Excel vs Software Digital
para control horario
La nueva normativa exige registro digital, inmutable y trazable. ¿Tu Excel cumple? Spoiler: no. Pero resolverlo es más fácil de lo que piensas.
Resumen rápido
Excel / Hojas de cálculo
❌ No cumplirá el nuevo Real Decreto- ✗ Sin trazabilidad — cualquiera puede editar
- ✗ Sin inmutabilidad — datos manipulables
- ✗ Sin acceso remoto para inspección
- ✗ Horas de gestión manual semanal
- ○ Coste: "gratis" (+ tiempo + riesgo)
Cleverfy (software digital)
✅ 100% cumplimiento- ✓ Trazabilidad total — cada cambio registrado
- ✓ Registros inmutables y verificables
- ✓ Acceso inmediato para Inspección
- ✓ 0 horas de gestión — todo automático
- ✓ Desde €1,50/usuario/mes
¿Por qué Excel no sirve para el control horario?
No es que Excel sea malo. Es que la nueva normativa exigirá cosas que Excel simplemente no puede hacer.
🔒 Inmutabilidad
El nuevo Real Decreto exigirá que los registros no puedan ser modificados sin autorización conjunta de empresa y trabajador, y que toda modificación quede registrada.
❌ En Excel, cualquiera puede editar una celda sin dejar rastro. No hay forma de garantizar la inmutabilidad.
📋 Trazabilidad
Cada modificación debe registrar: quién la hizo, cuándo, qué se cambió y por qué. Esto aplica a todos los asientos de jornada.
❌ Excel no tiene sistema de auditoría. Google Sheets tiene historial de versiones, pero no cumple el nivel de detalle exigido.
👁️ Acceso para Inspección de Trabajo
Los inspectores deben poder acceder a los registros de forma remota e inmediata. No vale enviar archivos por email unos días después.
❌ Un archivo Excel en un ordenador local o en Drive no permite acceso remoto inmediato a un inspector.
⏱️ Registro inmediato
El fichaje debe ser personal, directo e inmediato. No se permite registrar la jornada "a posteriori" o en lote al final de la semana.
❌ En la práctica, Excel se rellena al final del día o de la semana. Eso no es "inmediato".
Comparativa punto por punto
Cumplimiento legal
No cumplirá el nuevo Real Decreto. Sin inmutabilidad ni trazabilidad.
100% cumplimiento. Registros inmutables, trazables y accesibles.
Trazabilidad
Cualquiera puede editar sin dejar rastro.
Cada cambio registra quién, cuándo y qué se modificó.
Tiempo de gestión
2-5 horas semanales recopilando y gestionando datos.
0 horas. Los empleados fichan solos, los informes son automáticos.
Acceso para Inspección
Hay que recopilar archivos y enviarlos. Días de trabajo.
Acceso remoto e inmediato. Un click.
Pausas y horas extra
Registro manual propenso a errores y olvidos.
Registro automático con totalizaciones.
Teletrabajo
Sin forma de diferenciar presencial vs remoto.
Diferenciación automática de modalidad.
Errores humanos
Olvidos, datos incorrectos, fórmulas rotas.
Fichaje en tiempo real. Sin margen de error.
Coste real
Gratis (pero horas de trabajo + riesgo de sanción).
Desde €1,50/usuario/mes. ROI en la primera semana.
El coste real de "gratis"
Excel es gratis. Pero ¿cuánto te cuesta realmente mantenerlo?
📊 Excel — Coste oculto anual
Para 10 empleados
- Software €0
- Tiempo gestión (~3h/semana × €20/h) €3.120
- Riesgo sanción (probabilidad × cuantía) Hasta €7.500
- Coste real estimado €3.120+/año
💻 Cleverfy — Coste real anual
Para 10 empleados
- Plan Basic (10 × €1,50 × 12) €180
- Tiempo gestión €0
- Riesgo sanción €0
- Coste real €180/año
O €699 una vez con Lifetime Deal (=€58/año en 12 años)
📋 ¿Para qué SÍ sirve Excel?
El nuevo Real Decreto exigirá tener una alternativa manual para situaciones de contingencia (caída del sistema, problemas técnicos, etc.). Aquí es donde Excel tiene su lugar.
- ⚠️ Plan B de emergencia cuando el sistema digital falla
- ⚠️ Registro temporal mientras se implementa la solución digital
- ⚠️ Backup complementario (nunca como sistema principal)
En nuestra sección de recursos gratuitos tenemos una plantilla Excel de contingencia que cumple los campos mínimos obligatorios.
Veredicto
Excel no es una opción viable para el registro de jornada bajo la nueva normativa. No por ser una mala herramienta, sino porque la nueva normativa exigirá funcionalidades que Excel simplemente no tiene: inmutabilidad, trazabilidad y acceso remoto para inspección.
La buena noticia: pasarte a un software digital es más fácil y barato de lo que piensas. Con Cleverfy, tardas 10 minutos en configurar tu empresa y desde €1,50/usuario/mes cumples al 100% sin gestión manual.
Preguntas frecuentes
¿Puedo seguir usando Excel para el control horario? ▼
Técnicamente sí, pero no cumplirás la nueva normativa. El nuevo Real Decreto exigirá registros digitales inmutables y trazables. Excel permite que cualquiera modifique los datos sin dejar rastro, lo que incumplirá directamente estos requisitos. Puedes mantener Excel como respaldo de emergencia (la ley exige una alternativa manual), pero no como sistema principal.
¿Cuánto cuesta pasar de Excel a un software digital? ▼
Con Cleverfy, desde €1,50 por empleado al mes. Para una empresa de 10 empleados, son €15/mes — menos de lo que cuesta la tinta para imprimir las hojas de firmas. También hay Lifetime Deals desde €699 (pago único, para siempre). La configuración tarda menos de 10 minutos.
¿Qué sanciones hay por no tener registro digital? ▼
El incumplimiento del registro de jornada se considera infracción grave según la LISOS, con multas de entre €751 y €7.500 por empresa. La cuantía se incrementa según el número de trabajadores afectados. Las inspecciones han aumentado significativamente.
¿Es complicado migrar de Excel a Cleverfy? ▼
No. No necesitas "migrar" datos históricos: los registros en Excel son los que son, y Cleverfy empieza a registrar desde el día 1. Configurar la empresa tarda 10 minutos: creas tu cuenta, añades empleados y listo. No hay instalación ni formación especial.
¿Necesito instalar algo para usar Cleverfy? ▼
No. Cleverfy funciona desde el navegador de cualquier dispositivo. También hay app móvil y extensión de Chrome si lo prefieres, pero no son obligatorias. Ni siquiera necesitas tarjeta para empezar la prueba de 14 días.
¿Y si se cae el sistema digital? ¿Necesito Excel como backup? ▼
El nuevo Real Decreto exigirá tener una alternativa manual para contingencias. Una plantilla Excel básica puede servir como plan B de emergencia, pero no como sistema principal. Dicho esto, Cleverfy tiene un uptime del 99.9% — las caídas son extremadamente raras.
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