¿Vas a contratar software de control horario? Lee esto antes

⚠️ Estado normativo (febrero 2026): El nuevo Real Decreto de registro de jornada digital se encuentra en tramitación y aún no ha sido publicado en el BOE. Este artículo explica los requisitos previstos según los borradores conocidos. Su contenido definitivo puede variar.

El mercado de software de control horario está lleno de opciones. Pero no todas las soluciones que se venden hoy estarán preparadas para lo que viene. Si estás evaluando herramientas, este artículo te ayudará a separar las que cumplen de las que prometen.

El problema: no todas las soluciones están preparadas

El borrador del nuevo Real Decreto establece requisitos técnicos específicos que muchos sistemas actuales no cumplen. Y no es que les falte un detalle menor: les faltan funcionalidades que requieren un desarrollo bien hecho.

Si contratas ahora una solución que no cumple, te expones a:

• Pagar por algo que no te servirá — especialmente si firmas un plan anual
• Tener que migrar tus datos — el histórico de fichajes de todos tus empleados
• Volver a formar a tu equipo — explicar otro sistema nuevo, otra app, otros procesos
• Doble periodo de adaptación — la fricción de cambiar no es solo técnica, es humana
• Tiempo perdido — el tuyo y el de tu equipo de RRHH

Las sanciones por incumplimiento del registro de jornada pueden alcanzar los 187.515€ en casos graves. Y con el nuevo Real Decreto, se esperan multas de hasta 10.000€ por trabajador en casos de falsificación de registros. No es momento de improvisar.

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Qué exige el nuevo Real Decreto (requisitos reales del borrador)

El borrador que está en tramitación establece estos requisitos técnicos. No son sugerencias, son obligaciones. Puedes leer más sobre el contexto completo en nuestra guía del Real Decreto de Control Horario 2026.

1. Trazabilidad real de modificaciones

Cualquier modificación del registro debe:

• Requerir autorización de la empresa Y del trabajador
• Dejar huella indeleble de quién hizo el cambio y cuándo
• Conservar el historial completo de cambios

Esto significa que si un empleado ficha a las 9:05 y luego se corrige a las 9:00, debe quedar constancia de: quién pidió el cambio, quién lo autorizó, cuándo se hizo, y cuál era el valor anterior. Un simple campo de “notas” no cumple.

Pregunta a tu proveedor: ¿Puedo ver el historial de todas las modificaciones de un fichaje, con quién las autorizó y cuándo?

2. Gestión granular de pausas

El registro debe incluir:

• Hora y minuto de inicio y fin de cada pausa
• Indicación de si cada pausa computa o no como tiempo de trabajo efectivo
• Respeto a los límites establecidos en convenio

Muchas empresas tienen convenios que establecen, por ejemplo, que los primeros 15 minutos de descanso computan como trabajo pero a partir de ahí no. O que la pausa para comer no computa, pero la de media mañana sí. El sistema debe poder gestionar esta complejidad.

Pregunta a tu proveedor: ¿Puedo configurar diferentes tipos de pausa y definir cuáles computan como trabajo según mi convenio?

3. Cálculo y clasificación de horas

El sistema debe:

• Clasificar las horas como ordinarias, extraordinarias o complementarias
• Indicar si las horas extra se compensan con descanso o se retribuyen
• Calcular la totalización diaria Y mensual

El cálculo de horas extra parece simple, pero no lo es. Debe tener en cuenta festivos nacionales y locales (que varían por municipio), ausencias justificadas, vacaciones, permisos retribuidos, el convenio aplicable, las bolsas de horas si existen… Un cálculo incorrecto puede costarte caro en una inspección.

Pregunta a tu proveedor: ¿El sistema calcula automáticamente las horas extra teniendo en cuenta festivos, ausencias y el convenio aplicable?

4. Acceso remoto para Inspección de Trabajo

La Inspección debe poder acceder:

• De forma inmediata
• En remoto (sin personarse físicamente)
• En formato tratable y legible, compatible con sistemas de uso generalizado

Esto es un cambio importante. Hasta ahora, la Inspección tenía que solicitar los registros y la empresa los proporcionaba. Con el nuevo Real Decreto, la Inspección podrá acceder directamente a tus registros de forma remota. Si tu sistema no lo permite, no cumples.

Para entender mejor cómo funciona una inspección de trabajo, consulta nuestra guía sobre Inspección de Trabajo y control horario.

Pregunta a tu proveedor: ¿Cómo accedería un inspector a los registros de mi empresa de forma remota? ¿En qué formato se exportan?

5. Identificación presencial vs. teletrabajo

Cada tramo de jornada debe indicar:

• Si se realiza de forma presencial o a distancia

Con el auge del trabajo híbrido, esto es fundamental. El sistema debe saber distinguir cuándo un empleado está fichando desde la oficina y cuándo desde casa. Esto puede hacerse por geolocalización, por red WiFi, o por declaración del empleado, pero debe quedar registrado.

Si tienes empleados en teletrabajo, te interesa leer nuestra guía sobre control horario en teletrabajo e híbrido.

Pregunta a tu proveedor: ¿El sistema distingue automáticamente entre fichajes presenciales y en remoto?

6. Tiempos de espera y disposición

Cuando existan, deben registrarse:

• Los tiempos de espera
• Los tiempos a disposición de la empresa que no son trabajo efectivo

Esto afecta especialmente a sectores como transporte, seguridad, o sanidad, donde hay tiempos de guardia o disponibilidad que no son trabajo efectivo pero que deben registrarse.

Pregunta a tu proveedor: ¿Puedo registrar tiempos de guardia o disponibilidad diferenciados del trabajo efectivo?

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No te fíes del “lo tendremos listo”

Cuando preguntes por estas funcionalidades, exige que te las enseñen funcionando. Hoy.

Muchas de estas funcionalidades parecen sencillas sobre el papel, pero son complejas de implementar bien:

• Trazabilidad real no es lo mismo que un campo de “notas”. Es un sistema de auditoría completo que registra cada cambio con su autor, timestamp y autorización. Implementarlo bien requiere diseñar la base de datos desde cero pensando en ello.

• Cálculo de horas extra no es una resta simple. Debe tener en cuenta festivos nacionales y locales, ausencias, vacaciones, permisos, el convenio aplicable, las bolsas de horas… Y debe actualizarse cada año con los nuevos festivos.

• Gestión de pausas por convenio requiere poder configurar reglas diferentes para cada tipo de pausa, con límites máximos y mínimos, y que el sistema las aplique automáticamente. No basta con que el empleado “declare” el tipo de pausa.

• Acceso para Inspección requiere un sistema de exportación robusto, con formatos estándar (probablemente XML o JSON con un esquema definido), que incluya toda la información requerida de forma legible y verificable.

Si tu proveedor dice “está en desarrollo” o “lo tendremos para cuando entre el Real Decreto”, piénsalo dos veces:

• ¿Cuántas empresas diferentes tendrán que probarlo antes de que funcione bien?
• ¿Qué pasa si entra el Real Decreto y aún tienen bugs?
• ¿Vas a ser tú el beta tester mientras Inspección puede llamar a tu puerta?

No contrates promesas. Contrata soluciones que puedas probar hoy.

Si aún estás usando Excel, te recomendamos leer por qué Excel no es suficiente para el registro de jornada antes de tomar una decisión.

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Checklist rápido antes de contratar

Antes de firmar con cualquier proveedor de control horario, verifica:

• ¿Me pueden enseñar la trazabilidad de modificaciones funcionando?
• ¿Puedo configurar tipos de pausa que computan o no según convenio?
• ¿El sistema calcula horas extra automáticamente considerando festivos y ausencias?
• ¿Cómo accedería Inspección de Trabajo de forma remota?
• ¿En qué formato se exportan los datos?
• ¿Diferencian fichajes presenciales de teletrabajo?
• ¿Cuánto tiempo llevan estas funcionalidades en producción?
• ¿Qué empresas las están usando ya?

Si no pueden responder con una demo, no con palabras, sigue buscando.

¿Necesitas ayuda para evaluar opciones? Consulta nuestra comparativa de software de fichaje digital 2026.

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Preguntas frecuentes

¿Puedo seguir usando Excel mientras se aprueba el Real Decreto?

Técnicamente sí, ya que el Real Decreto aún no está en vigor. Pero Excel tiene problemas graves: es modificable (no cumple trazabilidad), no permite acceso remoto a Inspección, y no gestiona pausas ni horas extra automáticamente. Te recomendamos migrar cuanto antes para evitar prisas cuando se publique la normativa.

¿Qué pasa si contrato un software que luego no cumple?

Tendrás que cambiar de proveedor, lo que implica: migrar datos históricos, formar de nuevo al equipo, pagar potencialmente dos servicios durante la transición, y asumir el riesgo de sanciones si la Inspección actúa antes de que completes el cambio.

¿Cuándo entra en vigor el nuevo Real Decreto?

El borrador está en tramitación avanzada. La entrada en vigor será 20 días después de su publicación en el BOE. Las estimaciones actuales apuntan a algún momento de 2026, pero no hay fecha confirmada.

¿El registro por autodeclaración del empleado será válido?

Sí, el borrador permite que el empleado registre su propia jornada. Lo importante es que el sistema cumpla los requisitos técnicos (trazabilidad, formato digital, acceso para Inspección). El método de fichaje (app, web, terminal) es flexible.

¿Necesito un sistema diferente si tengo empleados en teletrabajo?

No necesariamente un sistema diferente, pero sí un sistema que distinga entre trabajo presencial y remoto. El registro debe indicar en cada tramo si se realizó desde la oficina o a distancia.

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Conclusión

El nuevo Real Decreto va a obligar a muchas empresas a cambiar de sistema. La pregunta es: ¿prefieres elegir bien ahora, o elegir dos veces?

Tómate el tiempo de verificar que la solución que contrates cumple los requisitos reales. Pide demos. Haz preguntas técnicas. Y si algo “está en desarrollo”, espera a que esté terminado antes de comprometerte.

Tu tranquilidad ante una inspección — y la de tu equipo — depende de ello.

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En Cleverfy hemos desarrollado el sistema pensando desde el primer día en los requisitos del nuevo Real Decreto. Si quieres comprobarlo, solicita una demo y te enseñamos cada funcionalidad. También puedes consultar nuestros precios — sin sorpresas, sin letra pequeña.