Presentzia-kontrola lanean: zer den, zer sistema dauden eta zein aukeratu

Presentzia-kontrola da enpresa batek nor dagoen bere lanpostuan eta noiz egiaztatzeko erabiltzen duen sistema. Espainian ia beti fitxaketa-software batean oinarritzen da: langileak sarrera, atsedenaldiak eta irteera erregistratzen ditu app batetik, nabigatzailetik edo puntu partekatu batetik, eta marka bakoitza ordu zehatzarekin gordetzen da, eta ezin da aldatu arrastorik utzi gabe.

Ez da gauza bera lanaldi-erregistroa (lege-betebeharra dena), ez eta sarbide-kontrola ere (segurtasun fisikoa dena), nahiz eta hirurak egunero nahasten diren. Gida honek hiru ezberdintasunak azaltzen ditu, baita dauden lau sistema motak, bakoitzaren benetako prezioak eta ezarpen bat ikuskapen baten aurrean alferrikako bihurtzen duten akatsak ere.

Presentzia-kontrola, lanaldi-erregistroa eta sarbide-kontrola: gauza bera al dira?

Presentzia-kontrolak bi izen ditu gaztelaniazko bilaketetan —control de presencia eta control presencial—, baina bi terminoek gauza bera adierazten dute: nor ari den lanean eta noiz egiaztatzea. Ezberdintasun erreala termino horien eta lanaldi-erregistroaren artean dago: azken hori lege-betebeharra da (Langileen Estatutuaren 34.9 art.), lanaldi bakoitzaren hasiera- eta amaiera-ordua jasotzeko betebeharra, hain zuzen.

Eta beti tartekatzen da hirugarren bat: sarbide-kontrola, “nor sartzen da eraikinera?” galderari erantzuten diona; segurtasun-kontua da, ez lan-kontua.

	Presentzia-kontrola	Lanaldi-erregistroa	Sarbide-kontrola
Zer neurtzen duen	Nor ari den lanean orain	Lanaldiaren hasiera- eta amaiera-ordua	Nor sartzen den eraikinera eta nor ateratzen den
Nahitaezkoa al da?	Berez ez	Bai (34.9 art. ET)	Ez
Helburua	Taldearen kudeaketa	Legea betetzea eta froga	Segurtasun fisikoa
Ohiko tresna	Fitxaketa-softwarea	Fitxaketa-softwarea	Torniketeak, txartelak, kamerak
Balio du Ikuskaritzaren aurrean?	Bai, lanaldia erregistratzen badu bakarrik	Bai	Ez
Cleverfyk estaltzen du?	Bai	Bai	Ez (fitxaketarekin integratzen da)

Ondorio praktikoa: presentzia-kontrol sistema on batek lehen bi zutabeak tresna berarekin konpontzen ditu. Sarbide-tornikete batek, oso garestia izanda ere, ez du berez 34.9 artikulua betetzen — ateak erregistratzen ditu, ez lanaldiak.

Eta asistentzia-kontrola?

Kontzeptu bera da beste izen batekin. “Asistentzia-kontrola” edo “langileen asistentzia-kontrola” batez ere norbait etorri den ala ez jakitea garrantzitsua den inguruneetan erabiltzen dira (txandak, obrak, prestakuntza), eta “presentzia-kontrola” terminoak, berriz, zenbat denboraz egon den azpimarratzen du. Softwareari eta legeari dagokienez, berdin ebazten dira: erregistro digital bat orduarekin, banakako identifikazioarekin eta jarraigarritasunarekin.

Zer dioen legeak presentzia-kontrolari buruz

2019ko maiatzaren 12az geroztik, Espainiako enpresa guztiek langile bakoitzaren eguneko lanaldia erregistratu behar dute. Hala ezartzen du 8/2019 Errege Lege-Dekretuak sartutako Langileen Estatutuaren 34.9 artikuluak.

Arauak ez du bereizketarik egiten sektorearen, tamainaren edo kontratu motaren arabera. Berdin da 3 langile edo 300 izatea, bulegoan edo kalean lan egitea, lanaldi osoan edo partzialean, aurrez aurre edo telelanean (10/2021 Legearen 14. art.).

Zer jaso behar duen erregistroak

• Lanaldi bakoitzaren hasiera- eta amaiera-ordua
• Langile bakoitzaren banakako identifikazioa
• 4 urtez gordetzea
• Plantillarentzat, lege-ordezkaritzarentzat eta Lan Ikuskaritzarentzat eskuragarri

Legeak eskatzen ez duena: langilearen sinadura, biometria, ez eta formatu zehatz bat ere. Erregistroa fidagarria, objektiboa eta manipulaezina izatea eskatzen du.

Ez-betetzeagatiko zigorrak

Lanaldia ez erregistratzea arau-hauste larria da LISOSen arabera:

Maila	Isuna (lan-zentro bakoitzeko)
Arina	70 – 750 €
Larria, gutxieneko maila	751 – 1.500 €
Larria, erdiko maila	1.501 – 3.750 €
Larria, gehieneko maila	3.751 – 7.500 €

Horiek dira gaur indarrean dauden zenbatekoak. Errege Dekretu berriaren zirriborroak araubidea gogortzea eta kaltetutako langile bakoitzeko zenbatzea aurreikusten du, 10.000 €-ra iritsiko litzatekeen mugarekin — baina ez dago onartuta, beraz, benetako erreferentzia goiko taula da oraindik ere. Xehetasun osoa lanaldi-erregistroaren zigorren gidan ikus dezakezu.

Eta isuna baino arrisku handiagoa dago: erregistrorik gabe, aparteko orduak eginda daudela presumitzen da. Langile batek erreklamatzen badu eta ezin baduzu kontrakoa frogatu, frogaren karga enpresaren gain erortzen da, eta hainbat urtetako aparteko orduengatiko kondena batek 7.500 € baino dezente gehiago kostatu ohi du.

Datorrena: lanaldi-erregistro digitala

Ordutegi-erregistro digitalaren Errege Dekretuak eskatuko du erregistroa soilik digitala, aldaezina eta Ikuskaritzak urrunetik kontsultatzeko modukoa izatea. 2026ko uztailaren 28an ez dago BOEn argitaratuta: Lan eta Ekonomia ministerioek haren onarpena 2026ko irailera atzeratzea adostu zuten.

Orain sistema aukeratzen ari denarentzat itzulita: gaur erosten baduzu, eskatuko dena jada betetzen duen zerbait eros ezazu. Bi aldiz aldatzeak bikoitza kostatzen du.

Presentzia-kontrolerako 4 sistema motak

Sistema	Kostua	Errege Dekretu berria beteko du?	Aurrez aurre / Urrutitik	Norentzat egokia
Papera edo Excel	0 €	❌ Ez	Aurrez aurre bakarrik	Inorentzat ez (lege-arriskua)
Terminal fisikoa (hatz-marka, txartela, aurpegia)	500 – 2.000 €/terminal + mantentze-lanak	⚠️ Mugatua	Aurrez aurre bakarrik	Zentro bakarreko plantilla finkoa
Softwarea (app / web)	~1,20 €/erabiltzaile/hilabetetik	✅ Bai	Biak	Enpresa gehienak
Kiosko modua (tableta + PINa)	Tableta baten kostua	✅ Bai	Aurrez aurre bakarrik	Ostalaritza, retail, lantegiak, obra

1. Papereko edo Excel erregistroa

Langile bakoitzak orri bat sinatzen du edo txantiloi bat betetzen du.

Alde: kostu zero, teknologiarik gabe. Kontra: manipulatzen erraza, jarraigarritasunik gabea, ezin da auditatu eta ez du Errege Dekretu berria beteko.

Jurisprudentziak jada zigortzen du: papereko erregistroak baztertu dira gutxi gorabeherako orduetan oinarritzeagatik, eta 15.250 €-ko isuna jarri zioten fitxaketa-orriak tipexarekin zuzendu zituen enpresa bati. 2-3 pertsonako enpresa batentzat nahikoa irudi dezake gaur; ez du ikuskapen zorrotz bat gainditzen. Excelek zergatik uzten dion baliozkoa izateari atalean garatzen dugu.

2. Presentzia-kontrolerako terminal fisikoak

Lantokian instalatutako gailuak. Ohiko hiru formatuak:

• RFID / hurbiltasun-txartela edo giltzatakoa — merkeena eta iruzur egiteko errazena: edonork fitxa dezake lankide baten ordez. Legez baliozkoa, operatiboki ahula.
• PINa edo teklatua — nortasun-ordezkapenaren arazo bera, kostu are txikiagoa.
• Biometria (hatz-marka edo aurpegi-ezagutza) — faltsutzeko zailena eta, aldi berean, problematikoena: AEPDk datu biometrikoak kategoria bereziko datutzat hartzen ditu, eta fitxatzeko erabiltzeak lege-murrizketa zorrotzak ditu DBEOren arabera. Ez da nahikoa jakinaraztea: oinarri juridiko indartua eta eraginaren ebaluazioa behar dira. Enpresa askok 2023 baino lehen instalatu zuten eta gaur egun arriskuan daude.

Alde: erregistro objektiboa eta fisikoa. Kontra: 500-2.000 € terminaleko, mantentze-lanak, matxurak, ez du telelana estaltzen, ez eta kanpoko langileria ere, eta biometriaren kasuan aurreztutakoa baino garestiagoa ateratzen den arrisku erregulatzailea.

Zure plantilla osoak beti leku berean fitxatzen badu, funtzionatzen du. Baina puntu fisiko bati eta hardware-hornitzaile bati lotuta zaude.

3. Presentzia-kontrolerako softwarea

Edozein gailutatik fitxatzeko aukera ematen duten web eta mugikorreko aplikazioak.

Alde: bulegoan, obran, etxean edo bezeroaren etxean funtzionatzen du; erregistro digitala jarraigarritasun osoarekin; esporta daitezkeen txostenak; egungo eta aurreikusitako araudia betetzen du; hileko kostu baxua eta aurreikusgarria; minutuetan zabaltzen da. Kontra: pertsona bakoitzak gailu bat izatea eskatzen du, eta konexioaren mende dago — nahiz eta sistema serioek offline funtzionatzen duten, fitxaketaren benetako ordua gordez eta estaldura berreskuratzean sinkronizatuz.

Aukerarik malguena da eta Errege Dekretu berriak eskatuko duenari ondoen egokitzen zaiona.

4. Kiosko modua

Fitxaketa-puntu partekatu bat — normalean sarreran dagoen tableta bat — hainbat langilek beren PINarekin erabiltzen dutena.

Alde: ez da beharrezkoa pertsona bakoitzak enpresako mugikorra izatea; hardware-kostu minimoa; terminal fisikoaren eta softwarearen onena uztartzen du. Kontra: aurrez aurre bakarrik; mugikorreko app batekin osatu behar da kanpoan jenderik badago.

Ostalaritzan, retailean, eraikuntzan eta garbiketan nagusi den aukera da.

Zenbat kostatzen den presentzia-kontrol bat

Benetako zenbakiak, ez tarte lausoak. 10 langileko enpresa batentzat, lehen urteko kostua:

Aukera	Lehen urtea	Hurrengo urteak
Gobernuaren kalkulu ofiziala (Errege Dekretuaren memoria ekonomikoa, 50etik beherako ETEak)	1.243 €	1.093 €/urte
Terminal biometrikoa (unitate 1 + softwarea)	800 – 2.500 €	150 – 400 €/urte
Cleverfy Basic softwarea (1,20 €/erabiltzaile/hilabete, urtekoa)	144 €	144 €/urte
Cleverfy Pro softwarea (2,00 €/erabiltzaile/hilabete, urtekoa)	240 €	240 €/urte

Gobernuaren kalkulu ofiziala hardwarea eta aholkularitza barne hartzen dituzten ezarpenetan oinarrituta dago. Hodeiko softwarearen benetako merkatuan, 10 pertsonako ETE batek urtean enpresako bazkari batek kostatzen duena baino gutxiagorekin betetzen du. Zure kasua prezioen orrian kalkula dezakezu.

Ba al dago doako presentzia-kontrolik?

Doako aukerak badaude, eta komeni da letra txikia begiratzea aukeratu aurretik. Merkatuko doako planek hiru gauza hauetako bat mugatu ohi dute:

1. Langile kopurua (normalean 3tik 5era).
2. Erregistroen historiala — badira 30 egun gordetzen dituzten doako planak. Legeak 4 urte eskatzen ditu. Hilabete bakarra gordetzen duen erregistro batek ez dizu balio ikuskapen baten aurrean, eta hori da alta ematean inork kontatzen ez dizun arazoa.
3. Fitxaketa-metodoak: kioskoa, txostenak edo esportazioa doako planetik kanpo geratzen dira.

“Doako” Excel batek edo erregistroak 4 urtez gordetzen ez dituen doako plan batek 7.500 €-ko isuna ekar diezazuke. Aurrekontua bada arazoa, begiratu benetako urteko kostua, eta ez “doakoa” etiketa.

Zer ekartzen duen, legea betetzetik harago

Zigorrak saihestea da arrazoi nabaria. Baina ondo ezarritako presentzia-kontrol batek eguneroko gauzak aldatzen ditu:

• Plantillaren gaineko ikuspegi erreala — badakizu nork fitxatu duen eta nor falta den, denbora errealean eta inoren atzetik ibili gabe.
• Aparteko orduengatiko gatazka gutxiago — erregistro objektiboekin desagertzen da zenbat ordu egin direnaren inguruko eztabaida.
• Patroien detekzioa — behin eta berriz gertatzen diren absentziak, berandutze sistematikoak edo lan-kargaren gailurrak txostenetan agertzen dira eta txandak berrantolatzeko aukera ematen dizute.
• Nomina azkarragoak — orduak, atsedenaldiak eta apartekoak automatikoki kalkulatzen dira eta kontuak berregin gabe esportatzen dira.
• Erreklamazio baten aurrean babesa — langile batek erreklamatzen badu, froga daukazu.

Nola aukeratu sistema egokia

Non lan egiten du zure taldeak?

• Beti leku berean → kiosko modua (edo terminala, jada amortizatuta baduzu)
• Hainbat kokalekutan edo bidean → fitxaketan geokokapena duen mugikorreko app-a
• Telelana partzialki edo osorik → web eta mugikorreko softwarea
• Denetarik nahasita → aldi berean hainbat fitxaketa-metodo dituen softwarea

Zenbat zarete?

• 10 baino gutxiago → software sinplea, erabiliko ez dituzun modulurik gabe
• 10-50 → txostenak, gorabeheren kudeaketa eta nominara esportatzea dituen softwarea
• 50 baino gehiago → gehitu rolak, sailak, zentroak eta onespenak

Zer sektore?

Errotazioak, txanda zatituek eta estaldurarik gabeko lanak erabat aldatzen dute aukera. Sektoreka xehetasuna hemen duzu: logistika, klinikak, tailerrak, industria eta bulegoak.

Presentzia-kontrola ezartzean egiten diren 5 akats ohikoenak

1. Prezioaren arabera aukeratzea, legea betetzen duen begiratu gabe

Merkeenak ez du beti legea betetzen. Egiaztatu hiru gauza sinatu aurretik: erregistroen osotasuna, aldaketen jarraigarritasuna eta 4 urtez gordetzea.

2. Plantillari ez jakinaraztea

Fitxaketa-sistema bat komunikazio formalik gabe ezartzea datuen babeseko arau-haustea da. Ez duzu langileen baimenik behar, baina jakinarazi egin behar diezu zer datu jasotzen diren, zer helburutarako eta zenbat denboraz. Lege-ordezkaritzari ere jakinarazi behar diozu.

3. Urrutiko edo kanpoko langileak ahaztea

Sarreran dagoen terminal batek ez du balio etxetik lan egiten duenarentzat, ezta 40 km-ra dagoen obra batean ari denarentzat ere. Bi profilak badituzu, biak erregistro berarekin estaltzen dituen sistema bat behar duzu.

4. Gorabeheren protokolorik ez izatea

Zer gertatzen da norbaitek fitxatzea ahazten duenean? Nork zuzendu dezake erregistro bat eta zer justifikaziorekin? Idatzizko protokolorik gabe, datuak inkoherente geratzen dira — eta arrastorik gabeko zuzenketa bat da, hain zuzen, Ikuskaritzak bilatzen duena. Prozedura negoziatu gabe aldatzeak ere baditu ondorioak: Kanarietako Justizia Auzitegi Nagusiari horrekin nahikoa izan zitzaion enpresa oso baten fitxaketa-politika baliogabetzeko.

5. Justifikaziorik gabe geokokatzea

Geokokapena legezkoa da proportzionala eta beharrezkoa den kasuetan bakarrik. Beti bulego berean fitxatzen duen jendearentzat aktibatzeak ez du lege-oinarririk. Gorde ezazu langile ibiltarientzat edo kanpokoentzat, eta jaso posizioa fitxaketaren unean bakarrik, inoiz ez etengabe.

Zer eskatu presentzia-kontrolerako software bati

Legea betetzea

• Erregistroa ordu eta minutu zehatzarekin
• Jarraigarritasunik gabe ezin alda daitezkeen erregistroak
• 4 urtez gordetzea (ez 30 egunez)
• Lan Ikuskaritzarako eta lege-ordezkaritzarako sarbidea
• DPA barne (tratamenduaren arduradunaren kontratua)
• Datuak EBn ostatatuta

Funtzionaltasuna

• Hainbat fitxaketa-metodo: app, web, nabigatzailea, kioskoa
• Offline funtzionamendua benetako orduarekin
• Etenaldien eta atsedenaldien kudeaketa
• Esporta daitezkeen txostenak (PDF, Excel, CSV)
• Gorabeheren alertak

Erabilgarritasuna

• 10 segundo baino gutxiagoan fitxatzea
• Prestakuntzarik behar ez duen administrazio-panela
• Enpresaren alta minutuetan, ez asteetan

Prezioa

• Gardena, ezarpen-kosturik gabe
• Erabiltzaile aktiboen kopuruaren arabera eskalagarria
• Iraunkortasunik gabe

Hornitzaile zehatzak konparatzen ari bazara, hemen dituzu Sesame, Factorial, Woffu eta beste 8 tresnarekin egindako konparaketak, egiaztatutako prezioekin.

Nola konpontzen duen Cleverfyk

Cleverfyn, proiektu bat muntatu gabe legea bete nahi duten ETEentzat diseinatu dugu presentzia-kontrola:

• Fitxaketa 3 segundotan — iOS/Android app-a, weba, Chromerako luzapena, PINa duen tabletako kioskoa eta ChatGPTko app ofiziala. Pertsona bakoitzak bere kanala aukeratzen du.
• Estaldurarik gabe funtzionatzen du — app-ak fitxaketa bere benetako orduarekin gordetzen du eta konexioa berreskuratzean sinkronizatzen da.
• Legea betetzen duen erregistroa — ordua eta minutua, aldaketen jarraigarritasun osoa, 4 urtez gordetzea, Ikuskaritzarako eta lege-ordezkaritzarako sarbidea.
• Aukerako geokokapena — aktibatzen baduzu bakarrik eta fitxaketaren unean bakarrik. Etengabeko jarraipenik gabe.
• Txosten automatikoak — lan egindako orduak, absentziak, aparteko orduak; Excelera edo PDFra esportagarriak.
• Datuak Espainian — AWS Espainiako azpiegitura, zifratze osoa, DPA barne.
• 1,20 €/erabiltzaile/hilabetetik — iraunkortasunik gabe, setup-kosturik gabe, erabiltzaile aktiboagatik bakarrik ordainduz.

Kontsultatu prezioak edo probatu doan 14 egunez, txartelik gabe.

---

Zure enpresan presentzia-kontrola ezarri behar duzu? Probatu Cleverfy doan 14 egunez — txartelik gabe, iraunkortasunik gabe. Edo erreserbatu 15 minutuko demo bat.

---

Iturriak: Langileen Estatutua — 34.9 art., LISOS — Ordena Sozialeko Arau-hauste eta Zigorren Legea, ordutegi-erregistroaren Errege Dekretu proiektuaren memoria ekonomikoa.