Inspección de Trabajo y Control Horario: Cómo Prepararte

📌 En resumen: La Inspección de Trabajo puede presentarse sin aviso previo. Revisarán que tengas registro de jornada de todos los empleados, accesible y conservado 4 años. Las sanciones van de 70€ a 7.500€. La mejor forma de prepararte: tener un sistema digital funcionando antes de que lleguen.

Te ha llegado una inspección (o quieres estar preparado)

Hay dos tipos de personas que leen este artículo:

1. Las que acaban de recibir un aviso de inspección y buscan desesperadamente qué hacer
2. Las que quieren prepararse antes de que les pille desprevenidas

Sea cual sea tu caso, aquí tienes todo lo que necesitas saber sobre qué revisa la Inspección de Trabajo en materia de control horario, qué documentación debes tener lista y cómo cumplir aunque empieces desde cero.

¿Qué revisa la Inspección de Trabajo?

Cuando la Inspección de Trabajo visita tu empresa para verificar el cumplimiento del registro de jornada, comprueba lo siguiente:

1. Que exista un registro de jornada

Lo primero y más básico: ¿llevas algún tipo de registro de las horas que trabajan tus empleados? Si la respuesta es “no” o “más o menos”, tienes un problema.

2. Que incluya lo obligatorio

El registro debe incluir:

• Hora de entrada de cada empleado, cada día
• Hora de salida de cada empleado, cada día
• Pausas (especialmente importante para jornadas de más de 6 horas)
• Identificación del trabajador (quién es cada registro)
• Fecha de cada registro

3. Que esté accesible

Los registros deben estar disponibles para consulta. No vale “lo tengo en casa” o “me lo tiene que mandar mi gestor”. Debes poder mostrarlos en el momento.

4. Que se conserven 4 años

La ley exige conservar los registros durante un mínimo de 4 años. Si te piden los registros de hace 3 años, tienes que poder mostrarlos.

5. Que los empleados tengan acceso

Tus empleados deben poder consultar sus propios registros. Si les preguntan “¿puede ver su registro de horas?” y la respuesta es “no sé cómo”, es un problema.

6. Que los representantes legales tengan acceso

Si tu empresa tiene comité de empresa o delegados de personal, ellos también deben tener acceso a los registros (normalmente a datos agregados, no individuales).

Qué NO cumple la ley (aunque creas que sí)

El cuaderno de firmas “cuando se acuerdan”

Un cuaderno donde los empleados apuntan su hora… cuando se acuerdan, sin supervisión, rellenando varios días a la vez. No tiene validez porque:

• No hay garantía de que la hora sea real
• Se puede rellenar a posteriori
• No hay trazabilidad

La hoja Excel que nadie actualiza

Similar al cuaderno, pero en digital. Si cualquiera puede modificar los datos sin dejar rastro, no sirve.

El “aquí todos sabemos a qué hora entramos”

La confianza está muy bien, pero no es un sistema de registro. La ley exige documentación, no buenas intenciones.

El reloj de fichar de hace 20 años

Si tienes un reloj de fichar antiguo que imprime en tarjetas de papel, técnicamente es mejor que nada. Pero:

• ¿Conservas todas las tarjetas de los últimos 4 años?
• ¿Están organizadas para poder consultarlas?
• ¿Los empleados pueden ver sus registros fácilmente?

Con el nuevo Real Decreto (en tramitación), el registro deberá ser digital obligatoriamente.

Sanciones actuales por incumplimiento

Las sanciones por no llevar un registro de jornada adecuado están tipificadas en la Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social (LISOS):

Infracción leve

Sanción: 70€ - 750€

Se aplica cuando:

• Hay registro pero con defectos formales menores
• Faltan algunos datos no esenciales
• El sistema existe pero tiene fallos puntuales

Infracción grave

Sanción: 751€ - 7.500€

Se aplica cuando:

• No hay ningún sistema de registro
• El sistema es claramente inadecuado
• No se conservan los registros el tiempo exigido
• Se impide el acceso a empleados o representantes
• Hay incumplimiento reiterado

Cómo se gradúa la sanción

Dentro de cada rango, la Inspección valora:

• Número de trabajadores afectados
• Intencionalidad (no es lo mismo descuido que fraude)
• Reincidencia (si ya te sancionaron antes)
• Facturación de la empresa (proporcionalidad)
• Perjuicio causado a los trabajadores

Ejemplo real

Una PYME de 10 empleados sin ningún sistema de registro puede enfrentarse a una sanción grave de entre 751€ y 7.500€. Si además se detecta que hay horas extra no registradas ni compensadas, las sanciones pueden acumularse.

Cómo prepararte en 24 horas (si ya tienes sistema)

Si ya usas un sistema digital de control horario pero te acaban de avisar de una inspección, esto es lo que debes revisar:

1. Verifica que todos los empleados están fichando

Entra en el panel y comprueba:

• ¿Todos los empleados activos tienen fichajes recientes?
• ¿Hay alguien que lleve días sin fichar?
• ¿Hay incidencias sin resolver (fichajes olvidados, etc.)?

2. Exporta un informe de prueba

Genera un informe del último mes para asegurarte de que:

• Los datos se exportan correctamente
• Incluye toda la información requerida
• Puedes explicar cómo leerlo

3. Prepara la documentación complementaria

Ten a mano:

• Política de registro de jornada de la empresa
• Comunicación a los empleados sobre el sistema
• Manual o instrucciones del sistema utilizado

4. Revisa los registros de los últimos 4 años

Si te piden registros antiguos, asegúrate de que puedes acceder a ellos.

5. Confirma el acceso de empleados

Comprueba que tus empleados saben cómo consultar sus propios fichajes. Si no lo saben, explícaselo antes de la inspección.

Cómo prepararte en 1 semana (si empiezas de cero)

Si no tienes ningún sistema de control horario y quieres implementar uno antes de una posible inspección:

Día 1-2: Elige e implementa un sistema

1. Regístrate en Cleverfy (o el sistema que elijas)
2. Configura tu empresa (datos básicos, centros de trabajo)
3. Da de alta a todos los empleados (nombre, email, jornada)
4. Prueba tú mismo el proceso de fichaje

Día 3-4: Forma a los empleados

1. Comunica a los empleados que vais a usar un sistema de control horario
2. Enséñales cómo fichar (app, web, tablet…)
3. Resuelve dudas y asegúrate de que todos saben hacerlo
4. Haz un seguimiento los primeros días para detectar problemas

Día 5-7: Establece rutinas

1. Revisa el panel cada día para detectar incidencias
2. Resuelve fichajes olvidados con las correcciones correspondientes
3. Documenta el proceso (quién gestiona qué, cómo se resuelven problemas)
4. Prepara la documentación complementaria

¿Y los registros anteriores?

Si antes no tenías sistema, no puedes inventar registros del pasado. Lo que puedes hacer:

• Documentar cuándo implementaste el nuevo sistema
• Tener el sistema funcionando correctamente de ahora en adelante
• Si te preguntan por el pasado, ser honesto: “No teníamos sistema, lo hemos implementado en [fecha]”

Es mejor tener un sistema recién implementado que no tener nada.

Preguntas frecuentes

¿Pueden venir sin avisar?

Sí. La Inspección de Trabajo puede presentarse sin previo aviso. Es lo habitual en inspecciones rutinarias o por denuncia.

¿Qué pasa si no tengo los registros del año pasado?

Si te los piden y no los tienes, es una infracción. La sanción dependerá de si tienes sistema actual, si fue un descuido puntual o si directamente nunca has llevado registro.

¿Vale un Excel si lo tengo bien organizado?

Actualmente, técnicamente sí (aunque es muy mejorable). Pero con el nuevo Real Decreto, el registro deberá ser digital con marca temporal automática y trazabilidad. Excel no cumplirá eso.

¿Qué hago si un empleado se niega a fichar?

Documéntalo. Comunica por escrito al empleado que debe fichar y conserva esa comunicación. La obligación de registro es de la empresa, pero el empleado debe colaborar.

¿Pueden pedirme registros de empleados que ya no trabajan aquí?

Sí, si fue hace menos de 4 años. Por eso es importante conservar los registros de ex-empleados.

¿La Inspección puede acceder a mi sistema directamente?

Con el nuevo Real Decreto (en tramitación), se prevé que la Inspección pueda acceder remotamente a los sistemas de registro. Por ahora, te piden la documentación y tú se la entregas.

¿Cuánto tardan en resolver una inspección?

Variable. Puede ser una visita puntual que se resuelve en el día, o un proceso que se alarga semanas si hay que aportar documentación adicional o hay alegaciones.

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La mejor preparación: tener el sistema funcionando

La verdad es simple: la mejor forma de prepararte para una inspección es tener un buen sistema de control horario funcionando de forma rutinaria.

No es algo que puedas improvisar el día antes. Pero sí es algo que puedes implementar hoy en menos de 10 minutos.

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• Te registras y configuras tu empresa en 10 minutos
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No esperes a que llegue la inspección. Cumplir es fácil, rápido y barato. No cumplir puede costarte hasta 7.500€.

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Nota legal: Este artículo tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento jurídico. Las sanciones indicadas corresponden a la LISOS vigente. El nuevo Real Decreto de Registro de Jornada Digital se encuentra en fase de tramitación a fecha de publicación. Ante una inspección real, consulta con un profesional legal.