Control horario dixital obrigatorio 2026: Como cumprir a lei paso a paso

📌 Nota: O novo Real Decreto de rexistro de xornada dixital atópase en fase de tramitación (xaneiro 2026). A obriga actual de rexistro provén do Art. 34.9 do Estatuto dos Traballadores (2019), que non esixe formato dixital. Este artigo anticipa os requisitos previstos no borrador do Real Decreto.

Control horario dixital obrigatorio en 2026: o que necesitas saber (sen dramas)

Se chegaches ata aquí, probablemente te esteas preguntando: “Que teño que facer exactamente para cumprir coa lei de control horario?”. Tranquilo, non fai falta ser avogado laboralista nin informático para resolvelo.

A nova normativa sobre o rexistro de xornada dixital é máis estrita, si. Pero cumprila é máis sinxelo do que parece. Nesta guía explicámosche paso a paso que esixe a lei, que necesitas e como telo todo listo en menos dunha mañá.

Que esixe exactamente a lei de control horario?

Dende que en 2019 se estableceu a obrigatoriedade do rexistro de xornada (Artigo 34.9 do Estatuto dos Traballadores), todas as empresas con empregados por conta allea deben rexistrar a xornada laboral dos seus traballadores.

Pero o novo Real Decreto de Rexistro de Xornada Dixital (actualmente en tramitación) elevará o listón. Cando se aprobe, xa non valerá calquera método: o rexistro terá que ser dixital, trazable e accesible. Estes son os puntos clave previstos:

Rexistro obrigatoriamente dixital

O cambio máis importante é que o rexistro ten que ser dixital. Isto significa que os métodos manuais — follas de papel, modelos Excel, cadernos de sinaturas — deixan de ser válidos como sistema principal.

Por que? Porque un rexistro en papel ou Excel non garante:

• Inmutabilidade: calquera pode modificar unha cela sen deixar rastro.
• Marca temporal fiable: non hai forma de demostrar cando se fixo realmente o rexistro.
• Acceso remoto: a Inspección de Traballo non pode acceder ao teu arquivo de Excel dende a súa oficina.

Marca temporal e trazabilidade

Cada rexistro (entrada, saída, pausas) debe incluír unha marca temporal automática que non se poida alterar sen deixar rastro. Se alguén corrixe unha fichaxe, o sistema debe gardar o rexistro orixinal e a modificación.

Acceso remoto para a Inspección de Traballo

Esta é unha das novidades máis relevantes: a Inspección poderá acceder aos rexistros da túa empresa de forma remota e sen requirimento previo. O teu sistema ten que estar online e os datos teñen que estar dispoñibles de forma inmediata.

Rexistro de pausas e horas extra

Non abonda con anotar entrada e saída. A lei esixe o rexistro de pausas e o cómputo de horas extraordinarias, diferenciando entre as compensadas e as pagadas.

Aplica a TODAS as modalidades de traballo

Dá igual se os teus empregados traballan na oficina, dende casa ou na estrada. O rexistro é obrigatorio para traballo presencial, teletraballo, híbrido e traballadores itinerantes.

Conservación durante 4 anos

Os rexistros deben conservarse durante un mínimo de 4 anos, accesibles en todo momento para empregados, representantes legais e Inspección de Traballo.

A quen afecta? (Spoiler: a case todo o mundo)

A obriga de rexistro de xornada aplícase a todas as empresas con traballadores por conta allea, independentemente de:

• O tamaño da empresa (dende 1 empregado)
• O sector de actividade
• O tipo de contrato (xornada completa, parcial, temporal, indefinido)
• A modalidade de traballo (presencial, remoto, híbrido)

Só están exentos os autónomos sen empregados e certas figuras de alta dirección con réxime específico.

Cales son as sancións por non cumprir?

As sancións por non levar un rexistro de xornada adecuado segundo a LISOS vixente aplícanse por empresa, con incrementos segundo o número de traballadores afectados:

• Infracción leve: de 70 € a 750 €
• Infracción grave: de 751 € a 7.500 €

Un exemplo real: unha empresa sen rexistro de xornada adecuado podería recibir unha sanción grave de ata 7.500 €, con incrementos se afecta a múltiples traballadores. Non é algo que te poidas permitir ignorar.

A boa noticia é que cumprir custa unha fracción do que custa a multa. Con ferramentas como Cleverfy, podes estar ao día dende 1,50 € por empregado ao mes.

Como cumprir a lei paso a paso

Agora si, imos ao gran. Estes son os pasos exactos para ter a túa empresa ao día co rexistro de xornada dixital.

Paso 1: Avalía a túa situación actual

Antes de facer nada, responde a estas preguntas:

• Levas algún tipo de rexistro de xornada actualmente?
• É dixital ou manual (papel, Excel)?
• Rexistra entrada, saída E pausas?
• Ten marca temporal automática?
• Poden os teus empregados fichar en remoto?
• Poderías dar acceso a un inspector de traballo agora mesmo?

Se respondiches “non” a algunha destas preguntas, necesitas un sistema dixital de control horario.

Paso 2: Elixe un software de rexistro de xornada

Non todos os softwares de control horario son iguais. Asegúrache de que o que elixas cumpra estes requisitos:

• ✅ Rexistro dixital con marca temporal automática
• ✅ Trazabilidade completa de modificacións
• ✅ Fichaxe múltiple: web, app móbil, modo kiosko
• ✅ Rexistro de pausas e horas extra
• ✅ Teletraballo: fichaxe dende calquera lugar
• ✅ Acceso para inspección: panel de consulta ou exportación inmediata
• ✅ Conservación de datos durante 4+ anos
• ✅ Informes diarios, semanais e mensuais

Consello: busca unha ferramenta que se configure rápido e non requira contrato de permanencia. Cleverfy confígúrase en menos de 10 minutos e podes cancelar cando queiras.

Paso 3: Configura a túa conta de empresa

Unha vez elixido o software, o proceso adoita ser así (usando Cleverfy como exemplo):

1. Crea a conta de empresa co teu email e datos básicos
2. Engade os teus centros de traballo (oficina, tenda, almacén…)
3. Configura os horarios dos teus empregados (xornada partida, continua, quendas…)
4. Convida aos teus empregados por email — recibirán unha ligazón para activar a súa conta

En Cleverfy, todo isto faise en menos de 10 minutos. Non necesitas formación técnica nin un departamento de IT.

Paso 4: Comunica ao teu equipo

Antes de activar o sistema, informa aos teus empregados. Non fai falta un comunicado formal, pero si que todo o mundo saiba:

• Que ferramenta ides usar
• Como fichar: app móbil, web, extensión de Chrome, kiosko…
• Cando comeza: data concreta de inicio
• Que rexistrar: entrada, saída, pausas
• A quen acudir se teñen dúbidas

Un email breve e unha demo rápida (5 minutos) é todo o que necesitas.

Paso 5: Arranca o rexistro

Chegou o día. Os teus empregados xa poden comezar a fichar. Os primeiros días:

• Revisa que todos fichan: comproba que non hai empregados sen rexistros
• Xestiona incidencias: un esquecemento, unha fichaxe incorrecta… é normal ao principio
• Responde dúbidas: haberá empregados que necesiten axuda coa app

Paso 6: Establece rutinas de control

Unha vez que o sistema está rodando, mantén estas boas prácticas:

• Revisión semanal: comproba que todos os empregados teñen os seus rexistros completos
• Peche mensual: xera informes para nómina e arquívaos
• Xestión de incidencias: resolve esquecementos e correccións con comentario xustificativo
• Actualiza cadro de persoal: cando entra ou sae un empregado, actualiza o sistema

Paso 7: Prepara o plan de continxencia manual

O novo Real Decreto esixirá que teñas un procedemento alternativo manual para cando o sistema dixital falle (caída do servidor, sen internet, etc.). Isto pode ser tan sinxelo como un modelo de rexistro en papel que os teus empregados enchen temporalmente, e logo traspasas os datos ao sistema dixital cando se recupere.

Non é volver ao papel permanentemente: é ter un plan B de emerxencia.

Opcións de fichaxe: como fichan os teus empregados?

Unha das dúbidas máis comúns é como van fichar os empregados no día a día. As opcións máis habituais son:

• App móbil: O empregado ficha dende o seu teléfono cun toque. Ideal para traballadores en movemento ou teletraballo.
• Navegador web: Fichar dende o ordenador, sen instalar nada. Perfecto para oficinas.
• Extensión de Chrome: Un clic dende o navegador. Moi cómodo para equipos que traballan co ordenador todo o día.
• Modo kiosko: Unha tablet ou dispositivo fixo na entrada. Os empregados fichan ao chegar. Ideal para tendas, fábricas ou restaurantes.

O mellor é ofrecer varias opcións para que cada empregado use a que lle resulte máis cómoda.

Canto custa cumprir?

Menos do que pensas. Estas son as opcións máis habituais no mercado:

• Solucións básicas: dende 1,50 € a 2,50 € por usuario/mes
• Solucións intermedias: de 4 € a 6 € por usuario/mes
• Suites completas de RRHH: máis de 8 € por usuario/mes

Para unha PEME de 10 empregados, estamos a falar de entre 15 € e 60 € ao mes. Compárao coas sancións de miles de euros e a decisión é bastante obvia.

Con Cleverfy pagas dende 1,50 €/usuario/mes. E se prefires un pago único, teñen Lifetime Deals dende 699 € para equipos de ata 10 persoas.

Erros comúns que debes evitar

Despois de axudar a centos de PEMEs a implementar o control horario, estes son os erros que máis vemos:

1. “Xa o fago con Excel”

Excel xa non é válido como sistema principal. Non ten marca temporal automática, non é trazable e non permite acceso remoto á Inspección.

2. “Só rexistro entrada e saída”

A lei esixe tamén o rexistro de pausas e o control de horas extraordinarias. Só anotar a hora de chegada e saída non é suficiente.

3. “Os meus empregados xa saben que teñen que fichar”

Comunicar non é suficiente. Necesitas verificar que se está fichando correctamente e xestionar as incidencias.

4. “Só aplica a empresas grandes”

Non. A obriga aplícase dende o primeiro empregado. Dá igual se tes 3 ou 300 traballadores.

5. “Xa me preocuparei cando chegue a inspección”

As inspeccións son aleatorias e as sancións son retroactivas. Cando chegue o inspector, necesitas ter os rexistros dos últimos 4 anos.

Preguntas frecuentes (FAQ)

É obrigatorio o control horario dixital en 2026?

O rexistro de xornada é obrigatorio dende 2019 (Art. 34.9 ET), aínda que a lei vixente non esixe formato dixital. O novo Real Decreto de Rexistro de Xornada Dixital, actualmente en tramitación, establecerá que todas as empresas con empregados por conta allea deberán levar un rexistro de xornada dixital con marca temporal, trazabilidade e acceso remoto para a Inspección de Traballo.

Canto tempo teño para adaptarme?

O prazo exacto depende da publicación definitiva do Real Decreto, pero as empresas deben prepararse xa. A Inspección de Traballo xa está realizando controis e as sancións aplícanse dende o primeiro día de incumprimento.

Podo seguir usando Excel para o rexistro de xornada?

Como sistema principal, non. O Excel non cumpre os requisitos de marca temporal automática, trazabilidade de modificacións nin acceso remoto. Podes telo como plan de continxencia manual para cando o sistema dixital falle, pero non como método habitual.

Canto custa un software de control horario?

Dende 1,50 € por usuario e mes. Cleverfy, por exemplo, ofrece plans mensuais dende ese prezo e Lifetime Deals dende 699 € para equipos pequenos.

Necesito un informático para configuralo?

Non. As ferramentas modernas están deseñadas para que calquera persoa poida configuralas. Con Cleverfy, a configuración completa tarda menos de 10 minutos.

Que pasa se un empregado se esquece de fichar?

O sistema debe permitir rexistrar a incidencia e corrixila cun comentario xustificativo. Esa corrección queda rexistrada no historial (trazabilidade), así que non hai problema legal.

O control horario aplícase aos empregados en teletraballo?

Si, sen excepcións. Os empregados que traballan dende casa deben fichar igual que os presenciais. A app móbil ou a fichaxe por navegador web son as opcións máis cómodas para eles.

Conclusión: cumprir é máis fácil do que parece

O control horario obrigatorio non é un castigo: é unha ferramenta que protexe tanto á empresa como ao traballador. E coa tecnoloxía actual, implementalo é rápido, barato e sinxelo.

Resumindo os pasos:

1. ✅ Avalía a túa situación actual
2. ✅ Elixe un software que cumpra todos os requisitos
3. ✅ Confígúrao (10 minutos)
4. ✅ Comunica ao teu equipo
5. ✅ Arranca e mantén o sistema

Se queres velo en acción, podes reservar unha demo gratuíta de Cleverfy ou crear a túa conta directamente. Sen compromiso, sen contrato e sen permanencia.

Non esperes a que chegue a inspección. Resolvelo hoxe levarache menos tempo que ler este artigo.