Control de presència laboral: què és i com implantar-lo

“Control de presència”, “control horari”, “registre de jornada”… Si has buscat informació sobre fitxatge laboral, hauràs vist estos termes usats gairebé com a sinònims. I no ho són exactament.

El control de presència és el sistema que verifica si un treballador és al seua lloc. El registre de jornada és l’obligació legal de documentar quan comença i acaba cada jornada. En la pràctica, la majoria d’empreses necessiten ambdues coses, i un bon software les cobreix amb el mateix sistema.

Esta guia t’explica què exigix la llei, quines opcions tens i com triar sense complicar-te més del necessari.

Què diu la llei sobre el control de presència

Des de maig de 2019, totes les empreses en Espanya estan obligades a registrar la jornada diària de cada treballador. Ho establix l’article 34.9 de l’Estatuto de los Trabajadores, introduït pel Real Decreto-ley 8/2019.

La norma no distingix entre sectors, mides ni tipus de contracte. És igual si tens 3 empleats o 300, si treballen en una oficina o al carrer. El registre és obligatori.

Què ha d’incloure el registre

• Hora d’inici i fi de cada jornada laboral
• Conservació durant 4 anys
• Accessibilitat per a treballadors, representants legals i Inspecció de Treball

Les sancions per incompliment

No registrar la jornada és una infracció greu segons la LISOS (Llei d’Infraccions i Sancions en l’Orde Social):

Grau	Multa
Mínim	751 – 1.500 €
Mitjà	1.501 – 3.750 €
Màxim	3.751 – 7.500 €

I hi ha més: sense registre, les hores extraordinàries es presumixen realitzades. Si un treballador reclama i no tens registres, la càrrega de la prova recau sobre l’empresa.

El que ve: registre digital obligatori

El nou Reial Decret de control horari va a exigir que el registre siga exclusivament digital i accessible de forma remota per la Inspecció de Treball. Açò significa que els fulls de signatures, els Excel i els registres en paper tenen els dies comptats.

Si encara uses un mètode manual, és el moment de canviar.

Tipus de sistemes de control de presència

No totes les empreses necessiten el mateix. Ací tens les opcions, amb els seus avantatges i limitacions reals.

1. Registre en paper o Excel

El mètode més bàsic: cada treballador signa un full o omple una plantilla.

Avantatges:

• Cost zero
• Sense necessitat de tecnologia

Problemes:

• Fàcil de manipular o falsificar
• Sense traçabilitat ni garantia d’integritat
• Impossible d’auditar eficientment
• No complirà el nou Reial Decret (que exigix format digital)

Per a empreses de 2-3 persones pot paréixer suficient hui, però no resistirà una inspecció exigent ni la nova normativa.

2. Terminals de fitxatge (hardware)

Dispositius físics instal·lats al centre de treball: lectors de targeta, PIN o empremta.

Avantatges:

• Registre objectiu (el treballador fitxa físicament)
• Difícil de falsificar si usa biometria

Problemes:

• Inversió inicial alta (500-2.000 € per terminal)
• Manteniment i avaries
• Només funciona per a fitxatge presencial (no cobreix teletreball)
• Els sistemes biomètrics tenen restriccions legals severes sota el RGPD

Si tots els teus empleats fitxen sempre al mateix lloc i no necessites cobrir treball remot, pot funcionar. Però estàs limitat a un punt físic.

3. Software de control de presència

Aplicacions web o mòbils que permeten fitxar des de qualsevol dispositiu.

Avantatges:

• Funciona en qualsevol lloc (oficina, obra, casa, client)
• Registre digital amb traçabilitat completa
• Informes automàtics i exportables
• Compleix amb la normativa actual i futura
• Cost mensual baix i predictible

Limitacions:

• Requerix que els empleats tinguen un dispositiu (mòbil, ordinador)
• Depén de connexió a internet (encara que molts funcionen offline)

És l’opció més versàtil i la que millor s’adapta al nou marc legal. Des de PIMES amb 5 empleats fins a empreses amb centenars de treballadors en diferents ubicacions.

4. Mode quiosc

Un punt de fitxatge compartit (tablet o dispositiu a l’entrada) que diversos empleats usen per a registrar la seua jornada.

Avantatges:

• Fitxatge centralitzat sense donar accés individual a cada empleat
• Ideal per a hostaleria, retail, fàbriques i magatzems
• Cost de hardware mínim (una tablet)
• Combina el millor del terminal físic i el software

Limitacions:

• Només per a fitxatge presencial
• Necessita complementar-se amb app mòbil si hi ha empleats en camp

És una opció molt popular en sectors com hostaleria, retail i construcció.

Com triar el sistema adequat per a la teua empresa

No existix una solució universal. La millor opció depén de la teua situació concreta:

On treballen els teus empleats?

• Sempre al mateix lloc → Mode quiosc o terminal
• En diferents ubicacions → App mòbil amb geolocalització
• Teletreball parcial o total → Software web/mòbil
• Combinació → Software amb múltiples mètodes de fitxatge

Quants empleats tens?

• Menys de 10 → Software senzill, sense complicacions
• 10-50 → Software amb informes i gestió d’incidències
• Més de 50 → Software amb rols, departaments i exportació a nòmines

Quin pressupost maneges?

L’estimació oficial de la memòria econòmica del Reial Decret calcula que el registre digital costarà a les pimes (menys de 50 treballadors) uns 1.243 € el primer any i 1.093 €/any després.

La realitat és que existixen solucions molt més assequibles. Amb software de fitxatge modern, una empresa de 10 empleats pot complir des de 180 €/any (pla bàsic) a 300 €/any (pla complet).

Errors comuns en implantar un control de presència

1. Triar per preu sense mirar el compliment

El sistema més barat no sempre és el que compleix. Un Excel “gratuït” et pot costar 7.500 € en multes. Abans de triar, verifica que el sistema garantisca integritat dels registres, traçabilitat de canvis i conservació durant 4 anys.

2. No informar els empleats

Implantar un sistema de fitxatge sense comunicar formalment als treballadors és una infracció de protecció de dades. No necessites el seu consentiment, però sí informar-los que les seues dades es recullen, amb quina finalitat i durant quant temps.

3. Oblidar els empleats remots

Si part del teu equip teletreballa, necessites un sistema que funcione fora de l’oficina. Un terminal a l’entrada no servix per a qui treballa des de casa.

4. No tenir protocol d’incidències

Què passa quan un empleat oblida fitxar? Qui pot corregir un registre? Si no definixes un protocol clar, acabes amb dades inconsistents que no valen en una inspecció.

5. Geolocalitzar sense justificació

La geolocalització només és lícita si és proporcional i necessària. Activar-la per a empleats que fitxen sempre en oficina no té base legal. Reserva-la per a treballadors itinerants o en camp.

Què buscar en un software de control de presència

Si vas a triar un software (i és l’opció que recomanem per a la majoria d’empreses), estos són els criteris que importen:

Compliment legal:

• Registre amb hora i minut exactes
• Registres no modificables sense traçabilitat
• Conservació 4 anys
• Accés per a la Inspecció de Treball
• DPA inclòs (contracte d’encarregat del tractament)

Funcionalitat:

• Múltiples mètodes de fitxatge (app, web, quiosc)
• Gestió de pauses i descansos
• Informes exportables
• Alertes d’incidències
• Suport per a treball presencial i remot

Usabilitat:

• Que l’empleat puga fitxar en menys de 10 segons
• Panell d’administració intuïtiu
• Sense formació tècnica necessària

Preu:

• Transparent (sense costos ocults d’implementació)
• Escalable segons nombre d’empleats
• Sense permanència

Com ho fa Cleverfy

En Cleverfy hem dissenyat el control de presència pensant en PIMES que volen complir sense complicacions:

• Fitxatge en 3 segons — App mòbil, web, extensió Chrome o mode quiosc. L’empleat tria com fitxar.
• Registre conforme a la llei — Hora i minut, registres amb traçabilitat completa, conservació 4 anys, accés per a Inspecció de Treball.
• Geolocalització opcional — Només si l’actives, i només en el moment del fitxatge. Sense tracking continu.
• Informes automàtics — Hores treballades, absències, hores extra. Exportables a Excel o PDF.
• Dades en Espanya — Infraestructura en AWS Espanya, xifratge complet, DPA inclòs.
• Des de 1,50 €/empleat/mes — Sense permanència, sense costos de setup, sense sorpreses.

Consulta els preus o prova-ho gratis durant 15 dies amb totes les funcionalitats.

Preguntes freqüents

És obligatori el control de presència per a totes les empreses?

Sí. Des de 2019, totes les empreses en Espanya han de registrar la jornada de tots els seus treballadors, sense excepció de sector ni mida. Les úniques excepcions parcials afecten determinats alts directius, però fins i tot estos casos tenen matisos.

Puc continuar usant fulls de signatures en paper?

Per ara sí, encara que tenen riscos legals importants (falta de traçabilitat, facilitat de manipulació). Quan s’aprove el nou Reial Decret, el registre en paper deixarà de ser vàlid: el sistema haurà de ser digital i accessible de forma remota.

Quina diferència hi ha entre control de presència i control horari?

Són conceptes que se sobreposen. El control de presència se centra en verificar si el treballador és al seua lloc (assistència). El control horari registra les hores d’entrada i eixida (temps treballat). En la pràctica, qualsevol software de fitxatge modern cobreix ambdues necessitats amb el mateix sistema.

Quant costa implantar un sistema digital?

Depén de la mida i les necessitats. Un software al núvol com Cleverfy costa des de 1,50 €/empleat/mes (pla Basic). Per a una empresa de 10 empleats, açò són 180 €/any — una fracció del que costa una sola sanció.

---

Necessites implantar el control de presència en la teua empresa? Prova Cleverfy gratis durant 15 dies. Sense targeta, sense permanència.

---

Fonts: Estatuto de los Trabajadores — Art. 34.9, LISOS — Llei d’Infraccions i Sancions en l’Orde Social