Triar programari de control horari: no tots són iguals

El mercat de programari de control horari a Espanya ha explotat. Des que el registre de jornada es va fer obligatori el 2019 — i encara més amb el nou Reial Decret que exigirà que sigui digital — han aparegut desenes de solucions. Algunes són excel·lents. Altres, francament, deixen molt a desitjar.

El problema és que des de fora totes semblen iguals: “fitxa fàcil”, “compleix la llei”, “des de X euros al mes”. Com saps quina és l’adequada per a la teva empresa?

En aquesta guia et donem els 7 criteris que realment importen a l’hora de triar un programari de control horari. Sense embuts, sense argot tècnic innecessari i amb un checklist pràctic perquè puguis comparar opcions amb criteri.

Criteri 1: Compliment normatiu real (no només de màrqueting)

És el primer i el més important. El programari ha de complir amb:

Reial Decret de Registre de Jornada Digital (en tramitació)

El nou marc normatiu establirà requisits tècnics específics:

Registre electrònic: res de paper ni fulls d’Excel disfressats.
Accessibilitat: el treballador haurà de poder consultar els seus registres.
Integritat: les dades no podran ser manipulades retroactivament sense deixar rastre.
Conservació: els registres s’hauran de guardar durant un mínim de 4 anys.
Interoperabilitat: el sistema haurà de poder compartir dades amb la Inspecció de Treball de forma telemàtica quan es requereixi.

RGPD i LOPDGDD

El tractament de dades de fitxatge està regulat per la normativa de protecció de dades. El programari ha de:

Tractar només les dades estrictament necessàries.
Oferir transparència sobre quines dades es recullen i com s’utilitzen.
Permetre al treballador exercir els seus drets d’accés, rectificació i supressió.

Com verificar-ho

No et fiïs d’una landing page que diu “compleix la normativa”. Busca a la documentació del proveïdor si detalla específicament quins requisits normatius cobreix i com ho fa. Si no hi ha documentació clara, és un senyal d’alerta.

Criteri 2: Mètodes de fitxatge disponibles

No totes les empreses tenen les mateixes necessitats. Un despatx d’advocats no fitxa igual que una cadena de restaurants. El programari ha d’oferir múltiples mètodes de fitxatge perquè cada empleat utilitzi el que millor s’adapti a la seva situació:

Els bàsics (imprescindibles)

App mòbil (Android i iOS): fonamental per a treballadors en mobilitat.
Web/navegador: per a empleats d’oficina o en teletreball.
Mode quiosc: una tauleta en un punt fix on fitxen diversos empleats.

Els avançats (molt desitjables)

Extensió de navegador: ideal per a perfils tècnics i teletreballadors.
Geolocalització: important per a equips en mobilitat, construcció, logística.
Funcionament amb connexió limitada: important si hi ha empleats en zones amb cobertura intermitent.

Els opcionals (segons el teu sector)

Reconeixement facial o biomètric: útil en entorns industrials, però amb implicacions de privacitat.
NFC/targeta: per a entorns on ja existeix control d’accés físic.
Integració amb dispositius de control d’accés: torns, portes, barreres.

Senyal d’alerta: Si el programari només ofereix un mètode de fitxatge (per exemple, només app mòbil), probablement no s’adapti a tots els perfils de la teva empresa.

Amb Cleverfy, tens disponibles els cinc mètodes principals des del primer dia: web, app mòbil, extensió de Chrome, mode quiosc i geolocalització. Sense mòduls addicionals ni costos extra.

Criteri 3: Facilitat d’ús (per a tothom, no només per a RRHH)

Un programari de control horari l’utilitzen tots els empleats de l’empresa, no només el departament de recursos humans. Si el treballador mitjà necessita un manual de 20 pàgines per fitxar, alguna cosa va malament.

Per a l’empleat

Fitxar ha de portar menys de 10 segons. Un botó, un clic, llest.
Interfície clara: l’empleat ha de poder consultar el seu historial, veure les seves hores del mes i entendre la informació sense ajuda.
Disponible en el seu idioma: sembla obvi, però hi ha sistemes que només estan en anglès o que tenen traduccions deficients.

Per al responsable/RRHH

Panell de control intuïtiu: veure d’un cop d’ull qui ha fitxat, qui no, qui està treballant.
Configuració senzilla: donar d’alta empleats, crear torns, assignar centres de treball… tot s’hauria de poder fer sense ser un expert tècnic.
Informes útils: no dades en brut, sinó informes processats que responguin preguntes concretes (hores extra acumulades, absències, desviacions…).

Per a l’administrador/IT

Sense instal·lació complexa: les solucions cloud són les més pràctiques per a pimes.
Sense servidors propis: manteniment, actualitzacions i còpies de seguretat gestionades pel proveïdor.
API disponible: per si en el futur necessites integrar amb el teu ERP, nòmines o altres sistemes.

Prova del cotó: demana una demo o una prova gratuïta i demana a algú del teu equip (no a la persona més tech-savvy) que fitxi. Si necessita ajuda, el programari no és prou intuïtiu.

Criteri 4: Temps d’implementació

Quant trigues a passar de “no tenim sistema de fitxatge” a “tota l’empresa està fitxant” és un criteri que molts ignoren i després lamenten.

El raonable

Empreses petites (1-25 empleats): menys d’1 hora.
Empreses mitjanes (25-100 empleats): mig dia a un dia.
Empreses grans (100+ empleats): 1-5 dies, depenent de la complexitat organitzativa.

El que hauria d’incloure

Alta d’empresa i configuració inicial.
Alta d’empleats (idealment amb importació massiva des de CSV o Excel).
Configuració d’horaris i torns.
Invitació a empleats (un email o enllaç perquè es registrin ells mateixos).

Senyals d’alerta

Si el proveïdor et diu que la implementació triga “diverses setmanes”.
Si necessites un “consultor d’implementació” per configurar un sistema de fitxatge.
Si cal instal·lar programari a cada ordinador individualment.
Si requereix maquinari específic del proveïdor (una màquina de fitxar propietària?).

Amb Cleverfy, la configuració completa es fa en menys de 10 minuts. Dones d’alta la teva empresa, convides els teus empleats i comenceu a fitxar. Sense consultors, sense maquinari, sense esperes.

Criteri 5: Preu transparent i sense sorpreses

El control horari és una eina que tota l’empresa utilitzarà cada dia, així que el preu importa. Però més que el preu en si, el que importa és la transparència.

Models de preu habituals

Per usuari/mes: el més comú i el més just. Pagues per cada persona que utilitza el sistema.
Tarifa plana: un preu fix independentment del nombre d’usuaris. Atractiu per a empreses grans, car per a les petites.
Freemium: funcionalitats bàsiques gratuïtes amb opcions de pagament per a extres. Ull: moltes vegades les funcions gratis no cobreixen els requisits legals.
Llicència perpètua / Lifetime Deal: pagues una vegada i l’utilitzes per sempre. Bona opció si la trobes en un proveïdor fiable.

Què inclou (i què no)

Presta atenció al que està inclòs en el preu base:

✅ Hauria d’incloure: tots els mètodes de fitxatge, informes, suport, actualitzacions, emmagatzematge de dades.
❌ Senyal d’alerta: cobrar extra per mòduls bàsics (geolocalització, informes, exportació de dades).
❌ Senyal d’alerta: cost de setup o implementació.
❌ Senyal d’alerta: permanència o penalització per cancel·lar.

Calcula el cost real

Per a una empresa de 20 empleats:

Programari mitjà del mercat: 3-5 €/usuari/mes = 60-100 €/mes.
Cleverfy: 1,50 €/usuari/mes = 30 €/mes. Sense permanència, sense cost de setup, amb tot inclòs.
No tenir sistema de fitxatge: multa de fins a 7.500 € per infracció detectada.

La matemàtica és senzilla.

Criteri 6: Suport i fiabilitat

Un sistema de control horari és infraestructura crítica — l’utilitza tota l’empresa cada dia. Si cau un dilluns a les 8 del matí, tens un problema seriós.

Disponibilitat

SLA (Service Level Agreement): el proveïdor garanteix un percentatge de disponibilitat? L’estàndard és 99,9% (menys de 9 hores de caiguda a l’any).
Servidors a la UE: obligatori per complir amb el RGPD.
Còpies de seguretat automàtiques: les teves dades han d’estar protegides davant qualsevol incident.

Suport tècnic

Canals disponibles: email, xat, telèfon. En català o castellà?
Temps de resposta: hores o dies? Per a incidències crítiques, la resposta hauria de ser en hores.
Base de coneixement: tutorials, guies, FAQs. Com més documentació d’autoservei, millor.

Actualitzacions

Freqüència: un programari que no s’actualitza regularment és un programari que es queda obsolet.
Adaptació normativa: quan canvia la legislació (com ha passat amb el nou Reial Decret), el programari s’ha d’actualitzar per complir. Si el proveïdor triga mesos a adaptar-se, tens un problema de compliment.

Pregunta directa al proveïdor: “Quan va ser l’última actualització del producte?” Si no poden respondre’t o va ser fa més de 3 mesos, compte.

Criteri 7: Escalabilitat i flexibilitat

La teva empresa avui té 10 empleats, però d’aquí a un any pot tenir 30. O potser obriràs una segona seu. O potser comences amb un model presencial i migres a híbrid. El programari ha de créixer amb tu.

Escalabilitat

El preu escala linealment o hi ha salts bruscos de pla? (Ex: “fins a 25 usuaris costa X, de 26 a 100 costa el triple”).
Pots afegir empleats en qualsevol moment sense migrar de pla?
Suporta múltiples centres de treball, departaments i rols?

Flexibilitat

Pots configurar diferents tipus de jornada? (Completa, parcial, flexible, torns rotatius…)
S’adapta al teu conveni col·lectiu? (Dies festius, jornada màxima anual, recàrrecs…)
Permet gestionar excepcions? (Vacances, baixes, permisos, teletreball…)

Integracions

Es pot integrar amb el teu programari de nòmines?
Té API oberta per connectar amb altres sistemes?
Exporta dades en formats estàndard (CSV, Excel, PDF)?

Consell: tria pensant en el que necessitaràs en 2-3 anys, no només en el que necessites avui. Migrar d’un sistema de control horari a un altre és un maldecap que preferiràs evitar.

Les 5 senyals d’alerta que haurien de fer-te sortir corrents

Més enllà dels criteris positius, hi ha senyals d’alarma que haurien de fer-te descartar un proveïdor immediatament:

1. Permanència obligatòria

Si t’exigeixen un compromís mínim de 12 o 24 mesos, pregunta’t per què necessiten lligar-te. Un bon producte es manté sol amb la qualitat del servei, no amb clàusules contractuals.

2. Preu opac

Si el preu no està publicat a la web i necessites “parlar amb un comercial” per conèixer-lo, prepara’t per a una experiència de venda agressiva i un preu inflat. La transparència en el preu és un senyal de confiança.

3. Només funciona amb maquinari propietari

Si necessites comprar un dispositiu específic del proveïdor perquè el sistema funcioni, estàs creant una dependència perillosa. Què passa si el proveïdor tanca o puja els preus del maquinari?

4. No permet exportar les teves dades

Les teves dades de fitxatge són teves. Si el proveïdor no et permet exportar-les en formats estàndard, t’està retenint com a ostatge. Això, a més, pot suposar un incompliment del RGPD.

5. Sense actualitzacions visibles

Un changelog públic o un historial d’actualitzacions és senyal d’un producte viu i en evolució. Si no trobes evidència d’actualitzacions recents, el producte pot estar abandonat o en mode manteniment mínim.

Checklist: avalua cada opció en 5 minuts

Utilitza aquest checklist per comparar les opcions que estiguis considerant. Puntua cada criteri de l’1 al 5:

Compliment normatiu:

Compleix el Reial Decret de Registre Digital?
Les dades s’emmagatzemen a la UE?
És accessible per al treballador?

Mètodes de fitxatge:

Facilitat d’ús:

Un empleat pot fitxar en menys de 10 segons?
El panell de RRHH és intuïtiu?
Els informes són clars i exportables?

Implementació:

Es pot configurar en menys d’1 hora?
Permet importar empleats massivament?
No requereix maquinari addicional?

Preu:

És transparent i públic?
Sense permanència ni penalitzacions?
Sense cost de setup?
Inclou totes les funcionalitats sense mòduls extra?

Suport:

Suport en castellà o català?
Temps de resposta raonable?
Documentació d’autoservei disponible?

Escalabilitat:

Escala sense salts bruscos de preu?
Suporta múltiples seus i departaments?
Exporta dades en formats estàndard?

La nostra recomanació (sí, som part interessada)

Som transparents: hem creat Cleverfy precisament perquè les solucions existents no ens convencien. Massa cares, massa complexes o massa orientades a grans empreses.

Això és el que oferim:

Preu: des de 1,50 €/usuari/mes. També Lifetime Deals per a qui prefereixi pagar una vegada.
Mètodes de fitxatge: web, app mòbil, extensió Chrome, mode quiosc, geolocalització. Tot inclòs.
Implementació: 10 minuts. De veritat.
Sense permanència: cancel·les quan vulguis, sense penalització.
Compliment 100%: Reial Decret, RGPD, LOPDGDD. Tot cobert.
Suport en castellà: perquè és el normal quan el teu mercat és Espanya.

És Cleverfy la millor opció per a totes les empreses del món? No. Però per a una pime que busca alguna cosa simple, assequible i que funcioni, creiem que és difícil de superar.

Preguntes freqüents sobre com triar programari de control horari

Quant hauria de costar un programari de control horari per a una pime?

Per a una pime, un rang raonable està entre 1 i 5 € per usuari i mes. Si et demanen més de 5 €/usuari/mes i la teva empresa té menys de 50 empleats, estàs pagant de més. Desconfia també d’opcions “gratis” que després no cobreixen els requisits legals bàsics.

És millor un programari al núvol o un instal·lat als meus servidors?

Per a la gran majoria de pimes, el núvol és millor. No necessites infraestructura pròpia, les actualitzacions són automàtiques, les dades estan protegides i l’accés és des de qualsevol dispositiu. La instal·lació on-premise només té sentit per a empreses grans amb requisits de seguretat molt específics.

Puc provar abans de comprar?

Hauries de poder. Qualsevol proveïdor seriós ofereix una prova gratuïta o una demo personalitzada. Si no hi ha manera de provar el producte abans de pagar-lo, descarta’l. No compris a cegues alguna cosa que utilitzarà tota la teva empresa.

Què passa amb les meves dades si canvio de proveïdor?

Abans de contractar, verifica que el sistema permeti exportar les teves dades en format estàndard (CSV, Excel). Els teus registres de fitxatge són teus i has de poder emportar-te’ls. A més, el proveïdor sortint està obligat pel RGPD a facilitar la portabilitat de les dades.

Necessito que el programari s’integri amb el meu programa de nòmines?

És desitjable però no imprescindible des del primer dia. El mínim és que puguis exportar les dades d’hores treballades en un format que la teva gestoria pugui importar. La integració directa és un plus que es torna més important a mesura que creix l’empresa.

Un programari de control horari pot gestionar també vacances i absències?

Molts sí. És una funcionalitat complementària molt útil que centralitza tota la gestió del temps en un mateix sistema. Comprova si està inclosa en el preu base o si és un mòdul addicional de pagament.

Preparat per triar? Consulta les funcionalitats de Cleverfy i els nostres preus des de €1,50/usuari. Prova Cleverfy gratis i comprova si compleix amb els teus 7 criteris. Setup en 10 minuts, sense targeta de crèdit, sense compromís. O si ho prefereixes, reserva una demo i resolem tots els teus dubtes en persona.

Com triar programari de control horari: 7 criteris que importen de veritat