Control horario digital obligatorio 2026: Cómo cumplir la ley paso a paso

📌 Nota: El nuevo Real Decreto de registro de jornada digital se encuentra en fase de tramitación (enero 2026). La obligación actual de registro proviene del Art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (2019), que no exige formato digital. Este artículo anticipa los requisitos previstos en el borrador del Real Decreto.

Control horario digital obligatorio en 2026: lo que necesitas saber (sin dramas)

Si has llegado hasta aquí, probablemente te estés preguntando: “¿Qué tengo que hacer exactamente para cumplir con la ley de control horario?”. Tranquilo, no hace falta ser abogado laboralista ni informático para resolverlo.

La nueva normativa sobre el registro de jornada digital es más estricta, sí. Pero cumplirla es más sencillo de lo que parece. En esta guía te explicamos paso a paso qué exige la ley, qué necesitas y cómo tenerlo todo listo en menos de una mañana.

¿Qué exige exactamente la ley de control horario?

Desde que en 2019 se estableció la obligatoriedad del registro de jornada (Artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores), todas las empresas con empleados por cuenta ajena deben registrar la jornada laboral de sus trabajadores.

Pero el nuevo Real Decreto de Registro de Jornada Digital (actualmente en tramitación) elevará el listón. Cuando se apruebe, ya no valdrá cualquier método: el registro tendrá que ser digital, trazable y accesible. Estos son los puntos clave previstos:

Registro obligatoriamente digital

El cambio más importante es que el registro tiene que ser digital. Esto significa que los métodos manuales — hojas de papel, plantillas Excel, cuadernos de firmas — dejan de ser válidos como sistema principal.

¿Por qué? Porque un registro en papel o Excel no garantiza:

• Inmutabilidad: cualquiera puede modificar una celda sin dejar rastro.
• Marca temporal fiable: no hay forma de demostrar cuándo se hizo realmente el registro.
• Acceso remoto: la Inspección de Trabajo no puede acceder a tu archivo de Excel desde su oficina.

Marca temporal y trazabilidad

Cada registro (entrada, salida, pausas) debe incluir una marca temporal automática que no se pueda alterar sin dejar rastro. Si alguien corrige un fichaje, el sistema debe guardar el registro original y la modificación.

Acceso remoto para la Inspección de Trabajo

Esta es una de las novedades más relevantes: la Inspección podrá acceder a los registros de tu empresa de forma remota y sin previo aviso. Tu sistema tiene que estar online y los datos tienen que estar disponibles de forma inmediata.

Registro de pausas y horas extra

No basta con anotar entrada y salida. La ley exige el registro de pausas y el cómputo de horas extraordinarias, diferenciando entre las compensadas y las pagadas.

Aplica a TODAS las modalidades de trabajo

Da igual si tus empleados trabajan en la oficina, desde casa o en la carretera. El registro es obligatorio para trabajo presencial, teletrabajo, híbrido y trabajadores itinerantes.

Conservación durante 4 años

Los registros deben conservarse durante un mínimo de 4 años, accesibles en todo momento para empleados, representantes legales e Inspección de Trabajo.

¿A quién afecta? (Spoiler: a casi todo el mundo)

La obligación de registro de jornada aplica a todas las empresas con trabajadores por cuenta ajena, independientemente de:

• El tamaño de la empresa (desde 1 empleado)
• El sector de actividad
• El tipo de contrato (jornada completa, parcial, temporal, indefinido)
• La modalidad de trabajo (presencial, remoto, híbrido)

Solo están exentos los autónomos sin empleados y ciertas figuras de alta dirección con régimen específico.

¿Qué sanciones hay por no cumplir?

Las sanciones por no llevar un registro de jornada adecuado según la LISOS vigente se aplican por empresa, con incrementos según el número de trabajadores afectados:

• Infracción leve: de 70 € a 750 €
• Infracción grave: de 751 € a 7.500 €

Un ejemplo real: una empresa sin registro de jornada adecuado podría recibir una sanción grave de hasta 7.500 €, con incrementos si afecta a múltiples trabajadores. No es algo que te puedas permitir ignorar.

La buena noticia es que cumplir cuesta una fracción de lo que cuesta la multa. Con herramientas como Cleverfy, puedes estar al día desde 1,50 € por empleado al mes.

Cómo cumplir la ley paso a paso

Ahora sí, vamos al grano. Estos son los pasos exactos para tener tu empresa al día con el registro de jornada digital.

Paso 1: Evalúa tu situación actual

Antes de hacer nada, responde a estas preguntas:

• ¿Llevas algún tipo de registro de jornada actualmente?
• ¿Es digital o manual (papel, Excel)?
• ¿Registra entrada, salida Y pausas?
• ¿Tiene marca temporal automática?
• ¿Pueden tus empleados fichar en remoto?
• ¿Podrías dar acceso a un inspector de trabajo ahora mismo?

Si has respondido “no” a alguna de estas preguntas, necesitas un sistema digital de control horario.

Paso 2: Elige un software de registro de jornada

No todos los softwares de control horario son iguales. Asegúrate de que el que elijas cumpla estos requisitos:

• ✅ Registro digital con marca temporal automática
• ✅ Trazabilidad completa de modificaciones
• ✅ Fichaje múltiple: web, app móvil, modo kiosco
• ✅ Registro de pausas y horas extra
• ✅ Teletrabajo: fichaje desde cualquier lugar
• ✅ Acceso para inspección: panel de consulta o exportación inmediata
• ✅ Conservación de datos durante 4+ años
• ✅ Informes diarios, semanales y mensuales

Consejo: busca una herramienta que se configure rápido y no requiera contrato de permanencia. Cleverfy se configura en menos de 10 minutos y puedes cancelar cuando quieras.

Paso 3: Configura tu cuenta de empresa

Una vez elegido el software, el proceso suele ser así (usando Cleverfy como ejemplo):

1. Crea la cuenta de empresa con tu email y datos básicos
2. Añade tus centros de trabajo (oficina, tienda, almacén…)
3. Configura los horarios de tus empleados (jornada partida, continua, turnos…)
4. Invita a tus empleados por email — recibirán un enlace para activar su cuenta

En Cleverfy, todo esto se hace en menos de 10 minutos. No necesitas formación técnica ni un departamento de IT.

Paso 4: Comunica a tu equipo

Antes de activar el sistema, informa a tus empleados. No hace falta un comunicado formal, pero sí que todo el mundo sepa:

• Qué herramienta vais a usar
• Cómo fichar: app móvil, web, extensión de Chrome, kiosco…
• Cuándo empieza: fecha concreta de inicio
• Qué registrar: entrada, salida, pausas
• A quién acudir si tienen dudas

Un email breve y una demo rápida (5 minutos) es todo lo que necesitas.

Paso 5: Arranca el registro

Llegó el día. Tus empleados ya pueden empezar a fichar. Los primeros días:

• Revisa que todos fichan: comprueba que no hay empleados sin registros
• Gestiona incidencias: un olvido, un fichaje incorrecto… es normal al principio
• Responde dudas: habrá empleados que necesiten ayuda con la app

Paso 6: Establece rutinas de control

Una vez que el sistema está rodando, mantén estas buenas prácticas:

• Revisión semanal: comprueba que todos los empleados tienen sus registros completos
• Cierre mensual: genera informes para nómina y archívalos
• Gestión de incidencias: resuelve olvidos y correcciones con comentario justificativo
• Actualiza plantilla: cuando entra o sale un empleado, actualiza el sistema

Paso 7: Prepara el plan de contingencia manual

El nuevo Real Decreto exigirá que tengas un procedimiento alternativo manual para cuando el sistema digital falle (caída del servidor, sin internet, etc.). Esto puede ser tan sencillo como una plantilla de registro en papel que tus empleados rellenan temporalmente, y luego traspasas los datos al sistema digital cuando se recupere.

No es volver al papel permanentemente: es tener un plan B de emergencia.

Opciones de fichaje: ¿cómo fichan tus empleados?

Una de las dudas más comunes es cómo van a fichar los empleados en el día a día. Las opciones más habituales son:

• App móvil: El empleado ficha desde su teléfono con un toque. Ideal para trabajadores en movimiento o teletrabajo.
• Navegador web: Fichar desde el ordenador, sin instalar nada. Perfecto para oficinas.
• Extensión de Chrome: Un clic desde el navegador. Muy cómodo para equipos que trabajan con el ordenador todo el día.
• Modo kiosco: Una tablet o dispositivo fijo en la entrada. Los empleados fichan al llegar. Ideal para tiendas, fábricas o restaurantes.

Lo mejor es ofrecer varias opciones para que cada empleado use la que le resulte más cómoda.

¿Cuánto cuesta cumplir?

Menos de lo que piensas. Estas son las opciones más habituales en el mercado:

• Soluciones básicas: desde 1,50 € a 2,50 € por usuario/mes
• Soluciones intermedias: de 4 € a 6 € por usuario/mes
• Suites completas de RRHH: más de 8 € por usuario/mes

Para una PYME de 10 empleados, estamos hablando de entre 15 € y 60 € al mes. Compáralo con las sanciones de miles de euros y la decisión es bastante obvia.

Con Cleverfy pagas desde 1,50 €/usuario/mes. Y si prefieres un pago único, tienen Lifetime Deals desde 699 € para equipos de hasta 10 personas.

Errores comunes que debes evitar

Después de ayudar a cientos de PYMEs a implementar el control horario, estos son los errores que más vemos:

1. “Ya lo hago con Excel”

Excel ya no es válido como sistema principal. No tiene marca temporal automática, no es trazable y no permite acceso remoto a la Inspección.

2. “Solo registro entrada y salida”

La ley exige también el registro de pausas y el control de horas extraordinarias. Solo anotar la hora de llegada y salida no es suficiente.

3. “Mis empleados ya saben que tienen que fichar”

Comunicar no es suficiente. Necesitas verificar que se está fichando correctamente y gestionar las incidencias.

4. “Solo aplica a empresas grandes”

No. La obligación aplica desde el primer empleado. Da igual si tienes 3 o 300 trabajadores.

5. “Ya me preocuparé cuando llegue la inspección”

Las inspecciones son aleatorias y las sanciones son retroactivas. Cuando llegue el inspector, necesitas tener los registros de los últimos 4 años.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Es obligatorio el control horario digital en 2026?

El registro de jornada es obligatorio desde 2019 (Art. 34.9 ET), aunque la ley vigente no exige formato digital. El nuevo Real Decreto de Registro de Jornada Digital, actualmente en tramitación, establecerá que todas las empresas con empleados por cuenta ajena deberán llevar un registro de jornada digital con marca temporal, trazabilidad y acceso remoto para la Inspección de Trabajo.

¿Cuánto tiempo tengo para adaptarme?

El plazo exacto depende de la publicación definitiva del Real Decreto, pero las empresas deben prepararse ya. La Inspección de Trabajo ya está realizando controles y las sanciones aplican desde el primer día de incumplimiento.

¿Puedo seguir usando Excel para el registro de jornada?

Como sistema principal, no. El Excel no cumple los requisitos de marca temporal automática, trazabilidad de modificaciones ni acceso remoto. Puedes tenerlo como plan de contingencia manual para cuando el sistema digital falle, pero no como método habitual.

¿Cuánto cuesta un software de control horario?

Desde 1,50 € por usuario y mes. Cleverfy, por ejemplo, ofrece planes mensuales desde ese precio y Lifetime Deals desde 699 € para equipos pequeños.

¿Necesito un informático para configurarlo?

No. Las herramientas modernas están diseñadas para que cualquier persona pueda configurarlas. Con Cleverfy, la configuración completa tarda menos de 10 minutos.

¿Qué pasa si un empleado se olvida de fichar?

El sistema debe permitir registrar la incidencia y corregirla con un comentario justificativo. Esa corrección queda registrada en el historial (trazabilidad), así que no hay problema legal.

¿El control horario aplica a los empleados en teletrabajo?

Sí, sin excepciones. Los empleados que trabajan desde casa deben fichar igual que los presenciales. La app móvil o el fichaje por navegador web son las opciones más cómodas para ellos.

Conclusión: cumplir es más fácil de lo que parece

El control horario obligatorio no es un castigo: es una herramienta que protege tanto a la empresa como al trabajador. Y con la tecnología actual, implementarlo es rápido, barato y sencillo.

Resumiendo los pasos:

1. ✅ Evalúa tu situación actual
2. ✅ Elige un software que cumpla todos los requisitos
3. ✅ Configúralo (10 minutos)
4. ✅ Comunica a tu equipo
5. ✅ Arranca y mantén el sistema

Si quieres verlo en acción, puedes reservar una demo gratuita de Cleverfy o crear tu cuenta directamente. Sin compromiso, sin contrato y sin permanencia.

No esperes a que llegue la inspección. Resolverlo hoy te llevará menos tiempo que leer este artículo.