5 errores en el registro horario que pueden costarte una multa

El registro horario es obligatorio desde 2019. La mayoría de empresas lo saben. Pero saberlo y hacerlo bien son cosas muy distintas. Muchas PYMEs cometen errores que las dejan igual de expuestas que si no tuvieran registro — o peor, porque creen estar cumpliendo cuando no lo están.

Aquí van los 5 errores más frecuentes que vemos en empresas reales, con un caso judicial reciente que demuestra lo que pasa cuando el registro falla.

El caso que lo explica todo

En enero de 2026, el TSJ del País Vasco condenó a un restaurante de Bizkaia a pagar 3.311,70 € más un 10% de intereses por horas extra no registradas. La empresa tenía sistema de fichaje, pero el trabajador “se negaba a fichar” y en cocina “no se llevaba un control individualizado”.

¿El resultado? El tribunal aplicó la inversión de la carga de la prueba: sin registros válidos, fue la empresa quien tuvo que demostrar que no hubo horas extra. No pudo. Y perdió.

Este caso concentra varios de los errores que vamos a ver a continuación.

Error 1: Tener sistema de fichaje pero no asegurarse de que se usa

Es el error exacto del caso de Bizkaia. La empresa alegó que el trabajador estaba dado de alta en el sistema pero se negaba a fichar. El tribunal no lo aceptó como defensa.

La ley es clara: es la empresa quien debe “garantizar” el registro (art. 34.9 ET). No basta con poner una herramienta a disposición. Si un empleado no ficha, la responsabilidad es tuya.

¿Qué hacer? Tener un protocolo de incidencias de fichaje por escrito. Si alguien no ficha, que quede constancia: aviso formal por email, notificación interna, lo que sea pero documentado. En un caso reciente en Cataluña, la empresa ganó precisamente porque tenía documentados los avisos a la trabajadora que no fichaba. Un sistema con alertas automáticas también ayuda mucho.

Error 2: Registrar solo entrada y salida (sin pausas)

Muchas empresas registran la hora de entrada y la de salida, y deducen automáticamente 30 o 60 minutos de pausa. Parece suficiente, pero no lo es.

El borrador del nuevo Real Decreto exige que las pausas se registren de forma “personal, directa e inmediata”. Un descuento automático no cumple. Y ante una inspección, un registro sin pausas detalladas levanta sospechas sobre la jornada efectiva.

La solución es que los empleados fichen cada pausa (inicio y fin). Define tipos de pausa (comida, descanso, personal) y si computan como jornada o no. Si ya usas descuentos automáticos, al menos complementa con un sistema que permita registrar pausas reales.

Error 3: No conservar los registros durante 4 años

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores es claro: los registros deben conservarse durante 4 años y estar a disposición de los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo.

Muchas empresas borran registros al cambiar de sistema. Otras usan hojas de papel que se pierden, o simplemente no hacen copias de seguridad. Cuando la Inspección pide los registros de hace 3 años y no los tienes, es una infracción directa. Las sanciones: de 751 € a 7.500 €.

Un sistema digital en la nube resuelve esto automáticamente. Eso sí, verifica que tu proveedor garantiza la conservación al menos 4 años, y si cambias de sistema, exporta los datos antiguos antes de migrar.

Error 4: Usar un sistema que el empleado no puede consultar

La ley dice que los registros deben estar “a disposición de las personas trabajadoras”. Si tu sistema solo permite acceso al administrador y el empleado tiene que pedirte sus fichajes por email, no estás cumpliendo. Y en caso de conflicto, un empleado que nunca pudo ver sus registros tiene un argumento extra para impugnarlos.

Cada empleado debería poder consultar su historial desde el móvil o cualquier navegador, sin depender de nadie. Bonus: cuando el empleado ve en tiempo real lo que se registra, hay menos conflictos después.

Error 5: Confiar en la “organización informal”

En el caso de Bizkaia, la empresa alegó que “los descansos y libranzas se organizaban entre los propios trabajadores”. El tribunal no le dio ningún valor a este argumento.

Las PYMEs, especialmente en hostelería y comercio, funcionan con acuerdos verbales. “Tú sales antes hoy y yo cubro mañana.” Mientras nadie reclame, todo va bien. Pero el día que llega una inspección o un trabajador va a juicio, no hay nada que presentar.

La organización flexible no es incompatible con el registro — solo hay que digitalizarla. Cambios de turno, coberturas, compensaciones: todo debe quedar registrado. Si un empleado cubre a otro, los dos fichan su jornada real.

Resumen: errores y consecuencias

1. Sistema disponible pero sin uso efectivo

• ⚖️ Riesgo: Inversión de carga de la prueba
• 💥 Consecuencia: Condena por horas extra (caso Bizkaia: 3.311 €)

2. Solo entrada/salida, sin pausas

• ⚖️ Riesgo: Incumplimiento del futuro Real Decreto
• 💥 Consecuencia: Sanción en inspección

3. No conservar registros 4 años

• ⚖️ Riesgo: Infracción grave art. 34.9 ET
• 💥 Consecuencia: Multa de 751 € a 7.500 €

4. Empleado sin acceso a sus registros

• ⚖️ Riesgo: Incumplimiento art. 34.9 ET
• 💥 Consecuencia: Registros impugnables en juicio

5. Organización informal sin documentar

• ⚖️ Riesgo: Sin valor probatorio
• 💥 Consecuencia: Indefensión total ante reclamaciones

Cómo saber si tu empresa está en riesgo

Hazte estas preguntas:

1. ✅ ¿Todos los empleados fichan todos los días? (No solo la mayoría)
2. ✅ ¿El sistema registra pausas además de entrada y salida?
3. ✅ ¿Los registros de hace 3 años están accesibles ahora mismo?
4. ✅ ¿Cada empleado puede consultar sus fichajes sin pedirte permiso?
5. ✅ ¿Los cambios de turno y compensaciones quedan documentados?

Si has respondido “no” a cualquiera de estas preguntas, tienes un punto vulnerable.

La solución no tiene que ser complicada

No necesitas un sistema caro ni complejo. Necesitas uno que:

• Asegure que todos fichen (alertas, modo quiosco, app móvil)
• Registre pausas individuales
• Conserve los datos automáticamente durante 4+ años
• Dé acceso al empleado a sus propios registros
• Documente cualquier incidencia o cambio

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Fuentes: STSJ PV 242/2026 (ECLI:ES:TSJPV:2026:242), art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores

Nota legal: Este artículo tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento jurídico. Consulte con un profesional para su caso concreto.