Ordutegi-kontrolerako softwarea aukeratzea: ez dira guztiak berdinak

Espainiako ordutegi-kontrolerako software merkatua lehertu egin da. Lanaldiaren erregistroa 2019an derrigorrezkoa bihurtu zenetik — eta are gehiago digitala izan beharko duen Errege Dekretu berriarekin — dozenaka irtenbide agertu dira. Batzuk bikainak dira. Beste batzuk, egia esan, asko uzten dute nahitzeko.

Arazoa da kanpotik guztiak berdinak diruditen: “fitxatu erraz”, “legea betetzen du”, “hileko X eurotik aurrera”. Nola jakin dezakezu zein den zure enpresarako egokiena?

Gida honetan ordutegi-kontrolerako softwarea aukeratzean benetan garrantzitsuak diren 7 irizpideak ematen dizkizugu. Bueltak eman gabe, beharrezkoa ez den hizkera teknikorik gabe eta aukera konparatzeko checklist praktiko batekin.

1. irizpidea: Benetako arau-betetzea (ez soilik marketin-maila)

Lehenengo eta garrantzitsuena da. Softwareak hauek bete behar ditu:

Lanaldiaren Erregistro Digitalaren Errege Dekretua (izapidean)

Esparru normatibo berriak baldintza tekniko zehatzak ezarriko ditu:

Erregistro elektronikoa: ez paper ez mozorrotutako Excel orririk.
Irisgarritasuna: langileak bere erregistroak kontsultatu ahal izan beharko ditu.
Osotasuna: datuak ezin izango dira atzerako efektuarekin manipulatu arrastorik utzi gabe.
Kontserbazioa: erregistroak gutxienez 4 urtez gorde beharko dira.
Elkarreragingarritasuna: sistemak Lan Ikuskapenarekin datuak telematikoki partekatu ahal izan beharko ditu eskatzen denean.

DBEO eta LOPDGDD

Fitxatze-datuen tratamendua datu-babeserako araudiak arautzen du. Softwareak:

Ezinbesteko datuak soilik tratatu behar ditu.
Gardentasuna eskaini behar du zer datu jasotzen diren eta nola erabiltzen diren jakiteko.
Langileari atzipen, zuzenketa eta ezabatze eskubideak baliatzea ahalbidetu behar dio.

Nola egiaztatu

Ez fidatu “araudia betetzen du” dioen landing page batez. Bilatu hornitzailearen dokumentazioan zehazki zein baldintza normatibo betetzen dituen eta nola egiten duen zehaztuz gero. Dokumentazio argirik ez badago, alerta seinale bat da.

2. irizpidea: Erabilgarri dauden fitxatze-metodoak

Enpresa guztiek ez dituzte behar berdinak. Abokatuen bulego batek ez du berdin fitxatzen jatetxe-kate batek bezala. Softwareak fitxatze-metodo anitz eskaini behar ditu, langile bakoitzak bere egoerara hobekien egokitzen dena erabil dezan:

Oinarrizkoak (ezinbestekoak)

Mugikorrerako aplikazioa (Android eta iOS): funtsezkoa mugikortasunean dauden langileentzat.
Web/nabigatzailea: bulegoko langileentzat edo telelanerako.
Kiosko modua: hainbat langilek fitxatzen duten puntu finko batean kokatutako tableta.

Aurreratuak (oso desiragarriak)

Nabigatzaile-luzapena: profil teknikoentzat eta telelangileentzat aproposa.
Geokokapena: mugikortasunean, eraikuntzan, logistikan dauden taldeentzat garrantzitsua.
Konexio mugatuarekin funtzionatzea: estaldura tartekako guneetan dauden langileentzat garrantzitsua.

Aukerakoak (zure sektorearen arabera)

Aurpegi-ezagutza edo biometrikoa: industria-inguruneetan baliagarria, baina pribatutasun-inplikazioekin.
NFC/txartela: dagoeneko sarbide fisikoko kontrola dagoen inguruneetarako.
Sarbide-kontroleko gailuekin integrazioa: tornoak, ateak, hesiak.

Arrisku-seinalea: Softwareak fitxatze-metodo bakarra eskaintzen badu (adibidez, mugikorreko aplikazioa soilik), ziurrenik ez da zure enpresako profil guztietara egokituko.

Cleverfy-rekin, bost metodo nagusiak dituzu eskuragarri lehen egunetik: weba, mugikorreko aplikazioa, Chrome luzapena, kiosko modua eta geokokapena. Modulu gehigarririk edo kostu gehigarririk gabe.

3. irizpidea: Erabiltzeko erraztasuna (guztientzat, ez soilik GEJrako)

Ordutegi-kontrolerako softwarea enpresako langile guztiek erabiltzen dute, ez soilik giza baliabideen departamentuak. Batez besteko langileak fitxatzeko 20 orrialdeko eskuliburu bat behar badu, zerbait gaizki dabil.

Langileentzat

Fitxatzeak 10 segundo baino gutxiago behar du. Botoi bat, klik bat, prest.
Interfaze argia: langileak bere historia kontsultatu, hileko orduak ikusi eta informazioa laguntzarik gabe ulertu ahal izan behar du.
Bere hizkuntzan eskuragarri: nabaria dirudi, baina ingelesez soilik dauden edo itzulpen eskasak dituzten sistemak daude.

Arduradunarentzat/GEJrentzat

Kontrol-panel intuitiboa: begirada batean ikusi nor fitxatu den, nor ez, nor ari den lanean.
Konfigurazio erraza: langileak erregistratu, txandak sortu, lantoki-zentroak esleitu… dena aditu tekniko izan gabe egin ahal izan beharko litzateke.
Txosten erabilgarriak: ez datu gordinak, galdera zehatzei erantzuten dieten txosten prozesatuak (metatutako aparteko orduak, hutsuneak, desbiderapenak…).

Administratzailearentzat/ITrentzat

Instalazio konplexurik gabe: cloud irtenbideak dira ETEentzat praktikoenenak.
Zerbitzari propiorik gabe: hornitzaileak kudeatutako mantentzea, eguneratzeak eta segurtasun-kopiak.
API eskuragarria: etorkizunean zure ERP, nomina edo beste sistema batzuekin integratu behar izanez gero.

Kotoi-proba: eskatu demo bat edo doako proba bat eta eskatu zure taldeko norbaiti (ez pertsona tech-savvy-enari) fitxatzeko. Laguntza behar badu, softwarea ez da nahikoa intuitiboa.

4. irizpidea: Inplementazio-denbora

Zenbat denbora behar den “ez dugu fitxatze-sistemarik” egoeratik “enpresa osoa fitxatzen ari da” egoerara igarotzeko irizpide bat da askok baztertzen dutena eta gero damutzen zaie.

Zentzuzkoa

Enpresa txikiak (1-25 langile): ordu bat baino gutxiago.
Enpresa ertainak (25-100 langile): egun erdi edo egun bat.
Enpresa handiak (100+ langile): 1-5 egun, antolakuntza-konplexutasunaren arabera.

Zer sartu beharko luke

Enpresaren alta eta hasierako konfigurazioa.
Langileen alta (CSV edo Excel-etik inportazio masiboa, ahal bada).
Ordutegien eta txanden konfigurazioa.
Langileei gonbidapena (beraiek erregistra daitezen email edo esteka bat).

Arrisku-seinale gorriak

Hornitzaileak esaten badizu inplementazioak “hainbat aste” behar dituela.
Fitxatze-sistema konfiguratzeko “inplementazio-aholkulari” bat behar baduzu.
Ordenagailu bakoitzean banaka softwarea instalatu behar bada.
Hornitzailearen hardware espezifikoa behar badu (fitxatzeko makina jabedun bat?).

Cleverfy-rekin, konfigurazio osoa 10 minutu baino gutxiagoan egiten da. Zure enpresa erregistratzen duzu, zure langileak gonbidatzen dituzu eta fitxatzen hasten zarete. Aholkularirik gabe, hardwarerik gabe, itxaronaldirik gabe.

5. irizpidea: Prezio gardena eta sorpresarik gabea

Ordutegi-kontrola enpresa osoak egunero erabiliko duen tresna da, beraz prezioa garrantzitsua da. Baina prezioa bera baino gehiago, gardentasuna da garrantzitsua.

Ohiko prezio-ereduak

Erabiltzaile/hileko: ohikoena eta bidezkoena. Sistema erabiltzen duen pertsona bakoitzarengatik ordaintzen duzu.
Tarifa laua: erabiltzaile kopuruaren independentea den prezio finko bat. Enpresa handientzat erakargarria, txikientzat garestia.
Freemium: oinarrizko funtzionalitateak doakoak aukera gehigarri ordainduetarako. Kontuz: askotan doako funtzioak ez dituzte legezko baldintzak betetzen.
Lizentzia iraunkorra / Lifetime Deal: behin ordaintzen duzu eta betiko erabiltzen duzu. Aukera ona hornitzaile fidagarri batean aurkitzen baduzu.

Zer sartzen da (eta zer ez)

Jarri arreta oinarrizko prezioan sartzen denari:

✅ Sartu beharko luke: fitxatze-metodo guztiak, txostenak, laguntza, eguneraketak, datuen biltegiratzea.
❌ Arrisku-seinalea: oinarrizko moduluengatik (geokokapena, txostenak, datuen esportazioa) aparteko kobrantza.
❌ Arrisku-seinalea: konfigurazio edo inplementazio kostua.
❌ Arrisku-seinalea: iraupena edo bertan behera uzteko zigorra.

Kalkulatu benetako kostua

20 langile dituen enpresa batentzat:

Merkatuko batez besteko softwarea: 3-5 €/erabiltzaile/hilean = 60-100 €/hilean.
Cleverfy: 1,50 €/erabiltzaile/hilean = 30 €/hilean. Iraupenik gabe, konfigurazio-kosturik gabe, dena barne.
Fitxatze-sistemarik ez izatea: hautemandako arau-hausteengatik 7.500 €-rainoko isuna.

Matematika erraza da.

6. irizpidea: Laguntza eta fidagarritasuna

Ordutegi-kontroleko sistema azpiegitura kritikoa da — enpresa osoak erabiltzen du egunero. Astelehen batean goizeko 8etan erortzen bada, arazo larria daukazu.

Erabilgarritasuna

SLA (Zerbitzu-Maila Akordioa): hornitzaileak erabilgarritasun-portzentaje bat bermatzen al du? Estandarra %99,9 da (urteko 9 ordu baino gutxiagoko erorketa).
EBko zerbitzariak: DBEOa betetzeko derrigorrezkoa.
Segurtasun-kopia automatikoak: zure datuak edozein gertaeraren aurrean babestuta egon behar dute.

Laguntza teknikoa

Kanal eskuragarriak: emaila, txata, telefonoa. Euskaraz?
Erantzun-denbora: orduak edo egunak? Intzidentzia kritikoentzat, erantzuna orduetan izan beharko litzateke.
Ezagutza-basea: tutorialak, gidak, FAQak. Zenbat eta autozerbitzuko dokumentazio gehiago, orduan eta hobeto.

Eguneraketak

Maiztasuna: maiz eguneratzen ez den softwarea zaharkituta gelditzen den softwarea da.
Araudiaren egokitzapena: legeria aldatzen denean (Errege Dekretu berriarekin gertatu den bezala), softwareak eguneratu egin behar da betetze aldera. Hornitzaileak egokitzeko hilabeteak behar baditu, betetze-arazo bat duzu.

Galdera zuzena hornitzaileari: “Noiz izan zen produktuaren azken eguneraketa?” Ezin badizute erantzun edo 3 hilabete baino gehiago badira, kontuz.

7. irizpidea: Eskalatutako eta malgutasuna

Zure enpresak gaur 10 langile ditu, baina urte batean 30 izan ditzake. Edo agian bigarren egoitza bat irekiko duzu. Edo agian eredu aurkezpenezko batekin hasi eta hibridora migratuko duzu. Softwareak zurekin hazi behar du.

Eskalabilitatea

Prezioak linealki eskalatzen al du edo jauzi bortitzak daude planaren arabera? (Adb.: “25 erabiltzailera arte X kostatzen da, 26tik 100era hirukoitza”).
Langileak edozein unetan gehitu ditzakezu planik aldatu gabe?
Lantoki-zentro, departamentu eta rol anitz onartzen ditu?

Malgutasuna

Lanaldia mota desberdinak konfigura ditzakezu? (Osoa, partziala, malgua, txanda txandakatuak…)
Zure hitzarmen kolektibora egokitzen da? (Jai-egunak, urteko gehienezko lanaldia, karguak…)
Salbuespenak kudeatzea ahalbidetzen du? (Oporrak, bajak, baimenak, telelana…)

Integrazioak

Zure nomina softwarearekin integra daiteke?
API irekia du beste sistema batzuekin konektatzeko?
Datuak formatu estandarretan (CSV, Excel, PDF) esportatzen ditu?

Gomendioa: hautatu 2-3 urtera beharko duzunari pentsatuz, ez soilik gaur behar duzunari. Ordutegi-kontroleko sistema batetik bestera migratzea gogaikarria da saihestea nahiago izango duzuna.

Ihes egitera bultzatu beharko luketen 5 arrisku-seinaleak

Irizpide positiboetatik haratago, hornitzaile bat berehala baztertzera bultzatu beharko luketen alarma-seinaleak daude:

1. Derrigorrezko iraupena

12 edo 24 hilabeteko gutxieneko konpromisoa eskatzen badizute, galdetu zergatik behar duten lotzea. Produktu on batek zerbitzu-kalitateaz soilik mantentzen da, ez klausula kontratuzkoez.

2. Prezio iluna

Prezioa webean argitaratuta ez badago eta jakiteko “saltzaile batekin hitz egin” behar baduzu, prestatu salmenta-esperientzia oldarkor baterako eta prezio puztu baterako. Prezioaren gardentasuna konfiantzaren seinale bat da.

3. Hardware jabedunarekin soilik funtzionatzen du

Sistemak funtzionatzeko hornitzailearen gailu espezifiko bat erosi behar baduzu, dependentzia arriskutsua sortzen ari zara. Zer gertatzen da hornitzaileak ixten badu edo hardwarearen prezioak igotzen baditu?

4. Ez du zure datuak esportatzen uzten

Zure fitxatze-datuak zureak dira. Hornitzaileak formatu estandarretan esportatzea ahalbidetzen ez badizu, bahitu bezala eusten dizu. Honek, gainera, DBEOaren haustea ekar dezake.

5. Eguneraketa ikusgarririk gabe

Changelog publiko bat edo eguneraketen historia bizirik eta bilakaera etengabeko produktu baten seinale da. Azken eguneraketen ebidentziarik aurkitzen ez baduzu, produktua abandonatuta edo gutxieneko mantentze moduan egon daiteke.

Checklist: aukera bakoitza ebaluatu 5 minututan

Erabili checklist hau kontuan hartzen ari zaren aukerak konparatzeko. Puntuatu irizpide bakoitza 1etik 5era:

Arau-betetzea:

Erregistro Digitalaren Errege Dekretua betetzen du?
Datuak EBn biltegiratzen dira?
Langileentzat irisgarria da?

Fitxatze-metodoak:

Erabiltzeko erraztasuna:

Langile batek 10 segundo baino gutxiagotan fitxatu dezake?
GEJren panela intuitiboa da?
Txostenak argiak eta esportagarriak dira?

Inplementazioa:

Ordu batean baino gutxiagotan konfigura daiteke?
Langileak masiboki inportatzea ahalbidetzen du?
Ez du hardware gehigarririk behar?

Prezioa:

Gardena eta publikoa da?
Iraupenik edo zigorrik gabe?
Konfigurazio-kosturik gabe?
Funtzionalitate guztiak barne modulu gehigarririk gabe?

Laguntza:

Euskaraz laguntza?
Erantzun-denbora zentzuzkoa?
Autozerbitzuko dokumentazioa eskuragarri?

Eskalabilitatea:

Prezio-jauzi bortitzik gabe eskalatzen du?
Egoitza eta departamentu anitz onartzen ditu?
Datuak formatu estandarretan esportatzen ditu?

Gure gomendioa (bai, alde interesduna gara)

Gardenak gara: Cleverfy sortu dugu hain zuzen ere dauden irtenbideek ez gintuztelako konbentzitzen. Garestiegiak, konplexuegiak edo enpresa handietara bideratuta.

Hau da eskaintzen duguna:

Prezioa: 1,50 €/erabiltzaile/hilean-etik aurrera. Lifetime Deal-ak ere bai behin ordaintzea nahiago duenarentzat.
Fitxatze-metodoak: weba, mugikorreko aplikazioa, Chrome luzapena, kiosko modua, geokokapena. Dena barne.
Inplementazioa: 10 minutu. Benetan.
Iraupenik gabe: nahi duzunean bertan behera uzten duzu, zigorrik gabe.
%100 betetzea: Errege Dekretua, DBEO, LOPDGDD. Dena estalita.
Euskarazko laguntza: normala delako zure merkatua Espainia denean.

Cleverfy al da munduko enpresa guztientzako aukerarik onena? Ez. Baina zerbait sinple, eskuragarri eta funtzionatzen duena bilatzen duen Espainiako ETE batentzat, gainditzeko zaila dela uste dugu.

Ordutegi-kontrolerako softwarea nola aukeratu buruzko ohiko galderak

Zenbat kostatu beharko luke ETE batentzako ordutegi-kontrolerako softwareak?

ETE batentzat, tarte zentzuzko bat 1 eta 5 € artean dago erabiltzaileko eta hilean. 5 €/erabiltzaile/hilean baino gehiago eskatzen badizute eta zure enpresak 50 langile baino gutxiago baditu, gehiegi ordaintzen ari zara. Desconfiantza ere “doan” aukerekiko gero oinarrizko legezko baldintzak betetzen ez dituztenak.

Hodeian dagoen softwarea ala nire zerbitzarietan instalatutakoa hobea da?

ETE gehienentzat, hodeia da hobea. Ez duzu azpiegitura propiorik behar, eguneraketak automatikoak dira, datuak babestuak daude eta sarbidea edozein gailuetatik dago. On-premise instalazioak soilik zentzua du segurtasun baldintza oso zehatzak dituzten enpresa handientzat.

Probatu dezaket erosi aurretik?

Probatu ahal izan beharko zenuke. Edozein hornitzaile seriok doako proba edo demo pertsonalizatu bat eskaintzen du. Produktua ordaindu aurretik probatzeko modurik ez badago, baztertu ezazu. Ez erosi itsuan zure enpresa osoak erabiliko duen zerbait.

Zer gertatzen da nire datuekin hornitzailea aldatzen badut?

Kontratatu aurretik, egiaztatu sistemak zure datuak formatu estandarrean (CSV, Excel) esportatzea ahalbidetzen duela. Zure fitxatze-erregistroak zureak dira eta eramatea posible izan behar duzu. Gainera, irteerako hornitzailea DBEOak datuen eramangarritasuna errazteko behartuta dago.

Behar al dut softwareak nire nomina-programarekin integratzea?

Desiragarria da baina ez ezinbestekoa lehen egunetik. Gutxienekoa da egindako orduen datuak zure kudeaketariak inporta ditzakeen formatu batean esportatzea. Zuzeneko integrazioa gehigarri bat da enpresa hazten den heinean garrantzitsuago bihurtzen dena.

Ordutegi-kontrolerako softwareak opor eta hutsuneak ere kudea ditzake?

Bai, asko baiezko. Denbora-kudeaketa osoa sistema berean zentralizatzen duen funtzionalitate osagarri oso erabilgarria da. Egiaztatu oinarrizko prezioan sartuta dagoen edo ordainpeko modulu gehigarri bat den.

Prest hautatzeko? Kontsultatu Cleverfy-ren funtzionalitateak eta gure prezioak €1,50/erabiltzailetik aurrera. Probatu Cleverfy doan eta egiaztatu zure 7 irizpideak betetzen dituen. 10 minututan konfigurazioa, kreditu-txartelik gabe, konpromisorik gabe. Edo nahiago baduzu, erreserbatu demo bat eta zure zalantza guztiak argituko ditugu aurrez aurre.

Nola aukeratu ordutegi-kontrolerako softwarea: Benetan garrantzitsuak diren 7 irizpide