Control de presenza laboral: que é e como implantalo

“Control de presenza”, “control horario”, “rexistro de xornada”… Se buscaches información sobre fichaxe laboral, vistes estes termos usados case como sinónimos. E non o son exactamente.

O control de presenza é o sistema que verifica se un traballador está no seu posto. O rexistro de xornada é a obrigación legal de documentar cando empeza e remata cada xornada. Na práctica, a maioría das empresas necesitan ambas cousas, e un bo software cóbrelas co mesmo sistema.

Esta guía explícache que esixe a lei, que opcións tes e como escoller sen complicarte máis do necesario.

Que di a lei sobre o control de presenza

Desde maio de 2019, todas as empresas en España están obrigadas a rexistrar a xornada diaria de cada traballador. Establéceo o artigo 34.9 do Estatuto dos Traballadores, introducido polo Real Decreto-lei 8/2019.

A norma non distingue entre sectores, tamaños nin tipos de contrato. É igual se tes 3 empregados ou 300, se traballan nunha oficina ou na rúa. O rexistro é obrigatorio.

Que debe incluír o rexistro

• Hora de inicio e fin de cada xornada laboral
• Conservación durante 4 anos
• Accesibilidade para traballadores, representantes legais e Inspección de Traballo

As sancións por incumprimento

Non rexistrar a xornada é unha infracción grave segundo a LISOS (Lei de Infraccións e Sancións na Orde Social):

Grao	Multa
Mínimo	751 – 1.500 €
Medio	1.501 – 3.750 €
Máximo	3.751 – 7.500 €

E hai máis: sen rexistro, as horas extraordinarias presuómense realizadas. Se un traballador reclama e non tes rexistros, a carga da proba recae sobre a empresa.

O que vén: rexistro dixital obrigatorio

O novo Real Decreto de control horario vai esixir que o rexistro sexa exclusivamente dixital e accesible de forma remota pola Inspección de Traballo. Isto significa que as follas de sinaturas, os Excel e os rexistros en papel teñen os días contados.

Se aínda usas un método manual, é o momento de cambiar.

Tipos de sistemas de control de presenza

Non todas as empresas necesitan o mesmo. Aquí tes as opcións, coas súas vantaxes e limitacións reais.

1. Rexistro en papel ou Excel

O método máis básico: cada traballador asina unha folla ou enche un modelo.

Vantaxes:

• Custo cero
• Sen necesidade de tecnoloxía

Problemas:

• Fácil de manipular ou falsificar
• Sen trazabilidade nin garantía de integridade
• Imposible de auditar eficientemente
• Non cumprirá o novo Real Decreto (que esixe formato dixital)

Para empresas de 2-3 persoas pode parecer suficiente hoxe, pero non resistirá unha inspección esixente nin a nova normativa.

2. Terminais de fichaxe (hardware)

Dispositivos físicos instalados no centro de traballo: lectores de tarxeta, PIN ou pegada.

Vantaxes:

• Rexistro obxectivo (o traballador fixa fisicamente)
• Difícil de falsificar se usa biometría

Problemas:

• Investimento inicial alto (500-2.000 € por terminal)
• Mantemento e avarías
• Só funciona para fichaxe presencial (non cobre teletraballo)
• Os sistemas biométricos teñen restricións legais severas baixo o RXPD

Se todos os teus empregados fixan sempre no mesmo sitio e non necesitas cubrir traballo remoto, pode funcionar. Pero estás limitado a un punto físico.

3. Software de control de presenza

Aplicacións web ou móbiles que permiten fixar desde calquera dispositivo.

Vantaxes:

• Funciona en calquera lugar (oficina, obra, casa, cliente)
• Rexistro dixital con trazabilidade completa
• Informes automáticos e exportables
• Cumpre coa normativa actual e futura
• Custo mensual baixo e predecible

Limitacións:

• Require que os empregados teñan un dispositivo (móbil, ordenador)
• Depende de conexión a internet (aínda que moitos funcionan offline)

É a opción máis versátil e a que mellor se adapta ao novo marco legal. Desde PEMEs con 5 empregados ata empresas con centos de traballadores en diferentes ubicacións.

4. Modo quiosco

Un punto de fichaxe compartido (tableta ou dispositivo na entrada) que varios empregados usan para rexistrar a súa xornada.

Vantaxes:

• Fichaxe centralizado sen dar acceso individual a cada empregado
• Ideal para hostalería, comercio, fábricas e almacéns
• Custo de hardware mínimo (unha tableta)
• Combina o mellor do terminal físico e o software

Limitacións:

• Só para fichaxe presencial
• Necesita complementarse con app móbil se hai empregados no campo

É unha opción moi popular en sectores como hostalería, comercio e construción.

Como escoller o sistema adecuado para a túa empresa

Non existe unha solución universal. A mellor opción depende da túa situación concreta:

Onde traballan os teus empregados?

• Sempre no mesmo sitio → Modo quiosco ou terminal
• En diferentes ubicacións → App móbil con xeolocalización
• Teletraballo parcial ou total → Software web/móbil
• Combinación → Software con múltiples métodos de fichaxe

Cantos empregados tes?

• Menos de 10 → Software sinxelo, sen complicacións
• 10-50 → Software con informes e xestión de incidencias
• Máis de 50 → Software con roles, departamentos e exportación a nóminas

Que orzamento manexas?

A estimación oficial da memoria económica do Real Decreto calcula que o rexistro dixital custará ás pemes (menos de 50 traballadores) uns 1.243 € o primeiro ano e 1.093 €/ano despois.

A realidade é que existen solucións moito máis asumibles. Con software de fichaxe moderno, unha empresa de 10 empregados pode cumprir desde 180 €/ano (plan básico) a 300 €/ano (plan completo).

Erros comúns ao implantar un control de presenza

1. Escoller por prezo sen mirar o cumprimento

O sistema máis barato non sempre é o que cumpre. Un Excel “gratis” pode custarte 7.500 € en multas. Antes de escoller, verifica que o sistema garantice integridade dos rexistros, trazabilidade de cambios e conservación durante 4 anos.

2. Non informar aos empregados

Implantar un sistema de fichaxe sen comunicar formalmente aos traballadores é unha infracción de protección de datos. Non necesitas o seu consentimento, pero si informarlles de que os seus datos se recollen, con que finalidade e durante canto tempo.

3. Esquecer os empregados remotos

Se parte do teu equipo teletraballan, necesitas un sistema que funcione fóra da oficina. Un terminal na entrada non serve para quen traballa desde casa.

4. Non ter protocolo de incidencias

Que pasa cando un empregado esquece fixar? Quen pode corrixir un rexistro? Se non defines un protocolo claro, acabas con datos inconsistentes que non valen nunha inspección.

5. Xeolocalizar sen xustificación

A xeolocalización só é lícita se é proporcional e necesaria. Activala para empregados que fixan sempre en oficina non ten base legal. Resérva para traballadores itinerantes ou no campo.

Que buscar nun software de control de presenza

Se vas escoller un software (e é a opción que recomendamos para a maioría das empresas), estes son os criterios que importan:

Cumprimento legal:

• Rexistro con hora e minuto exactos
• Rexistros non modificables sen trazabilidade
• Conservación 4 anos
• Acceso para a Inspección de Traballo
• APD incluído (contrato de encargado do tratamento)

Funcionalidade:

• Múltiples métodos de fichaxe (app, web, quiosco)
• Xestión de pausas e descansos
• Informes exportables
• Alertas de incidencias
• Soporte para traballo presencial e remoto

Usabilidade:

• Que o empregado poida fixar en menos de 10 segundos
• Panel de administración intuitivo
• Sen formación técnica necesaria

Prezo:

• Transparente (sen custos ocultos de implementación)
• Escalable segundo número de empregados
• Sen permanencia

Como o fai Cleverfy

En Cleverfy deseñamos o control de presenza pensando en PEMEs que queren cumprir sen complicacións:

• Fichaxe en 3 segundos — App móbil, web, extensión Chrome ou modo quiosco. O empregado escolle como fixar.
• Rexistro conforme á lei — Hora e minuto, rexistros con trazabilidade completa, conservación 4 anos, acceso para Inspección de Traballo.
• Xeolocalización opcional — Só se a activas, e só no momento do fichaxe. Sen tracking continuo.
• Informes automáticos — Horas traballadas, ausencias, horas extra. Exportables a Excel ou PDF.
• Datos en España — Infraestructura en AWS España, cifrado completo, APD incluído.
• Desde 1,50 €/empregado/mes — Sen permanencia, sen custos de setup, sen sorpresas.

Consulta os prezos ou próbao gratis durante 15 días con todas as funcionalidades.

Preguntas frecuentes

É obrigatorio o control de presenza para todas as empresas?

Si. Desde 2019, todas as empresas en España deben rexistrar a xornada de todos os seus traballadores, sen excepción de sector nin tamaño. As únicas excepcións parciais afectan a determinados altos directivos, pero mesmo estes casos teñen matices.

Podo seguir usando follas de sinaturas en papel?

Por agora si, aínda que teñen riscos legais importantes (falta de trazabilidade, facilidade de manipulación). Cando se aprobe o novo Real Decreto, o rexistro en papel deixará de ser válido: o sistema deberá ser dixital e accesible de forma remota.

Que diferenza hai entre control de presenza e control horario?

Son conceptos que se solapan. O control de presenza céntrase en verificar se o traballador está no seu posto (asistencia). O control horario rexistra as horas de entrada e saída (tempo traballado). Na práctica, calquera software de fichaxe moderno cobre ambas necesidades co mesmo sistema.

Canto custa implantar un sistema dixital?

Depende do tamaño e as necesidades. Un software na nube como Cleverfy custa desde 1,50 €/empregado/mes (plan Basic). Para unha empresa de 10 empregados, iso son 180 €/ano — unha fracción do que custa unha soa sanción.

---

Necesitas implantar o control de presenza na túa empresa? Proba Cleverfy gratis durante 15 días. Sen tarxeta, sen permanencia.

---

Fontes: Estatuto dos Traballadores — Art. 34.9, LISOS — Lei de Infraccións e Sancións na Orde Social