Excel vs software digital para registro de jornada: ¿Cuál elegir?

Excel vs software digital: el gran debate del control horario

Seamos honestos: Excel es probablemente la herramienta más usada del mundo empresarial. Desde presupuestos hasta inventarios, pasando por ese archivo misterioso que lleva 8 años sin que nadie sepa quién lo creó. Y durante mucho tiempo, también ha sido la opción favorita de muchas PYMEs para llevar el registro de jornada laboral.

Pero con el nuevo Real Decreto de Registro de Jornada Digital (actualmente en tramitación), las reglas cambiarán. Excel dejará de ser suficiente como sistema principal de control horario. Y aunque suene drástico, tiene una explicación lógica — y una solución más sencilla de lo que piensas.

En este artículo hacemos una comparativa honesta entre Excel y el software digital especializado, para que puedas tomar la mejor decisión para tu empresa.

¿Cómo se usa Excel para el registro de jornada?

Antes de entrar en la comparativa, veamos cómo lo hace la mayoría de empresas que usan Excel:

1. Plantilla compartida: una hoja de cálculo con columnas para nombre, fecha, hora de entrada, hora de salida y observaciones.
2. Rellenado manual: cada empleado (o el responsable) introduce los datos a mano.
3. Almacenamiento local o en la nube: el archivo se guarda en el servidor de la empresa, en Google Drive o en OneDrive.
4. Informes manuales: cuando alguien necesita un resumen, hay que crear fórmulas, filtrar datos y generar gráficos manualmente.

¿Funciona? Sí, de forma básica. ¿Cumple la nueva normativa? No.

Comparativa: Excel vs Software digital

Vamos punto por punto, sin adornos:

Marca temporal

• Excel: La hora la escribe el empleado manualmente. No hay garantía de que sea correcta ni de cuándo se introdujo realmente el dato.
• Software digital: La marca temporal se genera automáticamente en el momento del fichaje. Es objetiva e inmutable.

Veredicto: El software gana por goleada. La marca temporal automática es uno de los requisitos fundamentales del Real Decreto.

Trazabilidad de modificaciones

• Excel: Cualquiera con acceso puede cambiar una celda sin dejar rastro. Incluso con el historial de versiones de Google Sheets, es fácil perder el registro de quién cambió qué y por qué.
• Software digital: Cada modificación queda registrada con fecha, hora, usuario y motivo. El registro original se conserva siempre.

Veredicto: Excel no tiene trazabilidad real. El software digital sí. Esto es un requisito legal, no una preferencia.

Acceso remoto para la Inspección

• Excel: Si un inspector te pide los registros, tienes que buscar el archivo, exportarlo, enviarlo por email… y rezar para que esté actualizado.
• Software digital: El inspector puede acceder a los datos de forma remota e inmediata. Todo está centralizado y disponible en tiempo real.

Veredicto: El nuevo Real Decreto exigirá acceso remoto inmediato. Con Excel no puedes garantizarlo.

Fichaje de empleados

• Excel: El empleado tiene que abrir el archivo, buscar su fila, escribir la hora… Algunos se olvidan, otros lo hacen al final del día “de memoria”. No hay forma de verificar que lo hizo en el momento correcto.
• Software digital: Un toque en la app, un clic en el navegador o pasar por el kiosco. Fichaje en 2 segundos con geolocalización opcional.

Veredicto: Con Excel, el fichaje depende de la disciplina del empleado. Con software, es automático y verificable.

Registro de pausas y horas extra

• Excel: Puedes añadir columnas, pero todo es manual. Calcular horas extra requiere fórmulas complejas y propensas a errores.
• Software digital: Las pausas se registran con un botón. Las horas extra se calculan automáticamente según el horario configurado.

Veredicto: Excel puede hacerlo, pero con mucho más esfuerzo y margen de error.

Gestión de teletrabajo

• Excel: ¿Cómo sabe tu Excel si el empleado está trabajando desde casa o desde la oficina? No lo sabe. Tienes que confiar en que lo apunte correctamente.
• Software digital: El sistema diferencia automáticamente entre fichaje presencial y remoto, y puede incluir geolocalización para verificar la ubicación.

Veredicto: En la era del trabajo híbrido, Excel se queda corto.

Informes y estadísticas

• Excel: Necesitas crear fórmulas, tablas dinámicas y gráficos manualmente. Cada informe es un proyecto en sí mismo.
• Software digital: Informes automáticos por empleado, departamento, centro de trabajo, período… con un clic.

Veredicto: Si te gusta pasar horas haciendo tablas dinámicas, Excel es tu amigo. Si prefieres tenerlo listo en 5 segundos, el software gana.

Coste

• Excel: “Gratis” (si ya tienes licencia de Office o usas Google Sheets). Pero el tiempo que inviertes en mantenerlo, revisarlo y corregir errores tiene un coste oculto.
• Software digital: Desde 1,50 € por usuario/mes. Para una empresa de 10 empleados, eso son 15 €/mes.

Veredicto: Excel parece más barato, pero cuando sumas el tiempo que dedicas a mantenerlo y el riesgo de multas, sale más caro. Mucho más caro.

Tabla resumen

Criterio	Excel	Software digital
Marca temporal automática	❌ No	✅ Sí
Trazabilidad	❌ No real	✅ Completa
Acceso remoto inspección	❌ No directo	✅ Inmediato
Fichaje rápido	❌ Manual	✅ Un clic/toque
Pausas y horas extra	⚠️ Manual	✅ Automático
Teletrabajo	❌ Sin control	✅ Diferenciado
Informes	⚠️ Manuales	✅ Automáticos
Coste directo	✅ Bajo	✅ Desde 1,50€/usuario
Cumple Real Decreto	❌ No	✅ Sí

Entonces, ¿Excel no sirve para nada?

Sí sirve, pero no como sistema principal. El Real Decreto contempla que los sistemas digitales pueden fallar (caída del servidor, corte de internet, fallo técnico), y exige que las empresas tengan un procedimiento alternativo manual para estas situaciones.

Ahí es donde Excel tiene su sitio: como plan B de emergencia.

La idea es simple:

1. Sistema principal: Software digital de control horario (lo que usas el 99% del tiempo).
2. Plan de contingencia: Plantilla Excel o formulario en papel para cuando el sistema digital no esté disponible.
3. Regularización: Cuando el sistema digital se recupere, los datos del período de contingencia se traspasan al sistema digital.

Así que no borres tu plantilla de Excel. Guárdala, actualízala y tenla a mano. Pero no la uses como tu método habitual.

En Cleverfy, por ejemplo, puedes importar registros manuales al sistema digital para que todo quede centralizado después de una contingencia.

¿Cuándo es el momento de cambiar de Excel a software?

Si todavía usas Excel como sistema principal, la respuesta corta es: ahora. Pero si necesitas más convencimiento, estas son las señales claras de que has superado la capacidad de Excel:

1. Tienes más de 5 empleados

Con 2-3 personas, una hoja de cálculo es manejable. Con 5 o más, la gestión manual se convierte en un dolor de cabeza constante: olvidos, errores, duplicados, versiones desactualizadas…

2. Tienes empleados en teletrabajo

Si parte de tu equipo trabaja desde casa, necesitas un sistema que diferencie entre fichaje presencial y remoto. Excel no puede hacer eso de forma fiable.

3. Dedicas más de 30 minutos al mes al control horario

Si eres tú (o alguien de tu equipo) el que revisa, corrige y genera informes del Excel, ese tiempo tiene un coste. Un software automatiza todo eso.

4. Has tenido (o temes) una inspección

Si la Inspección de Trabajo llama a tu puerta y tu sistema de registro es un Excel compartido en Google Drive, vas a tener un problema. Un software digital te da la tranquilidad de que todo está en orden y accesible.

5. La ley lo exige

Este es el argumento definitivo: el nuevo Real Decreto exigirá registro digital. No es una recomendación, será una obligación legal. Y las multas por incumplimiento pueden alcanzar los 7.500 € en infracciones graves según la LISOS vigente.

Cómo hacer la transición de Excel a software digital

Si has decidido dar el salto, estos son los pasos:

1. Elige tu software

Busca una herramienta que sea fácil de configurar, económica y que cumpla todos los requisitos legales. Cleverfy está diseñado específicamente para PYMEs: configuración en 10 minutos, desde 1,50 €/usuario/mes y sin contrato de permanencia.

2. Configura tu empresa

Registra tu empresa, añade centros de trabajo y configura los horarios. Con Cleverfy puedes tenerlo listo en menos de 10 minutos.

3. Importa datos históricos (si es necesario)

Si tienes registros de jornada en Excel que quieres conservar, muchos softwares permiten importarlos. Así mantienes el histórico centralizado.

4. Invita a tus empleados

Envía las invitaciones por email. Cada empleado activa su cuenta y puede empezar a fichar inmediatamente.

5. Comunica el cambio

Explica a tu equipo que vais a usar un nuevo sistema, cómo funciona y desde cuándo. Un email + una demo rápida es suficiente.

6. Guarda tu plantilla Excel como plan B

No la tires. Actualízala con los campos correctos (nombre, fecha, hora entrada, hora salida, pausas, observaciones) y déjala accesible para emergencias.

El coste real de no cambiar

Muchos empresarios piensan que Excel es “gratis” y que el software es un gasto innecesario. Pero hagamos números:

Coste de Excel (oculto):

• Tiempo dedicado a gestión manual: ~2-4 horas/mes = 50-100 €/mes en coste laboral
• Riesgo de multa por inspección: 751-7.500 € (infracción grave)
• Errores en nóminas por datos incorrectos: variable
• Estrés y discusiones con empleados por registros dudosos: incalculable

Coste de software digital:

• Cleverfy: desde 1,50 €/usuario/mes = 15 €/mes para 10 empleados
• O pago único (Lifetime Deal): 699 € para hasta 10 empleados (sin cuotas nunca más)

La ecuación es simple: pagas 15 € al mes por tranquilidad legal, automatización y ahorro de tiempo, o arriesgas miles de euros en sanciones y horas de trabajo manual.

¿Quieres verlo en acción? Reserva una demo gratuita de Cleverfy y te mostramos cómo funciona en 15 minutos.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Es legal usar Excel para el registro de jornada en 2026?

Como sistema principal, no. El nuevo Real Decreto exigirá un registro digital con marca temporal automática, trazabilidad y acceso remoto, requisitos que Excel no cumple. Sin embargo, puedes usarlo como plan de contingencia manual para cuando el sistema digital falle.

¿Qué diferencia hay entre Excel y Google Sheets para el control horario?

En términos legales, ninguna relevante. Ambos son hojas de cálculo sin marca temporal automática ni trazabilidad real. Google Sheets tiene historial de versiones, pero no cumple los estándares de inmutabilidad que exige la ley.

¿Puedo usar Excel mientras implemento el software digital?

Sí, como medida temporal. Pero no lo alargues innecesariamente. La transición a un software como Cleverfy lleva menos de un día, así que no hay excusa para posponerlo.

¿Cuánto cuesta un software de registro de jornada?

Desde 1,50 € por usuario y mes. Para una empresa de 10 empleados, eso son 15 €/mes con Cleverfy. También existen opciones de pago único (Lifetime Deal) desde 699 €.

¿Es difícil migrar de Excel a software digital?

No. La mayoría de softwares permiten importar datos desde Excel y la configuración inicial lleva menos de 10 minutos. Tus empleados solo necesitan descargar la app o acceder desde el navegador.

¿Qué pasa con los registros antiguos que tengo en Excel?

Debes conservarlos durante 4 años. Lo ideal es importarlos al software digital para tenerlo todo centralizado, o mantener los archivos Excel archivados y accesibles como complemento.

¿Excel sirve como plan de contingencia manual?

Sí. De hecho, es una de las mejores opciones como sistema alternativo para cuando el software digital no esté disponible temporalmente. Mantén una plantilla actualizada y lista para usar en caso de emergencia.

Conclusión: Excel tuvo su momento

Excel ha sido un gran aliado para las PYMEs durante años. Pero para el registro de jornada en 2026, ya no es suficiente. La ley exige más, y las consecuencias de no cumplir son serias.

La buena noticia: el cambio es fácil, rápido y barato. Un software como Cleverfy te permite cumplir la ley, ahorrar tiempo y olvidarte de las hojas de cálculo. Todo desde 1,50 €/usuario/mes, con configuración en 10 minutos y sin permanencia.

Tu Excel puede jubilarse tranquilo — como plan B de emergencia, que es donde realmente brilla.

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