Términos y Condiciones de Servicio y Contrato de Tratamiento (DPA)

PARTE I. TÉRMINOS Y CONDICIONES DE USO

1. Naturaleza del Servicio y Relación B2B

Cleverfy es una plataforma SaaS (Software as a Service) de control horario y gestión de recursos humanos. La contratación de Cleverfy está dirigida exclusivamente a empresas, profesionales y autónomos en el marco de su actividad comercial o empresarial (relación B2B). Por tanto, no resulta de aplicación la normativa de defensa de los consumidores y usuarios, incluyendo el derecho de desistimiento.

2. Capacidad y Representación Legal

La persona que acepta estos Términos y Condiciones en nombre del Cliente declara y garantiza que actúa como representante legal debidamente autorizado, con capacidad suficiente para vincular jurídicamente a la empresa u organización a la que representa. El Cliente asume plena responsabilidad por las acciones de dicho representante.

3. Registro, Credenciales y Seguridad

El Cliente es el único responsable de mantener la confidencialidad de las contraseñas y cuentas de administrador de su espacio en Cleverfy. Cualquier acción realizada bajo las credenciales del Cliente se presumirá autorizada por este. El Cliente deberá notificar de inmediato a Cleverfy cualquier uso no autorizado de sus cuentas.

Cleverfy se reserva el derecho a bloquear temporalmente cuentas cuando existan indicios fundados de que las credenciales han sido comprometidas, con el fin de proteger la integridad de la plataforma y los datos de todos los usuarios.

4. Condiciones de los Planes, Pagos y "Lifetime Deal"

• Prueba Gratuita: Se ofrecen 14 días de prueba. Finalizado el plazo, se requerirá la contratación de un plan. Se podrán evaluar extensiones bajo petición expresa. Los datos introducidos durante el periodo de prueba se conservarán únicamente si el Cliente contrata un plan de pago; en caso contrario, serán eliminados transcurridos 30 días desde la finalización del periodo de prueba.
• Modelo de Suscripción (Basic y Pro): El coste se calcula por empleado activo al mes. Se cobrará por adelantado (mensual o anualmente con un 20% de descuento). No se realizarán reembolsos por periodos no utilizados.
• Lifetime Deal (LTD): Concede acceso a las funcionalidades del Plan Pro mediante un pago único durante toda la vida útil del producto Cleverfy. Incluye soporte premium (respuesta en 4h) los primeros 12 meses; posteriormente, el soporte será el estándar (24h). En caso de cese de negocio, se avisará con 60 días de antelación para la exportación de datos.
• Impagos: En caso de impago, Cleverfy notificará al Cliente. Tras 5 días naturales sin regularización, se suspenderá el acceso. Los datos permanecerán bloqueados 30 días antes de la resolución definitiva del contrato.

5. Cancelación y Resolución del Contrato

El Cliente podrá cancelar su suscripción en cualquier momento desde el panel de administración de su cuenta. La cancelación surtirá efecto al finalizar el periodo de facturación en curso, manteniéndose el acceso hasta dicha fecha. No se realizarán reembolsos por el periodo restante.

Tras la cancelación, el Cliente dispondrá de un plazo de 30 días naturales para exportar todos sus datos. Transcurrido dicho plazo, se aplicará el procedimiento de conservación y bloqueo descrito en la Parte II, sección 7.

Cleverfy se reserva el derecho a resolver el contrato de forma inmediata en caso de uso fraudulento del servicio, vulneración de estas condiciones o actividades que comprometan la seguridad de la plataforma, previa notificación al Cliente.

6. Modificaciones del Servicio y Tarifas

Cleverfy se reserva el derecho a modificar las tarifas o las presentes condiciones. Cualquier cambio será notificado al administrador de la cuenta con al menos 30 días de antelación. Si el Cliente no acepta las nuevas condiciones, podrá cancelar su suscripción antes de que entren en vigor.

7. Garantías y Disponibilidad (SLA)

• Cleverfy garantiza una disponibilidad del servicio del 99,5% anual, excluyendo mantenimientos programados (notificados previamente), causas de fuerza mayor, o fallos en proveedores de infraestructura de terceros.
• Cleverfy no actúa como asesor laboral. El cumplimiento del Estatuto de los Trabajadores y convenios colectivos recae exclusivamente sobre el Cliente.

8. Fuerza Mayor

Ninguna de las partes será responsable por retrasos o incumplimientos derivados de causas fuera de su control razonable, incluyendo pero no limitándose a: desastres naturales, pandemias, conflictos bélicos, actos de terrorismo, fallos generalizados de Internet o telecomunicaciones, acciones gubernamentales, o fallos de proveedores de infraestructura de terceros. La parte afectada notificará a la otra en el menor plazo posible y hará esfuerzos razonables por reanudar el servicio.

9. Comunicaciones Electrónicas

Comunicaciones de servicio: El Cliente acepta que Cleverfy le remita comunicaciones relativas al servicio (notificaciones de cambios en las condiciones, alertas de seguridad, brechas de datos, mantenimientos programados y avisos operativos) a la dirección de correo electrónico del administrador de la cuenta. Estas comunicaciones no tienen carácter comercial, son necesarias para la correcta ejecución del contrato y no pueden desactivarse.

Comunicaciones de producto: Al amparo del artículo 21.2 de la Ley 34/2002 de Servicios de la Sociedad de la Información (LSSI), y en el marco de la relación contractual existente, Cleverfy podrá remitir al Cliente comunicaciones relativas a la adopción y uso óptimo del servicio, incluyendo: consejos de onboarding, mejores prácticas, avisos relacionados con el estado de su periodo de prueba o suscripción, y novedades de funcionalidades relevantes para su plan. El Cliente podrá oponerse a la recepción de estas comunicaciones en cualquier momento enviando un correo a info@cleverfy.es.

10. Licencia de Uso

Cleverfy concede al Cliente una licencia de uso no exclusiva, intransferible y revocable para acceder y utilizar la plataforma durante la vigencia de la suscripción, exclusivamente para su uso interno empresarial. En ningún caso esta licencia podrá interpretarse como una cesión o venta del software. El Cliente no podrá sublicenciar, revender ni poner a disposición de terceros el acceso a la plataforma.

11. Usos Prohibidos

El Cliente se compromete a no:

• Realizar ingeniería inversa, descompilar o desensamblar el software de Cleverfy.
• Compartir credenciales de acceso con terceros ajenos a la organización del Cliente.
• Utilizar el servicio para fines ilegales, fraudulentos o contrarios a la buena fe.
• Introducir virus, malware o cualquier código malicioso en la plataforma.
• Intentar acceder a datos de otros clientes o a áreas restringidas del sistema.
• Utilizar el servicio de forma que comprometa su disponibilidad, seguridad o rendimiento para otros usuarios.

12. Propiedad Intelectual y Uso de Marcas

Cleverfy retiene la titularidad exclusiva sobre el código, diseño, algoritmos y marca del software. El Cliente conserva todos los derechos sobre los datos introducidos. El Cliente autoriza a Cleverfy a utilizar su logotipo o nombre comercial como referencia corporativa (Casos de Éxito), pudiendo revocar este permiso en cualquier momento mediante comunicación por escrito.

13. Limitación de Responsabilidad

Salvo en casos de dolo o negligencia grave, la responsabilidad máxima acumulada de Cleverfy por cualquier reclamación derivada del uso del servicio se limitará estrictamente a los importes abonados por el Cliente durante los 6 meses anteriores al evento causante del daño.

14. Nulidad Parcial y Jurisdicción

Si alguna cláusula fuera declarada nula, el resto del contrato mantendrá su plena vigencia. Las partes se someten a los Juzgados y Tribunales de la ciudad de Barcelona, con renuncia expresa a cualquier otro fuero, aplicando la legislación española.

PARTE II. CONTRATO DE ENCARGADO DEL TRATAMIENTO (DPA)

Este Anexo da cumplimiento a las exigencias del Artículo 28 del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y la LOPDGDD 3/2018.

1. Objeto, Naturaleza y Tipología de Datos

Cleverfy (Encargado) tratará datos por cuenta del Cliente (Responsable) exclusivamente para proporcionar el servicio SaaS.

• Datos tratados:
  • Identificativos: nombre, apellidos, email, DNI/NIF, fecha de alta, fotografía de perfil (opcional).
  • Organizativos: departamento, centro de trabajo, rol, modalidad presencial/remoto y porcentaje de teletrabajo.
  • Registros de jornada: hora de entrada, salida, pausas, modo de trabajo y clasificación de horas (ordinarias, extraordinarias, complementarias, nocturnas y festivas).
  • Tiempos de espera y disposición: tipo, hora inicio/fin, duración y observaciones.
  • Medidas de flexibilidad y conciliación: tipo de medida, motivo y periodo de aplicación.
  • Ausencias: solicitudes, saldos (días acumulados, usados, reservados), documentos justificantes adjuntos.
  • Historial de modificaciones: solicitante, aprobador, valores originales y modificados, estado de la solicitud.
  • Geolocalización: solo bajo activación expresa por el administrador; la ubicación se captura únicamente en el instante del fichaje y no se realiza seguimiento continuo de la posición del trabajador.
  • Datos técnicos: identificadores de dispositivos móviles, suscripciones de notificaciones push y PIN de fichaje en modo kiosko.
• Deber de Confidencialidad: Cleverfy garantiza que todas las personas autorizadas para tratar los datos personales (empleados, colaboradores) han firmado acuerdos vinculantes de confidencialidad.

2. Sub-encargados Autorizados y Cambios

El Cliente autoriza de forma general la subcontratación de los siguientes proveedores:

• Amazon Data Services Spain, S.L. (Alojamiento - Región España).
• Amazon Web Services EMEA SARL (Emails transaccionales).
• Crisp IM SARL (Soporte técnico).
• Stripe Payments Europe, Ltd. (Procesamiento de pagos).
• Google Ireland Ltd. (Analítica de uso).

Cambios: Cleverfy informará al Cliente de cualquier incorporación o sustitución de sub-encargados con 15 días de antelación. El Cliente podrá oponerse por motivos justificados de protección de datos. Si no es posible resolver la objeción, el Cliente podrá resolver el contrato.

3. Transferencias Internacionales

Los datos principales se alojan en el EEE (España). Si la operativa de algún sub-encargado (ej. soporte global) implicase transferencias fuera del Espacio Económico Europeo, Cleverfy garantiza que se realizarán amparadas en el Data Privacy Framework o mediante la firma de las Cláusulas Contractuales Tipo (CCT) de la Comisión Europea.

4. Medidas de Seguridad y Auditorías

• Seguridad: Cifrado de datos en tránsito (TLS) y reposo, aislamiento de entornos y copias de seguridad recurrentes.
• Auditorías: A petición del Cliente, Cleverfy pondrá a su disposición la información necesaria para demostrar el cumplimiento de sus obligaciones. Si el Cliente requiriese una auditoría presencial o técnica de terceros, los costes correrán a cargo del Cliente y se planificará para no interrumpir las operaciones normales de Cleverfy.

5. Notificación de Brechas de Seguridad

Cleverfy notificará al Responsable cualquier violación de la seguridad de los datos personales sin dilación indebida y, en cualquier caso, antes del plazo máximo de 48 horas tras tener conocimiento de ella. La notificación incluirá la naturaleza de la brecha, categorías de datos afectados y medidas correctoras aplicadas.

6. Asistencia y Derechos de los Interesados

Dado que la plataforma cuenta con herramientas de autogestión, el Cliente atenderá directamente las peticiones de sus empleados. Si Cleverfy recibe una solicitud directa de un empleado (derecho de acceso, supresión, etc.), la derivará al Cliente a la mayor brevedad, sin responderla directamente.

7. Destino de los Datos (Conservación y Bloqueo)

Al finalizar la relación contractual:

1. El Cliente podrá exportar todos sus registros.
2. Posteriormente, Cleverfy mantendrá los datos bloqueados durante un periodo de 4 años, en estricto cumplimiento del periodo de prescripción de infracciones laborales de la normativa española (LISOS).
3. Durante el bloqueo, los datos solo estarán a disposición de Jueces, Tribunales o Administraciones Públicas (Inspección de Trabajo). Superado el plazo, se procederá a su borrado irrecuperable.

Última actualización: 26 de febrero de 2026