Excel vs programari digital per al registre de jornada: Quin triar?

Excel vs programari digital: el gran debat del control horari

Siguem honestos: Excel és probablement l’eina més usada del món empresarial. Des de pressupostos fins a inventaris, passant per aquell arxiu misteriós que fa 8 anys que ningú sap qui el va crear. I durant molt de temps, també ha estat l’opció favorita de moltes pimes per portar el registre de jornada laboral.

Però amb el nou Reial Decret de Registre de Jornada Digital (actualment en tramitació), les regles canviaran. Excel deixarà de ser suficient com a sistema principal de control horari. I encara que soni dràstic, té una explicació lògica — i una solució més senzilla del que penses.

En aquest article fem una comparativa honesta entre Excel i el programari digital especialitzat, perquè puguis prendre la millor decisió per a la teva empresa.

Com s’utilitza Excel per al registre de jornada?

Abans d’entrar a la comparativa, vegem com ho fa la majoria d’empreses que utilitzen Excel:

1. Plantilla compartida: un full de càlcul amb columnes per a nom, data, hora d’entrada, hora de sortida i observacions.
2. Ompliment manual: cada empleat (o el responsable) introdueix les dades a mà.
3. Emmagatzematge local o al núvol: l’arxiu es guarda al servidor de l’empresa, a Google Drive o a OneDrive.
4. Informes manuals: quan algú necessita un resum, cal crear fórmules, filtrar dades i generar gràfics manualment.

Funciona? Sí, de forma bàsica. Compleix la nova normativa? No.

Comparativa: Excel vs Programari digital

Anem punt per punt, sense ornaments:

Marca temporal

• Excel: L’hora l’escriu l’empleat manualment. No hi ha garantia que sigui correcta ni de quan es va introduir realment la dada.
• Programari digital: La marca temporal es genera automàticament en el moment del fitxatge. És objectiva i immutable.

Veredicte: El programari guanya per golejada. La marca temporal automàtica és un dels requisits fonamentals del Reial Decret.

Traçabilitat de modificacions

• Excel: Qualsevol amb accés pot canviar una cel·la sense deixar rastre. Fins i tot amb l’historial de versions de Google Sheets, és fàcil perdre el registre de qui va canviar què i per què.
• Programari digital: Cada modificació queda registrada amb data, hora, usuari i motiu. El registre original es conserva sempre.

Veredicte: Excel no té traçabilitat real. El programari digital sí. Això és un requisit legal, no una preferència.

Accés remot per a la Inspecció

• Excel: Si un inspector et demana els registres, has de buscar l’arxiu, exportar-lo, enviar-lo per email… i resar perquè estigui actualitzat.
• Programari digital: L’inspector pot accedir a les dades de forma remota i immediata. Tot està centralitzat i disponible en temps real.

Veredicte: El nou Reial Decret exigirà accés remot immediat. Amb Excel no pots garantir-ho.

Fitxatge d’empleats

• Excel: L’empleat ha d’obrir l’arxiu, buscar la seva fila, escriure l’hora… Alguns s’obliden, altres ho fan al final del dia “de memòria”. No hi ha manera de verificar que ho va fer en el moment correcte.
• Programari digital: Un toc a l’app, un clic al navegador o passar pel quiosc. Fitxatge en 2 segons amb geolocalització opcional.

Veredicte: Amb Excel, el fitxatge depèn de la disciplina de l’empleat. Amb programari, és automàtic i verificable.

Registre de pauses i hores extra

• Excel: Pots afegir columnes, però tot és manual. Calcular hores extra requereix fórmules complexes i propenses a errors.
• Programari digital: Les pauses es registren amb un botó. Les hores extra es calculen automàticament segons l’horari configurat.

Veredicte: Excel pot fer-ho, però amb molt més esforç i marge d’error.

Gestió de teletreball

• Excel: Com sap el teu Excel si l’empleat està treballant des de casa o des de l’oficina? No ho sap. Has de confiar que ho apunti correctament.
• Programari digital: El sistema diferencia automàticament entre fitxatge presencial i remot, i pot incloure geolocalització per verificar la ubicació.

Veredicte: A l’era del treball híbrid, Excel es queda curt.

Informes i estadístiques

• Excel: Necessites crear fórmules, taules dinàmiques i gràfics manualment. Cada informe és un projecte en si mateix.
• Programari digital: Informes automàtics per empleat, departament, centre de treball, període… amb un clic.

Veredicte: Si t’agrada passar hores fent taules dinàmiques, Excel és el teu amic. Si prefereixes tenir-ho llest en 5 segons, el programari guanya.

Cost

• Excel: “Gratis” (si ja tens llicència d’Office o uses Google Sheets). Però el temps que inverteixes a mantenir-lo, revisar-lo i corregir errors té un cost ocult.
• Programari digital: Des de 1,50 € per usuari/mes. Per a una empresa de 10 empleats, això són 15 €/mes.

Veredicte: Excel sembla més barat, però quan sumes el temps que dediques a mantenir-lo i el risc de multes, surt més car. Molt més car.

Taula resum

Criteri	Excel	Programari digital
Marca temporal automàtica	❌ No	✅ Sí
Traçabilitat	❌ No real	✅ Completa
Accés remot inspecció	❌ No directe	✅ Immediat
Fitxatge ràpid	❌ Manual	✅ Un clic/toc
Pauses i hores extra	⚠️ Manual	✅ Automàtic
Teletreball	❌ Sense control	✅ Diferenciat
Informes	⚠️ Manuals	✅ Automàtics
Cost directe	✅ Baix	✅ Des de 1,50€/usuari
Compleix Reial Decret	❌ No	✅ Sí

Llavors, Excel no serveix per a res?

Sí serveix, però no com a sistema principal. El Reial Decret contempla que els sistemes digitals poden fallar (caiguda del servidor, tall d’internet, fallada tècnica), i exigeix que les empreses tinguin un procediment alternatiu manual per a aquestes situacions.

Aquí és on Excel té el seu lloc: com a pla B d’emergència.

La idea és simple:

1. Sistema principal: Programari digital de control horari (el que uses el 99% del temps).
2. Pla de contingència: Plantilla Excel o formulari en paper per quan el sistema digital no estigui disponible.
3. Regularització: Quan el sistema digital es recuperi, les dades del període de contingència es traspassen al sistema digital.

Així que no esborris la teva plantilla d’Excel. Guarda-la, actualitza-la i tingues-la a mà. Però no la facis servir com el teu mètode habitual.

A Cleverfy, per exemple, pots importar registres manuals al sistema digital perquè tot quedi centralitzat després d’una contingència.

Quan és el moment de canviar d’Excel a programari?

Si encara uses Excel com a sistema principal, la resposta curta és: ara. Però si necessites més convenciment, aquests són els senyals clars que has superat la capacitat d’Excel:

1. Tens més de 5 empleats

Amb 2-3 persones, un full de càlcul és manejable. Amb 5 o més, la gestió manual es converteix en un maldecap constant: oblits, errors, duplicats, versions desactualitzades…

2. Tens empleats en teletreball

Si part del teu equip treballa des de casa, necessites un sistema que diferenciï entre fitxatge presencial i remot. Excel no pot fer això de forma fiable.

3. Dediques més de 30 minuts al mes al control horari

Si ets tu (o algú del teu equip) qui revisa, corregeix i genera informes de l’Excel, aquest temps té un cost. Un programari automatitza tot això.

4. Has tingut (o tems) una inspecció

Si la Inspecció de Treball truca a la teva porta i el teu sistema de registre és un Excel compartit a Google Drive, tindràs un problema. Un programari digital et dona la tranquil·litat que tot està en ordre i accessible.

5. La llei ho exigeix

Aquest és l’argument definitiu: el nou Reial Decret exigirà registre digital. No és una recomanació, serà una obligació legal. I les multes per incompliment poden assolir els 7.500 € en infraccions greus segons la LISOS vigent.

Com fer la transició d’Excel a programari digital

Si has decidit fer el salt, aquests són els passos:

1. Tria el teu programari

Busca una eina que sigui fàcil de configurar, econòmica i que compleixi tots els requisits legals. Cleverfy està dissenyat específicament per a pimes: configuració en 10 minuts, des de 1,50 €/usuari/mes i sense contracte de permanència.

2. Configura la teva empresa

Registra la teva empresa, afegeix centres de treball i configura els horaris. Amb Cleverfy pots tenir-ho llest en menys de 10 minuts.

3. Importa dades històriques (si cal)

Si tens registres de jornada en Excel que vols conservar, molts programaris permeten importar-los. Així mantens l’històric centralitzat.

4. Convida els teus empleats

Envia les invitacions per email. Cada empleat activa el seu compte i pot començar a fitxar immediatament.

5. Comunica el canvi

Explica al teu equip que utilitzareu un nou sistema, com funciona i des de quan. Un email + una demo ràpida és suficient.

6. Guarda la teva plantilla Excel com a pla B

No la llencis. Actualitza-la amb els camps correctes (nom, data, hora entrada, hora sortida, pauses, observacions) i deixa-la accessible per a emergències.

El cost real de no canviar

Molts empresaris pensen que Excel és “gratis” i que el programari és una despesa innecessària. Però fem números:

Cost d’Excel (ocult):

• Temps dedicat a gestió manual: ~2-4 hores/mes = 50-100 €/mes en cost laboral
• Risc de multa per inspecció: 751-7.500 € (infracció greu)
• Errors en nòmines per dades incorrectes: variable
• Estrès i discussions amb empleats per registres dubtosos: incalculable

Cost de programari digital:

• Cleverfy: des de 1,50 €/usuari/mes = 15 €/mes per a 10 empleats
• O pagament únic (Lifetime Deal): 699 € per a fins a 10 empleats (sense quotes mai més)

L’equació és simple: pagues 15 € al mes per tranquil·litat legal, automatització i estalvi de temps, o arrisques milers d’euros en sancions i hores de treball manual.

Vols veure-ho en acció? Reserva una demo gratuïta de Cleverfy i t’ensenyem com funciona en 15 minuts.

Preguntes freqüents (FAQ)

És legal usar Excel per al registre de jornada el 2026?

Com a sistema principal, no. El nou Reial Decret exigirà un registre digital amb marca temporal automàtica, traçabilitat i accés remot, requisits que Excel no compleix. No obstant això, pots usar-lo com a pla de contingència manual per quan el sistema digital falli.

Quina diferència hi ha entre Excel i Google Sheets per al control horari?

En termes legals, cap de rellevant. Tots dos són fulls de càlcul sense marca temporal automàtica ni traçabilitat real. Google Sheets té historial de versions, però no compleix els estàndards d’immutabilitat que exigeix la llei.

Puc usar Excel mentre implemento el programari digital?

Sí, com a mesura temporal. Però no ho allarguis innecessàriament. La transició a un programari com Cleverfy porta menys d’un dia, així que no hi ha excusa per posposar-ho.

Quant costa un programari de registre de jornada?

Des de 1,50 € per usuari i mes. Per a una empresa de 10 empleats, això són 15 €/mes amb Cleverfy. També existeixen opcions de pagament únic (Lifetime Deal) des de 699 €.

És difícil migrar d’Excel a programari digital?

No. La majoria de programaris permeten importar dades des d’Excel i la configuració inicial porta menys de 10 minuts. Els teus empleats només necessiten descarregar l’app o accedir des del navegador.

Què passa amb els registres antics que tinc en Excel?

Has de conservar-los durant 4 anys. L’ideal és importar-los al programari digital per tenir-ho tot centralitzat, o mantenir els arxius Excel arxivats i accessibles com a complement.

Excel serveix com a pla de contingència manual?

Sí. De fet, és una de les millors opcions com a sistema alternatiu per quan el programari digital no estigui disponible temporalment. Mantingues una plantilla actualitzada i llesta per usar en cas d’emergència.

Conclusió: Excel va tenir el seu moment

Excel ha estat un gran aliat per a les pimes durant anys. Però per al registre de jornada el 2026, ja no és suficient. La llei exigeix més, i les conseqüències de no complir són serioses.

La bona notícia: el canvi és fàcil, ràpid i barat. Un programari com Cleverfy et permet complir la llei, estalviar temps i oblidar-te dels fulls de càlcul. Tot des de 1,50 €/usuari/mes, amb configuració en 10 minuts i sense permanència.

El teu Excel es pot jubilar tranquil — com a pla B d’emergència, que és on realment brilla.

Comença gratis amb Cleverfy →