis 14 dies, sense targeta.
Necessites implantar el control de presència a la teva empresa? Prova Cleverfy gratis durant 14 dies — sense targeta, sense permanència. O reserva una demo de 15 minuts.
Fonts: Estatut dels Treballadors — Art. 34.9, LISOS — Llei d’Infraccions i Sancions en l’Ordre Social, memòria econòmica del projecte de Reial Decret de registre horari.
Preguntes freqüents
Què és el control de presència a la feina?
És el sistema amb què una empresa verifica qui és al seu lloc de treball i durant quant de temps. A la pràctica s'implanta amb un programari de fitxatge: l'empleat registra entrada, pauses i sortida des d'una app, el navegador o un punt compartit, i cada marca queda desada amb hora exacta i traçabilitat.
Com es controla la presència dels empleats?
Amb un sistema de fitxatge digital. L'empleat registra la seva entrada i sortida des de l'app mòbil, l'ordinador o un quiosc compartit amb PIN, i el sistema desa cada registre amb hora exacta i historial de modificacions. És la manera més senzilla de complir la llei sense paperassa.
És obligatori el control de presència per a totes les empreses?
L'obligatori és el registre de jornada, no el control de presència com a tal. Des del 2019 totes les empreses espanyoles han de registrar la jornada de tota la plantilla, sense excepció de sector ni mida. En queden fora els autònoms sense persones empleades i el personal d'alta direcció.
És legal fitxar en paper el 2026?
Sí, encara. L'article 34.9 de l'Estatut dels Treballadors no imposa cap format, així que un registre en paper és vàlid si és fiable, diari i es conserva 4 anys. El problema és probatori: si el registre és editable o incomplet, els tribunals tendeixen a donar per bona la versió del treballador. Deixarà de ser vàlid quan entri en vigor el nou Reial Decret de registre horari digital.
Quina diferència hi ha entre control de presència i control horari?
Se solapen. El control de presència verifica si la persona és al seu lloc; el control horari registra les hores d'entrada i sortida. Qualsevol programari de fitxatge modern cobreix totes dues necessitats amb el mateix sistema.
Quina diferència hi ha entre control de presència i control d'accessos?
El control d'accessos gestiona qui entra a un espai físic (torniquets, targetes, portes) i la seva finalitat és la seguretat. El control de presència registra temps de treball i la seva finalitat és laboral. Un torniquet no compleix l'article 34.9 per si sol, tot i que es pot integrar amb el sistema de fitxatge.
Puc fer servir l'empremta dactilar per al control de presència?
Amb moltes cauteles. L'AEPD considera les dades biomètriques categoria especial i el seu ús per fitxar exigeix una base jurídica reforçada i una avaluació d'impacte. A la pràctica, per a la majoria de pimes no compensa: hi ha alternatives igual de fiables sense risc regulatori.
Quant costa implantar un control de presència?
Un programari al núvol costa des d'1,20 €/usuari/mes. Per a una empresa de 10 empleats són 144 €/any. Un terminal biomètric amb programari costa a partir de 800 € el primer any. L'estimació oficial del Govern per a pimes de menys de 50 treballadors és de 1.243 € el primer any.
Hi ha programari de control de presència gratuït?
Hi ha plans gratuïts, normalment limitats a 3-5 empleats i —el punt crític— amb històric de 30 dies. La llei exigeix conservar els registres 4 anys, així que un pla gratuït amb històric curt no et serveix com a registre legal davant d'una inspecció.
El control de presència de Séneca és el mateix?
No. Séneca és la plataforma de la Junta d'Andalusia per a centres educatius públics, i el seu mòdul de control de presència és el sistema de fitxatge del professorat d'aquests centres. Es gestiona des de la plataforma mateixa de la Junta. Aquesta guia tracta el control de presència en empreses privades.
També et pot interessar
Els 5 millors programaris de control horari per a pimes el 2026
Comparem els millors software de control horari a Espanya 2026: preus reals des d'1,20 €, funcions clau i quin triar segons la teva mida.
Fitxatge per geolocalització: Quan, com i per què implementar-lo
Guia del fitxatge amb geolocalització GPS: legalitat, RGPD, sectors que el necessiten i com implantar-lo pas a pas.
Necessites control horari?
Configura Cleverfy en menys de 10 minuts i compleix la normativa des d'avui.
Prova gratis 14 dies →La informació d'aquest article s'ofereix amb finalitats informatives i es va verificar en la seva data de publicació o darrera actualització; pot haver canviat i pot contenir errors. Les dades sobre productes de tercers provenen de fonts públiques. Cleverfy no en garanteix l'exactitud ni es responsabilitza de les decisions preses a partir d'ella. Consulta sempre les fonts oficials abans d'actuar.