Presentzia-kontrola lanean: zer den eta nola ezarri

“Presentzia-kontrola”, “ordutegi-kontrola”, “lan-egunaren erregistroa”… Lan-fitxaketari buruzko informazioa bilatu baduzu, termino hauek ia sinonimo gisa erabiltzen ikusi dituzu ziurrenik. Eta ez dira hain zuzen ere.

Presentzia-kontrola langile bat bere lanpostuan dagoen egiaztatu dezaken sistema da. Lan-egunaren erregistroa lan-egun bakoitza noiz hasten eta amaitzen den dokumentatzeko lege-betebeharra da. Praktikan, enpresa gehienek bi gauza hauek behar dituzte, eta software on batek biak estaltzen ditu sistema berarekin.

Gida honek azaltzen dizu legeak zer eskatzen duen, zer aukera ditugun eta nola aukeratu beharrik baino konplikatuago egin gabe.

Zer dioen legeak presentzia-kontrolari buruz

2019ko maiatzaz geroztik, Espainiako enpresa guztiek langile bakoitzaren eguneko lan-ordutegiak erregistratu beharra dute. Langileen Estatutuaren 34.9 artikuluak ezartzen du, 8/2019 Errege Lege-Dekretuak sartu zuena.

Arauak ez du bereizketarik egiten sektoreen, tamainaren edo kontratu moten artean. Berdin da 3 langile edo 300 izatea, bulegoan edo kalean lan egitea. Erregistroa nahitaezkoa da.

Zer izan behar duen erregistroak

• Hasiera eta amaiera ordua lan-egun bakoitzaren
• 4 urtez gorde beharra
• Langileek, lege-ordezkariek eta Lan Ikuskaritzak eskuragarri

Betetzeko ez deneko zigorrak

Lan-ordutegiak ez erregistratzea LISOS-aren (Orde Sozialeko Arau-hauste eta Zigorren Legearen) araberako arau-hauste larria da:

Maila	Isuna
Minimoa	751 – 1.500 €
Ertaina	1.501 – 3.750 €
Maximoa	3.751 – 7.500 €

Eta gehiago dago: erregistrorik gabe, ordu gehigarriak eginda egon direla suposatzen da. Langile batek erreklamazio bat egiten badu eta ez badaukazu erregistrorik, froga-karga enpresan erortzen da.

Datorrena: erregistro digital nahitaezkoa

Ordutegi-kontrolaren Errege Lege Berriak eskatuko du erregistroa erabat digitala izan dadin eta urrunetik eskuragarri egon dadin Lan Ikuskaritzan. Honek esan nahi du sinadura-orriek, Excel-ek eta papereko erregistroek zenbatuta dituztela egunak.

Oraindik metodo eskuzko bat erabiltzen baduzu, aldatzeko unea da.

Presentzia-kontroleko sistemen motak

Ez dute enpresa guztiek gauza bera behar. Hemen dituzu aukerak, beren egiazko abantaila eta mugekin.

1. Papereko edo Excel erregistroa

Metodo oinarrizkoena: langile bakoitzak orri bat sinatzen du edo txantiloi bat betetzen.

Abantailak:

• Zero kostua
• Teknologia beharrik gabe

Arazoak:

• Erraz manipulatzen edo faltsutzea
• Jarraipenik eta osotasun-bermerik gabe
• Ezin da modu eraginkorrean auditatu
• Ez du Errege Lege berria beteko (formatu digitala eskatzen duena)

2-3 pertsonako enpresentzako gaur aski irud dakieke, baina ez du erresistiko eskatzen duen ikuskapen bat ezta arau berria ere.

2. Fitxaketa-terminalak (hardwarea)

Lan-zentroan instalatutako gailu fisikoak: txartel-irakurleak, PIN edo hatz-marka.

Abantailak:

• Erregistro objektiboa (langileak fisikoki fitxatzen du)
• Zail da faltsifikatzeko biometria erabiltzen bada

Arazoak:

• Hasierako inbertsio handia (500-2.000 € terminal bakoitzeko)
• Mantentze-lanak eta akatsak
• Presentziako fitxaketarako soilik balio du (ez du telelanari estaltzen)
• Sistema biometrikoek lege-murrizketa larriak dituzte DBEO-ren azpian

Zure langile guztiek beti leku berean fitxatzen badute eta urruneko lana estali behar ez baduzu, funtziona dezake. Baina puntu fisiko batera mugatuta zaude.

3. Presentzia-kontroleko softwarea

Web edo mugikor aplikazioak edozein gailutik fitxatzea ahalbidetzen dutenak.

Abantailak:

• Edozein tokitan lan egiten du (bulegoan, obran, etxean, bezeroarengan)
• Erregistro digitala jarraipe osoarekin
• Txosten automatiko eta esportagarriak
• Egungo eta etorkizuneko araudia betetzen du
• Hileko kostu baxua eta aurreikusgarria

Mugak:

• Langileek gailu bat izan beharra (mugikorra, ordenagailua)
• Interneteko konexioaren araberakoa (nahiz eta asko offline funtzionatzen duten)

Aukera bersatilena da eta marko legal berrira ondoen egokitzen dena. 5 langile dituzten KMEetatik hainbat kokagune ezberdinetan ehunka langile dituzten enpresetara arte.

4. Kiosko modua

Fitxaketa-puntu partekatua (tableta edo sarreran dagoen gailua) hainbat langile euren lan-eguna erregistratzeko erabiltzen dutena.

Abantailak:

• Fitxaketa zentralizatua langile bakoitzari banako sarbidea eman gabe
• Ideala ostalaritza, salmentan, lantegi eta biltegietan
• Hardware kostu minimoa (tableta bat)
• Terminal fisikoaren eta softwarearen onena konbinatzen du

Mugak:

• Presentziako fitxaketarako soilik
• Mugikor aplikazioarekin osatu beharra kanpoko langilerik badago

Aukera oso ezaguna da ostalaritza, salmentan eta eraikuntza sektoreetan.

Zure enpresan sistema egokia nola aukeratu

Ez dago soluzio unibertsalik. Aukera onena zure egoera zehatzaren araberakoa da:

Non lan egiten dute zure langileek?

• Beti leku berean → Kiosko modua edo terminala
• Kokagune ezberdinetan → Mugikor aplikazioa geokokapenarekin
• Telelana partziala edo totala → Web/mugikor softwarea
• Konbinazioa → Software fitxaketa-metodo anitzrekin

Zenbat langile dituzu?

• 10 baino gutxiago → Software erraza, konplikaziorik gabe
• 10-50 → Software txostenekin eta gertaeren kudeaketarekin
• 50 baino gehiago → Software rolekin, sailrekin eta nominen esportazioarekin

Zein aurrekontu maneiatzen duzu?

Errege Legearen oroimen ekonomikoaren estimazio ofizialak kalkulatzen du erregistro digitalak KMEei (50 langile baino gutxiago) 1.243 € lehen urtean eta 1.093 €/urte gero kostatuko zaiela.

Errealitatea da aukera askoz merkagoak existitzen direla. Fitxaketa-software modernoarekin, 10 langileko enpresa batek 180 €/urtetik (oinarrizko plana) 300 €/urtera (plan osoa) arte bete dezake.

Presentzia-kontrola ezartzeko ohiko akatsak

1. Prezioarengatik aukeratu betetzea begiratu gabe

Sistema merkeena ez da beti betetzen duena. Excel “dohain” batek 7.500 € kosta ditzake isunen bidez. Aukeratu aurretik, egiaztatu sistemak erregistroen osotasuna, aldaketen jarraipena eta 4 urtez gordetzea bermatu dituela.

2. Ez langileei informatu

Fitxaketa-sistema bat ezartzea langileei formalki komunikatu gabe datuen babesaren arau-haustea da. Ez duzu euren oniritzia behar, baina euren datuak biltzen direla, zer helbururako eta zenbat denboraz jakinarazi behar diezu.

3. Urruneko langileak ahaztu

Zure taldeko zatiren bat telelanean jarduten badu, bulegotik kanpo funtzionatzen duen sistema bat behar duzu. Sarrerako terminal batek ez du balio etxetik lan egiten duenarentzat.

4. Gertaeren protokolorik ez izan

Zer gertatzen da langile batek fitxatzen ahazten duenean? Nork zuzen dezake erregistro bat? Protokolo argirik definitzen ez baduzu, datu koherenterik gabe amaitzen duzu ikuskapen batean ez dutenak balio.

5. Geokokatze justifikaziorik gabe

Geokokapena legezkoa da soilik proportzionala eta beharrezkoa bada. Beti bulegoan fitxatzen duten langilentzat aktibatzeak ez du lege-oinarririk. Gorde ibiltari edo kanpoko langileentzat.

Zer bilatu presentzia-kontroleko software batean

Software bat aukeratuko baduzu (eta gure gomendio da enpresa gehienentzat), hauek dira garrantzitsuak diren irizpideak:

Lege betetzea:

• Erregistroa ordu eta minutu zehatzekin
• Erregistroak aldaezin jarraipenik gabe
• 4 urtez gordetzea
• Lan Ikuskaritzan sarbidea
• DPA barne (tratamentu-arduradunerako kontratua)

Funtzionaltasuna:

• Fitxaketa-metodo anitz (app, web, kioskoa)
• Atseden eta denbora-tarte kudeaketa
• Txosten esportagarriak
• Gertaeren alertak
• Presentziako eta urruneko lanerako laguntza

Erabilgarritasuna:

• Langileak 10 segundo baino gutxiagotan fitxa dezan
• Administrazio-panel intuitiboa
• Formazio teknikorik behar gabe

Prezioa:

• Gardena (ezkutuko inplementazio-kosturik gabe)
• Eskalagorra langile kopuruaren arabera
• Iraupenik gabe

Nola egiten du Cleverfyk

Cleverfyn presentzia-kontrola diseinatu dugu konplikaziorik gabe bete nahi duten KMEtan pentsatuz:

• 3 segundoko fitxaketa — Mugikor app, web, Chrome hedapena edo kiosko modua. Langileak aukeratzen du nola fitxatu.
• Legearekin ados dagoen erregistroa — Ordu eta minutua, jarraipe osoarekin erregistroak, 4 urtez gordetzea, Lan Ikuskaritzan sarbidea.
• Geokokapena hautazkoa — Aktibatzen baduzu soilik, eta fitxatze-momentuan soilik. Jarraipenik ez.
• Txosten automatikoak — Lan-orduak, absentzia, ordu gehigarriak. Excel edo PDF-ra esportagarriak.
• Datuak Espainian — AWS Espainia azpiegitura, zifratze osoa, DPA barne.
• 1,50 €/langile/hiletik — Iraupenik gabe, ezarpen-kosturik gabe, sorpresarik gabe.

Kontsultatu prezioak edo probatu dohain 15 egunez funtzionalitate guztiekin.

Maiz egindako galderak

Nahitaezkoa al da presentzia-kontrola enpresa guztientzat?

Bai. 2019az geroztik, Espainiako enpresa guztiek euren langile guztien lan-ordutegia erregistratu beharra dute, sektore edo tamaina salbuespenik gabe. Salbuespen partzialen bakarrak goi-zuzendari jakin batzuei eragiten diete, baina kasu hauek ere ñabardura dituzte.

Jarrai al dezaket papereko sinadura-orriak erabiltzen?

Oraindik bai, nahiz eta lege-arrisku garrantzitsuak dituzten (jarraiperik eza, manipulatzeko erraztasuna). Errege Lege berria onartu denean, papereko erregistroa ez da baliozkoa izango: sistema digitala eta urrunetik eskuragarria izan beharko du.

Zer ezberdintasun dago presentzia-kontrola eta ordutegi-kontrolaren artean?

Kontzeptu gainjartzen dira. Presentzia-kontrolak langileak bere lanpostuan dagoen egiaztatzean zentratzen da (presentzia). Ordutegi-kontrolak sarrera eta irteera-orduak erregistratzen ditu (lan-denbora). Praktikan, fitxaketa-software moderno orok bi beharrak estaltzen ditu sistema berarekin.

Zenbat kostatzen da sistema digital bat ezartzea?

Tamaina eta beharceren araberakoa da. Hodeiko software bat den Cleverfyk 1,50 €/langile/hiletik kostatzen du (Oinarrizko plana). 10 langileko enpresa batentzat, hori 180 €/urte da — isun bakar batek kostatzen duenaren zatikia.

---

Presentzia-kontrola ezarri behar duzu zure enpresan? Probatu Cleverfy dohain 15 egunez. Txartelik gabe, iraupenik gabe.

---

Iturrioak: Langileen Estatutua — 34.9 Art., LISOS — Orde Sozialeko Arau-hauste eta Zigorren Legea