Fichaxe en hostalaría: Xestionar quendas rotativas sen complicacións

Fichaxe en hostalaría: o sector onde o control horario máis se complica

A hostalaría é a alma da economía española. Bares, restaurantes, hoteis, cafetarías, chiringuitos… Máis de 1,7 millóns de persoas traballan neste sector, con horarios que desafían calquera definición de “xornada estándar”.

Quendas partidas, xornadas intensivas en fin de semana, reforzos en tempada alta, cambios de horario dun día para outro, horas extra que se acumulan sen que ninguén as conte ben… A xestión do tempo en hostalaría é un crebacabezas, e o control horario tradicional non está deseñado para resolvelo.

Pero a lei non fai distincións: o rexistro de xornada é obrigatorio para todos os sectores, e o novo Real Decreto esixirá que sexa dixital. Así que máis vale atopar unha solución que se adapte á realidade do negocio en lugar de complicala.

Por que o control horario é especialmente difícil en hostalaría

Calquera dono de restaurante ou xestor de hotel sabe que a hostalaría ten unhas dinámicas de traballo únicas. Estas son as que máis impactan na fichaxe:

Quendas rotativas e partidas

É habitual que un camareiro traballe de 12:00 a 16:00, descanse, e volva de 20:00 a 00:00. As quendas partidas implican múltiples fichaxes nun mesmo día — entrada e saída por cada tramo de xornada. E as quendas rotativas fan que o horario cambie cada semana ou incluso cada día.

Un sistema de control horario que só rexistre unha entrada e unha saída ao día non serve aquí. Necesitas un que permita fichaxes múltiples e os agrupe correctamente nunha mesma xornada.

Temporalidade e picos de demanda

Nadal, Semana Santa, verán… A hostalaría vive dos picos estacionais, e iso implica contratar persoal temporal que necesita fichar dende o primeiro día. O sistema debe permitir dar de alta e de baixa a empregados de forma áxil, sen procesos burocráticos que ralenticen a operativa.

Horas extra: a gran asignatura pendente

Sexamos honestos: a hostalaría ten un problema histórico coas horas extra. Moitas trabállanse, poucas se rexistran e menos se pagan ou compensan correctamente. Cun rexistro dixital obrigatorio, isto acábase — e iso é bo tanto para traballadores como para empresarios que queren facer as cousas ben.

Un bo sistema calcula as horas extra automaticamente a partir das fichaxes, compara coa xornada planificada e xera alertas cando se superan os límites legais.

Alta rotación de persoal

A hostalaría ten unha das taxas de rotación máis altas de todos os sectores. Iso significa que constantemente hai empregados novos que necesitan aprender a usar o sistema de fichaxe. Se é complicado, convértese nun problema. A sinxeleza é crucial.

Múltiples localizacións

Cadeas de restaurantes, grupos hoteleiros ou negocios con varias sedes necesitan un sistema centralizado que permita xestionar o control horario de todos os locais dende un único panel, pero coa flexibilidade de configurar horarios e quendas diferentes para cada un.

Solucións de fichaxe que funcionan en hostalaría

A clave está en elixir ferramentas que se adapten ao fluxo de traballo do negocio, non ao revés. Estas son as máis efectivas:

Modo kiosko: un punto de fichaxe no local

O modo kiosko consiste en colocar unha tablet nun punto accesible do local (a barra, a cociña, o office) onde os empregados fichan ao chegar e ao marcharse. A fichaxe faise con PIN, código de empregado ou incluso recoñecemento facial.

É a solución ideal para hostalaría porque:

• Non require que cada empregado teña a app instalada no seu móbil persoal.
• É rápido: fichar leva literalmente 5 segundos.
• É visual: o responsable pode ver na tablet quen fichou e quen falta.
• Funciona con persoal temporal: só necesitan o seu código de empregado.

Con Cleverfy, activar o modo kiosko é tan fácil como abrir a app nunha tablet e seleccionar o modo correspondente. Sen hardware especial, sen instalacións complicadas.

App móbil para equipos en movemento

Para catering, servizos a domicilio ou empregados que traballan en distintas localizacións, a app móbil é a alternativa perfecta. Cada traballador ficha dende o seu propio smartphone, e o rexistro queda asociado ao seu perfil con hora exacta e localización.

Fichaxe web para o back office

O persoal administrativo do hotel ou o encargado que xestiona dende o ordenador pode fichar directamente dende o navegador. Con Cleverfy, abonda con acceder á plataforma web e premer o botón de fichaxe — sen descargar nada.

Extensión de Chrome para escritorios compartidos

En hoteis ou restaurantes onde varios empregados comparten un mesmo ordenador (recepción, office), a extensión de navegador permite que cada un fiche coa súa propia conta de forma rápida, sen pechar sesión do anterior.

Xestión de quendas rotativas: como facelo ben

As quendas rotativas son o gran desafío da hostalaría. Un bo sistema de control horario non só rexistra as fichaxes, senón que che axuda a planificar e controlar as quendas de forma eficiente:

Planificación semanal de quendas

Define as quendas de cada empregado para a semana: mañá, tarde, noite, partida, intensiva… O sistema compara automaticamente as fichaxes reais coas quendas planificadas e detecta desviacións: atrasos, saídas anticipadas, ausencias non xustificadas.

Quendas partidas: múltiples fichaxes diarias

Como comentamos, as quendas partidas requiren que o sistema permita varios pares de entrada-saída nun mesmo día e os agrupe correctamente. Isto é fundamental para calcular ben as horas traballadas e as pausas.

Cambios de quenda sobre a marcha

En hostalaría, os cambios de última hora son o pan de cada día. Un empregado ponse enfermo, outro necesita cambiar a súa quenda… O sistema debe permitir axustes rápidos sen que se descadren os rexistros.

Control de descansos obrigatorios

A normativa establece descansos mínimos entre xornadas (12 horas) e semanais (día e medio). Un bo sistema de control horario alerta cando a planificación de quendas non respecta estes mínimos, evitando problemas legais.

Horas extra en hostalaría: transparencia e control

As horas extraordinarias son un tema sensible en hostalaría. Estes son os puntos clave:

Cálculo automático

A partir da xornada ordinaria pactada en contrato ou convenio, o sistema calcula automaticamente as horas extra de cada traballador. Sen estimacións, sen cálculos manuais, sen erros.

Límite legal: 80 horas ao ano

O Estatuto dos Traballadores establece un máximo de 80 horas extraordinarias ao ano por traballador. O sistema debe levar un contador acumulado e alertar cando un empregado se achega ao límite.

Rexistro e comunicación

As horas extra deben comunicarse mensualmente aos representantes dos traballadores e conservarse durante 4 anos. Cun sistema dixital, esta información está sempre dispoñible e é exportable en calquera momento.

Compensación correcta

As horas extra poden pagarse cun recargo ou compensarse con tempo de descanso, segundo o que estableza o convenio colectivo de hostalaría aplicable. O rexistro detallado facilita que esta compensación se faga correctamente.

Normativa específica de hostalaría

Ademais da normativa xeral de rexistro de xornada, a hostalaría ten particularidades que convén coñecer:

Convenio colectivo de hostalaría

Cada comunidade autónoma ten o seu propio convenio de hostalaría que regula xornada máxima, descansos, quendas, horas extra e condicións específicas. É importante que o sistema de control horario se poida configurar segundo o convenio aplicable ao teu negocio.

Xornada máxima

O convenio adoita establecer unha xornada máxima anual (habitualmente entre 1.776 e 1.826 horas). O sistema debe poder facer o seguimento acumulado para non superar este límite.

Descanso entre xornadas

Mínimo 12 horas entre o final dunha xornada e o inicio da seguinte. En quendas partidas, este descanso cóntase dende a última saída ata a primeira entrada do día seguinte.

Traballo en festivos e domingos

A hostalaría é un dos poucos sectores con actividade habitual en festivos. O sistema debe identificar estes días e aplicar os recargos ou compensacións que estableza o convenio.

Caso práctico: restaurante con 15 empregados

Imaxinemos un restaurante mediano con 15 empregados entre cociña, sala e barra. Así funciona o control horario cun sistema dixital:

Configuración inicial (10 minutos):

1. Crear a conta e dar de alta o restaurante como centro de traballo.
2. Engadir os 15 empregados cos seus datos básicos.
3. Configurar as quendas habituais: partida (12-16 / 20-00), mañá (8-16), noite (16-00).
4. Instalar a app nunha tablet para o modo kiosko no office.

Día a día:

• Os empregados fichan na tablet ao chegar e ao saír de cada quenda.
• O sistema rexistra automaticamente as horas e compáraas coa quenda asignada.
• O encargado recibe alertas se alguén non fichou ou se hai desviacións significativas.

Fin de mes:

• O sistema xera un informe coas horas de cada empregado, horas extra incluídas.
• Os datos expórtanse para nóminas cun clic.
• Os rexistros quedan almacenados e dispoñibles ante calquera inspección.

Custo: Con Cleverfy, 15 empregados × 1,50 € = 22,50 €/mes. Menos do que custa unha cea para dous.

Preguntas frecuentes sobre fichaxe en hostalaría

É obrigatorio o control horario en bares e restaurantes?

Si, sen excepcións. Dende 2019, todas as empresas en España deben rexistrar a xornada laboral diaria de todos os seus traballadores. Isto inclúe bares, restaurantes, hoteis, cafetarías e calquera negocio de hostalaría, independentemente do seu tamaño.

Como xestiono as quendas partidas cun sistema de fichaxe?

Necesitas un sistema que permita múltiples fichaxes diarias. O empregado ficha entrada e saída para cada tramo da súa xornada (por exemplo, entrada ás 12:00, saída ás 16:00, entrada ás 20:00, saída ás 00:00). O sistema agrupa todas as fichaxes do día e calcula as horas totais.

Que pasa co persoal temporal en verán?

Dáse de alta no sistema como calquera outro empregado e comeza a fichar dende o primeiro día. Ao rematar o seu contrato, desactívase o seu perfil. Con sistemas como Cleverfy, este proceso é inmediato e non ten custo adicional de setup.

Podo usar unha tablet como punto de fichaxe para todo o equipo?

Si, isto é exactamente o que fai o modo kiosko. Instálase a app nunha tablet, colócase nun punto accesible do local e cada empregado ficha co seu código persoal. É a solución máis práctica para hostalaría.

Como controlo as horas extra dos meus empregados?

Un sistema de control horario dixital calcula automaticamente as horas extra comparando as fichaxes reais coa xornada ordinaria. Móstrache un acumulado por empregado e alértache cando alguén se achega ao límite legal de 80 horas anuais.

Necesito un sistema diferente para cada local se teño varios?

Non. Os bos sistemas de control horario permiten xestionar múltiples locais dende unha mesma conta. Cada local confígúrase como un centro de traballo independente coas súas propias quendas e empregados, pero a xestión centralízase nun único panel.

---

Tes un negocio de hostalaría e queres simplificar a fichaxe? Descobre a nosa solución para hostalaría ou comeza gratis con Cleverfy e esquécete dos crebacabezas coas quendas. Prefires velo primeiro? Reserva unha demo de 15 minutos e ensinámoche como funciona.