5 erros no rexistro horario que poden custarche unha multa

O rexistro horario é obrigatorio desde 2019. A maioría das empresas sábeno. Pero sabelo e facelo ben son cousas moi distintas. Moitas pemes cometen erros que as deixan igual de expostas que se non tivesen rexistro — ou peor, porque cren estar cumprindo cando non o están.

Aquí van os 5 erros máis frecuentes que vemos en empresas reais, cun caso xudicial recente que demostra o que pasa cando o rexistro falla.

O caso que o explica todo

En xaneiro de 2026, o TSX do País Vasco condenou un restaurante de Bizkaia a pagar 3.311,70 € máis un 10% de xuros por horas extra non rexistradas. A empresa tiña sistema de fichaxe, pero o traballador “negábase a fichar” e na cociña “non se levaba un control individualizado”.

O resultado? O tribunal aplicou a inversión da carga da proba: sen rexistros válidos, foi a empresa quen tivo que demostrar que non houbo horas extra. Non puido. E perdeu.

Este caso concentra varios dos erros que imos ver a continuación.

Erro 1: Ter sistema de fichaxe pero non asegurarse de que se usa

É o erro exacto do caso de Bizkaia. A empresa alegou que o traballador estaba dado de alta no sistema pero negábase a fichar. O tribunal non o aceptou como defensa.

A lei é clara: é a empresa quen debe “garantir” o rexistro (art. 34.9 ET). Non abonda con poñer unha ferramenta á disposición. Se un empregado non ficha, a responsabilidade é túa.

Que facer? Ter un protocolo de incidencias de fichaxe por escrito. Se alguén non ficha, que quede constancia: aviso formal por correo electrónico, notificación interna, o que sexa pero documentado. Nun caso recente en Cataluña, a empresa gañou precisamente porque tiña documentados os avisos á traballadora que non fichaba. Un sistema con alertas automáticas tamén axuda moito.

Erro 2: Rexistrar só entrada e saída (sen pausas)

Moitas empresas rexistran a hora de entrada e a de saída, e deducen automaticamente 30 ou 60 minutos de pausa. Parece suficiente, pero non o é.

O borrador do novo Real Decreto esixe que as pausas se rexistren de forma “persoal, directa e inmediata”. Un desconto automático non cumpre. E ante unha inspección, un rexistro sen pausas detalladas levanta sospeitas sobre a xornada efectiva.

A solución é que os empregados fichen cada pausa (inicio e fin). Define tipos de pausa (comida, descanso, persoal) e se computan como xornada ou non. Se xa usas descontos automáticos, polo menos complementa cun sistema que permita rexistrar pausas reais.

Erro 3: Non conservar os rexistros durante 4 anos

O artigo 34.9 do Estatuto dos Traballadores é claro: os rexistros deben conservarse durante 4 anos e estar á disposición dos traballadores, os seus representantes e a Inspección de Traballo.

Moitas empresas borran rexistros ao cambiar de sistema. Outras usan follas de papel que se perden, ou simplemente non fan copias de seguridade. Cando a Inspección pide os rexistros de hai 3 anos e non os tes, é unha infracción directa. As sancións: de 751 € a 7.500 €.

Un sistema dixital na nube resolve isto automaticamente. Iso si, verifica que o teu provedor garante a conservación polo menos 4 anos, e se cambias de sistema, exporta os datos antigos antes de migrar.

Erro 4: Usar un sistema que o empregado non pode consultar

A lei di que os rexistros deben estar “á disposición das persoas traballadoras”. Se o teu sistema só permite acceso ao administrador e o empregado ten que pedirche as súas fichaxes por correo electrónico, non estás cumprindo. E en caso de conflito, un empregado que nunca puido ver os seus rexistros ten un argumento extra para impugnalos.

Cada empregado debería poder consultar o seu historial desde o móbil ou calquera navegador, sen depender de ninguén. Bonus: cando o empregado ve en tempo real o que se rexistra, hai menos conflitos despois.

Erro 5: Confiar na “organización informal”

No caso de Bizkaia, a empresa alegou que “os descansos e os días libres organizábanse entre os propios traballadores”. O tribunal non lle deu ningún valor a este argumento.

As pemes, especialmente en hostalería e comercio, funcionan con acordos verbais. “Ti saes antes hoxe e eu cubro mañá.” Mentres ninguén reclame, todo vai ben. Pero o día que chega unha inspección ou un traballador vai a xuízo, non hai nada que presentar.

A organización flexible non é incompatible co rexistro — só hai que dixitalizala. Cambios de quenda, coberturas, compensacións: todo debe quedar rexistrado. Se un empregado cobre a outro, os dous fichan a súa xornada real.

Resumo: erros e consecuencias

1. Sistema dispoñible pero sen uso efectivo

• ⚖️ Risco: Inversión da carga da proba
• 💥 Consecuencia: Condena por horas extra (caso Bizkaia: 3.311 €)

2. Só entrada/saída, sen pausas

• ⚖️ Risco: Incumprimento do futuro Real Decreto
• 💥 Consecuencia: Sanción en inspección

3. Non conservar rexistros 4 anos

• ⚖️ Risco: Infracción grave art. 34.9 ET
• 💥 Consecuencia: Multa de 751 € a 7.500 €

4. Empregado sen acceso aos seus rexistros

• ⚖️ Risco: Incumprimento art. 34.9 ET
• 💥 Consecuencia: Rexistros impugnables en xuízo

5. Organización informal sen documentar

• ⚖️ Risco: Sen valor probatorio
• 💥 Consecuencia: Indefensión total ante reclamacións

Como saber se a túa empresa está en risco

Fai estas preguntas:

1. ✅ Todos os empregados fichan todos os días? (Non só a maioría)
2. ✅ O sistema rexistra pausas ademais de entrada e saída?
3. ✅ Os rexistros de hai 3 anos están accesibles agora mesmo?
4. ✅ Cada empregado pode consultar as súas fichaxes sen pedirche permiso?
5. ✅ Os cambios de quenda e compensacións quedan documentados?

Se respondiche “non” a calquera destas preguntas, tes un punto vulnerable.

A solución non ten que ser complicada

Non necesitas un sistema caro nin complexo. Necesitas un que:

• Asegure que todos fichen (alertas, modo quiosco, app móbil)
• Rexistre pausas individuais
• Conserve os datos automaticamente durante 4+ anos
• Dea acceso ao empregado aos seus propios rexistros
• Documente calquera incidencia ou cambio

Con Cleverfy podes ter todo isto funcionando en menos de 5 minutos, desde 1,50 €/usuario ao mes. Sen contratos nin permanencia.

👉 Proba Cleverfy gratis durante 14 días — sen tarxeta de crédito.

---

Fontes: STSJ PV 242/2026 (ECLI:ES:TSJPV:2026:242), art. 34.9 do Estatuto dos Traballadores

Nota legal: Este artigo ten carácter informativo e non constitúe asesoramento xurídico. Consulte cun profesional para o seu caso concreto.