Fitxatge per geolocalització: quan, com i per què implementar-lo

El fitxatge per geolocalització s’ha convertit en una eina clau per a empreses amb equips que treballen fora de l’oficina. Comercials en ruta, tècnics de manteniment, repartidors, personal de neteja en diferents centres… Hi ha desenes de situacions en què necessites saber on fitxen els teus empleats, no només quan.

Però la geolocalització no val per a tothom ni en qualsevol situació. La legislació espanyola i el RGPD estableixen límits clars. En aquesta guia t’expliquem quan té sentit implementar el fitxatge GPS, com fer-ho complint la llei i quines opcions tecnològiques existeixen.

Què és el fitxatge per geolocalització?

El fitxatge per geolocalització és un sistema de registre de jornada que associa una coordenada GPS (ubicació) al moment en què l’empleat fitxa la seva entrada o sortida. És a dir, quan un treballador fitxa des del seu mòbil o dispositiu, el sistema registra no només l’hora, sinó també des d’on ho ha fet.

Existeixen dues modalitats principals:

Geolocalització puntual (al fitxar)

El sistema registra la ubicació només en el moment exacte del fitxatge. No fa seguiment continu. És l’opció més habitual i la menys invasiva per a la privacitat.

Geolocalització contínua (tracking)

El sistema rastreja la ubicació de l’empleat durant tota la jornada laboral. Aquesta opció només és legal en situacions molt concretes on el desplaçament és part essencial del treball (transport, repartiment, etc.) i no existeixen alternatives menys intrusives.

Geotanca (geofencing)

Una altra variant és la geotanca: es defineix un perímetre geogràfic (per exemple, un radi de 200 metres al voltant de l’oficina o centre de treball) i l’empleat només pot fitxar quan és dins d’aquesta zona. Això evita fitxatges fraudulents des de casa o des d’un altre lloc.

Quan té sentit implementar fitxatge amb GPS?

No totes les empreses necessiten geolocalització. Si tots els teus empleats treballen des de la mateixa oficina, probablement no ho necessites. Però hi ha sectors i situacions on és gairebé imprescindible.

Sectors on la geolocalització aporta valor real

Construcció i obres: Empleats que es desplacen a diferents obres o projectes. Necessites saber a quina obra han fitxat per assignar costos i verificar presència.
Serveis de neteja i manteniment: Equips que roten entre diversos centres de clients. El fitxatge GPS confirma que l’empleat era a la ubicació correcta.
Comercials i vendes en ruta: Personal que visita clients i no passa per l’oficina. La geolocalització substitueix el “control visual” que no existeix.
Logística i transport lleuger: Repartidors, missatgers i conductors la feina dels quals és desplaçar-se.
Assistència tècnica i SAT: Tècnics que acudeixen a domicilis o empreses per a reparacions o instal·lacions.
Hostaleria amb múltiples locals: Empleats que treballen en diferents establiments del mateix grup.
Teletreball parcial: Empreses que volen verificar que l’empleat fitxa des de casa (i no des de la platja) durant els dies de teletreball.

Quan NO té sentit

Oficina fixa amb tot l’equip present: N’hi ha prou amb fitxatge web, app o quiosc.
Empleats que sempre treballen des del mateix lloc: La geolocalització no aporta informació útil.
Quan l’únic objectiu és “vigilar”: Si no hi ha justificació operativa, la geolocalització pot ser excessiva i problemàtica legalment.

És legal el fitxatge amb geolocalització a Espanya?

Sí, és legal, però amb condicions clares. La legalitat depèn de com s’implementa i del compliment de la normativa de protecció de dades.

El que diu la normativa de Registre de Jornada

La normativa vigent (Art. 34.9 ET, 2019) obliga totes les empreses a registrar la jornada laboral dels seus empleats, encara que no exigeix format digital. El nou Reial Decret (en tramitació) exigirà que el registre sigui digital, amb marca temporal automàtica i immutable. La llei no obliga a usar geolocalització, però tampoc la prohibeix. És una eina més que l’empresari pot utilitzar si existeix una justificació legítima.

El que diu el RGPD i la LOPDGDD

Aquí és la clau. La ubicació d’una persona és una dada personal, protegida pel Reglament General de Protecció de Dades (RGPD) i la Llei Orgànica de Protecció de Dades (LOPDGDD). Per usar-la legalment, l’empresa ha de complir diversos requisits:

Base jurídica legítima: El tractament de dades d’ubicació ha de tenir una base legal. La més habitual és l’interès legítim de l’empresari (article 6.1.f del RGPD) per controlar el compliment de la jornada laboral, sempre que es demostri que la geolocalització és necessària i proporcional.
Principi de minimització de dades: Només recollir les dades estrictament necessàries. Si n’hi ha prou amb registrar la ubicació al fitxar, no pots fer seguiment continu.
Informació prèvia a l’empleat: El treballador ha de ser informat abans que s’activi la geolocalització: quines dades es recullen, per a què, durant quant de temps es conserven i quins són els seus drets.
Avaluació d’impacte (EIPD): Quan el tractament pot suposar un risc alt per als drets dels treballadors, és recomanable (i de vegades obligatori) realitzar una avaluació d’impacte relativa a la protecció de dades.
Proporcionalitat: La mesura ha de ser proporcional a la fi perseguida. Rastrejar contínuament un oficinista que treballa en un escriptori fix seria desproporcionat (i probablement il·legal).

Recomanacions de l’AEPD

L’Agència Espanyola de Protecció de Dades (AEPD) ha establert criteris clars:

El seguiment continu només és raonable quan el desplaçament és part essencial del treball (repartiment, transport, assistència tècnica itinerant).
El tracking no està permès quan l’empleat treballa en un punt fix, si no existeix motiu per seguir la seva ubicació de manera constant o si existeixen alternatives menys intrusives.
L’empresa ha de garantir xifrat, traçabilitat i segellat temporal de les dades d’ubicació.
Les dades de geolocalització s’han de conservar de forma segura i eliminar-se quan ja no siguin necessàries (respectant el mínim de 4 anys que exigeix la llei de registre de jornada).

Com implementar el fitxatge per geolocalització pas a pas

Si has determinat que la geolocalització té sentit per a la teva empresa, aquests són els passos per implementar-la correctament:

1. Avalua si realment la necessites

Fes-te aquestes preguntes:

Els meus empleats treballen fora d’un centre fix?
Necessito saber des d’on fitxen per motius operatius o de facturació?
Existeix una alternativa menys invasiva que compleixi el mateix objectiu?

Si la resposta a les dues primeres és sí i a la tercera és no, la geolocalització està justificada.

2. Tria el tipus de geolocalització adequat

Per a la majoria de les pimes, la geolocalització puntual (només al fitxar) o la geotanca són més que suficients. El tracking continu només té sentit en empreses de transport o logística.

3. Informa els empleats

Abans d’activar la funcionalitat, comunica al teu equip:

Quines dades d’ubicació es recolliran (coordenades al fitxar, no seguiment continu).
Per a què es faran servir (verificar lloc de fitxatge, assignar costos per centre de treball, etc.).
Com s’emmagatzemen i durant quant de temps.
Quins són els seus drets (accés, rectificació, supressió).

Inclou aquesta informació a la política de privacitat interna i recull un acusament de recepció.

4. Actualitza el registre d’activitats de tractament

Si ja tens un registre d’activitats de tractament (obligatori pel RGPD), afegeix el tractament de dades de geolocalització amb tots els detalls.

5. Configura el programari de fitxatge

Amb una eina com Cleverfy, activar la geolocalització és qüestió de minuts. L’administrador pot:

Activar o desactivar la geolocalització per empleat o grup.
Definir geotanques al voltant de centres de treball.
Configurar quina informació es registra (coordenades, adreça, zona).
Consultar els registres amb ubicació als informes.

Tot integrat en el mateix sistema de fitxatge, sense necessitat d’apps ni eines addicionals.

Necessites fitxatge amb geolocalització per al teu equip? Prova Cleverfy gratis — es configura en 10 minuts i la geolocalització està inclosa en tots els plans.

6. Revisa periòdicament

La geolocalització no és alguna cosa que configuris i oblidis. Revisa periòdicament:

Continua sent necessària per a tots els empleats que la tenen activada?
Les dades s’estan eliminant quan correspon?
Ha canviat la situació laboral d’algun empleat (per exemple, ja no treballa fora)?

Privacitat i bones pràctiques: el que NO has de fer

Implementar geolocalització de forma incorrecta pot generar sancions de l’AEPD (que poden assolir milions d’euros), conflictes laborals i desconfiança al teu equip. Aquestes són les pràctiques que has d’evitar:

❌ Activar tracking continu sense justificació

Si els teus empleats no es desplacen com a part essencial del seu treball, el seguiment continu és desproporcionat. Usa geolocalització puntual o geotanques.

❌ No informar els empleats

La falta d’informació prèvia és una de les infraccions més freqüents. Encara que no necessitis consentiment explícit (pots basar-te en interès legítim), sí has d’informar.

❌ Usar les dades d’ubicació per a fins no declarats

Si vas dir que la geolocalització és per verificar el lloc de fitxatge, no pots usar-la després per calcular temps de desplaçament, productivitat per zona o control de rutes comercials (a menys que també ho hagis informat i justificat).

❌ No diferenciar horari laboral i personal

El sistema mai ha de registrar la ubicació de l’empleat fora del seu horari laboral. Si usa el seu mòbil personal per fitxar, l’app només ha d’accedir al GPS en el moment del fitxatge.

❌ Obligar a instal·lar apps amb permisos excessius

L’app de fitxatge ha de demanar només els permisos necessaris: ubicació al fitxar (no en segon pla continu), càmera només si hi ha fitxatge facial, etc.

Quant costa el fitxatge amb geolocalització?

La majoria dels programaris de fitxatge inclouen la geolocalització en els seus plans estàndard, sense cost addicional. No necessites comprar maquinari GPS ni dispositius especials: n’hi ha prou que l’empleat fitxi des del seu mòbil.

Amb Cleverfy, la geolocalització està inclosa en tots els plans des de 1,50 €/usuari/mes. També pots optar pels Lifetime Deals (pagament únic des de 699 €) si vols oblidar-te de quotes mensuals.

Comparat amb sistemes de control de presència per empremta dactilar o targeta RFID (que requereixen terminals físics des de 200-500 € per unitat), el fitxatge GPS per app és molt més econòmic i flexible.

Fitxatge GPS vs. altres mètodes de fitxatge: quin triar?

Mètode	Cost	Mobilitat	Precisió ubicació	Privacitat	Ideal per a
App amb GPS	Baix (inclòs en programari)	✅ Total	✅ Alta	⚠️ Requereix gestió RGPD	Equips mòbils, teletreball
Geotanca	Baix (inclòs en programari)	✅ Total	✅ Per zona	✅ Menys invasiva	Verificar presència en centre
Web/navegador	Baix	⚠️ Només amb ordinador	❌ Sense ubicació	✅ Alta	Oficines, teletreball
Quiosc/tauleta	Mitjà (necessita dispositiu)	❌ Fix	✅ Per dispositiu	✅ Alta	Centres de treball fixos
Terminal biomètric	Alt (maquinari)	❌ Fix	✅ Per dispositiu	⚠️ Dada biomètrica	Fàbriques, magatzems
Extensió Chrome	Baix	⚠️ Només amb ordinador	❌ Sense ubicació	✅ Alta	Treball d’escriptori

La recomanació per a la majoria de pimes és combinar mètodes: fitxatge web o extensió per als que treballen a oficina, i app amb GPS per als que es desplacen.

Amb Cleverfy pots usar tots aquests mètodes (web, app mòbil amb GPS, extensió Chrome, mode quiosc) sense cost addicional. Cada empleat fitxa com li resulti més còmode. Reserva una demo gratuïta i t’ho ensenyem en 15 minuts.

Casos pràctics: com usen la geolocalització empreses reals

Empresa de neteja (25 empleats)

Una empresa de neteja amb contractes en 12 edificis d’oficines necessitava verificar que els empleats arribaven al centre assignat. Van configurar geotanques al voltant de cada edifici. Ara l’empleat fitxa des de l’app en arribar i el sistema confirma automàticament que és a la ubicació correcta. El gestor veu en temps real qui ha fitxat a cada centre sense fer trucades.

Empresa de reformes (8 empleats)

Un petit negoci de reformes amb operaris que van a diferents obres cada dia. Van activar geolocalització puntual: al fitxar entrada i sortida, el sistema registra les coordenades. Això els permet saber a quina obra ha treballat cada persona i quantes hores s’han dedicat a cada projecte, alguna cosa fonamental per pressupostar correctament.

Consultora amb teletreball híbrid (15 empleats)

Una consultora que permet teletreball 3 dies a la setmana volia verificar que els empleats fitxaven des de casa o l’oficina (no des d’un altre lloc). Van configurar geotanques opcionals per a l’oficina i van deixar la geolocalització puntual activa per als dies de teletreball. Sense seguiment continu, només un registre d’on s’ha fitxat.

Preguntes freqüents (FAQ)

Poden obligar-me a fitxar amb geolocalització a la feina?

Sí, sempre que l’empresa tingui una justificació legítima (per exemple, treballes fora d’un centre fix) i hagi complert amb l’obligació d’informar-te prèviament. No necessita el teu consentiment explícit, però sí ha d’existir una base legal vàlida i la mesura ha de ser proporcional.

L’empresa pot rastrejar la meva ubicació fora de l’horari laboral?

No. La geolocalització només es pot activar durant la jornada laboral i, en la modalitat puntual, només en el moment del fitxatge. Rastrejar un empleat fora del seu horari és una infracció greu del RGPD.

Què passa si fitxo des d’una ubicació diferent a l’esperada?

Depèn de la política de la teva empresa. El sistema registrarà la ubicació real, i el gestor podrà veure que el fitxatge es va fer des d’un lloc diferent a l’habitual. Això pot generar una incidència que es revisi amb l’empleat.

La geolocalització consumeix molta bateria del mòbil?

La geolocalització puntual (només al fitxar) té un impacte mínim en la bateria, ja que només accedeix al GPS durant uns segons. El tracking continu sí que pot consumir més bateria, però no és la modalitat habitual per a fitxatge.

És obligatori usar geolocalització per complir la llei de registre de jornada?

No. La llei exigeix registre digital amb marca temporal, però no especifica que hagi d’incloure geolocalització. És una funcionalitat opcional que algunes empreses necessiten per les seves característiques operatives.

Quines multes pot rebre la meva empresa per usar malament la geolocalització?

Les sancions per infringir el RGPD poden assolir els 20 milions d’euros o el 4% de la facturació anual global. A la pràctica, l’AEPD imposa multes que van des d’uns milers d’euros fins a centenars de milers, depenent de la gravetat. Usar geolocalització sense informar els empleats o sense justificació legítima són les infraccions més habituals.

Conclusió: la geolocalització és una eina útil, però no universal

El fitxatge per geolocalització és una funcionalitat potent per a empreses amb equips mòbils, múltiples centres de treball o polítiques de teletreball. Però no és per a totes les empreses ni en totes les situacions.

La clau està en:

Avaluar si realment la necessites (els teus empleats es desplacen?).
Triar la modalitat adequada (puntual, geotanca o contínua).
Complir la normativa de privacitat (informar, minimitzar, proporcionar).
Usar un programari que ho faciliti sense complicacions tècniques.

Si necessites fitxatge amb geolocalització per a la teva empresa, Cleverfy ho inclou en tots els seus plans, es configura en minuts i compleix amb la normativa espanyola al 100%. Des de 1,50 €/usuari/mes, sense permanència ni contractes.

Crea el teu compte gratis o reserva una demo personalitzada per veure-ho en acció.

Fitxatge per geolocalització: Quan, com i per què implementar-lo