Fichaje por geolocalización: Cuándo, cómo y por qué implementarlo

Fichaje por geolocalización: cuándo, cómo y por qué implementarlo

El fichaje por geolocalización se ha convertido en una herramienta clave para empresas con equipos que trabajan fuera de la oficina. Comerciales en ruta, técnicos de mantenimiento, repartidores, personal de limpieza en diferentes centros… Hay decenas de situaciones en las que necesitas saber dónde fichan tus empleados, no solo cuándo.

Pero la geolocalización no vale para todo el mundo ni en cualquier situación. La legislación española y el RGPD establecen límites claros. En esta guía te explicamos cuándo tiene sentido implementar el fichaje GPS, cómo hacerlo cumpliendo la ley y qué opciones tecnológicas existen.

¿Qué es el fichaje por geolocalización?

El fichaje por geolocalización es un sistema de registro de jornada que asocia una coordenada GPS (ubicación) al momento en que el empleado ficha su entrada o salida. Es decir, cuando un trabajador ficha desde su móvil o dispositivo, el sistema registra no solo la hora, sino también desde dónde lo ha hecho.

Existen dos modalidades principales:

Geolocalización puntual (al fichar)

El sistema registra la ubicación solo en el momento exacto del fichaje. No hace seguimiento continuo. Es la opción más habitual y la menos invasiva para la privacidad.

Geolocalización continua (tracking)

El sistema rastrea la ubicación del empleado durante toda la jornada laboral. Esta opción solo es legal en situaciones muy concretas donde el desplazamiento es parte esencial del trabajo (transporte, reparto, etc.) y no existen alternativas menos intrusivas.

Geovalla (geofencing)

Otra variante es la geovalla: se define un perímetro geográfico (por ejemplo, un radio de 200 metros alrededor de la oficina o centro de trabajo) y el empleado solo puede fichar cuando está dentro de esa zona. Esto evita fichajes fraudulentos desde casa o desde otro lugar.

¿Cuándo tiene sentido implementar fichaje con GPS?

No todas las empresas necesitan geolocalización. Si todos tus empleados trabajan desde la misma oficina, probablemente no lo necesitas. Pero hay sectores y situaciones donde es casi imprescindible.

Sectores donde la geolocalización aporta valor real

• Construcción y obras: Empleados que se desplazan a diferentes obras o proyectos. Necesitas saber en qué obra han fichado para asignar costes y verificar presencia.
• Servicios de limpieza y mantenimiento: Equipos que rotan entre varios centros de clientes. El fichaje GPS confirma que el empleado estaba en la ubicación correcta.
• Comerciales y ventas en ruta: Personal que visita clientes y no pasa por la oficina. La geolocalización sustituye el “control visual” que no existe.
• Logística y transporte ligero: Repartidores, mensajeros y conductores cuyo trabajo es desplazarse.
• Asistencia técnica y SAT: Técnicos que acuden a domicilios o empresas para reparaciones o instalaciones.
• Hostelería con múltiples locales: Empleados que trabajan en distintos establecimientos del mismo grupo.
• Teletrabajo parcial: Empresas que quieren verificar que el empleado ficha desde casa (y no desde la playa) durante los días de teletrabajo.

Cuándo NO tiene sentido

• Oficina fija con todo el equipo presente: Basta con fichaje web, app o kiosco.
• Empleados que siempre trabajan desde el mismo sitio: La geolocalización no aporta información útil.
• Cuando el único objetivo es “vigilar”: Si no hay justificación operativa, la geolocalización puede ser excesiva y problemática legalmente.

¿Es legal el fichaje con geolocalización en España?

Sí, es legal, pero con condiciones claras. La legalidad depende de cómo se implementa y del cumplimiento de la normativa de protección de datos.

Lo que dice la normativa de Registro de Jornada

La normativa vigente (Art. 34.9 ET, 2019) obliga a todas las empresas a registrar la jornada laboral de sus empleados, aunque no exige formato digital. El nuevo Real Decreto (en tramitación) exigirá que el registro sea digital, con marca temporal automática e inmutable. La ley no obliga a usar geolocalización, pero tampoco la prohíbe. Es una herramienta más que el empresario puede utilizar si existe una justificación legítima.

Lo que dice el RGPD y la LOPDGDD

Aquí está la clave. La ubicación de una persona es un dato personal, protegido por el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPDGDD). Para usarla legalmente, la empresa debe cumplir varios requisitos:

1. Base jurídica legítima: El tratamiento de datos de ubicación debe tener una base legal. La más habitual es el interés legítimo del empresario (artículo 6.1.f del RGPD) para controlar el cumplimiento de la jornada laboral, siempre que se demuestre que la geolocalización es necesaria y proporcional.

2. Principio de minimización de datos: Solo recoger los datos estrictamente necesarios. Si basta con registrar la ubicación al fichar, no puedes hacer seguimiento continuo.

3. Información previa al empleado: El trabajador debe ser informado antes de que se active la geolocalización: qué datos se recogen, para qué, durante cuánto tiempo se conservan y cuáles son sus derechos.

4. Evaluación de impacto (EIPD): Cuando el tratamiento puede suponer un riesgo alto para los derechos de los trabajadores, es recomendable (y a veces obligatorio) realizar una evaluación de impacto relativa a la protección de datos.

5. Proporcionalidad: La medida debe ser proporcional al fin perseguido. Rastrear continuamente a un oficinista que trabaja en un escritorio fijo sería desproporcionado (y probablemente ilegal).

Recomendaciones de la AEPD

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha establecido criterios claros:

• El seguimiento continuo solo es razonable cuando el desplazamiento es parte esencial del trabajo (reparto, transporte, asistencia técnica itinerante).
• El tracking no está permitido cuando el empleado trabaja en un punto fijo, si no existe motivo para seguir su ubicación de manera constante o si existen alternativas menos intrusivas.
• La empresa debe garantizar cifrado, trazabilidad y sellado temporal de los datos de ubicación.
• Los datos de geolocalización deben conservarse de forma segura y eliminarse cuando ya no sean necesarios (respetando el mínimo de 4 años que exige la ley de registro de jornada).

Cómo implementar el fichaje por geolocalización paso a paso

Si has determinado que la geolocalización tiene sentido para tu empresa, estos son los pasos para implementarla correctamente:

1. Evalúa si realmente la necesitas

Hazte estas preguntas:

• ¿Mis empleados trabajan fuera de un centro fijo?
• ¿Necesito saber desde dónde fichan por motivos operativos o de facturación?
• ¿Existe una alternativa menos invasiva que cumpla el mismo objetivo?

Si la respuesta a las dos primeras es sí y a la tercera es no, la geolocalización está justificada.

2. Elige el tipo de geolocalización adecuado

Para la mayoría de las PYMEs, la geolocalización puntual (solo al fichar) o la geovalla son más que suficientes. El tracking continuo solo tiene sentido en empresas de transporte o logística.

3. Informa a los empleados

Antes de activar la funcionalidad, comunica a tu equipo:

• Qué datos de ubicación se van a recoger (coordenadas al fichar, no seguimiento continuo).
• Para qué se van a usar (verificar lugar de fichaje, asignar costes por centro de trabajo, etc.).
• Cómo se almacenan y durante cuánto tiempo.
• Cuáles son sus derechos (acceso, rectificación, supresión).

Incluye esta información en la política de privacidad interna y recoge un acuse de recibo.

4. Actualiza el registro de actividades de tratamiento

Si ya tienes un registro de actividades de tratamiento (obligatorio por el RGPD), añade el tratamiento de datos de geolocalización con todos los detalles.

5. Configura el software de fichaje

Con una herramienta como Cleverfy, activar la geolocalización es cuestión de minutos. El administrador puede:

• Activar o desactivar la geolocalización por empleado o grupo.
• Definir geovallas alrededor de centros de trabajo.
• Configurar qué información se registra (coordenadas, dirección, zona).
• Consultar los registros con ubicación en los informes.

Todo integrado en el mismo sistema de fichaje, sin necesidad de apps ni herramientas adicionales.

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6. Revisa periódicamente

La geolocalización no es algo que configures y olvides. Revisa periódicamente:

• ¿Sigue siendo necesaria para todos los empleados que la tienen activada?
• ¿Los datos se están eliminando cuando corresponde?
• ¿Ha cambiado la situación laboral de algún empleado (por ejemplo, ya no trabaja fuera)?

Privacidad y buenas prácticas: lo que NO debes hacer

Implementar geolocalización de forma incorrecta puede generar sanciones de la AEPD (que pueden alcanzar millones de euros), conflictos laborales y desconfianza en tu equipo. Estas son las prácticas que debes evitar:

❌ Activar tracking continuo sin justificación

Si tus empleados no se desplazan como parte esencial de su trabajo, el seguimiento continuo es desproporcionado. Usa geolocalización puntual o geovallas.

❌ No informar a los empleados

La falta de información previa es una de las infracciones más frecuentes. Aunque no necesites consentimiento explícito (puedes basarte en interés legítimo), sí debes informar.

❌ Usar los datos de ubicación para fines no declarados

Si dijiste que la geolocalización es para verificar el lugar de fichaje, no puedes usarla después para calcular tiempos de desplazamiento, productividad por zona o control de rutas comerciales (a menos que también lo hayas informado y justificado).

❌ No diferenciar horario laboral y personal

El sistema nunca debe registrar la ubicación del empleado fuera de su horario laboral. Si usa su móvil personal para fichar, la app solo debe acceder al GPS en el momento del fichaje.

❌ Obligar a instalar apps con permisos excesivos

La app de fichaje debe pedir solo los permisos necesarios: ubicación al fichar (no en segundo plano continuo), cámara solo si hay fichaje facial, etc.

¿Cuánto cuesta el fichaje con geolocalización?

La mayoría de los software de fichaje incluyen la geolocalización en sus planes estándar, sin coste adicional. No necesitas comprar hardware GPS ni dispositivos especiales: basta con que el empleado fiche desde su móvil.

Con Cleverfy, la geolocalización está incluida en todos los planes desde 1,50 €/usuario/mes. También puedes optar por los Lifetime Deals (pago único desde 699 €) si quieres olvidarte de cuotas mensuales.

Comparado con sistemas de control de presencia por huella dactilar o tarjeta RFID (que requieren terminales físicos desde 200-500 € por unidad), el fichaje GPS por app es mucho más económico y flexible.

Fichaje GPS vs. otros métodos de fichaje: ¿cuál elegir?

Método	Coste	Movilidad	Precisión ubicación	Privacidad	Ideal para
App con GPS	Bajo (incluido en software)	✅ Total	✅ Alta	⚠️ Requiere gestión RGPD	Equipos móviles, teletrabajo
Geovalla	Bajo (incluido en software)	✅ Total	✅ Por zona	✅ Menos invasiva	Verificar presencia en centro
Web/navegador	Bajo	⚠️ Solo con ordenador	❌ Sin ubicación	✅ Alta	Oficinas, teletrabajo
Kiosco/tablet	Medio (necesita dispositivo)	❌ Fijo	✅ Por dispositivo	✅ Alta	Centros de trabajo fijos
Terminal biométrico	Alto (hardware)	❌ Fijo	✅ Por dispositivo	⚠️ Dato biométrico	Fábricas, almacenes
Extensión Chrome	Bajo	⚠️ Solo con ordenador	❌ Sin ubicación	✅ Alta	Trabajo de escritorio

La recomendación para la mayoría de PYMEs es combinar métodos: fichaje web o extensión para los que trabajan en oficina, y app con GPS para los que se desplazan.

Con Cleverfy puedes usar todos estos métodos (web, app móvil con GPS, extensión Chrome, modo kiosco) sin coste adicional. Cada empleado ficha como le resulte más cómodo. Reserva una demo gratuita y te lo enseñamos en 15 minutos.

Casos prácticos: cómo usan la geolocalización empresas reales

Empresa de limpieza (25 empleados)

Una empresa de limpieza con contratos en 12 edificios de oficinas necesitaba verificar que los empleados llegaban al centro asignado. Configuraron geovallas alrededor de cada edificio. Ahora el empleado ficha desde la app al llegar y el sistema confirma automáticamente que está en la ubicación correcta. El gestor ve en tiempo real quién ha fichado en cada centro sin hacer llamadas.

Empresa de reformas (8 empleados)

Un pequeño negocio de reformas con operarios que van a distintas obras cada día. Activaron geolocalización puntual: al fichar entrada y salida, el sistema registra las coordenadas. Esto les permite saber en qué obra ha trabajado cada persona y cuántas horas se han dedicado a cada proyecto, algo fundamental para presupuestar correctamente.

Consultora con teletrabajo híbrido (15 empleados)

Una consultora que permite teletrabajo 3 días a la semana quería verificar que los empleados fichaban desde casa o la oficina (no desde otro sitio). Configuraron geovallas opcionales para la oficina y dejaron la geolocalización puntual activa para los días de teletrabajo. Sin seguimiento continuo, solo un registro de desde dónde se ha fichado.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Pueden obligarme a fichar con geolocalización en el trabajo?

Sí, siempre que la empresa tenga una justificación legítima (por ejemplo, trabajas fuera de un centro fijo) y haya cumplido con la obligación de informarte previamente. No necesita tu consentimiento explícito, pero sí debe existir una base legal válida y la medida debe ser proporcional.

¿La empresa puede rastrear mi ubicación fuera del horario laboral?

No. La geolocalización solo puede activarse durante la jornada laboral y, en la modalidad puntual, solo en el momento del fichaje. Rastrear a un empleado fuera de su horario es una infracción grave del RGPD.

¿Qué pasa si ficho desde una ubicación distinta a la esperada?

Depende de la política de tu empresa. El sistema registrará la ubicación real, y el gestor podrá ver que el fichaje se hizo desde un lugar diferente al habitual. Esto puede generar una incidencia que se revise con el empleado.

¿La geolocalización consume mucha batería del móvil?

La geolocalización puntual (solo al fichar) tiene un impacto mínimo en la batería, ya que solo accede al GPS durante unos segundos. El tracking continuo sí puede consumir más batería, pero no es la modalidad habitual para fichaje.

¿Es obligatorio usar geolocalización para cumplir la ley de registro de jornada?

No. La ley exige registro digital con marca temporal, pero no especifica que deba incluir geolocalización. Es una funcionalidad opcional que algunas empresas necesitan por sus características operativas.

¿Qué multas puede recibir mi empresa por usar mal la geolocalización?

Las sanciones por infringir el RGPD pueden alcanzar los 20 millones de euros o el 4% de la facturación anual global. En la práctica, la AEPD impone multas que van desde unos miles de euros hasta cientos de miles, dependiendo de la gravedad. Usar geolocalización sin informar a los empleados o sin justificación legítima son las infracciones más habituales.

Conclusión: la geolocalización es una herramienta útil, pero no universal

El fichaje por geolocalización es una funcionalidad potente para empresas con equipos móviles, múltiples centros de trabajo o políticas de teletrabajo. Pero no es para todas las empresas ni en todas las situaciones.

La clave está en:

1. Evaluar si realmente la necesitas (¿tus empleados se desplazan?).
2. Elegir la modalidad adecuada (puntual, geovalla o continua).
3. Cumplir la normativa de privacidad (informar, minimizar, proporcionar).
4. Usar un software que lo facilite sin complicaciones técnicas.

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