Excel vs software dixital para rexistro de xornada: Cal elixir?

Excel vs software dixital: o gran debate do control horario

Sexamos honestos: Excel é probablemente a ferramenta máis usada do mundo empresarial. Dende orzamentos ata inventarios, pasando por ese arquivo misterioso que leva 8 anos sen que ninguén saiba quen o creou. E durante moito tempo, tamén foi a opción favorita de moitas PEMEs para levar o rexistro de xornada laboral.

Pero co novo Real Decreto de Rexistro de Xornada Dixital (actualmente en tramitación), as regras cambiarán. Excel deixará de ser suficiente como sistema principal de control horario. E aínda que soe drástico, ten unha explicación lóxica — e unha solución máis sinxela do que pensas.

Neste artigo facemos unha comparativa honesta entre Excel e o software dixital especializado, para que poidas tomar a mellor decisión para a túa empresa.

Como se usa Excel para o rexistro de xornada?

Antes de entrar na comparativa, vexamos como o fai a maioría de empresas que usan Excel:

1. Modelo compartido: unha folla de cálculo con columnas para nome, data, hora de entrada, hora de saída e observacións.
2. Enchido manual: cada empregado (ou o responsable) introduce os datos a man.
3. Almacenamento local ou na nube: o arquivo gárdase no servidor da empresa, en Google Drive ou en OneDrive.
4. Informes manuais: cando alguén necesita un resumo, hai que crear fórmulas, filtrar datos e xerar gráficos manualmente.

Funciona? Si, de forma básica. Cumpre a nova normativa? Non.

Comparativa: Excel vs Software dixital

Imos punto por punto, sen adornos:

Marca temporal

• Excel: A hora escríbea o empregado manualmente. Non hai garantía de que sexa correcta nin de cando se introduciu realmente o dato.
• Software dixital: A marca temporal xérase automaticamente no momento da fichaxe. É obxectiva e inmutable.

Veredicto: O software gaña por goleada. A marca temporal automática é un dos requisitos fundamentais do Real Decreto.

Trazabilidade de modificacións

• Excel: Calquera con acceso pode cambiar unha cela sen deixar rastro. Incluso co historial de versións de Google Sheets, é fácil perder o rexistro de quen cambiou que e por que.
• Software dixital: Cada modificación queda rexistrada con data, hora, usuario e motivo. O rexistro orixinal consérvase sempre.

Veredicto: Excel non ten trazabilidade real. O software dixital si. Isto é un requisito legal, non unha preferencia.

Acceso remoto para a Inspección

• Excel: Se un inspector che pide os rexistros, tes que buscar o arquivo, exportalo, envialo por email… e rezar para que estea actualizado.
• Software dixital: O inspector pode acceder aos datos de forma remota e inmediata. Todo está centralizado e dispoñible en tempo real.

Veredicto: O novo Real Decreto esixirá acceso remoto inmediato. Con Excel non podes garantilo.

Fichaxe de empregados

• Excel: O empregado ten que abrir o arquivo, buscar a súa fila, escribir a hora… Algúns esquécense, outros fano ao final do día “de memoria”. Non hai forma de verificar que o fixo no momento correcto.
• Software dixital: Un toque na app, un clic no navegador ou pasar polo kiosko. Fichaxe en 2 segundos con xeolocalización opcional.

Veredicto: Con Excel, a fichaxe depende da disciplina do empregado. Con software, é automática e verificable.

Rexistro de pausas e horas extra

• Excel: Podes engadir columnas, pero todo é manual. Calcular horas extra require fórmulas complexas e propensas a erros.
• Software dixital: As pausas rexístranse cun botón. As horas extra calcúlanse automaticamente segundo o horario configurado.

Veredicto: Excel pode facelo, pero con moito máis esforzo e marxe de erro.

Xestión de teletraballo

• Excel: Como sabe o teu Excel se o empregado está traballando dende casa ou dende a oficina? Non o sabe. Tes que confiar en que o apunte correctamente.
• Software dixital: O sistema diferencia automaticamente entre fichaxe presencial e remota, e pode incluír xeolocalización para verificar a localización.

Veredicto: Na era do traballo híbrido, Excel quédase curto.

Informes e estatísticas

• Excel: Necesitas crear fórmulas, táboas dinámicas e gráficos manualmente. Cada informe é un proxecto en si mesmo.
• Software dixital: Informes automáticos por empregado, departamento, centro de traballo, período… cun clic.

Veredicto: Se che gusta pasar horas facendo táboas dinámicas, Excel é o teu amigo. Se prefires telo listo en 5 segundos, o software gaña.

Custo

• Excel: “Gratis” (se xa tes licenza de Office ou usas Google Sheets). Pero o tempo que invistes en mantelo, revisalo e corrixir erros ten un custo oculto.
• Software dixital: Dende 1,50 € por usuario/mes. Para unha empresa de 10 empregados, iso son 15 €/mes.

Veredicto: Excel parece máis barato, pero cando sumas o tempo que dedicas a mantelo e o risco de multas, sae máis caro. Moito máis caro.

Táboa resumo

Criterio	Excel	Software dixital
Marca temporal automática	❌ Non	✅ Si
Trazabilidade	❌ Non real	✅ Completa
Acceso remoto inspección	❌ Non directo	✅ Inmediato
Fichaxe rápida	❌ Manual	✅ Un clic/toque
Pausas e horas extra	⚠️ Manual	✅ Automático
Teletraballo	❌ Sen control	✅ Diferenciado
Informes	⚠️ Manuais	✅ Automáticos
Custo directo	✅ Baixo	✅ Dende 1,50€/usuario
Cumpre Real Decreto	❌ Non	✅ Si

Entón, Excel non serve para nada?

Si serve, pero non como sistema principal. O Real Decreto contempla que os sistemas dixitais poden fallar (caída do servidor, corte de internet, fallo técnico), e esixe que as empresas teñan un procedemento alternativo manual para estas situacións.

Aí é onde Excel ten o seu sitio: como plan B de emerxencia.

A idea é simple:

1. Sistema principal: Software dixital de control horario (o que usas o 99% do tempo).
2. Plan de continxencia: Modelo Excel ou formulario en papel para cando o sistema dixital non estea dispoñible.
3. Regularización: Cando o sistema dixital se recupere, os datos do período de continxencia traspásanse ao sistema dixital.

Así que non borres o teu modelo de Excel. Gárdao, actualízao e teno a man. Pero non o uses como o teu método habitual.

En Cleverfy, por exemplo, podes importar rexistros manuais ao sistema dixital para que todo quede centralizado despois dunha continxencia.

Cando é o momento de cambiar de Excel a software?

Se aínda usas Excel como sistema principal, a resposta curta é: agora. Pero se necesitas máis convencemento, estes son os sinais claros de que superaches a capacidade de Excel:

1. Tes máis de 5 empregados

Con 2-3 persoas, unha folla de cálculo é manexable. Con 5 ou máis, a xestión manual convértese nunha dor de cabeza constante: esquecementos, erros, duplicados, versións desactualizadas…

2. Tes empregados en teletraballo

Se parte do teu equipo traballa dende casa, necesitas un sistema que diferencie entre fichaxe presencial e remota. Excel non pode facer iso de forma fiable.

3. Dedicas máis de 30 minutos ao mes ao control horario

Se es ti (ou alguén do teu equipo) o que revisa, corrixe e xera informes do Excel, ese tempo ten un custo. Un software automatiza todo iso.

4. Tiveches (ou temes) unha inspección

Se a Inspección de Traballo chama á túa porta e o teu sistema de rexistro é un Excel compartido en Google Drive, vas ter un problema. Un software dixital dache a tranquilidade de que todo está en orde e accesible.

5. A lei esíxeo

Este é o argumento definitivo: o novo Real Decreto esixirá rexistro dixital. Non é unha recomendación, será unha obriga legal. E as multas por incumprimento poden alcanzar os 7.500 € en infraccións graves segundo a LISOS vixente.

Como facer a transición de Excel a software dixital

Se decidiches dar o salto, estes son os pasos:

1. Elixe o teu software

Busca unha ferramenta que sexa fácil de configurar, económica e que cumpra todos os requisitos legais. Cleverfy está deseñado especificamente para PEMEs: configuración en 10 minutos, dende 1,50 €/usuario/mes e sen contrato de permanencia.

2. Configura a túa empresa

Rexistra a túa empresa, engade centros de traballo e configura os horarios. Con Cleverfy podes telo listo en menos de 10 minutos.

3. Importa datos históricos (se é necesario)

Se tes rexistros de xornada en Excel que queres conservar, moitos softwares permiten importalos. Así mantés o histórico centralizado.

4. Convida aos teus empregados

Envía as invitacións por email. Cada empregado activa a súa conta e pode comezar a fichar inmediatamente.

5. Comunica o cambio

Explica ao teu equipo que ides usar un novo sistema, como funciona e dende cando. Un email + unha demo rápida é suficiente.

6. Garda o teu modelo Excel como plan B

Non o tires. Actualízao cos campos correctos (nome, data, hora entrada, hora saída, pausas, observacións) e déixao accesible para emerxencias.

O custo real de non cambiar

Moitos empresarios pensan que Excel é “gratis” e que o software é un gasto innecesario. Pero fagamos números:

Custo de Excel (oculto):

• Tempo dedicado a xestión manual: ~2-4 horas/mes = 50-100 €/mes en custo laboral
• Risco de multa por inspección: 751-7.500 € (infracción grave)
• Erros en nóminas por datos incorrectos: variable
• Estrés e discusións con empregados por rexistros dubidosos: incalculable

Custo de software dixital:

• Cleverfy: dende 1,50 €/usuario/mes = 15 €/mes para 10 empregados
• Ou pago único (Lifetime Deal): 699 € para ata 10 empregados (sen cotas nunca máis)

A ecuación é simple: pagas 15 € ao mes por tranquilidade legal, automatización e aforro de tempo, ou arriscas miles de euros en sancións e horas de traballo manual.

Queres velo en acción? Reserva unha demo gratuíta de Cleverfy e mostrámosche como funciona en 15 minutos.

Preguntas frecuentes (FAQ)

É legal usar Excel para o rexistro de xornada en 2026?

Como sistema principal, non. O novo Real Decreto esixirá un rexistro dixital con marca temporal automática, trazabilidade e acceso remoto, requisitos que Excel non cumpre. Con todo, podes usalo como plan de continxencia manual para cando o sistema dixital falle.

Que diferenza hai entre Excel e Google Sheets para o control horario?

En termos legais, ningunha relevante. Ambos son follas de cálculo sen marca temporal automática nin trazabilidade real. Google Sheets ten historial de versións, pero non cumpre os estándares de inmutabilidade que esixe a lei.

Podo usar Excel mentres implemento o software dixital?

Si, como medida temporal. Pero non o alongues innecesariamente. A transición a un software como Cleverfy leva menos dun día, así que non hai escusa para aprazalo.

Canto custa un software de rexistro de xornada?

Dende 1,50 € por usuario e mes. Para unha empresa de 10 empregados, iso son 15 €/mes con Cleverfy. Tamén existen opcións de pago único (Lifetime Deal) dende 699 €.

É difícil migrar de Excel a software dixital?

Non. A maioría de softwares permiten importar datos dende Excel e a configuración inicial leva menos de 10 minutos. Os teus empregados só necesitan descargar a app ou acceder dende o navegador.

Que pasa cos rexistros antigos que teño en Excel?

Debes conservalos durante 4 anos. O ideal é importalos ao software dixital para telo todo centralizado, ou manter os arquivos Excel arquivados e accesibles como complemento.

Excel serve como plan de continxencia manual?

Si. De feito, é unha das mellores opcións como sistema alternativo para cando o software dixital non estea dispoñible temporalmente. Mantén un modelo actualizado e listo para usar en caso de emerxencia.

Conclusión: Excel tivo o seu momento

Excel foi un gran aliado para as PEMEs durante anos. Pero para o rexistro de xornada en 2026, xa non é suficiente. A lei esixe máis, e as consecuencias de non cumprir son serias.

A boa noticia: o cambio é fácil, rápido e barato. Un software como Cleverfy permíteche cumprir a lei, aforrar tempo e esquecerche das follas de cálculo. Todo dende 1,50 €/usuario/mes, con configuración en 10 minutos e sen permanencia.

O teu Excel pode xubilarse tranquilo — como plan B de emerxencia, que é onde realmente brilla.

Comeza gratis con Cleverfy →