Inspección de Traballo e Control Horario: Como Prepararte

📌 En resumo: A Inspección de Traballo pode presentarse sen aviso previo. Revisarán que teñas rexistro de xornada de todos os empregados, accesible e conservado 4 anos. As sancións van de 70€ a 7.500€. A mellor forma de prepararte: ter un sistema dixital funcionando antes de que cheguen.

Chegouche unha inspección (ou queres estar preparado)

Hai dous tipos de persoas que len este artigo:

1. As que acaban de recibir un aviso de inspección e buscan desesperadamente que facer
2. As que queren prepararse antes de que lles pille desprevenidas

Sexa cal sexa o teu caso, aquí tes todo o que necesitas saber sobre que revisa a Inspección de Traballo en materia de control horario, que documentación debes ter lista e como cumprir aínda que empeces dende cero.

Que revisa a Inspección de Traballo?

Cando a Inspección de Traballo visita a túa empresa para verificar o cumprimento do rexistro de xornada, comproba o seguinte:

1. Que exista un rexistro de xornada

O primeiro e máis básico: levas algún tipo de rexistro das horas que traballan os teus empregados? Se a resposta é “non” ou “máis ou menos”, tes un problema.

2. Que inclúa o obrigatorio

O rexistro debe incluír:

• Hora de entrada de cada empregado, cada día
• Hora de saída de cada empregado, cada día
• Pausas (especialmente importante para xornadas de máis de 6 horas)
• Identificación do traballador (quen é cada rexistro)
• Data de cada rexistro

3. Que estea accesible

Os rexistros deben estar dispoñibles para consulta. Non vale “téñoo na casa” ou “ten que mandalo o meu xestor”. Debes poder mostralos no momento.

4. Que se conserven 4 anos

A lei esixe conservar os rexistros durante un mínimo de 4 anos. Se che piden os rexistros de hai 3 anos, tes que poder mostralos.

5. Que os empregados teñan acceso

Os teus empregados deben poder consultar os seus propios rexistros. Se lles preguntan “pode ver o seu rexistro de horas?” e a resposta é “non sei como”, é un problema.

6. Que os representantes legais teñan acceso

Se a túa empresa ten comité de empresa ou delegados de persoal, eles tamén deben ter acceso aos rexistros (normalmente a datos agregados, non individuais).

Que NON cumpre a lei (aínda que creas que si)

O caderno de sinaturas “cando se acordan”

Un caderno onde os empregados apuntan a súa hora… cando se acordan, sen supervisión, enchendo varios días á vez. Non ten validez porque:

• Non hai garantía de que a hora sexa real
• Pódese encher a posteriori
• Non hai trazabilidade

A folla Excel que ninguén actualiza

Similar ao caderno, pero en dixital. Se calquera pode modificar os datos sen deixar rastro, non serve.

O “aquí todos sabemos a que hora entramos”

A confianza está moi ben, pero non é un sistema de rexistro. A lei esixe documentación, non boas intencións.

O reloxo de fichar de hai 20 anos

Se tes un reloxo de fichar antigo que imprime en tarxetas de papel, tecnicamente é mellor que nada. Pero:

• Conservas todas as tarxetas dos últimos 4 anos?
• Están organizadas para poder consultalas?
• Os empregados poden ver os seus rexistros facilmente?

Co novo Real Decreto (en tramitación), o rexistro deberá ser dixital obrigatoriamente.

Sancións actuais por incumprimento

As sancións por non levar un rexistro de xornada adecuado están tipificadas na Lei de Infraccións e Sancións da Orde Social (LISOS):

Infracción leve

Sanción: 70€ - 750€

Aplícase cando:

• Hai rexistro pero con defectos formais menores
• Faltan algúns datos non esenciais
• O sistema existe pero ten fallos puntuais

Infracción grave

Sanción: 751€ - 7.500€

Aplícase cando:

• Non hai ningún sistema de rexistro
• O sistema é claramente inadecuado
• Non se conservan os rexistros o tempo esixido
• Impídese o acceso a empregados ou representantes
• Hai incumprimento reiterado

Como se gradúa a sanción

Dentro de cada rango, a Inspección valora:

• Número de traballadores afectados
• Intencionalidade (non é o mesmo descuido que fraude)
• Reincidencia (se xa te sancionaron antes)
• Facturación da empresa (proporcionalidade)
• Prexuízo causado aos traballadores

Exemplo real

Unha PEME de 10 empregados sen ningún sistema de rexistro pode enfrontarse a unha sanción grave de entre 751€ e 7.500€. Se ademais se detecta que hai horas extra non rexistradas nin compensadas, as sancións poden acumularse.

Como prepararte en 24 horas (se xa tes sistema)

Se xa usas un sistema dixital de control horario pero acaban de avisarte dunha inspección, isto é o que debes revisar:

1. Verifica que todos os empregados están fichando

Entra no panel e comproba:

• Todos os empregados activos teñen fichaxes recentes?
• Hai alguén que leve días sen fichar?
• Hai incidencias sen resolver (fichaxes esquecidos, etc.)?

2. Exporta un informe de proba

Xera un informe do último mes para asegurarte de que:

• Os datos se exportan correctamente
• Inclúe toda a información requirida
• Podes explicar como lelo

3. Prepara a documentación complementaria

Ten a man:

• Política de rexistro de xornada da empresa
• Comunicación aos empregados sobre o sistema
• Manual ou instrucións do sistema utilizado

4. Revisa os rexistros dos últimos 4 anos

Se che piden rexistros antigos, asegúrate de que podes acceder a eles.

5. Confirma o acceso dos empregados

Comproba que os teus empregados saben como consultar os seus propios fichaxes. Se non o saben, explícallelo antes da inspección.

Como prepararte en 1 semana (se empezas dende cero)

Se non tes ningún sistema de control horario e queres implementar un antes dunha posible inspección:

Día 1-2: Elixe e implementa un sistema

1. Rexístrate en Cleverfy (ou o sistema que elixas)
2. Configura a túa empresa (datos básicos, centros de traballo)
3. Dá de alta a todos os empregados (nome, email, xornada)
4. Proba ti mesmo o proceso de fichaxe

Día 3-4: Forma aos empregados

1. Comunica aos empregados que ides usar un sistema de control horario
2. Ensínalles como fichar (app, web, tablet…)
3. Resolve dúbidas e asegúrate de que todos saben facelo
4. Fai un seguimento os primeiros días para detectar problemas

Día 5-7: Establece rutinas

1. Revisa o panel cada día para detectar incidencias
2. Resolve fichaxes esquecidos coas correccións correspondentes
3. Documenta o proceso (quen xestiona que, como se resolven problemas)
4. Prepara a documentación complementaria

E os rexistros anteriores?

Se antes non tiñas sistema, non podes inventar rexistros do pasado. O que podes facer:

• Documentar cando implementaches o novo sistema
• Ter o sistema funcionando correctamente de agora en diante
• Se che preguntan polo pasado, ser honesto: “Non tiñamos sistema, implementámolo o [data]”

É mellor ter un sistema recentemente implementado que non ter nada.

Preguntas frecuentes

Poden vir sen avisar?

Si. A Inspección de Traballo pode presentarse sen previo aviso. É o habitual en inspeccións rutineiras ou por denuncia.

Que pasa se non teño os rexistros do ano pasado?

Se chos piden e non os tes, é unha infracción. A sanción dependerá de se tes sistema actual, se foi un descuido puntual ou se directamente nunca levaches rexistro.

Vale un Excel se o teño ben organizado?

Actualmente, tecnicamente si (aínda que é moi mellorable). Pero co novo Real Decreto, o rexistro deberá ser dixital con marca temporal automática e trazabilidade. Excel non cumprirá iso.

Que fago se un empregado négase a fichar?

Documéntao. Comunica por escrito ao empregado que debe fichar e conserva esa comunicación. A obriga de rexistro é da empresa, pero o empregado debe colaborar.

Poden pedirme rexistros de empregados que xa non traballan aquí?

Si, se foi hai menos de 4 anos. Por iso é importante conservar os rexistros de ex-empregados.

A Inspección pode acceder ao meu sistema directamente?

Co novo Real Decreto (en tramitación), prevese que a Inspección poida acceder remotamente aos sistemas de rexistro. Por agora, pídench a documentación e ti entrégala.

Canto tardan en resolver unha inspección?

Variable. Pode ser unha visita puntual que se resolve no día, ou un proceso que se alonga semanas se hai que aportar documentación adicional ou hai alegacións.

A mellor preparación: ter o sistema funcionando

A verdade é simple: a mellor forma de prepararte para unha inspección é ter un bo sistema de control horario funcionando de forma rutineira.

Non é algo que poidas improvisar o día antes. Pero si é algo que podes implementar hoxe en menos de 10 minutos.

Con Cleverfy:

• Rexístrate e configura a túa empresa en 10 minutos
• Os teus empregados empezan a fichar dende mañá
• Tes todos os rexistros gardados, trazables, exportables
• Cumpres a lei actual e estarás preparado para o novo Real Decreto

Empeza gratis hoxe — 14 días de proba, sen tarxeta de crédito.

Non esperes a que chegue a inspección. Cumprir é fácil, rápido e barato. Non cumprir pode custarche ata 7.500€.

---

Nota legal: Este artigo ten carácter informativo e non constitúe asesoramento xurídico. As sancións indicadas corresponden á LISOS vixente. O novo Real Decreto de Rexistro de Xornada Dixital atópase en fase de tramitación a data de publicación. Ante unha inspección real, consulta cun profesional legal.