Cambiar el procedimiento de fichaje sin negociar: el TSJ Canarias anula la nueva política de CIRCET

El Tribunal Superior de Justicia de Canarias ha confirmado la nulidad del nuevo procedimiento de cumplimentación del registro de jornada que CIRCET Infraestructuras de Telecomunicaciones comunicó a su plantilla el 18 de octubre de 2023. La sentencia es la STSJ ICAN 657/2026, de 25 de febrero de 2026 (ponente Ramos Real), y desestima íntegramente el recurso de suplicación de la empresa contra la sentencia del Juzgado de lo Social nº 5 de Santa Cruz de Tenerife, que ya había estimado la demanda de conflicto colectivo presentada por CCOO Canarias y el comité de empresa.

Cambiar el sistema de fichaje, por sí solo, no convierte la decisión en modificación sustancial de condiciones de trabajo. El artículo 41 ET se activa por el contenido adicional que CIRCET incluyó en el mismo documento: reglas nuevas sobre vacaciones, permisos y excesos de horas que reducían el margen de los trabajadores y que no estaban pactadas en convenio.

Lo que comunicó CIRCET el 18 de octubre de 2023

La empresa, integrada en el grupo francés del mismo nombre que se dedica a la instalación de redes de telecomunicaciones, ya tenía un sistema previo en el que sus trabajadores fichaban entrada y salida. La novedad fue un documento titulado Procedimiento de cumplimentación del Registro de Jornada sobre la aplicación “ADCAB” que combinaba dos cosas muy distintas.

Una parte era operativa: la hora de inicio y fin, las pausas, el proyecto al que se imputaba la jornada, la posibilidad de modificar los registros antes de su validación por el responsable, una semana de plazo para registrar una jornada olvidada. Todo eso encaja con las funcionalidades habituales de cualquier sistema de fichaje digital.

La otra parte iba más lejos:

• Vacaciones: solicitud con sesenta días naturales de antelación, respuesta de la empresa hasta quince días antes de su inicio, silencio entendido como denegación.
• Permisos retribuidos: quince días de antelación, respuesta en siete, silencio negativo.
• Permisos sindicales: cuarenta y ocho horas de antelación, con la única particularidad de que aquí el silencio se entendía como autorización.
• Compensación de festivos y días por horas trabajadas en exceso, guardias o fines de semana: quince días de antelación, silencio negativo.
• Exceso de horas por convenio: treinta días, silencio negativo.
• Horas extraordinarias y teletrabajo: validación previa del responsable o no se autorizan.
• Validación jerárquica de las horas declaradas: las horas indicadas por el trabajador solo serían efectivas cuando el responsable las validase.

Ninguno de esos plazos ni esos regímenes de silencio figuraba en el Convenio Colectivo de Siderometalurgia e Instalaciones Eléctricas de la Provincia de Santa Cruz de Tenerife ni en el III Convenio estatal de la industria, la tecnología y los servicios del sector del metal, que son los aplicables. No hubo conversación previa con el comité de empresa, ni convocatoria de periodo de consultas, ni intercambio de opiniones siquiera.

La línea que separa el ius variandi de la modificación sustancial

El razonamiento jurídico de la sala se construye sobre el artículo 41 del Estatuto de los Trabajadores. El precepto otorga al empresario un derecho potestativo para variar condiciones contractuales sin acuerdo individual, pero condicionado a dos cosas: que existan razones económicas, técnicas, organizativas o de producción reales, y que el procedimiento se siga.

Las condiciones citadas expresamente en el artículo 41 —jornada, horario, distribución del tiempo de trabajo, sistema de remuneración, sistema de trabajo, funciones— no agotan la materia. La jurisprudencia consolidada del Supremo (citadas en sentencia las de 25 de noviembre de 2015, 22 de enero de 2014, 22 de junio de 2016, 17 de diciembre de 2004 entre otras) viene insistiendo en que el carácter sustancial no se refiere a que la condición sea sustancial, sino a que sea sustancial la propia modificación. Lo que importa es la entidad del cambio, el nivel de perjuicio o el sacrificio que la alteración supone para el trabajador.

La sala separa el documento de CIRCET en dos partes:

“Ciertamente, tales disposiciones pueden ser entendidas en parte como instrucciones dirigidas a los trabajadores para que cumplan el nuevo sistema de registro de jornada, sin que supongan un cambio de peso o relevante en un aspecto básico de la relación laboral calificable de oneroso, no siendo constitutivas de modificaciones sustanciales de condiciones de trabajo, sino como un cambio del sistema de fichaje amparado en el ejercicio regular de los poderes directivos y organizativos del empresario (ius variandi ordinario).”

Pero a continuación:

“Pero también nos encontramos con que la empresa demandada, aprovechando la introducción del nuevo sistema de fichajes y sus ‘instrucciones’, introduce otras medidas que sí constituyen cambios relevantes en la relación laboral de sus trabajadores que exceden con creces de ese ius variandi ordinario…”

Las nuevas exigencias en vacaciones, permisos, compensaciones y excesos de horas, dice la sala, pasan a ser condiciones distintas de un modo notorio. Y al afectar a toda la plantilla, son modificaciones colectivas y sustanciales en el sentido del 41 ET.

Por qué la nulidad es automática cuando no se abre el periodo de consultas

El artículo 41.4 ET es exigente con la forma. Para una MSCT colectiva hace falta un periodo de consultas de quince días como máximo con la RLT, previo a la decisión, en el que se negocie de buena fe sobre causas, posibilidad de evitar o reducir efectos y medidas para atenuar las consecuencias. Notificada la decisión, hay que respetar treinta días de preaviso antes de su efectividad.

El TSJ recuerda jurisprudencia consolidada: la negociación tiene que ser previa, no posterior, y no se cumple con una mera comunicación al comité, ni con una reunión convocada cuando la decisión ya está tomada, ni con una invitación a hacer comentarios sobre lo ya decidido. Cita textualmente la STSJ Cataluña de 28 de septiembre de 2000, que es muy clara sobre por qué el incumplimiento formal arrastra la nulidad aun cuando hubiera causa material para la medida:

“…los requisitos de forma exigidos en el precepto legal se dirigen a la preservación de las garantías de los trabajadores que no pueden ver alterado su sistema de trabajo de forma inmediata sin posibilidad de acomodación de su vida laboral.”

CIRCET no abrió consultas. La sala lo resuelve apoyándose en el precepto: “ello determina que la misma sea nula y quede sin efecto sin necesidad de entrar a valorar su justificación”. La calidad o suficiencia de las razones organizativas que pudiera invocar la empresa queda fuera del análisis judicial cuando se ha incumplido la forma.

La Inspección de Trabajo ya lo había detectado meses antes

El 7 de mayo de 2024 la Inspección de Trabajo y Seguridad Social levantó acta de infracción grave contra CIRCET. La motivación es prácticamente la misma que terminará usando el TSJ: “no solo no se ha concedido el plazo que prevé el estatuto de los trabajadores en su artículo 64 para emitir informe, sino que tampoco ha existido un intercambio de opiniones ni apertura de un proceso de diálogo o reunión entre las partes procediendo la empresa de manera unilateral a implantar la modificación del sistema de registro de jornada”.

La sanción asociada al acta fue de 751 euros. La empresa la impugnó por separado y la sentencia social no resuelve esa impugnación. Lo que sí queda confirmado es que la lectura sustantiva del actuario y la del juzgado de lo social caminan en paralelo: para la Inspección, la omisión del trámite informativo a la RLT era infracción grave del artículo 64 ET; para el orden social, esa misma omisión arrastraba la nulidad por incumplimiento del artículo 41.4 ET. Sanción administrativa y consecuencia procesal viven en planos distintos pero se sostienen sobre el mismo defecto de forma. El tipo de sanciones que puede imponer la Inspección por irregularidades en el registro de jornada lo hemos analizado en detalle, igual que cómo trabaja la propia Inspección cuando llega a una empresa.

Por qué la sala no acepta una nulidad “a la carta”

CIRCET intentó en suplicación una salida intermedia. Subsidiariamente pedía que, si el TSJ apreciaba que algunos apartados del procedimiento sí eran MSCT pero otros no, declarase la nulidad solo de los problemáticos y dejara vivos los demás.

La sala rechaza la idea con un argumento procesal seco: dividir la continencia de la causa separa pretensiones conectadas que deben resolverse juntas, lo que contraviene el principio de unidad del litigio. La consecuencia es importante para el diseño documental: cuando una empresa empaqueta procedimiento de fichaje y política material en el mismo PDF sin negociar la segunda parte, no podrá luego pedir al juzgador que rescate los apartados operativos mientras anula los problemáticos.

Lo que esto cambia en la práctica antes del nuevo Real Decreto

La sentencia llega en el último tramo del proceso de aprobación del nuevo Real Decreto del Registro Horario Digital, previsto para antes del 21 de junio de 2026 según las propias declaraciones de la ministra de Trabajo. El borrador del RD añade exigencias formales que multiplican el riesgo de incidentes como el de CIRCET. Una de las novedades es la obligación de aprobar un protocolo del registro de jornada, con procedimiento detallado, sistema de evaluación periódica y formación específica al personal. Y un protocolo de ese calibre toca, casi por definición, terreno material: cómo se autorizan horas extra, cómo se solicitan permisos, cómo se gestionan las correcciones.

Lo puramente operativo del fichaje —qué se registra, dónde, cómo se corrigen olvidos, qué trazabilidad acompaña a cada movimiento— sigue dentro del poder de dirección ordinario y no exige periodo de consultas con la RLT. Cualquier regla material que aparezca dentro del mismo protocolo (plazos para pedir vacaciones, silencios negativos, validaciones jerárquicas que condicionan el reconocimiento de horas, requisitos para permisos no previstos en convenio) entra en el terreno del artículo 41.4 ET y arrastra periodo de consultas. Y sobre esos dos planos opera una tercera comprobación, esta vez estructural: si ambos viven en un único documento implantado sin consultas, todo el paquete cae sin que la nulidad parcial pueda rescatar los apartados inocuos.

En empresas con representación legal interna esto se traduce en mantener separado el reglamento técnico del sistema de fichaje y el reglamento material de permisos, vacaciones y horas extra. El primero entra en el ius variandi ordinario; el material exige convenio, pacto colectivo o el procedimiento del 41 ET con consultas y preaviso de treinta días.

Para empresas sin representación legal, el filtro sigue siendo el mismo: cualquier cambio que introduzca onerosidad nueva por encima del convenio aplicable, aunque vaya disfrazado de “instrucción del sistema”, se puede impugnar individualmente por el artículo 138 LRJS.

Cómo encaja un sistema digital de registro de jornada en este paisaje

La paradoja del caso es que un sistema digital bien diseñado debería ayudar a separar estos dos planos en lugar de mezclarlos. La parte operativa —cómo se ficha, cómo se corrigen olvidos, qué trazabilidad queda de cada modificación— es exactamente lo que una herramienta de control horario tiene que cubrir por defecto si quiere cumplir el futuro Real Decreto: registro inmutable, modificaciones bidireccionales con autoría y motivo, conservación durante cuatro años, acceso para Inspección.

La parte material —políticas de aprobación de horas extra, plazos para solicitar permisos, validaciones jerárquicas— es decisión de cada empresa y debería vivir en un documento aparte, negociado con la RLT cuando aplique y publicado por el cauce que le corresponda. Cuando ambos planos comparten un único PDF empresarial implantado sin consultas, el TSJ acaba anulando el paquete entero, no solo la parte material.

Hemos analizado en detalle el armazón del nuevo registro de jornada y los requisitos que va a traer el RD en qué tiene que tener un software de control horario para cumplir el RD y en cómo cumplir la ley paso a paso. Para ver cómo se traduce esa separación en una herramienta concreta —fichaje y trazabilidad por defecto, políticas configurables a parte— sirve cualquier demo de 15 minutos.

Qué cabe esperar después

La sentencia no es firme: contra ella cabe recurso de casación para la unificación de doctrina ante la Sala de lo Social del Tribunal Supremo en los diez días siguientes a la notificación. La sala canaria, además, decreta la pérdida del depósito que CIRCET tuvo que efectuar para recurrir.

Independientemente del resultado de un eventual recurso, el resto de empresas que en los próximos meses reescriban su procedimiento de registro de jornada para encajarlo con el nuevo Real Decreto se mueven a partir de aquí con un margen más estrecho. Cumplir el cauce del artículo 41 ET cuando el protocolo incorpore reglas materiales nuevas pesa por encima de cualquier consideración de rapidez en la implantación. Y si en el mismo documento acaban conviviendo instrucciones técnicas y políticas sobre permisos, vacaciones u horas extra que no hayan pasado por consultas, un sindicato o un trabajador individual puede impugnarlo por la vía del artículo 138 LRJS, con el agravante operativo de que la nulidad obliga a reponer las condiciones anteriores cuando el sistema ya lleva meses funcionando.

Preguntas frecuentes

¿Cambiar el sistema de fichaje es una modificación sustancial de condiciones de trabajo? No por sí solo. El TSJ Canarias en la STSJ ICAN 657/2026 deja claro que las instrucciones operativas sobre cómo se registra la jornada —qué se introduce, en qué pantalla, cómo se corrige un olvido— entran en el poder de dirección ordinario y no son modificación sustancial. La línea se cruza cuando, dentro del mismo procedimiento, se introducen reglas materiales que aumentan la onerosidad para los trabajadores: plazos largos para solicitar vacaciones o permisos, silencios negativos, validaciones jerárquicas que condicionan el reconocimiento de horas. Eso ya es MSCT y necesita el periodo de consultas del artículo 41.4 ET.

¿Qué exige el artículo 41 ET para una modificación sustancial colectiva? Periodo de consultas con la representación legal de los trabajadores de quince días como máximo, previo a la decisión, en el que se negocie de buena fe sobre causas, posibilidad de evitar o reducir efectos y medidas para atenuar consecuencias. Finalizado el periodo, la empresa debe notificar la decisión a los trabajadores afectados con un preaviso de treinta días respecto de la fecha de efectos. Una mera comunicación al comité, una reunión posterior a la implantación o una invitación a hacer comentarios después de la decisión no cumplen el trámite.

¿Qué pasa si una empresa implanta una MSCT sin abrir consultas? La decisión empresarial es nula. No se entra siquiera a valorar si había razones económicas, técnicas, organizativas o de producción que la justificasen. La consecuencia material es la reposición de los trabajadores en sus condiciones anteriores, más en este caso una sanción adicional de la Inspección de Trabajo por infracción grave del artículo 64 ET por no haber dado a la RLT el plazo para emitir informe.

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Fuentes: sentencia STSJ ICAN 657/2026 (ECLI:ES:TSJICAN:2026:657), consultable a través de CENDOJ. Acta de infracción grave de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social de 7 de mayo de 2024 (referenciada en el hecho probado quinto). Artículos 41 y 64 del Estatuto de los Trabajadores.

Imagen: sala de reuniones vacía, por Breather en Unsplash, recortada para esta publicación y distribuida en Wikimedia Commons bajo dedicación al dominio público (CC0 1.0).

Nota legal: Este artículo tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento jurídico. La sentencia no es firme; cabe recurso de casación para unificación de doctrina ante la Sala de lo Social del Tribunal Supremo en el plazo legalmente previsto.