📌 Nota: El nuevo Real Decreto de registro de jornada digital se encuentra en fase de tramitación (enero 2026). La obligación actual de registro proviene del Art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (2019), que no exige formato digital. Este artículo anticipa los requisitos previstos en el borrador del Real Decreto.

Guía completa de control horario para PYMEs

Si tienes una PYME en España, el control horario no es opcional. Desde 2019 todas las empresas están obligadas a registrar la jornada laboral de sus empleados, y con el nuevo Real Decreto de Registro de Jornada Digital (actualmente en tramitación) las exigencias serán aún mayores: registro digital obligatorio, marca temporal automática, trazabilidad completa y acceso para la Inspección de Trabajo.

Esta guía está pensada para propietarios y gestores de PYMEs que necesitan entender qué deben hacer, cómo hacerlo sin complicarse la vida y cuánto les va a costar realmente. Sin jerga legal innecesaria y con soluciones prácticas.

¿Qué es exactamente el control horario?

El control horario es el registro de la jornada laboral de cada empleado: a qué hora empieza a trabajar, cuándo termina y las pausas que realiza durante el día. Es obligatorio para todas las empresas en España, independientemente de su tamaño.

En la práctica, el control horario implica:

Registrar la hora de entrada de cada trabajador cada día.
Registrar la hora de salida al finalizar la jornada.
Registrar las pausas (descansos, comida, etc.).
Calcular las horas trabajadas, incluyendo horas extra si las hay.
Conservar los registros durante un mínimo de 4 años.
Facilitar el acceso a los registros tanto a los empleados como a la Inspección de Trabajo.

¿Qué exigirá la ley cuando se apruebe el Real Decreto?

El Real Decreto de Registro de Jornada Digital (en tramitación) establecerá requisitos más estrictos que la normativa actual. Estos son los puntos clave que afectarán a tu PYME:

Requisitos legales obligatorios

✅ Registro digital: No valen los métodos manuales en papel como sistema principal. El registro debe ser electrónico.
✅ Marca temporal automática: El sistema debe registrar la hora de forma automática, sin que el empleado pueda introducirla manualmente sin que quede constancia.
✅ Trazabilidad: Cualquier modificación en un registro (corrección de un fichaje, por ejemplo) debe quedar registrada con fecha, hora y motivo.
✅ Inmutabilidad: Los registros originales no se pueden borrar ni alterar sin dejar rastro.
✅ Registro de pausas: No basta con registrar entrada y salida; las pausas deben quedar reflejadas.
✅ Diferenciación presencial/remoto: El sistema debe distinguir entre trabajo presencial y teletrabajo.
✅ Cómputo de horas extra: El cálculo debe ser automático, no manual.
✅ Acceso para la Inspección de Trabajo: Los registros deben estar disponibles de forma telemática para la Inspección si los solicita.
✅ Acceso para empleados: Cada trabajador debe poder consultar sus propios registros.
✅ Acceso para representantes legales: Si tu empresa tiene comité de empresa o delegados de personal, deben tener acceso a los datos.
✅ Conservación mínima de 4 años.
✅ Plan de contingencia: Debes tener un procedimiento alternativo para registrar la jornada si el sistema digital falla.

Sanciones por incumplimiento

Las multas por no llevar un registro de jornada adecuado se clasifican en:

Leve: De 70 a 750 € (incumplimientos formales menores).
Grave: De 751 a 7.500 € (no llevar registro, no conservar datos, no facilitar acceso).

Importante: La sanción se aplica por empresa, no por empleado. Pero una inspección que detecte múltiples irregularidades puede acumular sanciones.

¿Qué necesita mi PYME en la práctica?

Vamos a lo concreto. Si tienes una PYME de entre 1 y 50 empleados, esto es lo que necesitas:

1. Un software de fichaje digital

Es la pieza central. Necesitas una aplicación o plataforma que permita a tus empleados fichar (registrar entrada, salida y pausas) de forma digital, con marca temporal automática.

Las opciones de fichaje más habituales son:

App móvil: El empleado ficha desde su teléfono. Ideal para equipos que se desplazan.
Fichaje web: El empleado ficha desde el navegador de su ordenador. Perfecto para oficinas.
Extensión de navegador: Se instala en Chrome y permite fichar con un clic. Muy cómodo para trabajo de escritorio.
Modo kiosco: Un tablet o dispositivo fijo en la entrada del centro de trabajo donde los empleados fichan al llegar. Típico en comercios, fábricas o talleres.
Terminal biométrico: Dispositivos con huella dactilar o reconocimiento facial. Más caro y con implicaciones adicionales en protección de datos.

Para la mayoría de las PYMEs, una combinación de app móvil + fichaje web es más que suficiente. Si tienes un local físico con empleados que no usan ordenador, añade un kiosco.

2. Informes y exportación de datos

El software debe generar informes que muestren:

Horas trabajadas por empleado, día, semana y mes.
Horas extra calculadas automáticamente.
Pausas realizadas.
Incidencias (fichajes corregidos, ausencias, etc.).
Diferenciación entre jornadas presenciales y remotas.

Estos informes son los que presentarás si la Inspección de Trabajo te los solicita.

3. Acceso para empleados

Cada trabajador debe poder consultar sus propios registros. La mayoría de los softwares ofrecen un portal del empleado o acceso desde la misma app donde fichan.

4. Plan de contingencia

¿Qué pasa si el software se cae? Necesitas un plan B documentado. Puede ser tan sencillo como un formulario en papel o un Excel temporal, pero debe estar previsto y comunicado al equipo.

Cómo implementar el control horario en tu PYME: paso a paso

Paso 1: Elige un software adecuado

No todos los softwares son iguales ni sirven para todas las empresas. Estos son los criterios clave para una PYME:

Precio asequible: Las PYMEs no tienen presupuestos de multinacional. Busca soluciones desde 1-3 €/usuario/mes.
Facilidad de uso: Si tus empleados necesitan formación para fichar, algo falla. Debe ser intuitivo.
Configuración rápida: No deberías necesitar semanas ni un técnico para ponerlo en marcha.
Cumplimiento legal: Asegúrate de que cumple con todos los requisitos del Real Decreto (marca temporal, trazabilidad, acceso inspección, etc.).
Sin permanencia: Evita contratos de 12 meses. Las necesidades cambian.
Soporte en español: Puede parecer obvio, pero hay herramientas internacionales con soporte solo en inglés.

Cleverfy cumple todos estos criterios: desde 1,50 €/usuario/mes, configuración en 10 minutos, sin permanencia y cumplimiento 100% del Real Decreto. Si quieres verlo en acción, puedes reservar una demo gratuita.

Paso 2: Configura la empresa y los empleados

Con un buen software, este paso es rápido:

Crea la cuenta de empresa.
Define los centros de trabajo (si tienes más de uno).
Configura los horarios tipo (jornada partida, continua, turnos, etc.).
Invita a los empleados (normalmente por email).
Cada empleado descarga la app o accede a la web.

Con Cleverfy, este proceso lleva menos de 10 minutos para una empresa de 10 empleados.

Paso 3: Comunica al equipo

Antes de arrancar, informa a tus empleados:

Qué deben hacer: Fichar al entrar, al salir y en las pausas.
Cómo deben hacerlo: App, web, kiosco… lo que hayas decidido.
Por qué: Es una obligación legal, no un “sistema de vigilancia”. Transmite que es para proteger a todos (incluidos los empleados, que tendrán constancia de sus horas trabajadas).
Qué pasa si se olvidan de fichar: Define un protocolo (aviso al responsable, corrección manual con justificación, etc.).

Un email breve y una explicación de 5 minutos en una reunión de equipo suelen bastar.

Paso 4: Arranca y haz seguimiento las primeras semanas

Las primeras 2-3 semanas son clave:

Revisa los fichajes diariamente para detectar olvidos o errores.
Resuelve dudas rápido: Habrá empleados que no estén seguros de cómo fichar pausas o que tengan problemas con la app.
Corrige fichajes con trazabilidad: Si alguien se olvida de fichar, corrige el registro desde el panel de administración (el sistema guardará la modificación con fecha y motivo).
No seas inflexible los primeros días. Hay un período de adaptación natural.

Paso 5: Automatiza y olvídate

Una vez que el equipo ha adoptado el sistema (normalmente en 1-2 semanas), el control horario funciona solo:

Los empleados fichan por hábito.
Los informes se generan automáticamente.
Las alertas te avisan si alguien no ha fichado.
Los datos se conservan en la nube de forma segura.

Tu trabajo se reduce a revisar los informes periódicamente y gestionar incidencias puntuales.

¿Cuánto cuesta el control horario para una PYME?

El coste varía mucho según la solución elegida. Aquí tienes una comparativa orientativa para una PYME de 10 empleados:

Opciones más económicas (solo control horario)

Software	Coste mensual	Coste anual	Coste 3 años
Cleverfy (mensual)	15 €	180 €	540 €
Cleverfy (Lifetime Deal)	Pago único 699 €	—	699 € total
Kronjop	24 €	288 €	864 €

Opciones con suite de RRHH completa

Software	Coste mensual	Coste anual	Coste 3 años
Factorial	50 €	600 €	1.800 €
Sesame HR	82,50 € (mínimo)	990 €	2.970 €
Personio	~99 € (estimado)	~1.188 €	~3.564 €

La pregunta clave es: ¿necesitas solo control horario o una suite completa de RRHH?

Si eres una PYME de menos de 30 empleados y tu principal necesidad es fichar y cumplir la ley, pagar 5-8 €/usuario/mes por una suite de RRHH que incluye funcionalidades que no vas a usar (nóminas, evaluación de desempeño, selección de personal) es como comprar un camión para ir al supermercado.

Consejo práctico: Empieza con una solución económica y especializada. Si tu empresa crece y necesita funcionalidades avanzadas de RRHH, siempre podrás migrar. Cleverfy te permite empezar desde 1,50 €/usuario/mes sin contrato ni permanencia.

Los 7 errores más comunes al implementar el control horario

1. Seguir usando Excel o papel

Es el error más grave. Excel no cumplirá los requisitos del nuevo Real Decreto: no tiene marca temporal automática, no es inmutable, no tiene trazabilidad de cambios y no permite acceso telemático para la Inspección. Si se aprueba la normativa tal como está prevista, será cuestión de tiempo que te sancionen.

2. Elegir un software demasiado complejo

Si tus empleados necesitan un curso para aprender a fichar, el software es demasiado complejo. Un buen sistema de fichaje debe ser tan fácil como desbloquear el móvil.

3. No registrar las pausas

Muchas PYMEs registran entrada y salida pero se olvidan de las pausas. La ley exige que los descansos queden reflejados. Configura tu software para que los empleados fichen las pausas.

4. No tener plan de contingencia

¿Qué pasa si el sistema se cae un día? Necesitas un procedimiento alternativo documentado. Un formulario en papel, un WhatsApp al responsable o un email con la hora de fichaje sirven como plan B temporal.

5. Implementar sin comunicar

Instalar un sistema de fichaje sin avisar al equipo genera desconfianza y resistencia. Comunica antes, explica por qué y deja claro que es una obligación legal, no una medida de control personal.

6. No revisar los registros

Poner un sistema de fichaje y no revisarlo es como instalar una alarma sin encenderla. Revisa los informes semanalmente las primeras semanas y después al menos una vez al mes.

7. Pagar de más por funciones que no usas

No necesitas un software de 5-8 €/usuario/mes si solo necesitas fichaje. Las suites de RRHH están genial para empresas medianas-grandes con departamento de recursos humanos. Para una PYME de 10 empleados, una herramienta especializada en control horario es más eficiente y mucho más barata.

Control horario y teletrabajo: qué debes saber

Si tu PYME tiene empleados que teletrabajan (total o parcialmente), el control horario tiene particularidades:

El teletrabajo NO exime del registro de jornada

Los empleados que trabajan desde casa deben fichar exactamente igual que los que van a la oficina. La diferencia es que fichan desde su móvil u ordenador en vez de en un kiosco o terminal.

Diferenciación presencial/remoto

La normativa exige distinguir entre jornadas presenciales y remotas. Tu software debe permitir marcar si el fichaje se hace desde la oficina o desde casa.

Geolocalización opcional

Algunas empresas activan la geolocalización para verificar desde dónde fichan los teletrabajadores. Es legal siempre que se informe al empleado y la medida sea proporcional, pero no es obligatorio.

Derecho a la desconexión digital

El registro de jornada también protege a los empleados: si el registro muestra que un trabajador está fichando horas excesivas de forma sistemática, la empresa debe actuar. El control horario es una herramienta de protección mutua.

Control horario por sectores: particularidades para PYMEs

Comercio y retail

Turnos rotativos, empleados a tiempo parcial, horarios irregulares. Necesitas un software que gestione turnos y calcule automáticamente las horas de cada empleado, incluidos festivos y fines de semana.

Hostelería

Uno de los sectores con más complejidad horaria: turnos partidos, extras en fin de semana, eventos puntuales. El fichaje por app o kiosco en la entrada del local es la opción más práctica.

Construcción y reformas

Empleados en diferentes obras, horarios que varían según el proyecto. El fichaje con geolocalización desde la app móvil permite saber en qué obra ha trabajado cada persona.

Oficinas y servicios profesionales

El caso más sencillo: fichaje web o extensión de navegador al empezar y terminar la jornada. Si hay teletrabajo, el empleado ficha igual desde casa.

Consultoría y servicios técnicos

Personal que alterna oficina, cliente y teletrabajo. La app móvil con opción de indicar la ubicación o el proyecto es la mejor solución.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Las PYMEs están obligadas a llevar control horario?

Sí, todas las empresas en España están obligadas, independientemente de su tamaño. Esto incluye autónomos con empleados, microempresas de 2 personas y PYMEs de 200 trabajadores. No hay excepciones por tamaño.

¿Puedo usar Excel para el control horario?

No como sistema principal. La normativa de 2026 exige registro digital con marca temporal automática y trazabilidad. Excel no cumple estos requisitos. Puedes usar Excel como complemento o backup, pero necesitas un software de fichaje digital como sistema principal.

¿Cuánto tardo en implementar un sistema de control horario?

Con un software moderno como Cleverfy, entre 10 y 30 minutos para la configuración inicial. El periodo de adaptación del equipo suele ser de 1-2 semanas hasta que todos fichan por hábito.

¿Qué pasa si un empleado se olvida de fichar?

El administrador puede corregir el fichaje desde el panel de gestión, añadiendo una justificación. El sistema registra la modificación con trazabilidad completa (quién, cuándo y por qué se corrigió). Lo importante es que haya un protocolo claro para estas situaciones.

¿Necesito control horario para empleados a tiempo parcial?

Sí. La obligación aplica a todos los empleados, independientemente de su tipo de contrato o jornada. Tiempo completo, parcial, temporal, indefinido, prácticas… todos deben fichar.

¿Cuánto cuesta un software de control horario para una PYME pequeña?

Desde 1,50 €/usuario/mes con Cleverfy. Para una empresa de 10 empleados, eso son 15 €/mes o 180 €/año. También existen Lifetime Deals (pago único desde 699 €) para quienes prefieren olvidarse de cuotas mensuales.

Conclusión: el control horario no tiene por qué ser complicado ni caro

El control horario es una obligación legal, pero no tiene que ser un quebradero de cabeza. Con el software adecuado, la implementación es rápida, el coste es mínimo y el mantenimiento prácticamente nulo.

Lo que necesitas como PYME es:

Un software sencillo y asequible que cumpla la ley.
10 minutos para configurarlo.
Comunicar al equipo cómo y por qué se usa.
Revisarlo periódicamente para asegurar que todo funciona.

No necesitas una suite de RRHH de 5 €/usuario si solo necesitas fichaje. No necesitas un consultor para implementarlo. Y no necesitas un contrato de permanencia que te ate durante un año.

Cleverfy está diseñado exactamente para esto: control horario para PYMEs españolas, desde 1,50 €/usuario/mes, configurado en 10 minutos y cumpliendo el 100% de la normativa. Sin contrato ni permanencia.

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Guía completa de control horario para PYMEs