Registro horario digital: Trabajo anuncia aprobación inminente

Nota legal: Este artículo tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento jurídico. El reglamento descrito se encuentra en fase de tramitación en el Consejo de Estado y aún no ha sido aprobado definitivamente.

Pérez Rey: “El reglamento se aprobará próximamente”

El secretario de Estado de Trabajo, Joaquín Pérez Rey, ha confirmado que el reglamento que desarrolla el registro de jornada laboral será aprobado “próximamente”. Lo hizo el 27 de febrero de 2026 durante una jornada sobre tiempos de trabajo organizada por la Fundación 1º de Mayo de CCOO.

Según Pérez Rey, el texto se encuentra ya en el Consejo de Estado “en la fase conclusiva de su tramitación”. Una vez reciba el dictamen, el Gobierno podrá aprobarlo por vía reglamentaria sin necesidad de pasar por el Parlamento.

El mensaje es claro: el fichaje en papel y Excel tiene los días contados.

Qué cambia exactamente con el nuevo reglamento

El borrador del reglamento introduce cambios profundos en cómo las empresas deben registrar la jornada laboral. Estos son los requisitos clave:

• Registro 100% digital obligatorio. Prohibición expresa de papel, hojas firmadas y archivos Excel.
• Trazabilidad inmutable. Cada modificación en el registro quedará registrada y no podrá borrarse ni alterarse.
• Acceso remoto para la Inspección de Trabajo (ITSS). Los inspectores podrán consultar los registros telemáticamente, sin necesidad de personarse en la empresa.
• Hora y minuto de inicio y fin de cada jornada.
• Diferenciación entre horas ordinarias, horas extraordinarias y pausas.
• Conservación durante 4 años.

En la práctica, esto significa que las empresas necesitarán un sistema de fichaje digital que cumpla todos estos requisitos técnicos. No bastará con cualquier app: deberá garantizar la inmutabilidad y el acceso remoto.

El desastre actual: 70% de empresas sin fichaje digital

Un informe de TeamSystem e Ipsos publicado el 26 de febrero —basado en 1.200 entrevistas a autónomos y pymes— revela un panorama preocupante:

• El 35% sigue fichando en papel o Excel.
• Solo el 10% usa una app móvil para el registro.
• El 34% desconoce que el registro digital será obligatorio.
• Apenas el 23% se considera adecuadamente informado sobre los cambios que vienen.

Las cifras son demoledoras. Cuando el reglamento entre en vigor, 7 de cada 10 empresas no cumplirán con los nuevos requisitos.

3.243 millones de euros en horas extra no pagadas

La urgencia del reglamento se explica, en parte, por las cifras del fraude laboral vinculado a las horas extra. Según un informe de CCOO publicado el 23 de febrero en El País:

• 945.000 asalariados realizaron horas extra en 2025 (el 5% del total).
• De esas horas extra, el 39% no se pagó ni compensó: 2,49 millones de horas semanales que se evaporan.
• Cada trabajador afectado pierde de media 5,6 horas extra no pagadas a la semana, lo que equivale a 141 € semanales o 7.355 € al año.
• En total, esas horas no pagadas equivalen a 160.000 empleos a tiempo completo.
• Los sectores con mayor incidencia: finanzas (5,6%), educación (4,9%) y actividades profesionales (4,6%).

El registro digital con trazabilidad inmutable busca precisamente acabar con esta realidad: que las horas trabajadas queden registradas de forma que no puedan manipularse ni desaparecer.

Las sanciones que vienen: hasta 10.000 € por trabajador

El nuevo régimen sancionador cambia radicalmente las reglas del juego. La diferencia más importante: las multas se aplicarán por trabajador, no como sanción única por empresa.

Tipo de infracción	Ejemplo	Multa por trabajador
Leve	Errores menores en el registro	Hasta 750 €
Grave	Ausencia total de registro	Hasta 7.500 €
Muy grave	Manipulación o falseamiento	Hasta 10.000 €

Para una empresa con 20 empleados sin registro, la sanción grave podría alcanzar los 150.000 €. Si se demuestra manipulación, hasta 200.000 €.

La batalla patronal: CEOE contra el reglamento

La patronal CEOE mantiene una oposición frontal al control telemático previsto en el reglamento. Su argumento principal: que el acceso remoto de la Inspección colisiona con la protección de datos.

El Ministerio de Trabajo rechaza esta objeción. Argumenta que ya existe interoperabilidad telemática con la Seguridad Social y Hacienda, y que el registro horario no es diferente.

Pérez Rey dio por descontada la impugnación de la CEOE durante la jornada del 27 de febrero, pero se mostró confiado: la patronal, dijo, “siempre ha perdido” en sus recursos contra la normativa laboral.

El contexto: la jornada de 37,5 horas

El reglamento de registro digital avanza separado de la reducción de jornada a 37,5 horas semanales, que Pérez Rey calificó como “un fracaso parlamentario, pero una victoria política y sindical”. El Gobierno “esperará el momento político oportuno” para retomarla, mientras la negociación colectiva ha estancado la jornada media en 38,1 horas.

El registro digital, sin embargo, no depende del Parlamento y puede aprobarse por decreto. Es la pieza que sí va a llegar.

Qué deben hacer las empresas ahora

Si tu empresa sigue fichando en papel, Excel o directamente no registra la jornada, el momento de actuar es ahora. No cuando se publique en el BOE.

1. Evalúa tu situación actual. ¿Tu sistema cumple con los requisitos de trazabilidad inmutable y acceso remoto?
2. Descarta papel y Excel. Ya no serán válidos legalmente. Punto.
3. Elige un sistema de fichaje digital que cumpla con todos los requisitos del reglamento: registro por hora y minuto, diferenciación de tipos de horas, inmutabilidad y conservación de 4 años.
4. Forma a tus empleados. El 34% de las empresas ni siquiera sabe que esto viene. Asegúrate de que tu equipo está preparado.
5. No esperes a la sanción. Con multas por trabajador, el coste de no cumplir es exponencialmente mayor que el de cualquier herramienta.

Cleverfy: registro horario digital que cumple desde el primer día

Cleverfy está diseñado para cumplir con todos los requisitos del nuevo reglamento:

• ✅ Registro digital con hora y minuto exactos
• ✅ Trazabilidad inmutable de cada fichaje y modificación
• ✅ Diferenciación de horas ordinarias, extra y pausas
• ✅ Acceso remoto disponible para inspecciones
• ✅ Conservación de datos durante 4 años
• ✅ App móvil, web y tablet — fichaje desde cualquier lugar

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Preguntas frecuentes

¿Cuándo se aprueba el reglamento de registro horario digital?

El secretario de Estado de Trabajo confirmó el 27 de febrero de 2026 que el reglamento se encuentra en la fase final de tramitación en el Consejo de Estado. No hay fecha exacta, pero se espera su aprobación en las próximas semanas.

¿Qué pasa si mi empresa sigue fichando en papel o Excel?

Cuando el reglamento entre en vigor, el fichaje en papel y Excel dejará de ser válido legalmente. Las empresas que no se adapten se enfrentarán a sanciones de hasta 7.500 € por trabajador por infracción grave.

¿Cuánto es la multa por no tener registro horario digital?

Las sanciones se aplicarán por cada trabajador afectado: hasta 750 € por infracciones leves, hasta 7.500 € por graves (ausencia de registro) y hasta 10.000 € por muy graves (manipulación o falseamiento).

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Fuentes: EFE vía Deia (27 feb 2026), El País (23 feb 2026), MuyPymes (26 feb 2026), LawAndTrends (27 feb 2026)