Fichaxe por xeolocalización: Cando, como e por que implementalo

Fichaxe por xeolocalización: cando, como e por que implementalo

A fichaxe por xeolocalización converteuse nunha ferramenta clave para empresas con equipos que traballan fóra da oficina. Comerciais en ruta, técnicos de mantemento, repartidores, persoal de limpeza en diferentes centros… Hai decenas de situacións nas que necesitas saber onde fichan os teus empregados, non só cando.

Pero a xeolocalización non vale para todo o mundo nin en calquera situación. A lexislación española e o RXPD establecen límites claros. Nesta guía explicámosche cando ten sentido implementar a fichaxe GPS, como facelo cumprindo a lei e que opcións tecnolóxicas existen.

Que é a fichaxe por xeolocalización?

A fichaxe por xeolocalización é un sistema de rexistro de xornada que asocia unha coordenada GPS (localización) ao momento en que o empregado ficha a súa entrada ou saída. É dicir, cando un traballador ficha dende o seu móbil ou dispositivo, o sistema rexistra non só a hora, senón tamén dende onde o fixo.

Existen dúas modalidades principais:

Xeolocalización puntual (ao fichar)

O sistema rexistra a localización só no momento exacto da fichaxe. Non fai seguimento continuo. É a opción máis habitual e a menos invasiva para a privacidade.

Xeolocalización continua (tracking)

O sistema rastrexa a localización do empregado durante toda a xornada laboral. Esta opción só é legal en situacións moi concretas onde o desprazamento é parte esencial do traballo (transporte, reparto, etc.) e non existen alternativas menos intrusivas.

Xeovala (geofencing)

Outra variante é a xeovala: defínese un perímetro xeográfico (por exemplo, un radio de 200 metros ao redor da oficina ou centro de traballo) e o empregado só pode fichar cando está dentro desa zona. Isto evita fichaxes fraudulentas dende casa ou dende outro lugar.

Cando ten sentido implementar fichaxe con GPS?

Non todas as empresas necesitan xeolocalización. Se todos os teus empregados traballan dende a mesma oficina, probablemente non o necesitas. Pero hai sectores e situacións onde é case imprescindible.

Sectores onde a xeolocalización achega valor real

• Construción e obras: Empregados que se desprazan a diferentes obras ou proxectos. Necesitas saber en que obra ficharon para asignar custos e verificar presenza.
• Servizos de limpeza e mantemento: Equipos que rotan entre varios centros de clientes. A fichaxe GPS confirma que o empregado estaba na localización correcta.
• Comerciais e vendas en ruta: Persoal que visita clientes e non pasa pola oficina. A xeolocalización substitúe o “control visual” que non existe.
• Loxística e transporte lixeiro: Repartidores, mensaxeiros e condutores cuxo traballo é desprazarse.
• Asistencia técnica e SAT: Técnicos que acoden a domicilios ou empresas para reparacións ou instalacións.
• Hostalaría con múltiples locais: Empregados que traballan en distintos establecementos do mesmo grupo.
• Teletraballo parcial: Empresas que queren verificar que o empregado ficha dende casa (e non dende a praia) durante os días de teletraballo.

Cando NON ten sentido

• Oficina fixa con todo o equipo presente: Abonda con fichaxe web, app ou kiosko.
• Empregados que sempre traballan dende o mesmo sitio: A xeolocalización non achega información útil.
• Cando o único obxectivo é “vixiar”: Se non hai xustificación operativa, a xeolocalización pode ser excesiva e problemática legalmente.

É legal a fichaxe con xeolocalización en España?

Si, é legal, pero con condicións claras. A legalidade depende de como se implementa e do cumprimento da normativa de protección de datos.

O que di a normativa de Rexistro de Xornada

A normativa vixente (Art. 34.9 ET, 2019) obriga a todas as empresas a rexistrar a xornada laboral dos seus empregados, aínda que non esixe formato dixital. O novo Real Decreto (en tramitación) esixirá que o rexistro sexa dixital, con marca temporal automática e inmutable. A lei non obriga a usar xeolocalización, pero tampouco a prohibe. É unha ferramenta máis que o empresario pode utilizar se existe unha xustificación lexítima.

O que di o RXPD e a LOPDGDD

Aquí está a clave. A localización dunha persoa é un dato persoal, protexido polo Regulamento Xeral de Protección de Datos (RXPD) e a Lei Orgánica de Protección de Datos (LOPDGDD). Para usala legalmente, a empresa debe cumprir varios requisitos:

1. Base xurídica lexítima: O tratamento de datos de localización debe ter unha base legal. A máis habitual é o interese lexítimo do empresario (artigo 6.1.f do RXPD) para controlar o cumprimento da xornada laboral, sempre que se demostre que a xeolocalización é necesaria e proporcional.

2. Principio de minimización de datos: Só recoller os datos estritamente necesarios. Se abonda con rexistrar a localización ao fichar, non podes facer seguimento continuo.

3. Información previa ao empregado: O traballador debe ser informado antes de que se active a xeolocalización: que datos se recollen, para que, durante canto tempo se conservan e cales son os seus dereitos.

4. Avaliación de impacto (EIPD): Cando o tratamento pode supor un risco alto para os dereitos dos traballadores, é recomendable (e ás veces obrigatorio) realizar unha avaliación de impacto relativa á protección de datos.

5. Proporcionalidade: A medida debe ser proporcional ao fin perseguido. Rastrexar continuamente a un oficinista que traballa nun escritorio fixo sería desproporcionado (e probablemente ilegal).

Recomendacións da AEPD

A Axencia Española de Protección de Datos (AEPD) estableceu criterios claros:

• O seguimento continuo só é razoable cando o desprazamento é parte esencial do traballo (reparto, transporte, asistencia técnica itinerante).
• O tracking non está permitido cando o empregado traballa nun punto fixo, se non existe motivo para seguir a súa localización de maneira constante ou se existen alternativas menos intrusivas.
• A empresa debe garantir cifrado, trazabilidade e selado temporal dos datos de localización.
• Os datos de xeolocalización deben conservarse de forma segura e eliminarse cando xa non sexan necesarios (respectando o mínimo de 4 anos que esixe a lei de rexistro de xornada).

Como implementar a fichaxe por xeolocalización paso a paso

Se determinaches que a xeolocalización ten sentido para a túa empresa, estes son os pasos para implementala correctamente:

1. Avalía se realmente a necesitas

Fáite estas preguntas:

• Os meus empregados traballan fóra dun centro fixo?
• Necesito saber dende onde fichan por motivos operativos ou de facturación?
• Existe unha alternativa menos invasiva que cumpra o mesmo obxectivo?

Se a resposta ás dúas primeiras é si e á terceira é non, a xeolocalización está xustificada.

2. Elixe o tipo de xeolocalización adecuado

Para a maioría das PEMEs, a xeolocalización puntual (só ao fichar) ou a xeovala son máis que suficientes. O tracking continuo só ten sentido en empresas de transporte ou loxística.

3. Informa aos empregados

Antes de activar a funcionalidade, comunica ao teu equipo:

• Que datos de localización se van recoller (coordenadas ao fichar, non seguimento continuo).
• Para que se van usar (verificar lugar de fichaxe, asignar custos por centro de traballo, etc.).
• Como se almacenan e durante canto tempo.
• Cales son os seus dereitos (acceso, rectificación, supresión).

Inclúe esta información na política de privacidade interna e recolle un acuse de recibo.

4. Actualiza o rexistro de actividades de tratamento

Se xa tes un rexistro de actividades de tratamento (obrigatorio polo RXPD), engade o tratamento de datos de xeolocalización con todos os detalles.

5. Configura o software de fichaxe

Cunha ferramenta como Cleverfy, activar a xeolocalización é cuestión de minutos. O administrador pode:

• Activar ou desactivar a xeolocalización por empregado ou grupo.
• Definir xeovalas ao redor de centros de traballo.
• Configurar que información se rexistra (coordenadas, dirección, zona).
• Consultar os rexistros con localización nos informes.

Todo integrado no mesmo sistema de fichaxe, sen necesidade de apps nin ferramentas adicionais.

Necesitas fichaxe con xeolocalización para o teu equipo? Proba Cleverfy gratis — confígúrase en 10 minutos e a xeolocalización está incluída en todos os plans.

6. Revisa periodicamente

A xeolocalización non é algo que configures e esquezas. Revisa periodicamente:

• Segue sendo necesaria para todos os empregados que a teñen activada?
• Os datos estanse eliminando cando corresponde?
• Cambiou a situación laboral dalgún empregado (por exemplo, xa non traballa fóra)?

Privacidade e boas prácticas: o que NON debes facer

Implementar xeolocalización de forma incorrecta pode xerar sancións da AEPD (que poden alcanzar millóns de euros), conflitos laborais e desconfianza no teu equipo. Estas son as prácticas que debes evitar:

❌ Activar tracking continuo sen xustificación

Se os teus empregados non se desprazan como parte esencial do seu traballo, o seguimento continuo é desproporcionado. Usa xeolocalización puntual ou xeovalas.

❌ Non informar aos empregados

A falta de información previa é unha das infraccións máis frecuentes. Aínda que non necesites consentimento explícito (podes basearte en interese lexítimo), si debes informar.

❌ Usar os datos de localización para fins non declarados

Se dixeches que a xeolocalización é para verificar o lugar de fichaxe, non podes usala despois para calcular tempos de desprazamento, produtividade por zona ou control de rutas comerciais (a menos que tamén o informaras e xustificaras).

❌ Non diferenciar horario laboral e persoal

O sistema nunca debe rexistrar a localización do empregado fóra do seu horario laboral. Se usa o seu móbil persoal para fichar, a app só debe acceder ao GPS no momento da fichaxe.

❌ Obrigar a instalar apps con permisos excesivos

A app de fichaxe debe pedir só os permisos necesarios: localización ao fichar (non en segundo plano continuo), cámara só se hai fichaxe facial, etc.

Canto custa a fichaxe con xeolocalización?

A maioría dos software de fichaxe inclúen a xeolocalización nos seus plans estándar, sen custo adicional. Non necesitas comprar hardware GPS nin dispositivos especiais: abonda con que o empregado fiche dende o seu móbil.

Con Cleverfy, a xeolocalización está incluída en todos os plans dende 1,50 €/usuario/mes. Tamén podes optar polos Lifetime Deals (pago único dende 699 €) se queres esquecerche de cotas mensuais.

Comparado con sistemas de control de presenza por pegada dactilar ou tarxeta RFID (que requiren terminais físicos dende 200-500 € por unidade), a fichaxe GPS por app é moito máis económica e flexible.

Fichaxe GPS vs. outros métodos de fichaxe: cal elixir?

Método	Custo	Mobilidade	Precisión localización	Privacidade	Ideal para
App con GPS	Baixo (incluído en software)	✅ Total	✅ Alta	⚠️ Require xestión RXPD	Equipos móbiles, teletraballo
Xeovala	Baixo (incluído en software)	✅ Total	✅ Por zona	✅ Menos invasiva	Verificar presenza en centro
Web/navegador	Baixo	⚠️ Só con ordenador	❌ Sen localización	✅ Alta	Oficinas, teletraballo
Kiosko/tablet	Medio (necesita dispositivo)	❌ Fixo	✅ Por dispositivo	✅ Alta	Centros de traballo fixos
Terminal biométrico	Alto (hardware)	❌ Fixo	✅ Por dispositivo	⚠️ Dato biométrico	Fábricas, almacéns
Extensión Chrome	Baixo	⚠️ Só con ordenador	❌ Sen localización	✅ Alta	Traballo de escritorio

A recomendación para a maioría de PEMEs é combinar métodos: fichaxe web ou extensión para os que traballan en oficina, e app con GPS para os que se desprazan.

Con Cleverfy podes usar todos estes métodos (web, app móbil con GPS, extensión Chrome, modo kiosko) sen custo adicional. Cada empregado ficha como lle resulte máis cómodo. Reserva unha demo gratuíta e ensinámoscho en 15 minutos.

Casos prácticos: como usan a xeolocalización empresas reais

Empresa de limpeza (25 empregados)

Unha empresa de limpeza con contratos en 12 edificios de oficinas necesitaba verificar que os empregados chegaban ao centro asignado. Configuraron xeovalas ao redor de cada edificio. Agora o empregado ficha dende a app ao chegar e o sistema confirma automaticamente que está na localización correcta. O xestor ve en tempo real quen fichou en cada centro sen facer chamadas.

Empresa de reformas (8 empregados)

Un pequeno negocio de reformas con operarios que van a distintas obras cada día. Activaron xeolocalización puntual: ao fichar entrada e saída, o sistema rexistra as coordenadas. Isto permítelles saber en que obra traballou cada persoa e cantas horas se dedicaron a cada proxecto, algo fundamental para orzamentar correctamente.

Consultora con teletraballo híbrido (15 empregados)

Unha consultora que permite teletraballo 3 días á semana quería verificar que os empregados fichaban dende casa ou a oficina (non dende outro sitio). Configuraron xeovalas opcionais para a oficina e deixaron a xeolocalización puntual activa para os días de teletraballo. Sen seguimento continuo, só un rexistro de dende onde se fichou.

Preguntas frecuentes (FAQ)

Poden obrigarme a fichar con xeolocalización no traballo?

Si, sempre que a empresa teña unha xustificación lexítima (por exemplo, traballas fóra dun centro fixo) e cumprira coa obriga de informarte previamente. Non necesita o teu consentimento explícito, pero si debe existir unha base legal válida e a medida debe ser proporcional.

A empresa pode rastrexar a miña localización fóra do horario laboral?

Non. A xeolocalización só pode activarse durante a xornada laboral e, na modalidade puntual, só no momento da fichaxe. Rastrexar a un empregado fóra do seu horario é unha infracción grave do RXPD.

Que pasa se ficho dende unha localización distinta á esperada?

Depende da política da túa empresa. O sistema rexistrará a localización real, e o xestor poderá ver que a fichaxe se fixo dende un lugar diferente ao habitual. Isto pode xerar unha incidencia que se revise co empregado.

A xeolocalización consume moita batería do móbil?

A xeolocalización puntual (só ao fichar) ten un impacto mínimo na batería, xa que só accede ao GPS durante uns segundos. O tracking continuo si pode consumir máis batería, pero non é a modalidade habitual para fichaxe.

É obrigatorio usar xeolocalización para cumprir a lei de rexistro de xornada?

Non. A lei esixe rexistro dixital con marca temporal, pero non especifica que deba incluír xeolocalización. É unha funcionalidade opcional que algunhas empresas necesitan polas súas características operativas.

Que multas pode recibir a miña empresa por usar mal a xeolocalización?

As sancións por infrinxir o RXPD poden alcanzar os 20 millóns de euros ou o 4% da facturación anual global. Na práctica, a AEPD impón multas que van dende uns miles de euros ata centos de miles, dependendo da gravidade. Usar xeolocalización sen informar aos empregados ou sen xustificación lexítima son as infraccións máis habituais.

Conclusión: a xeolocalización é unha ferramenta útil, pero non universal

A fichaxe por xeolocalización é unha funcionalidade potente para empresas con equipos móbiles, múltiples centros de traballo ou políticas de teletraballo. Pero non é para todas as empresas nin en todas as situacións.

A clave está en:

1. Avaliar se realmente a necesitas (os teus empregados desprázanse?).
2. Elixir a modalidade adecuada (puntual, xeovala ou continua).
3. Cumprir a normativa de privacidade (informar, minimizar, proporcionar).
4. Usar un software que o facilite sen complicacións técnicas.

Se necesitas fichaxe con xeolocalización para a túa empresa, Cleverfy inclúea en todos os seus plans, confígúrase en minutos e cumpre coa normativa española ao 100%. Dende 1,50 €/usuario/mes, sen permanencia nin contratos.

Crea a túa conta gratis ou reserva unha demo personalizada para velo en acción.