Elixir software de control horario: non todos son iguais

O mercado de software de control horario en España explotou. Dende que o rexistro de xornada se fixo obrigatorio en 2019 — e máis aínda co novo Real Decreto que esixirá que sexa dixital — apareceron decenas de solucións. Algunhas son excelentes. Outras, francamente, deixan moito que desexar.

O problema é que dende fóra todas parecen iguais: “ficha fácil”, “cumpre a lei”, “dende X euros ao mes”. Como sabes cal é a adecuada para a túa empresa?

Nesta guía dámosche os 7 criterios que realmente importan á hora de elixir un software de control horario. Sen rodeos, sen xerga técnica innecesaria e cun checklist práctico para que poidas comparar opcións con criterio.

Criterio 1: Cumprimento normativo real (non só de marketing)

É o primeiro e o máis importante. O software debe cumprir con:

Real Decreto de Rexistro de Xornada Dixital (en tramitación)

O novo marco normativo establecerá requisitos técnicos específicos:

Rexistro electrónico: nada de papel nin follas de Excel disfrazadas.
Accesibilidade: o traballador deberá poder consultar os seus rexistros.
Integridade: os datos non poderán ser manipulados retroactivamente sen deixar rastro.
Conservación: os rexistros deberán gardarse durante un mínimo de 4 anos.
Interoperabilidade: o sistema deberá poder compartir datos coa Inspección de Traballo de forma telemática cando se requira.

RXPD e LOPDGDD

O tratamento de datos de fichaxe está regulado pola normativa de protección de datos. O software debe:

Tratar só os datos estritamente necesarios.
Ofrecer transparencia sobre que datos se recollen e como se usan.
Permitir ao traballador exercer os seus dereitos de acceso, rectificación e supresión.

Como verificalo

Non te fíes dunha landing page que di “cumpre a normativa”. Busca na documentación do provedor se detalla especificamente que requisitos normativos cobre e como o fai. Se non hai documentación clara, é un sinal de alerta.

Criterio 2: Métodos de fichaxe dispoñibles

Non todas as empresas teñen as mesmas necesidades. Un despacho de avogados non ficha igual que unha cadea de restaurantes. O software debe ofrecer múltiples métodos de fichaxe para que cada empregado use o que mellor se adapte á súa situación:

Os básicos (imprescindibles)

App móbil (Android e iOS): fundamental para traballadores en mobilidade.
Web/navegador: para empregados de oficina ou en teletraballo.
Modo kiosko: unha tablet nun punto fixo onde fichan varios empregados.

Os avanzados (moi desexables)

Extensión de navegador: ideal para perfís técnicos e teletrabadores.
Xeolocalización: importante para equipos en mobilidade, construción, loxística.
Funcionamento con conexión limitada: importante se hai empregados en zonas con cobertura intermitente.

Os opcionais (segundo o teu sector)

Recoñecemento facial ou biométrico: útil en contornas industriais, pero con implicacións de privacidade.
NFC/tarxeta: para contornas onde xa existe control de acceso físico.
Integración con dispositivos de control de acceso: tornos, portas, barreiras.

Red flag: Se o software só ofrece un método de fichaxe (por exemplo, só app móbil), probablemente non se adapte a todos os perfís da túa empresa.

Con Cleverfy, tes dispoñibles os cinco métodos principais dende o primeiro día: web, app móbil, extensión de Chrome, modo kiosko e xeolocalización. Sen módulos adicionais nin custos extra.

Criterio 3: Facilidade de uso (para todos, non só para RRHH)

Un software de control horario úsano todos os empregados da empresa, non só o departamento de recursos humanos. Se o traballador medio necesita un manual de 20 páxinas para fichar, algo vai mal.

Para o empregado

Fichar debe levar menos de 10 segundos. Un botón, un clic, listo.
Interface clara: o empregado debe poder consultar o seu historial, ver as súas horas do mes e entender a información sen axuda.
Dispoñible no seu idioma: parece obvio, pero hai sistemas que só están en inglés ou que teñen traducións deficientes.

Para o responsable/RRHH

Panel de control intuitivo: ver dun vistazo quen fichou, quen non, quen está traballando.
Configuración sinxela: dar de alta empregados, crear quendas, asignar centros de traballo… todo debería poder facerse sen ser un experto técnico.
Informes útiles: non datos en bruto, senón informes procesados que respondan preguntas concretas (horas extra acumuladas, ausencias, desviacións…).

Para o administrador/IT

Sen instalación complexa: as solucións cloud son as máis prácticas para PEMEs.
Sen servidores propios: mantemento, actualizacións e copias de seguridade xestionadas polo provedor.
API dispoñible: por se no futuro necesitas integrar co teu ERP, nóminas ou outros sistemas.

Proba do algodón: pide unha demo ou unha proba gratuíta e pídelle a alguén do teu equipo (non á persoa máis tech-savvy) que fiche. Se necesita axuda, o software non é o suficientemente intuitivo.

Criterio 4: Tempo de implementación

Canto tardas en pasar de “non temos sistema de fichaxe” a “toda a empresa está fichando” é un criterio que moitos ignoran e despois lamentan.

O razoable

Empresas pequenas (1-25 empregados): menos de 1 hora.
Empresas medianas (25-100 empregados): medio día a un día.
Empresas grandes (100+ empregados): 1-5 días, dependendo da complexidade organizativa.

O que debería incluír

Alta de empresa e configuración inicial.
Alta de empregados (idealmente con importación masiva dende CSV ou Excel).
Configuración de horarios e quendas.
Invitación a empregados (un email ou ligazón para que se rexistren eles mesmos).

Red flags

Se o provedor che di que a implementación tarda “varias semanas”.
Se necesitas un “consultor de implementación” para configurar un sistema de fichaxe.
Se hai que instalar software en cada ordenador individualmente.
Se require hardware específico do provedor (unha máquina de fichar propietaria?).

Con Cleverfy, a configuración completa faise en menos de 10 minutos. Das de alta a túa empresa, convidas aos teus empregados e comezades a fichar. Sen consultores, sen hardware, sen esperas.

Criterio 5: Prezo transparente e sen sorpresas

O control horario é unha ferramenta que toda a empresa vai usar cada día, así que o prezo importa. Pero máis que o prezo en si, o que importa é a transparencia.

Modelos de prezo habituais

Por usuario/mes: o máis común e o máis xusto. Pagas por cada persoa que usa o sistema.
Tarifa plana: un prezo fixo independentemente do número de usuarios. Atractivo para empresas grandes, caro para as pequenas.
Freemium: funcionalidades básicas gratuítas con opcións de pago para extras. Ollo: moitas veces as funcións gratis non cobren os requisitos legais.
Licenza perpetua / Lifetime Deal: pagas unha vez e úsalo para sempre. Boa opción se a atopas nun provedor fiable.

Que inclúe (e que non)

Presta atención ao que está incluído no prezo base:

✅ Debería incluír: todos os métodos de fichaxe, informes, soporte, actualizacións, almacenamento de datos.
❌ Red flag: cobrar extra por módulos básicos (xeolocalización, informes, exportación de datos).
❌ Red flag: custo de setup ou implementación.
❌ Red flag: permanencia ou penalización por cancelar.

Calcula o custo real

Para unha empresa de 20 empregados:

Software medio do mercado: 3-5 €/usuario/mes = 60-100 €/mes.
Cleverfy: 1,50 €/usuario/mes = 30 €/mes. Sen permanencia, sen custo de setup, con todo incluído.
Non ter sistema de fichaxe: multa de ata 7.500 € por infracción detectada.

A matemática é sinxela.

Criterio 6: Soporte e fiabilidade

Un sistema de control horario é infraestrutura crítica — úsao toda a empresa cada día. Se cae un luns ás 8 da mañá, tes un problema serio.

Dispoñibilidade

SLA (Service Level Agreement): o provedor garante unha porcentaxe de dispoñibilidade? O estándar é 99,9% (menos de 9 horas de caída ao ano).
Servidores na UE: obrigatorio para cumprir co RXPD.
Copias de seguridade automáticas: os teus datos deben estar protexidos ante calquera incidente.

Soporte técnico

Canles dispoñibles: email, chat, teléfono. En español?
Tempo de resposta: horas ou días? Para incidencias críticas, a resposta debería ser en horas.
Base de coñecemento: tutoriais, guías, FAQs. Canta máis documentación de autoservizo, mellor.

Actualizacións

Frecuencia: un software que non se actualiza regularmente é un software que queda obsoleto.
Adaptación normativa: cando cambia a lexislación (como pasou co novo Real Decreto), o software debe actualizarse para cumprir. Se o provedor tarda meses en adaptarse, tes un problema de cumprimento.

Pregunta directa ao provedor: “Cando foi a última actualización do produto?” Se non poden responderche ou foi hai máis de 3 meses, coidado.

Criterio 7: Escalabilidade e flexibilidade

A túa empresa hoxe ten 10 empregados, pero dentro dun ano pode ter 30. Ou pode que abras unha segunda sede. Ou que comeces cun modelo presencial e migres a híbrido. O software debe crecer contigo.

Escalabilidade

O prezo escala linealmente ou hai saltos bruscos de plan? (Ex: “ata 25 usuarios custa X, de 26 a 100 custa o triplo”).
Podes engadir empregados en calquera momento sen migrar de plan?
Soporta múltiples centros de traballo, departamentos e roles?

Flexibilidade

Podes configurar diferentes tipos de xornada? (Completa, parcial, flexible, quendas rotativas…)
Adáptase ao teu convenio colectivo? (Días festivos, xornada máxima anual, recargos…)
Permite xestionar excepcións? (Vacacións, baixas, permisos, teletraballo…)

Integracións

Pódese integrar co teu software de nóminas?
Ten API aberta para conectar con outros sistemas?
Exporta datos en formatos estándar (CSV, Excel, PDF)?

Consello: elixe pensando no que necesitarás en 2-3 anos, non só no que necesitas hoxe. Migrar dun sistema de control horario a outro é un incordio que preferirás evitar.

As 5 red flags que deberían facerche saír correndo

Máis alá dos criterios positivos, hai sinais de alarma que deberían facerche descartar un provedor inmediatamente:

1. Permanencia obrigatoria

Se che esixen un compromiso mínimo de 12 ou 24 meses, pregúntache por que necesitan atarche. Un bo produto mantense só coa calidade do servizo, non con cláusulas contractuais.

2. Prezo opaco

Se o prezo non está publicado na web e necesitas “falar cun comercial” para coñecelo, prepárache para unha experiencia de venda agresiva e un prezo inflado. A transparencia no prezo é un sinal de confianza.

3. Só funciona con hardware propietario

Se necesitas comprar un dispositivo específico do provedor para que o sistema funcione, estás creando unha dependencia perigosa. Que pasa se o provedor pecha ou sobe os prezos do hardware?

4. Non permite exportar os teus datos

Os teus datos de fichaxe son teus. Se o provedor non che permite exportalos en formatos estándar, estache retendo como refén. Isto, ademais, pode supor un incumprimento do RXPD.

5. Sen actualizacións visibles

Un changelog público ou un historial de actualizacións é sinal dun produto vivo e en evolución. Se non atopas evidencia de actualizacións recentes, o produto pode estar abandonado ou en modo mantemento mínimo.

Checklist: avalía cada opción en 5 minutos

Usa esta checklist para comparar as opcións que esteas considerando. Puntúa cada criterio do 1 ao 5:

Cumprimento normativo:

Cumpre o Real Decreto de Rexistro Dixital?
Os datos almacénanse na UE?
É accesible para o traballador?

Métodos de fichaxe:

Facilidade de uso:

Un empregado pode fichar en menos de 10 segundos?
O panel de RRHH é intuitivo?
Os informes son claros e exportables?

Implementación:

Pódese configurar en menos de 1 hora?
Permite importar empregados masivamente?
Non require hardware adicional?

Prezo:

É transparente e público?
Sen permanencia nin penalizacións?
Sen custo de setup?
Inclúe todas as funcionalidades sen módulos extra?

Soporte:

Soporte en español?
Tempo de resposta razoable?
Documentación de autoservizo dispoñible?

Escalabilidade:

Escala sen saltos bruscos de prezo?
Soporta múltiples sedes e departamentos?
Exporta datos en formatos estándar?

A nosa recomendación (si, somos parte interesada)

Somos transparentes: creamos Cleverfy precisamente porque as solucións existentes non nos convencían. Demasiado caras, demasiado complexas ou demasiado orientadas a grandes empresas.

Isto é o que ofrecemos:

Prezo: dende 1,50 €/usuario/mes. Tamén Lifetime Deals para quen prefira pagar unha vez.
Métodos de fichaxe: web, app móbil, extensión Chrome, modo kiosko, xeolocalización. Todo incluído.
Implementación: 10 minutos. De verdade.
Sen permanencia: cancelas cando queiras, sen penalización.
Cumprimento 100%: Real Decreto, RXPD, LOPDGDD. Todo cuberto.
Soporte en español: porque é o normal cando o teu mercado é España.

É Cleverfy a mellor opción para todas as empresas do mundo? Non. Pero para unha PEME española que busca algo simple, asequible e que funcione, cremos que é difícil de superar.

Preguntas frecuentes sobre como elixir software de control horario

Canto debería custar un software de control horario para unha PEME?

Para unha PEME, un rango razoable está entre 1 e 5 € por usuario e mes. Se che piden máis de 5 €/usuario/mes e a túa empresa ten menos de 50 empregados, estás pagando de máis. Desconfía tamén de opcións “gratis” que despois non cobren os requisitos legais básicos.

É mellor un software na nube ou un instalado nos meus servidores?

Para a gran maioría de PEMEs, a nube é mellor. Non necesitas infraestrutura propia, as actualizacións son automáticas, os datos están respaldados e o acceso é dende calquera dispositivo. A instalación on-premise só ten sentido para empresas grandes con requisitos de seguridade moi específicos.

Podo probar antes de comprar?

Deberías poder. Calquera provedor serio ofrece unha proba gratuíta ou unha demo personalizada. Se non hai forma de probar o produto antes de pagalo, descártao. Non compres ás cegas algo que vai usar toda a túa empresa.

Que pasa cos meus datos se cambio de provedor?

Antes de contratar, verifica que o sistema permita exportar os teus datos en formato estándar (CSV, Excel). Os teus rexistros de fichaxe son teus e debes poder levalos. Ademais, o provedor saínte está obrigado polo RXPD a facilitar a portabilidade dos datos.

Necesito que o software se integre co meu programa de nóminas?

É desexable pero non imprescindible dende o primeiro día. O mínimo é que poidas exportar os datos de horas traballadas nun formato que a túa xestoría poida importar. A integración directa é un plus que se volve máis importante a medida que crece a empresa.

Un software de control horario pode xestionar tamén vacacións e ausencias?

Moitos si. É unha funcionalidade complementaria moi útil que centraliza toda a xestión do tempo nun mesmo sistema. Comproba se está incluída no prezo base ou se é un módulo adicional de pago.

Listo para elixir? Consulta as funcionalidades de Cleverfy e os nosos prezos dende €1,50/usuario. Proba Cleverfy gratis e comproba se cumpre cos teus 7 criterios. Setup en 10 minutos, sen tarxeta de crédito, sen compromiso. Ou se prefires, reserva unha demo e resolvemos todas as túas dúbidas en persoa.

Como elixir software de control horario: 7 criterios que importan de verdade