Vas contratar un software de control horario? Le isto antes

⚠️ Estado normativo (febreiro 2026): O novo Real Decreto de rexistro de xornada dixital atópase en tramitación e aínda non foi publicado no BOE. Este artigo explica os requisitos previstos segundo os borradores coñecidos. O seu contido definitivo pode variar.

O mercado de software de control horario está cheo de opcións. Pero non todas as solucións que se venden hoxe estarán preparadas para o que vén. Se estás avaliando ferramentas, este artigo axudarache a separar as que cumpren das que prometen.

O problema: non todas as solucións están preparadas

O borrador do novo Real Decreto establece requisitos técnicos específicos que moitos sistemas actuais non cumpren. E non é que lles falte un detalle menor: fáltanlles funcionalidades que requiren un desenvolvemento ben feito.

Se contratas agora unha solución que non cumpre, expóñeste a:

• Pagar por algo que non che servirá — especialmente se asinas un plan anual
• Ter que migrar os teus datos — o histórico de fichaxes de todos os teus empregados
• Volver formar o teu equipo — explicar outro sistema novo, outra app, outros procesos
• Dobre período de adaptación — a fricción de cambiar non é só técnica, é humana
• Tempo perdido — o teu e o do teu equipo de RRHH

As sancións por incumprimento do rexistro de xornada poden alcanzar os 187.515€ en casos graves. E co novo Real Decreto, espéranse multas de ata 10.000€ por traballador en casos de falsificación de rexistros. Non é momento de improvisar.

---

Que esixe o novo Real Decreto (requisitos reais do borrador)

O borrador que está en tramitación establece estes requisitos técnicos. Non son suxestións, son obrigas. Podes ler máis sobre o contexto completo na nosa guía do Real Decreto de Control Horario 2026.

1. Trazabilidade real de modificacións

Calquera modificación do rexistro debe:

• Requirir autorización da empresa E do traballador
• Deixar pegada indeleble de quen fixo o cambio e cando
• Conservar o historial completo de cambios

Isto significa que se un empregado ficha ás 9:05 e logo se corrixe ás 9:00, debe quedar constancia de: quen pediu o cambio, quen o autorizou, cando se fixo, e cal era o valor anterior. Un simple campo de “notas” non cumpre.

Pregunta ao teu provedor: Podo ver o historial de todas as modificacións dunha fichaxe, con quen as autorizou e cando?

2. Xestión granular de pausas

O rexistro debe incluír:

• Hora e minuto de inicio e fin de cada pausa
• Indicación de se cada pausa computa ou non como tempo de traballo efectivo
• Respecto aos límites establecidos en convenio

Moitas empresas teñen convenios que establecen, por exemplo, que os primeiros 15 minutos de descanso computan como traballo pero a partir de aí non. Ou que a pausa para comer non computa, pero a de media mañá si. O sistema debe poder xestionar esta complexidade.

Pregunta ao teu provedor: Podo configurar diferentes tipos de pausa e definir cales computan como traballo segundo o meu convenio?

3. Cálculo e clasificación de horas

O sistema debe:

• Clasificar as horas como ordinarias, extraordinarias ou complementarias
• Indicar se as horas extra se compensan con descanso ou se retribúen
• Calcular a totalización diaria E mensual

O cálculo de horas extra parece simple, pero non o é. Debe ter en conta festivos nacionais e locais (que varían por concello), ausencias xustificadas, vacacións, permisos retribuídos, o convenio aplicable, as bolsas de horas se existen… Un cálculo incorrecto pode custarte caro nunha inspección.

Pregunta ao teu provedor: O sistema calcula automaticamente as horas extra tendo en conta festivos, ausencias e o convenio aplicable?

4. Acceso remoto para Inspección de Traballo

A Inspección debe poder acceder:

• De forma inmediata
• En remoto (sen personarse fisicamente)
• En formato tratable e lexible, compatible con sistemas de uso xeneralizado

Isto é un cambio importante. Ata agora, a Inspección tiña que solicitar os rexistros e a empresa proporcionábaos. Co novo Real Decreto, a Inspección poderá acceder directamente aos teus rexistros de forma remota. Se o teu sistema non o permite, non cumpres.

Para entender mellor como funciona unha inspección de traballo, consulta a nosa guía sobre Inspección de Traballo e control horario.

Pregunta ao teu provedor: Como accedería un inspector aos rexistros da miña empresa de forma remota? En que formato se exportan?

5. Identificación presencial vs. teletraballo

Cada tramo de xornada debe indicar:

• Se se realiza de forma presencial ou a distancia

Co auxe do traballo híbrido, isto é fundamental. O sistema debe saber distinguir cando un empregado está fichando desde a oficina e cando desde a casa. Isto pode facerse por xeolocalización, por rede WiFi, ou por declaración do empregado, pero debe quedar rexistrado.

Se tes empregados en teletraballo, interésache ler a nosa guía sobre control horario en teletraballo e híbrido.

Pregunta ao teu provedor: O sistema distingue automaticamente entre fichaxes presenciais e en remoto?

6. Tempos de espera e disposición

Cando existan, deben rexistrarse:

• Os tempos de espera
• Os tempos a disposición da empresa que non son traballo efectivo

Isto afecta especialmente a sectores como transporte, seguridade, ou sanidade, onde hai tempos de garda ou dispoñibilidade que non son traballo efectivo pero que deben rexistrarse.

Pregunta ao teu provedor: Podo rexistrar tempos de garda ou dispoñibilidade diferenciados do traballo efectivo?

---

Non te fíes do “terémolo listo”

Cando preguntes por estas funcionalidades, esixe que chas ensinen funcionando. Hoxe.

Moitas destas funcionalidades parecen sinxelas sobre o papel, pero son complexas de implementar ben:

• Trazabilidade real non é o mesmo que un campo de “notas”. É un sistema de auditoría completo que rexistra cada cambio co seu autor, timestamp e autorización. Implementalo ben require deseñar a base de datos desde cero pensando niso.

• Cálculo de horas extra non é unha resta simple. Debe ter en conta festivos nacionais e locais, ausencias, vacacións, permisos, o convenio aplicable, as bolsas de horas… E debe actualizarse cada ano cos novos festivos.

• Xestión de pausas por convenio require poder configurar regras diferentes para cada tipo de pausa, con límites máximos e mínimos, e que o sistema as aplique automaticamente. Non abonda con que o empregado “declare” o tipo de pausa.

• Acceso para Inspección require un sistema de exportación robusto, con formatos estándar (probablemente XML ou JSON cun esquema definido), que inclúa toda a información requirida de forma lexible e verificable.

Se o teu provedor di “está en desenvolvemento” ou “terémolo para cando entre o Real Decreto”, pénsao dúas veces:

• Cantas empresas diferentes terán que probalo antes de que funcione ben?
• Que pasa se entra o Real Decreto e aínda teñen bugs?
• Vas ser ti o beta tester mentres Inspección pode chamar á túa porta?

Non contrates promesas. Contrata solucións que poidas probar hoxe.

Se aínda estás usando Excel, recomendámosche ler por que Excel non é suficiente para o rexistro de xornada antes de tomar unha decisión.

---

Checklist rápido antes de contratar

Antes de asinar con calquera provedor de control horario, verifica:

• Pódenme ensinar a trazabilidade de modificacións funcionando?
• Podo configurar tipos de pausa que computan ou non segundo convenio?
• O sistema calcula horas extra automaticamente considerando festivos e ausencias?
• Como accedería Inspección de Traballo de forma remota?
• En que formato se exportan os datos?
• Diferencian fichaxes presenciais de teletraballo?
• Canto tempo levan estas funcionalidades en produción?
• Que empresas as están usando xa?

Se non poden responder cunha demo, non con palabras, segue buscando.

Necesitas axuda para avaliar opcións? Consulta a nosa comparativa de software de fichaxe dixital 2026.

---

Preguntas frecuentes

Podo seguir usando Excel mentres se aproba o Real Decreto?

Tecnicamente si, xa que o Real Decreto aínda non está en vigor. Pero Excel ten problemas graves: é modificable (non cumpre trazabilidade), non permite acceso remoto a Inspección, e non xestiona pausas nin horas extra automaticamente. Recomendámosche migrar canto antes para evitar présas cando se publique a normativa.

Que pasa se contrato un software que logo non cumpre?

Terás que cambiar de provedor, o que implica: migrar datos históricos, formar de novo o equipo, pagar potencialmente dous servizos durante a transición, e asumir o risco de sancións se a Inspección actúa antes de que completes o cambio.

Cando entra en vigor o novo Real Decreto?

O borrador está en tramitación avanzada. A entrada en vigor será 20 días despois da súa publicación no BOE. As estimacións actuais apuntan a algún momento de 2026, pero non hai data confirmada.

O rexistro por autodeclaración do empregado será válido?

Si, o borrador permite que o empregado rexistre a súa propia xornada. O importante é que o sistema cumpra os requisitos técnicos (trazabilidade, formato dixital, acceso para Inspección). O método de fichaxe (app, web, terminal) é flexible.

Necesito un sistema diferente se teño empregados en teletraballo?

Non necesariamente un sistema diferente, pero si un sistema que distinga entre traballo presencial e remoto. O rexistro debe indicar en cada tramo se se realizou desde a oficina ou a distancia.

---

Conclusión

O novo Real Decreto vai obrigar a moitas empresas a cambiar de sistema. A pregunta é: prefires elixir ben agora, ou elixir dúas veces?

Toma o tempo de verificar que a solución que contrates cumpre os requisitos reais. Pide demos. Fai preguntas técnicas. E se algo “está en desenvolvemento”, agarda a que estea rematado antes de comprometerte.

A túa tranquilidade ante unha inspección — e a do teu equipo — depende diso.

---

En Cleverfy desenvolvemos o sistema pensando desde o primeiro día nos requisitos do novo Real Decreto. Se queres comprobalo, solicita unha demo e ensinámoche cada funcionalidade. Tamén podes consultar os nosos prezos — sen sorpresas, sen letra pequena.