Triar programari de control horari: no tots son iguals

El mercat de programari de control horari a Espanya ha explotat. Des que el registre de jornada es va fer obligatori en 2019 — i mes encara amb el nou Reial Decret que exigira que siga digital — han aparegut desenes de solucions. Algunes son excel·lents. Altres, francament, deixen molt que desitjar.

El problema es que des de fora totes pareixen iguals: “fitxa facil”, “compleix la llei”, “des de X euros al mes”. Com saps quina es l’adequada per a la teua empresa?

En esta guia et donem els 7 criteris que realment importen a l’hora de triar un programari de control horari. Sense rodejos, sense argot tecnic innecessari i amb un checklist practic per a que pugues comparar opcions amb criteri.

Criteri 1: Compliment normatiu real (no nomes de marketing)

Es el primer i el mes important. El programari ha de complir amb:

Reial Decret de Registre de Jornada Digital (en tramitacio)

El nou marc normatiu establira requisits tecnics especifics:

Registre electronic: res de paper ni fulls d’Excel disfressats.
Accessibilitat: el treballador haura de poder consultar els seus registres.
Integritat: les dades no podran ser manipulades retroactivament sense deixar rastre.
Conservacio: els registres hauran de guardar-se durant un minim de 4 anys.
Interoperabilitat: el sistema haura de poder compartir dades amb la Inspeccio de Treball de forma telematica quan es requerisca.

RGPD i LOPDGDD

El tractament de dades de fitxatge esta regulat per la normativa de proteccio de dades. El programari ha de:

Tractar nomes les dades estrictament necessaries.
Oferir transparencia sobre quines dades es recullen i com s’utilitzen.
Permetre al treballador exercir els seus drets d’acces, rectificacio i supressio.

Com verificar-ho

No et fies d’una landing page que diu “compleix la normativa”. Busca en la documentacio del proveidor si detalla especificament quins requisits normatius cobreix i com ho fa. Si no hi ha documentacio clara, es un senyal d’alerta.

Criteri 2: Metodes de fitxatge disponibles

No totes les empreses tenen les mateixes necessitats. Un despatx d’advocats no fitxa igual que una cadena de restaurants. El programari ha d’oferir multiples metodes de fitxatge per a que cada empleat utilitze el que millor s’adapte a la seua situacio:

Els basics (imprescindibles)

App mobil (Android i iOS): fonamental per a treballadors en mobilitat.
Web/navegador: per a empleats d’oficina o en teletreball.
Mode quiosc: una tablet en un punt fix on fitxen diversos empleats.

Els avancats (molt desitjables)

Extensio de navegador: ideal per a perfils tecnics i teletreballadors.
Geolocalitzacio: important per a equips en mobilitat, construccio, logistica.
Funcionament amb connexio limitada: important si hi ha empleats en zones amb cobertura intermitent.

Els opcionals (segons el teu sector)

Reconeixement facial o biometric: util en entorns industrials, pero amb implicacions de privacitat.
NFC/targeta: per a entorns on ja existeix control d’acces fisic.
Integracio amb dispositius de control d’acces: torns, portes, barreres.

Senyal d’alarma: Si el programari nomes ofereix un metode de fitxatge (per exemple, nomes app mobil), probablement no s’adapte a tots els perfils de la teua empresa.

Amb Cleverfy, tens disponibles els cinc metodes principals des del primer dia: web, app mobil, extensio de Chrome, mode quiosc i geolocalitzacio. Sense moduls addicionals ni costos extra.

Criteri 3: Facilitat d’us (per a tots, no nomes per a RRHH)

Un programari de control horari l’utilitzen tots els empleats de l’empresa, no nomes el departament de recursos humans. Si el treballador mitja necessita un manual de 20 pagines per a fitxar, alguna cosa va malament.

Per a l’empleat

Fitxar ha de portar menys de 10 segons. Un boto, un clic, llest.
Interficie clara: l’empleat ha de poder consultar el seu historial, vore les seues hores del mes i entendre la informacio sense ajuda.
Disponible en el seu idioma: pareix obvi, pero hi ha sistemes que nomes estan en angles o que tenen traduccions deficients.

Per al responsable/RRHH

Panell de control intuitiu: vore d’una ullada qui ha fitxat, qui no, qui esta treballant.
Configuracio senzilla: donar d’alta empleats, crear torns, assignar centres de treball… tot hauria de poder fer-se sense ser un expert tecnic.
Informes utils: no dades en brut, sino informes processats que responguen preguntes concretes (hores extra acumulades, absencies, desviacions…).

Per a l’administrador/IT

Sense installacio complexa: les solucions cloud son les mes practiques per a PIMEs.
Sense servidors propis: manteniment, actualitzacions i copies de seguretat gestionades pel proveidor.
API disponible: per si en el futur necessites integrar amb el teu ERP, nomines o altres sistemes.

Prova del coto: demana una demo o una prova gratuita i demana-li a algu del teu equip (no a la persona mes tech-savvy) que fitxe. Si necessita ajuda, el programari no es prou intuitiu.

Criteri 4: Temps d’implementacio

Quant tardes a passar de “no tenim sistema de fitxatge” a “tota l’empresa esta fitxant” es un criteri que molts ignoren i despres lamenten.

El raonable

Empreses xicotetes (1-25 empleats): menys d’1 hora.
Empreses mitjanes (25-100 empleats): mig dia a un dia.
Empreses grans (100+ empleats): 1-5 dies, depenent de la complexitat organitzativa.

El que hauria d’incloure

Alta d’empresa i configuracio inicial.
Alta d’empleats (idealment amb importacio massiva des de CSV o Excel).
Configuracio d’horaris i torns.
Invitacio a empleats (un email o enllac per a que es registren ells mateixos).

Senyals d’alarma

Si el proveidor et diu que la implementacio tarda “diverses setmanes”.
Si necessites un “consultor d’implementacio” per a configurar un sistema de fitxatge.
Si cal installar programari en cada ordinador individualment.
Si requereix maquinari especific del proveidor (una maquina de fitxar propietaria?).

Amb Cleverfy, la configuracio completa es fa en menys de 10 minuts. Dones d’alta la teua empresa, convides als teus empleats i comenceu a fitxar. Sense consultors, sense maquinari, sense esperes.

Criteri 5: Preu transparent i sense sorpreses

El control horari es una ferramenta que tota l’empresa va a utilitzar cada dia, aixi que el preu importa. Pero mes que el preu en si, el que importa es la transparencia.

Models de preu habituals

Per usuari/mes: el mes comu i el mes just. Pagues per cada persona que utilitza el sistema.
Tarifa plana: un preu fix independentment del nombre d’usuaris. Atractiu per a empreses grans, car per a les xicotetes.
Freemium: funcionalitats basiques gratuites amb opcions de pagament per a extras. Ull: moltes vegades les funcions gratis no cobreixen els requisits legals.
Llicencia perpetua / Lifetime Deal: pagues una vegada i ho utilitzes per sempre. Bona opcio si la trobes en un proveidor fiable.

Que inclou (i que no)

Presta atencio al que esta inclos en el preu base:

✅ Hauria d’incloure: tots els metodes de fitxatge, informes, suport, actualitzacions, emmagatzematge de dades.
❌ Senyal d’alarma: cobrar extra per moduls basics (geolocalitzacio, informes, exportacio de dades).
❌ Senyal d’alarma: cost de setup o implementacio.
❌ Senyal d’alarma: permanencia o penalitzacio per cancellar.

Calcula el cost real

Per a una empresa de 20 empleats:

Programari mitja del mercat: 3-5 €/usuari/mes = 60-100 €/mes.
Cleverfy: 1,50 €/usuari/mes = 30 €/mes. Sense permanencia, sense cost de setup, amb tot inclos.
No tindre sistema de fitxatge: multa de fins a 7.500 € per infraccio detectada.

La matematica es senzilla.

Criteri 6: Suport i fiabilitat

Un sistema de control horari es infraestructura critica — l’utilitza tota l’empresa cada dia. Si cau un dilluns a les 8 del mati, tens un problema serios.

Disponibilitat

SLA (Service Level Agreement): el proveidor garanteix un percentatge de disponibilitat? L’estandard es 99,9% (menys de 9 hores de caiguda a l’any).
Servidors a la UE: obligatori per a complir amb el RGPD.
Copies de seguretat automatiques: les teues dades han d’estar protegides davant qualsevol incident.

Suport tecnic

Canals disponibles: email, xat, telefon. En espanyol?
Temps de resposta: hores o dies? Per a incidencies critiques, la resposta hauria de ser en hores.
Base de coneixement: tutorials, guies, FAQs. Com mes documentacio d’autoservei, millor.

Actualitzacions

Frequencia: un programari que no s’actualitza regularment es un programari que es queda obsolet.
Adaptacio normativa: quan canvia la legislacio (com ha passat amb el nou Reial Decret), el programari ha d’actualitzar-se per a complir. Si el proveidor tarda mesos a adaptar-se, tens un problema de compliment.

Pregunta directa al proveidor: “Quan va ser l’ultima actualitzacio del producte?” Si no poden respondre’t o va ser fa mes de 3 mesos, compte.

Criteri 7: Escalabilitat i flexibilitat

La teua empresa hui te 10 empleats, pero d’aci a un any pot tindre 30. O pot ser que obrigues una segona seu. O que comences amb un model presencial i migres a hibrid. El programari ha de creixer amb tu.

Escalabilitat

El preu escala linealment o hi ha salts bruscos de pla? (Ex: “fins a 25 usuaris costa X, de 26 a 100 costa el triple”).
Pots afegir empleats en qualsevol moment sense migrar de pla?
Suporta multiples centres de treball, departaments i rols?

Flexibilitat

Pots configurar diferents tipus de jornada? (Completa, parcial, flexible, torns rotatius…)
S’adapta al teu conveni collectiu? (Dies festius, jornada maxima anual, recarrecs…)
Permet gestionar excepcions? (Vacances, baixes, permisos, teletreball…)

Integracions

Es pot integrar amb el teu programari de nomines?
Te API oberta per a connectar amb altres sistemes?
Exporta dades en formats estandard (CSV, Excel, PDF)?

Consell: tria pensant en el que necessitaras en 2-3 anys, no nomes en el que necessites hui. Migrar d’un sistema de control horari a un altre es un mal de cap que preferiras evitar.

Les 5 senyals d’alarma que haurien de fer-te eixir corrent

Mes enlla dels criteris positius, hi ha senyals d’alarma que haurien de fer-te descartar un proveidor immediatament:

1. Permanencia obligatoria

Si t’exigeixen un compromis minim de 12 o 24 mesos, pregunta’t per que necessiten lligar-te. Un bon producte es mante sol amb la qualitat del servei, no amb clausules contractuals.

2. Preu opac

Si el preu no esta publicat en la web i necessites “parlar amb un comercial” per a coneixer-lo, prepara’t per a una experiencia de venda agressiva i un preu inflat. La transparencia en el preu es un senyal de confianca.

3. Nomes funciona amb maquinari propietari

Si necessites comprar un dispositiu especific del proveidor per a que el sistema funcione, estas creant una dependencia perillosa. Que passa si el proveidor tanca o puja els preus del maquinari?

4. No permet exportar les teues dades

Les teues dades de fitxatge son teues. Si el proveidor no et permet exportar-les en formats estandard, t’esta retenint com a ostatge. Aixo, a mes, pot suposar un incompliment del RGPD.

5. Sense actualitzacions visibles

Un changelog public o un historial d’actualitzacions es senyal d’un producte viu i en evolucio. Si no trobes evidencia d’actualitzacions recents, el producte pot estar abandonat o en mode manteniment minim.

Checklist: avalua cada opcio en 5 minuts

Utilitza este checklist per a comparar les opcions que estigues considerant. Puntua cada criteri de l’1 al 5:

Compliment normatiu:

Compleix el Reial Decret de Registre Digital?
Les dades s’emmagatzemen a la UE?
Es accessible per al treballador?

Metodes de fitxatge:

Facilitat d’us:

Un empleat pot fitxar en menys de 10 segons?
El panell de RRHH es intuitiu?
Els informes son clars i exportables?

Implementacio:

Es pot configurar en menys d’1 hora?
Permet importar empleats massivament?
No requereix maquinari addicional?

Preu:

Es transparent i public?
Sense permanencia ni penalitzacions?
Sense cost de setup?
Inclou totes les funcionalitats sense moduls extra?

Suport:

Suport en espanyol?
Temps de resposta raonable?
Documentacio d’autoservei disponible?

Escalabilitat:

Escala sense salts bruscos de preu?
Suporta multiples seus i departaments?
Exporta dades en formats estandard?

La nostra recomanacio (si, som part interessada)

Som transparents: hem creat Cleverfy precisament perque les solucions existents no ens convencien. Massa cares, massa complexes o massa orientades a grans empreses.

Aixo es el que oferim:

Preu: des de 1,50 €/usuari/mes. Tambe Lifetime Deals per a qui preferisca pagar una vegada.
Metodes de fitxatge: web, app mobil, extensio Chrome, mode quiosc, geolocalitzacio. Tot inclos.
Implementacio: 10 minuts. De veritat.
Sense permanencia: cancelles quan vulgues, sense penalitzacio.
Compliment 100%: Reial Decret, RGPD, LOPDGDD. Tot cobert.
Suport en espanyol: perque es el normal quan el teu mercat es Espanya.

Es Cleverfy la millor opcio per a totes les empreses del mon? No. Pero per a una PIME espanyola que busca alguna cosa simple, assequible i que funcione, creiem que es dificil de superar.

Preguntes frequents sobre com triar programari de control horari

Quant hauria de costar un programari de control horari per a una PIME?

Per a una PIME, un rang raonable esta entre 1 i 5 € per usuari i mes. Si et demanen mes de 5 €/usuari/mes i la teua empresa te menys de 50 empleats, estas pagant de mes. Desconfia tambe d’opcions “gratis” que despres no cobreixen els requisits legals basics.

Es millor un programari en el nuvol o un installat en els meus servidors?

Per a la gran majoria de PIMEs, el nuvol es millor. No necessites infraestructura propia, les actualitzacions son automatiques, les dades estan recolzades i l’acces es des de qualsevol dispositiu. La installacio on-premise nomes te sentit per a empreses grans amb requisits de seguretat molt especifics.

Puc provar abans de comprar?

Hauries de poder. Qualsevol proveidor serios ofereix una prova gratuita o una demo personalitzada. Si no hi ha forma de provar el producte abans de pagar-lo, descarta’l. No compres a cegues alguna cosa que va a utilitzar tota la teua empresa.

Que passa amb les meues dades si canvie de proveidor?

Abans de contractar, verifica que el sistema permeta exportar les teues dades en format estandard (CSV, Excel). Els teus registres de fitxatge son teus i has de poder emportar-te’ls. A mes, el proveidor eixint esta obligat pel RGPD a facilitar la portabilitat de les dades.

Necessite que el programari s’integre amb el meu programa de nomines?

Es desitjable pero no imprescindible des del primer dia. El minim es que pugues exportar les dades d’hores treballades en un format que la teua gestoria puga importar. La integracio directa es un plus que es torna mes important a mesura que creix l’empresa.

Un programari de control horari pot gestionar tambe vacances i absencies?

Molts si. Es una funcionalitat complementaria molt util que centralitza tota la gestio del temps en un mateix sistema. Comprova si esta inclosa en el preu base o si es un modul addicional de pagament.

Llest per a triar? Consulta les funcionalitats de Cleverfy i els nostres preus des de €1,50/usuari. Prova Cleverfy gratis i comprova si compleix amb els teus 7 criteris. Setup en 10 minuts, sense targeta de credit, sense compromis. O si prefereixes, reserva una demo i resolem tots els teus dubtes en persona.

Com triar programari de control horari: 7 criteris que importen de veritat