5 errors en el registre horari que poden costar-te una multa

El registre horari és obligatori des de 2019. La majoria d’empreses ho saben. Però saber-ho i fer-ho bé són coses molt diferents. Moltes PIMEs cometen errors que les deixen igual d’exposades que si no tinguessin registre — o pitjor, perquè creuen estar complint quan no ho estan.

Aquí van els 5 errors més freqüents que veiem en empreses reals, amb un cas judicial recent que demostra què passa quan el registre falla.

El cas que ho explica tot

El gener de 2026, el TSJ del País Basc va condemnar un restaurant de Biscaia a pagar 3.311,70 € més un 10% d’interessos per hores extra no registrades. L’empresa tenia sistema de fitxatge, però el treballador “es negava a fitxar” i a la cuina “no es duia un control individualitzat”.

El resultat? El tribunal va aplicar la inversió de la càrrega de la prova: sense registres vàlids, va ser l’empresa qui va haver de demostrar que no hi va haver hores extra. No va poder. I va perdre.

Aquest cas concentra diversos dels errors que veurem a continuació.

Error 1: Tenir sistema de fitxatge però no assegurar-se que s’utilitza

És l’error exacte del cas de Biscaia. L’empresa va al·legar que el treballador estava donat d’alta al sistema però es negava a fitxar. El tribunal no ho va acceptar com a defensa.

La llei és clara: és l’empresa qui ha de “garantir” el registre (art. 34.9 ET). No n’hi ha prou amb posar una eina a disposició. Si un empleat no fitxa, la responsabilitat és teva.

Què fer? Tenir un protocol d’incidències de fitxatge per escrit. Si algú no fitxa, que en quedi constància: avís formal per email, notificació interna, el que sigui però documentat. En un cas recent a Catalunya, l’empresa va guanyar precisament perquè tenia documentats els avisos. Un sistema amb alertes automàtiques també ajuda molt.

Error 2: Registrar només entrada i sortida (sense pauses)

Moltes empreses registren l’hora d’entrada i de sortida, i dedueixen automàticament 30 o 60 minuts de pausa. Sembla suficient, però no ho és.

L’esborrany del nou Reial Decret exigeix que les pauses es registrin de forma “personal, directa i immediata”. Un descompte automàtic no compleix. I davant d’una inspecció, un registre sense pauses detallades genera sospites sobre la jornada efectiva.

La solució és que els empleats fitxin cada pausa (inici i fi). Defineix tipus de pausa (dinar, descans, personal) i si computen com a jornada o no. Si ja fas servir descomptes automàtics, almenys complementa amb un sistema que permeti registrar pauses reals.

Error 3: No conservar els registres durant 4 anys

L’article 34.9 de l’Estatut dels Treballadors és clar: els registres s’han de conservar durant 4 anys i estar a disposició dels treballadors, els seus representants i la Inspecció de Treball.

Moltes empreses esborren registres en canviar de sistema. Altres fan servir fulls de paper que es perden, o simplement no fan còpies de seguretat. Quan la Inspecció demana els registres de fa 3 anys i no els tens, és una infracció directa. Les sancions: de 751 € a 7.500 €.

Un sistema digital al núvol resol això automàticament. Això sí, verifica que el proveïdor garanteix la conservació almenys 4 anys, i si canvies de sistema, exporta les dades antigues abans de migrar.

Error 4: Utilitzar un sistema que l’empleat no pot consultar

La llei diu que els registres han d’estar “a disposició de les persones treballadores”. Si el sistema només permet accés a l’administrador i l’empleat ha de demanar els seus fitxatges per email, no estàs complint. I en cas de conflicte, un empleat que mai va poder veure els seus registres té un argument extra per impugnar-los.

Cada empleat hauria de poder consultar el seu historial des del mòbil o qualsevol navegador, sense dependre de ningú. Bonus: quan l’empleat veu en temps real el que es registra, hi ha menys conflictes després.

Error 5: Confiar en l‘“organització informal”

Al cas de Biscaia, l’empresa va al·legar que “els descansos i els dies lliures s’organitzaven entre els mateixos treballadors”. El tribunal no va donar cap valor a aquest argument.

Les PIMEs, especialment en hostaleria i comerç, funcionen amb acords verbals. “Tu surts abans avui i jo cobreixo demà.” Mentre ningú reclami, tot va bé. Però el dia que arriba una inspecció o un treballador va a judici, no hi ha res a presentar.

L’organització flexible no és incompatible amb el registre — només cal digitalitzar-la. Canvis de torn, cobertures, compensacions: tot ha de quedar registrat. Si un empleat cobreix un altre, tots dos fitxen la seva jornada real.

Resum: errors i conseqüències

1. Sistema disponible però sense ús efectiu

• ⚖️ Risc: Inversió de càrrega de la prova
• 💥 Conseqüència: Condemna per hores extra (cas Biscaia: 3.311 €)

2. Només entrada/sortida, sense pauses

• ⚖️ Risc: Incompliment del futur Reial Decret
• 💥 Conseqüència: Sanció en inspecció

3. No conservar registres 4 anys

• ⚖️ Risc: Infracció greu art. 34.9 ET
• 💥 Conseqüència: Multa de 751 € a 7.500 €

4. Empleat sense accés als registres

• ⚖️ Risc: Incompliment art. 34.9 ET
• 💥 Conseqüència: Registres impugnables en judici

5. Organització informal sense documentar

• ⚖️ Risc: Sense valor probatori
• 💥 Conseqüència: Indefensió total

Com saber si la teva empresa està en risc

Fes-te aquestes preguntes:

1. ✅ Tots els empleats fitxen cada dia?
2. ✅ El sistema registra pauses a més d’entrada i sortida?
3. ✅ Els registres de fa 3 anys són accessibles ara mateix?
4. ✅ Cada empleat pot consultar els seus fitxatges sense demanar permís?
5. ✅ Els canvis de torn i compensacions queden documentats?

Si has respost “no” a qualsevol d’aquestes preguntes, tens un punt vulnerable.

La solució no ha de ser complicada

No necessites un sistema car ni complex. Necessites un que:

• Asseguri que tothom fitxi (alertes, mode quiosc, app mòbil)
• Registri pauses individuals
• Conservi les dades automàticament durant 4+ anys
• Doni accés a l’empleat als seus propis registres
• Documenti qualsevol incidència o canvi

Amb Cleverfy pots tenir tot això funcionant en menys de 5 minuts, des de 1,50 €/usuari al mes. Sense contractes ni permanència.

👉 Prova Cleverfy gratis durant 14 dies — sense targeta de crèdit.

---

Fonts: STSJ PV 242/2026 (ECLI:ES:TSJPV:2026:242), art. 34.9 de l’Estatut dels Treballadors

Nota legal: Aquest article té caràcter informatiu i no constitueix assessorament jurídic. Consulteu amb un professional per al vostre cas concret.