Sanciones por no tener registro de jornada: lo que dice la ley

El registro de jornada es obligatorio desde 2019

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores establece que todas las empresas deben garantizar el registro diario de jornada de sus empleados, incluyendo:

• Horario concreto de inicio
• Horario concreto de finalización
• Conservación durante 4 años

No es opcional. No hay excepciones por tamaño de empresa.

¿Qué pasa si no tengo registro?

La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) clasifica los incumplimientos:

Infracción LEVE (art. 6 LISOS)

Multa: 70€ - 750€

• Defectos formales menores en el registro
• Desorganización puntual sin mala fe

Infracción GRAVE (art. 7 LISOS)

Multa: 751€ - 7.500€

• No disponer de sistema de registro de jornada
• No conservar los registros durante 4 años
• No facilitar acceso a trabajadores o representantes
• Sistemas incompletos (solo entrada, no salida)

Infracción MUY GRAVE (art. 8 LISOS)

Multa: 7.501€ - 225.018€

• Falsificación deliberada de registros
• Obstrucción a la Inspección de Trabajo
• Manipulación de datos con intención de fraude

¿Cómo calcula Inspección la multa?

Dentro de cada tramo, la cuantía depende de:

1. Intencionalidad — ¿Fue negligencia o mala fe?
2. Número de trabajadores afectados — Más empleados = más grave
3. Perjuicio causado — Horas extras no pagadas, por ejemplo
4. Reincidencia — ¿Es la primera vez o hay antecedentes?
5. Facturación de la empresa — Capacidad económica

Lo que la Inspección mira en una visita

Cuando un inspector revisa tu registro de jornada, comprueba:

• ✅ Que exista un sistema (app, terminal, papel firmado)
• ✅ Que registre inicio y fin de cada jornada
• ✅ Que esté accesible para trabajadores y RLT
• ✅ Que se conserve 4 años
• ✅ Que sea fiable (no fácilmente manipulable)

Sistemas que generan problemas

• ❌ Excel sin protección ni firmas
• ❌ Hojas de papel sin firma del trabajador
• ❌ Fichajes “a ojo” hechos por el encargado
• ❌ Sistemas que permiten modificar sin rastro
• ❌ Registros incompletos (solo entrada o solo salida)

El riesgo oculto: perder juicios laborales

Más allá de las multas de Inspección, hay un riesgo mayor:

Si un empleado te demanda por horas extras y no tienes registro, los tribunales presumen que tiene razón.

Esto puede suponer condenas de miles de euros, especialmente si:

• El trabajador llevaba años en la empresa
• Había volumen de trabajo alto
• Otros compañeros corroboran la demanda

¿Qué cambios se esperan?

El Gobierno ha anunciado su intención de:

• Exigir que el registro sea digital (no papel ni Excel)
• Imponer requisitos de interoperabilidad con sistemas de Inspección
• Endurecer sanciones con multas por trabajador afectado

Estos cambios están actualmente en tramitación. Cuando se aprueben, las empresas tendrán un periodo de adaptación.

Lo prudente: adelantarse con un sistema digital que ya cumpla.

Cómo proteger a tu empresa

1. Implementa un sistema fiable — Que registre entrada, salida, y sea inalterable
2. Asegura la conservación — 4 años mínimo, con copias de seguridad
3. Facilita el acceso — Trabajadores y representantes deben poder consultarlo
4. Documenta los procedimientos — Ten un protocolo escrito
5. Forma a tu equipo — Que todos sepan cómo y por qué deben fichar

Conclusión

Las sanciones por no tener registro de jornada son reales y se aplican. Pero el mayor riesgo no es la multa de Inspección: es perder un juicio por horas extras sin tener pruebas.

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Fuentes: Art. 34.9 ET, LISOS arts. 6, 7 y 8, RD 8/2019