📌 Nota: O novo Real Decreto de rexistro de xornada dixital atópase en fase de tramitación (xaneiro 2026). A obriga actual de rexistro provén do Art. 34.9 do Estatuto dos Traballadores (2019), que non esixe formato dixital. Este artigo anticipa os requisitos previstos no borrador do Real Decreto.

Guía completa de control horario para PEMEs

Se tes unha PEME en España, o control horario non é opcional. Dende 2019 todas as empresas están obrigadas a rexistrar a xornada laboral dos seus empregados, e co novo Real Decreto de Rexistro de Xornada Dixital (actualmente en tramitación) as esixencias serán aínda maiores: rexistro dixital obrigatorio, marca temporal automática, trazabilidade completa e acceso para a Inspección de Traballo.

Esta guía está pensada para propietarios e xestores de PEMEs que necesitan entender que deben facer, como facelo sen complicarse a vida e canto lles vai custar realmente. Sen xerga legal innecesaria e con solucións prácticas.

Que é exactamente o control horario?

O control horario é o rexistro da xornada laboral de cada empregado: a que hora comeza a traballar, cando remata e as pausas que realiza durante o día. É obrigatorio para todas as empresas en España, independentemente do seu tamaño.

Na práctica, o control horario implica:

Rexistrar a hora de entrada de cada traballador cada día.
Rexistrar a hora de saída ao finalizar a xornada.
Rexistrar as pausas (descansos, comida, etc.).
Calcular as horas traballadas, incluíndo horas extra se as hai.
Conservar os rexistros durante un mínimo de 4 anos.
Facilitar o acceso aos rexistros tanto aos empregados como á Inspección de Traballo.

Que esixirá a lei cando se aprobe o Real Decreto?

O Real Decreto de Rexistro de Xornada Dixital (en tramitación) establecerá requisitos máis estritos que a normativa actual. Estes son os puntos clave que afectarán á túa PEME:

Requisitos legais obrigatorios

✅ Rexistro dixital: Non valen os métodos manuais en papel como sistema principal. O rexistro debe ser electrónico.
✅ Marca temporal automática: O sistema debe rexistrar a hora de forma automática, sen que o empregado poida introducila manualmente sen que quede constancia.
✅ Trazabilidade: Calquera modificación nun rexistro (corrección dunha fichaxe, por exemplo) debe quedar rexistrada con data, hora e motivo.
✅ Inmutabilidade: Os rexistros orixinais non se poden borrar nin alterar sen deixar rastro.
✅ Rexistro de pausas: Non abonda con rexistrar entrada e saída; as pausas deben quedar reflectidas.
✅ Diferenciación presencial/remoto: O sistema debe distinguir entre traballo presencial e teletraballo.
✅ Cómputo de horas extra: O cálculo debe ser automático, non manual.
✅ Acceso para a Inspección de Traballo: Os rexistros deben estar dispoñibles de forma telemática para a Inspección se os solicita.
✅ Acceso para empregados: Cada traballador debe poder consultar os seus propios rexistros.
✅ Acceso para representantes legais: Se a túa empresa ten comité de empresa ou delegados de persoal, deben ter acceso aos datos.
✅ Conservación mínima de 4 anos.
✅ Plan de continxencia: Debes ter un procedemento alternativo para rexistrar a xornada se o sistema dixital falla.

Sancións por incumprimento

As multas por non levar un rexistro de xornada adecuado clasifícanse en:

Leve: De 70 a 750 € (incumprimentos formais menores).
Grave: De 751 a 7.500 € (non levar rexistro, non conservar datos, non facilitar acceso).

Importante: A sanción aplícase por empresa, non por empregado. Pero unha inspección que detecte múltiples irregularidades pode acumular sancións.

Que necesita a miña PEME na práctica?

Imos ao concreto. Se tes unha PEME de entre 1 e 50 empregados, isto é o que necesitas:

1. Un software de fichaxe dixital

É a peza central. Necesitas unha aplicación ou plataforma que permita aos teus empregados fichar (rexistrar entrada, saída e pausas) de forma dixital, con marca temporal automática.

As opcións de fichaxe máis habituais son:

App móbil: O empregado ficha dende o seu teléfono. Ideal para equipos que se desprazan.
Fichaxe web: O empregado ficha dende o navegador do seu ordenador. Perfecto para oficinas.
Extensión de navegador: Instálase en Chrome e permite fichar cun clic. Moi cómodo para traballo de escritorio.
Modo kiosko: Unha tablet ou dispositivo fixo na entrada do centro de traballo onde os empregados fichan ao chegar. Típico en comercios, fábricas ou obradoiros.
Terminal biométrico: Dispositivos con pegada dactilar ou recoñecemento facial. Máis caro e con implicacións adicionais en protección de datos.

Para a maioría das PEMEs, unha combinación de app móbil + fichaxe web é máis que suficiente. Se tes un local físico con empregados que non usan ordenador, engade un kiosko.

2. Informes e exportación de datos

O software debe xerar informes que mostren:

Horas traballadas por empregado, día, semana e mes.
Horas extra calculadas automaticamente.
Pausas realizadas.
Incidencias (fichaxes corrixidas, ausencias, etc.).
Diferenciación entre xornadas presenciais e remotas.

Estes informes son os que presentarás se a Inspección de Traballo chos solicita.

3. Acceso para empregados

Cada traballador debe poder consultar os seus propios rexistros. A maioría dos softwares ofrecen un portal do empregado ou acceso dende a mesma app onde fichan.

4. Plan de continxencia

Que pasa se o software cae? Necesitas un plan B documentado. Pode ser tan sinxelo como un formulario en papel ou un Excel temporal, pero debe estar previsto e comunicado ao equipo.

Como implementar o control horario na túa PEME: paso a paso

Paso 1: Elixe un software adecuado

Non todos os softwares son iguais nin serven para todas as empresas. Estes son os criterios clave para unha PEME:

Prezo asequible: As PEMEs non teñen orzamentos de multinacional. Busca solucións dende 1-3 €/usuario/mes.
Facilidade de uso: Se os teus empregados necesitan formación para fichar, algo falla. Debe ser intuitivo.
Configuración rápida: Non deberías necesitar semanas nin un técnico para poñelo en marcha.
Cumprimento legal: Asegúrache de que cumpre con todos os requisitos do Real Decreto (marca temporal, trazabilidade, acceso inspección, etc.).
Sen permanencia: Evita contratos de 12 meses. As necesidades cambian.
Soporte en español: Pode parecer obvio, pero hai ferramentas internacionais con soporte só en inglés.

Cleverfy cumpre todos estes criterios: dende 1,50 €/usuario/mes, configuración en 10 minutos, sen permanencia e cumprimento 100% do Real Decreto. Se queres velo en acción, podes reservar unha demo gratuíta.

Paso 2: Configura a empresa e os empregados

Cun bo software, este paso é rápido:

Crea a conta de empresa.
Define os centros de traballo (se tes máis dun).
Configura os horarios tipo (xornada partida, continua, quendas, etc.).
Convida aos empregados (normalmente por email).
Cada empregado descarga a app ou accede á web.

Con Cleverfy, este proceso leva menos de 10 minutos para unha empresa de 10 empregados.

Paso 3: Comunica ao equipo

Antes de arrancar, informa aos teus empregados:

Que deben facer: Fichar ao entrar, ao saír e nas pausas.
Como deben facelo: App, web, kiosko… o que decidiras.
Por que: É unha obriga legal, non un “sistema de vixilancia”. Transmite que é para protexer a todos (incluídos os empregados, que terán constancia das súas horas traballadas).
Que pasa se se esquecen de fichar: Define un protocolo (aviso ao responsable, corrección manual con xustificación, etc.).

Un email breve e unha explicación de 5 minutos nunha reunión de equipo adoitan abondar.

Paso 4: Arranca e fai seguimento as primeiras semanas

As primeiras 2-3 semanas son clave:

Revisa as fichaxes diariamente para detectar esquecementos ou erros.
Resolve dúbidas rápido: Haberá empregados que non estean seguros de como fichar pausas ou que teñan problemas coa app.
Corrixe fichaxes con trazabilidade: Se alguén se esquece de fichar, corrixe o rexistro dende o panel de administración (o sistema gardará a modificación con data e motivo).
Non sexas inflexible os primeiros días. Hai un período de adaptación natural.

Paso 5: Automatiza e esquécete

Unha vez que o equipo adoptou o sistema (normalmente en 1-2 semanas), o control horario funciona só:

Os empregados fichan por hábito.
Os informes xéranse automaticamente.
As alertas avísanche se alguén non fichou.
Os datos consérvanse na nube de forma segura.

O teu traballo redúcese a revisar os informes periodicamente e xestionar incidencias puntuais.

Canto custa o control horario para unha PEME?

O custo varía moito segundo a solución elixida. Aquí tes unha comparativa orientativa para unha PEME de 10 empregados:

Opcións máis económicas (só control horario)

Software	Custo mensual	Custo anual	Custo 3 anos
Cleverfy (mensual)	15 €	180 €	540 €
Cleverfy (Lifetime Deal)	Pago único 699 €	—	699 € total
Kronjop	24 €	288 €	864 €

Opcións con suite de RRHH completa

Software	Custo mensual	Custo anual	Custo 3 anos
Factorial	50 €	600 €	1.800 €
Sesame HR	82,50 € (mínimo)	990 €	2.970 €
Personio	~99 € (estimado)	~1.188 €	~3.564 €

A pregunta clave é: necesitas só control horario ou unha suite completa de RRHH?

Se es unha PEME de menos de 30 empregados e a túa principal necesidade é fichar e cumprir a lei, pagar 5-8 €/usuario/mes por unha suite de RRHH que inclúe funcionalidades que non vas usar (nóminas, avaliación de desempeño, selección de persoal) é como comprar un camión para ir ao supermercado.

Consello práctico: Comeza cunha solución económica e especializada. Se a túa empresa crece e necesita funcionalidades avanzadas de RRHH, sempre poderás migrar. Cleverfy permíteche comezar dende 1,50 €/usuario/mes sen contrato nin permanencia.

Os 7 erros máis comúns ao implementar o control horario

1. Seguir usando Excel ou papel

É o erro máis grave. Excel non cumprirá os requisitos do novo Real Decreto: non ten marca temporal automática, non é inmutable, non ten trazabilidade de cambios e non permite acceso telemático para a Inspección. Se se aproba a normativa tal como está prevista, será cuestión de tempo que te sancionen.

2. Elixir un software demasiado complexo

Se os teus empregados necesitan un curso para aprender a fichar, o software é demasiado complexo. Un bo sistema de fichaxe debe ser tan fácil como desbloquear o móbil.

3. Non rexistrar as pausas

Moitas PEMEs rexistran entrada e saída pero esquécense das pausas. A lei esixe que os descansos queden reflectidos. Configura o teu software para que os empregados fichen as pausas.

4. Non ter plan de continxencia

Que pasa se o sistema cae un día? Necesitas un procedemento alternativo documentado. Un formulario en papel, un WhatsApp ao responsable ou un email coa hora de fichaxe serven como plan B temporal.

5. Implementar sen comunicar

Instalar un sistema de fichaxe sen avisar ao equipo xera desconfianza e resistencia. Comunica antes, explica por que e deixa claro que é unha obriga legal, non unha medida de control persoal.

6. Non revisar os rexistros

Poñer un sistema de fichaxe e non revisalo é como instalar unha alarma sen acendela. Revisa os informes semanalmente as primeiras semanas e despois polo menos unha vez ao mes.

7. Pagar de máis por funcións que non usas

Non necesitas un software de 5-8 €/usuario/mes se só necesitas fichaxe. As suites de RRHH están xenial para empresas medianas-grandes con departamento de recursos humanos. Para unha PEME de 10 empregados, unha ferramenta especializada en control horario é máis eficiente e moito máis barata.

Control horario e teletraballo: que debes saber

Se a túa PEME ten empregados que teletrabajan (total ou parcialmente), o control horario ten particularidades:

O teletraballo NON exime do rexistro de xornada

Os empregados que traballan dende casa deben fichar exactamente igual que os que van á oficina. A diferenza é que fichan dende o seu móbil ou ordenador en vez de nun kiosko ou terminal.

Diferenciación presencial/remoto

A normativa esixe distinguir entre xornadas presenciais e remotas. O teu software debe permitir marcar se a fichaxe se fai dende a oficina ou dende casa.

Xeolocalización opcional

Algunhas empresas activan a xeolocalización para verificar dende onde fichan os teletrabadores. É legal sempre que se informe ao empregado e a medida sexa proporcional, pero non é obrigatorio.

Dereito á desconexión dixital

O rexistro de xornada tamén protexe aos empregados: se o rexistro mostra que un traballador está fichando horas excesivas de forma sistemática, a empresa debe actuar. O control horario é unha ferramenta de protección mutua.

Control horario por sectores: particularidades para PEMEs

Comercio e retail

Quendas rotativas, empregados a tempo parcial, horarios irregulares. Necesitas un software que xestione quendas e calcule automaticamente as horas de cada empregado, incluídos festivos e fins de semana.

Hostalaría

Un dos sectores con máis complexidade horaria: quendas partidas, extras en fin de semana, eventos puntuais. A fichaxe por app ou kiosko na entrada do local é a opción máis práctica.

Construción e reformas

Empregados en diferentes obras, horarios que varían segundo o proxecto. A fichaxe con xeolocalización dende a app móbil permite saber en que obra traballou cada persoa.

Oficinas e servizos profesionais

O caso máis sinxelo: fichaxe web ou extensión de navegador ao comezar e rematar a xornada. Se hai teletraballo, o empregado ficha igual dende casa.

Consultoría e servizos técnicos

Persoal que alterna oficina, cliente e teletraballo. A app móbil con opción de indicar a localización ou o proxecto é a mellor solución.

Preguntas frecuentes (FAQ)

As PEMEs están obrigadas a levar control horario?

Si, todas as empresas en España están obrigadas, independentemente do seu tamaño. Isto inclúe autónomos con empregados, microempresas de 2 persoas e PEMEs de 200 traballadores. Non hai excepcións por tamaño.

Podo usar Excel para o control horario?

Non como sistema principal. A normativa de 2026 esixe rexistro dixital con marca temporal automática e trazabilidade. Excel non cumpre estes requisitos. Podes usar Excel como complemento ou backup, pero necesitas un software de fichaxe dixital como sistema principal.

Canto tardo en implementar un sistema de control horario?

Cun software moderno como Cleverfy, entre 10 e 30 minutos para a configuración inicial. O período de adaptación do equipo adoita ser de 1-2 semanas ata que todos fichan por hábito.

Que pasa se un empregado se esquece de fichar?

O administrador pode corrixir a fichaxe dende o panel de xestión, engadindo unha xustificación. O sistema rexistra a modificación con trazabilidade completa (quen, cando e por que se corrixiu). O importante é que haxa un protocolo claro para estas situacións.

Necesito control horario para empregados a tempo parcial?

Si. A obriga aplícase a todos os empregados, independentemente do seu tipo de contrato ou xornada. Tempo completo, parcial, temporal, indefinido, prácticas… todos deben fichar.

Canto custa un software de control horario para unha PEME pequena?

Dende 1,50 €/usuario/mes con Cleverfy. Para unha empresa de 10 empregados, iso son 15 €/mes ou 180 €/ano. Tamén existen Lifetime Deals (pago único dende 699 €) para quen prefira esquecerse de cotas mensuais.

Conclusión: o control horario non ten por que ser complicado nin caro

O control horario é unha obriga legal, pero non ten que ser un crebacabezas. Co software adecuado, a implementación é rápida, o custo é mínimo e o mantemento practicamente nulo.

O que necesitas como PEME é:

Un software sinxelo e asequible que cumpra a lei.
10 minutos para configuralo.
Comunicar ao equipo como e por que se usa.
Revisalo periodicamente para asegurar que todo funciona.

Non necesitas unha suite de RRHH de 5 €/usuario se só necesitas fichaxe. Non necesitas un consultor para implementalo. E non necesitas un contrato de permanencia que te ate durante un ano.

Cleverfy está deseñado exactamente para isto: control horario para PEMEs españolas, dende 1,50 €/usuario/mes, configurado en 10 minutos e cumprindo o 100% da normativa. Sen contrato nin permanencia.

Crea a túa conta gratis e comeza a fichar hoxe, ou reserva unha demo se prefires que cho ensinemos en persoa.

Guía completa de control horario para PEMEs