Contractaràs un software de control horari? Llig açò abans

⚠️ Estat normatiu (febrer 2026): El nou Reial Decret de registre de jornada digital es troba en tramitació i encara no ha sigut publicat al BOE. Este article explica els requisits previstos segons els esborranys coneguts. El seu contingut definitiu pot variar.

El mercat de software de control horari està ple d’opcions. Però no totes les solucions que es venen hui estaran preparades per al que ve. Si estàs avaluant eines, este article t’ajudarà a separar les que complixen de les que prometen.

El problema: no totes les solucions estan preparades

L’esborrany del nou Reial Decret establix requisits tècnics específics que molts sistemes actuals no complixen. I no és que els falte un detall menor: els falten funcionalitats que requerixen un desenrotllament ben fet.

Si contractes ara una solució que no complix, t’exposes a:

• Pagar per alguna cosa que no et servirà — especialment si signes un pla anual
• Haver de migrar les teues dades — l’històric de fitxatges de tots els teus empleats
• Tornar a formar el teu equip — explicar un altre sistema nou, una altra app, altres processos
• Doble període d’adaptació — la fricció de canviar no és sols tècnica, és humana
• Temps perdut — el teu i el del teu equip de RRHH

Les sancions per incompliment del registre de jornada poden arribar als 187.515€ en casos greus. I amb el nou Reial Decret, s’esperen multes de fins a 10.000€ per treballador en casos de falsificació de registres. No és moment d’improvisar.

---

Què exigix el nou Reial Decret (requisits reals de l’esborrany)

L’esborrany que està en tramitació establix estos requisits tècnics. No són suggeriments, són obligacions. Pots llegir més sobre el context complet en la nostra guia del Reial Decret de Control Horari 2026.

1. Traçabilitat real de modificacions

Qualsevol modificació del registre ha de:

• Requerir autorització de l’empresa I del treballador
• Deixar empremta indeleble de qui va fer el canvi i quan
• Conservar l’historial complet de canvis

Açò significa que si un empleat fitxa a les 9:05 i després es corregix a les 9:00, ha de quedar constància de: qui va demanar el canvi, qui el va autoritzar, quan es va fer, i quin era el valor anterior. Un simple camp de “notes” no complix.

Pregunta al teu proveïdor: Puc vore l’historial de totes les modificacions d’un fitxatge, amb qui les va autoritzar i quan?

2. Gestió granular de pauses

El registre ha d’incloure:

• Hora i minut d’inici i fi de cada pausa
• Indicació de si cada pausa computa o no com a temps de treball efectiu
• Respecte als límits establits en conveni

Moltes empreses tenen convenis que establixen, per exemple, que els primers 15 minuts de descans computen com a treball però a partir d’ací no. O que la pausa per a dinar no computa, però la de mig matí sí. El sistema ha de poder gestionar esta complexitat.

Pregunta al teu proveïdor: Puc configurar diferents tipus de pausa i definir quines computen com a treball segons el meu conveni?

3. Càlcul i classificació d’hores

El sistema ha de:

• Classificar les hores com a ordinàries, extraordinàries o complementàries
• Indicar si les hores extra es compensen amb descans o es retribuïxen
• Calcular la totalització diària I mensual

El càlcul d’hores extra pareix simple, però no ho és. Ha de tindre en compte festius nacionals i locals (que varien per municipi), absències justificades, vacances, permisos retribuïts, el conveni aplicable, les borses d’hores si existixen… Un càlcul incorrecte pot costar-te car en una inspecció.

Pregunta al teu proveïdor: El sistema calcula automàticament les hores extra tenint en compte festius, absències i el conveni aplicable?

4. Accés remot per a Inspecció de Treball

La Inspecció ha de poder accedir:

• De forma immediata
• En remot (sense personar-se físicament)
• En format tractable i llegible, compatible amb sistemes d’ús generalitzat

Açò és un canvi important. Fins ara, la Inspecció havia de sol·licitar els registres i l’empresa els proporcionava. Amb el nou Reial Decret, la Inspecció podrà accedir directament als teus registres de forma remota. Si el teu sistema no ho permet, no complixes.

Per a entendre millor com funciona una inspecció de treball, consulta la nostra guia sobre Inspecció de Treball i control horari.

Pregunta al teu proveïdor: Com accediria un inspector als registres de la meua empresa de forma remota? En quin format s’exporten?

5. Identificació presencial vs. teletreball

Cada tram de jornada ha d’indicar:

• Si es realitza de forma presencial o a distància

Amb l’auge del treball híbrid, açò és fonamental. El sistema ha de saber distingir quan un empleat està fitxant des de l’oficina i quan des de casa. Açò pot fer-se per geolocalització, per xarxa WiFi, o per declaració de l’empleat, però ha de quedar registrat.

Si tens empleats en teletreball, t’interessa llegir la nostra guia sobre control horari en teletreball i híbrid.

Pregunta al teu proveïdor: El sistema distinguix automàticament entre fitxatges presencials i en remot?

6. Temps d’espera i disposició

Quan existisquen, s’han de registrar:

• Els temps d’espera
• Els temps a disposició de l’empresa que no són treball efectiu

Açò afecta especialment sectors com transport, seguretat, o sanitat, on hi ha temps de guàrdia o disponibilitat que no són treball efectiu però que s’han de registrar.

Pregunta al teu proveïdor: Puc registrar temps de guàrdia o disponibilitat diferenciats del treball efectiu?

---

No et fies del “ho tindrem llest”

Quan preguntes per estes funcionalitats, exigix que te les ensenyen funcionant. Hui.

Moltes d’estes funcionalitats pareixen senzilles sobre el paper, però són complexes d’implementar bé:

• Traçabilitat real no és el mateix que un camp de “notes”. És un sistema d’auditoria complet que registra cada canvi amb el seu autor, timestamp i autorització. Implementar-ho bé requerix dissenyar la base de dades des de zero pensant en açò.

• Càlcul d’hores extra no és una resta simple. Ha de tindre en compte festius nacionals i locals, absències, vacances, permisos, el conveni aplicable, les borses d’hores… I s’ha d’actualitzar cada any amb els nous festius.

• Gestió de pauses per conveni requerix poder configurar regles diferents per a cada tipus de pausa, amb límits màxims i mínims, i que el sistema les aplique automàticament. No n’hi ha prou que l’empleat “declare” el tipus de pausa.

• Accés per a Inspecció requerix un sistema d’exportació robust, amb formats estàndard (probablement XML o JSON amb un esquema definit), que incloga tota la informació requerida de forma llegible i verificable.

Si el teu proveïdor diu “està en desenrotllament” o “ho tindrem per a quan entre el Reial Decret”, pensa-t’ho dos vegades:

• Quantes empreses diferents hauran de provar-ho abans que funcione bé?
• Què passa si entra el Reial Decret i encara tenen bugs?
• Seràs tu el beta tester mentre Inspecció pot trucar a la teua porta?

No contractes promeses. Contracta solucions que pugues provar hui.

Si encara estàs usant Excel, et recomanem llegir per què Excel no és suficient per al registre de jornada abans de prendre una decisió.

---

Checklist ràpid abans de contractar

Abans de signar amb qualsevol proveïdor de control horari, verifica:

• Em poden ensenyar la traçabilitat de modificacions funcionant?
• Puc configurar tipus de pausa que computen o no segons conveni?
• El sistema calcula hores extra automàticament considerant festius i absències?
• Com accediria Inspecció de Treball de forma remota?
• En quin format s’exporten les dades?
• Diferencien fitxatges presencials de teletreball?
• Quant de temps porten estes funcionalitats en producció?
• Quines empreses les estan utilitzant ja?

Si no poden respondre amb una demo, no amb paraules, continua buscant.

Necessites ajuda per a avaluar opcions? Consulta la nostra comparativa de software de fitxatge digital 2026.

---

Preguntes freqüents

Puc seguir usant Excel mentre s’aprova el Reial Decret?

Tècnicament sí, ja que el Reial Decret encara no està en vigor. Però Excel té problemes greus: és modificable (no complix traçabilitat), no permet accés remot a Inspecció, i no gestiona pauses ni hores extra automàticament. Et recomanem migrar com més prompte millor per a evitar presses quan es publique la normativa.

Què passa si contracte un software que després no complix?

Hauràs de canviar de proveïdor, cosa que implica: migrar dades històriques, formar de nou l’equip, pagar potencialment dos servicis durant la transició, i assumir el risc de sancions si la Inspecció actua abans que completes el canvi.

Quan entra en vigor el nou Reial Decret?

L’esborrany està en tramitació avançada. L’entrada en vigor serà 20 dies després de la seua publicació al BOE. Les estimacions actuals apunten a algun moment de 2026, però no hi ha data confirmada.

El registre per autodeclaració de l’empleat serà vàlid?

Sí, l’esborrany permet que l’empleat registre la seua pròpia jornada. L’important és que el sistema complisca els requisits tècnics (traçabilitat, format digital, accés per a Inspecció). El mètode de fitxatge (app, web, terminal) és flexible.

Necessite un sistema diferent si tinc empleats en teletreball?

No necessàriament un sistema diferent, però sí un sistema que distingisca entre treball presencial i remot. El registre ha d’indicar en cada tram si es va realitzar des de l’oficina o a distància.

---

Conclusió

El nou Reial Decret obligarà moltes empreses a canviar de sistema. La pregunta és: preferixes triar bé ara, o triar dos vegades?

Pren-te el temps de verificar que la solució que contractes complix els requisits reals. Demana demos. Fes preguntes tècniques. I si alguna cosa “està en desenrotllament”, espera que estiga acabada abans de comprometre’t.

La teua tranquil·litat davant una inspecció — i la del teu equip — en depén.

---

En Cleverfy hem desenrotllat el sistema pensant des del primer dia en els requisits del nou Reial Decret. Si vols comprovar-ho, sol·licita una demo i t’ensenyem cada funcionalitat. També pots consultar els nostres preus — sense sorpreses, sense lletra menuda.