Contractaràs un software de control horari? Llegeix això abans

⚠️ Estat normatiu (febrer 2026): El nou Reial Decret de registre de jornada digital es troba en tramitació i encara no ha estat publicat al BOE. Aquest article explica els requisits previstos segons els esborranys coneguts. El seu contingut definitiu pot variar.

El mercat de software de control horari està ple d’opcions. Però no totes les solucions que es venen avui estaran preparades per al que ve. Si estàs avaluant eines, aquest article t’ajudarà a separar les que compleixen de les que prometen.

El problema: no totes les solucions estan preparades

L’esborrany del nou Reial Decret estableix requisits tècnics específics que molts sistemes actuals no compleixen. I no és que els falti un detall menor: els falten funcionalitats que requereixen un desenvolupament ben fet.

Si contractes ara una solució que no compleix, t’exposes a:

• Pagar per alguna cosa que no et servirà — especialment si signes un pla anual
• Haver de migrar les teves dades — l’històric de fitxatges de tots els teus empleats
• Tornar a formar el teu equip — explicar un altre sistema nou, una altra app, altres processos
• Doble període d’adaptació — la fricció de canviar no és només tècnica, és humana
• Temps perdut — el teu i el del teu equip de RRHH

Les sancions per incompliment del registre de jornada poden arribar als 187.515€ en casos greus. I amb el nou Reial Decret, s’esperen multes de fins a 10.000€ per treballador en casos de falsificació de registres. No és moment d’improvisar.

---

Què exigeix el nou Reial Decret (requisits reals de l’esborrany)

L’esborrany que està en tramitació estableix aquests requisits tècnics. No són suggeriments, són obligacions. Pots llegir més sobre el context complet a la nostra guia del Reial Decret de Control Horari 2026.

1. Traçabilitat real de modificacions

Qualsevol modificació del registre ha de:

• Requerir autorització de l’empresa I del treballador
• Deixar empremta indeleble de qui va fer el canvi i quan
• Conservar l’historial complet de canvis

Això significa que si un empleat fitxa a les 9:05 i després es corregeix a les 9:00, ha de quedar constància de: qui va demanar el canvi, qui el va autoritzar, quan es va fer, i quin era el valor anterior. Un simple camp de “notes” no compleix.

Pregunta al teu proveïdor: Puc veure l’historial de totes les modificacions d’un fitxatge, amb qui les va autoritzar i quan?

2. Gestió granular de pauses

El registre ha d’incloure:

• Hora i minut d’inici i fi de cada pausa
• Indicació de si cada pausa computa o no com a temps de treball efectiu
• Respecte als límits establerts en conveni

Moltes empreses tenen convenis que estableixen, per exemple, que els primers 15 minuts de descans computen com a treball però a partir d’aquí no. O que la pausa per dinar no computa, però la de mig matí sí. El sistema ha de poder gestionar aquesta complexitat.

Pregunta al teu proveïdor: Puc configurar diferents tipus de pausa i definir quines computen com a treball segons el meu conveni?

3. Càlcul i classificació d’hores

El sistema ha de:

• Classificar les hores com a ordinàries, extraordinàries o complementàries
• Indicar si les hores extra es compensen amb descans o es retribueixen
• Calcular la totalització diària I mensual

El càlcul d’hores extra sembla simple, però no ho és. Ha de tenir en compte festius nacionals i locals (que varien per municipi), absències justificades, vacances, permisos retribuïts, el conveni aplicable, les borses d’hores si existeixen… Un càlcul incorrecte pot costar-te car en una inspecció.

Pregunta al teu proveïdor: El sistema calcula automàticament les hores extra tenint en compte festius, absències i el conveni aplicable?

4. Accés remot per a Inspecció de Treball

La Inspecció ha de poder accedir:

• De forma immediata
• En remot (sense personar-se físicament)
• En format tractable i llegible, compatible amb sistemes d’ús generalitzat

Això és un canvi important. Fins ara, la Inspecció havia de sol·licitar els registres i l’empresa els proporcionava. Amb el nou Reial Decret, la Inspecció podrà accedir directament als teus registres de forma remota. Si el teu sistema no ho permet, no compleixes.

Per entendre millor com funciona una inspecció de treball, consulta la nostra guia sobre Inspecció de Treball i control horari.

Pregunta al teu proveïdor: Com accediria un inspector als registres de la meva empresa de forma remota? En quin format s’exporten?

5. Identificació presencial vs. teletreball

Cada tram de jornada ha d’indicar:

• Si es realitza de forma presencial o a distància

Amb l’auge del treball híbrid, això és fonamental. El sistema ha de saber distingir quan un empleat està fitxant des de l’oficina i quan des de casa. Això pot fer-se per geolocalització, per xarxa WiFi, o per declaració de l’empleat, però ha de quedar registrat.

Si tens empleats en teletreball, t’interessa llegir la nostra guia sobre control horari en teletreball i híbrid.

Pregunta al teu proveïdor: El sistema distingeix automàticament entre fitxatges presencials i en remot?

6. Temps d’espera i disposició

Quan existeixin, s’han de registrar:

• Els temps d’espera
• Els temps a disposició de l’empresa que no són treball efectiu

Això afecta especialment sectors com transport, seguretat, o sanitat, on hi ha temps de guàrdia o disponibilitat que no són treball efectiu però que s’han de registrar.

Pregunta al teu proveïdor: Puc registrar temps de guàrdia o disponibilitat diferenciats del treball efectiu?

---

No et fiïs del “ho tindrem llest”

Quan preguntis per aquestes funcionalitats, exigeix que te les ensenyin funcionant. Avui.

Moltes d’aquestes funcionalitats semblen senzilles sobre el paper, però són complexes d’implementar bé:

• Traçabilitat real no és el mateix que un camp de “notes”. És un sistema d’auditoria complet que registra cada canvi amb el seu autor, timestamp i autorització. Implementar-ho bé requereix dissenyar la base de dades des de zero pensant en això.

• Càlcul d’hores extra no és una resta simple. Ha de tenir en compte festius nacionals i locals, absències, vacances, permisos, el conveni aplicable, les borses d’hores… I s’ha d’actualitzar cada any amb els nous festius.

• Gestió de pauses per conveni requereix poder configurar regles diferents per a cada tipus de pausa, amb límits màxims i mínims, i que el sistema les apliqui automàticament. No n’hi ha prou que l’empleat “declari” el tipus de pausa.

• Accés per a Inspecció requereix un sistema d’exportació robust, amb formats estàndard (probablement XML o JSON amb un esquema definit), que inclogui tota la informació requerida de forma llegible i verificable.

Si el teu proveïdor diu “està en desenvolupament” o “ho tindrem per quan entri el Reial Decret”, pensa-t’ho dues vegades:

• Quantes empreses diferents hauran de provar-ho abans que funcioni bé?
• Què passa si entra el Reial Decret i encara tenen bugs?
• Seràs tu el beta tester mentre Inspecció pot trucar a la teva porta?

No contractis promeses. Contracta solucions que puguis provar avui.

Si encara estàs usant Excel, et recomanem llegir per què Excel no és suficient per al registre de jornada abans de prendre una decisió.

---

Checklist ràpid abans de contractar

Abans de signar amb qualsevol proveïdor de control horari, verifica:

• Em poden ensenyar la traçabilitat de modificacions funcionant?
• Puc configurar tipus de pausa que computen o no segons conveni?
• El sistema calcula hores extra automàticament considerant festius i absències?
• Com accediria Inspecció de Treball de forma remota?
• En quin format s’exporten les dades?
• Diferencien fitxatges presencials de teletreball?
• Quant de temps porten aquestes funcionalitats en producció?
• Quines empreses les estan utilitzant ja?

Si no poden respondre amb una demo, no amb paraules, segueix buscant.

Necessites ajuda per avaluar opcions? Consulta la nostra comparativa de software de fitxatge digital 2026.

---

Preguntes freqüents

Puc seguir usant Excel mentre s’aprova el Reial Decret?

Tècnicament sí, ja que el Reial Decret encara no està en vigor. Però Excel té problemes greus: és modificable (no compleix traçabilitat), no permet accés remot a Inspecció, i no gestiona pauses ni hores extra automàticament. Et recomanem migrar com més aviat millor per evitar presses quan es publiqui la normativa.

Què passa si contracto un software que després no compleix?

Hauràs de canviar de proveïdor, cosa que implica: migrar dades històriques, formar de nou l’equip, pagar potencialment dos serveis durant la transició, i assumir el risc de sancions si la Inspecció actua abans que completis el canvi.

Quan entra en vigor el nou Reial Decret?

L’esborrany està en tramitació avançada. L’entrada en vigor serà 20 dies després de la seva publicació al BOE. Les estimacions actuals apunten a algun moment de 2026, però no hi ha data confirmada.

El registre per autodeclaració de l’empleat serà vàlid?

Sí, l’esborrany permet que l’empleat registri la seva pròpia jornada. L’important és que el sistema compleixi els requisits tècnics (traçabilitat, format digital, accés per a Inspecció). El mètode de fitxatge (app, web, terminal) és flexible.

Necessito un sistema diferent si tinc empleats en teletreball?

No necessàriament un sistema diferent, però sí un sistema que distingeixi entre treball presencial i remot. El registre ha d’indicar en cada tram si es va realitzar des de l’oficina o a distància.

---

Conclusió

El nou Reial Decret obligarà moltes empreses a canviar de sistema. La pregunta és: prefereixes triar bé ara, o triar dues vegades?

Pren-te el temps de verificar que la solució que contractis compleix els requisits reals. Demana demos. Fes preguntes tècniques. I si alguna cosa “està en desenvolupament”, espera que estigui acabada abans de comprometre’t.

La teva tranquil·litat davant una inspecció — i la del teu equip — en depèn.

---

A Cleverfy hem desenvolupat el sistema pensant des del primer dia en els requisits del nou Reial Decret. Si vols comprovar-ho, sol·licita una demo i t’ensenyem cada funcionalitat. També pots consultar els nostres preus — sense sorpreses, sense lletra petita.