Ola de calor y jornada laboral, qué puede hacer la empresa y cómo registrarlo

Nota legal: Este artículo tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento jurídico. Las normas citadas están en vigor; su aplicación concreta depende del sector, del puesto y de las circunstancias de cada aviso meteorológico.

España encadena otra ola de calor y AEMET mantiene avisos naranjas y rojos en buena parte del país. Con esos niveles de alerta, la ley da a las empresas varias palancas para reorganizar el trabajo, y en algunos casos las obliga a usarlas. Cualquiera de esas decisiones, cambiar turnos, enviar a la plantilla a casa o activar el teletrabajo, tiene que quedar reflejada en el registro de jornada.

Modificar o reducir la jornada cuando AEMET marca naranja o rojo

El Real Decreto 486/1997, que fija las disposiciones mínimas de seguridad y salud en los lugares de trabajo, obliga a la empresa a adaptar las condiciones de trabajo mediante la reducción o la modificación de la jornada cuando AEMET o el organismo autonómico correspondiente emiten un aviso de fenómenos meteorológicos adversos de nivel naranja o rojo y las medidas preventivas ordinarias no garantizan la protección de las personas trabajadoras. Vale para el calor extremo igual que para lluvias, nieve, viento o radiación ultravioleta.

Lo que genera conflictos es quién decide que “las medidas preventivas no bastan”. Un aviso naranja obliga a evaluar si las medidas ordinarias protegen a la plantilla, y a reducir o mover la jornada solo cuando esa evaluación dice que no. En un trabajo a la intemperie y en horas centrales (obra, campo, reparto), esa evaluación difícilmente se salda sin cambios. En una oficina con aire acondicionado que funciona, la obligación puede cumplirse sin tocar el horario. La Inspección va a mirar que esa evaluación exista y esté documentada, no la impresión térmica del responsable de turno.

Hay un detalle operativo que complica la vida a las pymes: los avisos de AEMET no siempre coinciden con los de los organismos autonómicos, y una misma zona puede estar en naranja para una escala y en amarillo para otra. Ante la duda, la referencia que mejor sostiene una decisión es el aviso oficial vigente en el momento del cambio, guardado junto al registro.

El permiso retribuido de hasta cuatro días

Desde 2024, el Real Decreto-ley 8/2024 reconoce un permiso retribuido de hasta cuatro días cuando la persona trabajadora no puede acceder a su centro de trabajo, o transitar por las vías necesarias para llegar, por dos motivos: las recomendaciones, limitaciones o prohibiciones de desplazamiento que dicten las autoridades, o una situación de riesgo grave e inminente derivada de un fenómeno meteorológico adverso. Es retribuido, no descuenta vacaciones y no se computa como ausencia injustificada.

Conviene ser honesto con el encaje en una ola de calor. El permiso nació pensando en la DANA y en temporales que cortan carreteras, situaciones donde la imposibilidad de moverse es evidente. Aplicarlo a un episodio de calor exige una imposibilidad real de acudir o un riesgo grave acreditado por las autoridades. El malestar por las temperaturas altas, por sí solo, se queda fuera del supuesto. Cuando ese supuesto se da y los cuatro días no bastan, el permiso se prolonga hasta que desaparece la circunstancia que lo justifica, y la empresa todavía puede recurrir a un ERTE por fuerza mayor del artículo 47.6 del Estatuto de los Trabajadores. Lo prudente para el trabajador es comunicarlo antes a la empresa y conservar la prueba del aviso oficial.

Teletrabajo, la vía intermedia

Si la actividad lo permite y el estado de las comunicaciones lo hace viable, la empresa puede acordar el teletrabajo esos días al amparo de la Ley 10/2021 de trabajo a distancia. No es una obligación, pero suele ser la salida menos disruptiva para quien puede desarrollar su tarea desde casa.

La parte que casi nadie documenta bien

Todas estas medidas comparten un punto ciego: el registro. La reducción de jornada exige documentar la evaluación de riesgo que la motiva. El cambio de horario tiene que reflejarse en el registro de jornada de ese día. Y el permiso de cuatro días debe constar como ausencia justificada, no como un hueco sin explicar. Si la Inspección revisa y encuentra fichajes que no cuadran sin ninguna explicación anotada, levanta acta por el registro. La LISOS sitúa las infracciones en materia de registro de jornada hasta en 7.500 euros por centro de trabajo.

Además, el registro de jornada debe conservarse cuatro años. Una anotación mal hecha esta semana sigue siendo revisable por la Inspección mucho después de que pase el calor.

Cómo te ayuda Cleverfy a registrarlo

Aplicar la medida es una decisión de la empresa. Dejarla bien registrada no debería costar más trabajo que tomarla, y ahí es donde Cleverfy te quita fricción.

Cambio de horario. Ajustas el turno de los días de alerta y la plantilla ficha en la franja nueva. El registro guarda la hora real de entrada y salida, y esas jornadas no aparecen como retraso ni como incidencia.

Permiso de cuatro días. Se registra como una ausencia. Tienes tipos predefinidos (vacaciones, asuntos propios, permisos de varias clases) y puedes crear uno a medida, “Permiso por fenómenos meteorológicos”, eligiendo que no descuente saldo de vacaciones y si exige justificante. Queda como ausencia justificada, separada del cómputo de horas trabajadas.

Y si no quieres configurar nada a mano, se lo pides a Cleverfy AI. Le explicas lo que necesitas, por ejemplo “crea un permiso por calor del 14 al 17 y aplícaselo a estas personas”, y te deja el tipo de ausencia creado y las ausencias registradas en unos minutos. Cuando hay que reflejarlo de forma retroactiva, en lugar de ir empleado por empleado, la IA registra las ausencias por ti.

La empresa sigue decidiendo si ese permiso es retribuido; Cleverfy se ocupa de que quede registrado, trazado y accesible para la Inspección, que es lo que exige la norma.

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Fuentes

• Real Decreto 486/1997, disposiciones mínimas de seguridad y salud en los lugares de trabajo.
• Real Decreto-ley 8/2024, permiso retribuido por imposibilidad de acceso al centro de trabajo.
• Ley 10/2021 de trabajo a distancia.