Teletrabajo e híbrido: Control horario en remoto cumpliendo la ley

Control horario en teletrabajo: una obligación que muchos ignoran

Desde la pandemia, el teletrabajo ha dejado de ser algo excepcional para convertirse en parte del día a día de miles de empresas españolas. Según datos del INE, más del 13% de los ocupados trabajan desde casa de forma habitual, y un porcentaje creciente combina días en oficina con días en remoto — lo que conocemos como modelo híbrido.

Lo que muchas empresas no tienen tan claro es que el registro de jornada es obligatorio también para los trabajadores en remoto. No importa si tu equipo trabaja desde casa, desde un coworking o desde la playa: la ley exige un registro diario de la jornada laboral, y el nuevo Real Decreto añade que debe ser digital.

¿Cómo se gestiona esto sin caer en el microcontrol ni vulnerar la privacidad del trabajador? Vamos a verlo.

¿Qué dice la ley sobre el control horario en teletrabajo?

El marco legal que regula el teletrabajo y el registro de jornada en España se apoya en tres pilares:

Ley 10/2021, de trabajo a distancia

La conocida como “Ley de Teletrabajo” establece que el trabajo a distancia es voluntario, requiere un acuerdo por escrito y reconoce los mismos derechos que el trabajo presencial, incluido el registro de jornada. Puntos clave:

• El trabajador remoto tiene derecho a un registro horario adecuado.
• La empresa debe proporcionar los medios necesarios para el fichaje.
• Se reconoce expresamente el derecho a la desconexión digital.
• El acuerdo de teletrabajo debe especificar el horario de trabajo y los medios de control.

Real Decreto-ley 8/2019 (registro de jornada)

Establece la obligación universal de registrar la jornada laboral de todos los trabajadores. No distingue entre presenciales y remotos: si trabajan para ti, deben fichar.

Nuevo Real Decreto de Registro de Jornada Digital

Refuerza la obligación con requisitos técnicos: el registro debe ser electrónico, accesible para el trabajador, no manipulable y conservado durante 4 años. Para los trabajadores remotos, esto implica que necesitan un sistema digital de fichaje accesible desde cualquier ubicación.

El equilibrio entre control y confianza

Aquí está el gran dilema del teletrabajo: ¿cómo registras la jornada de alguien que no está físicamente en la oficina sin convertirte en el Gran Hermano?

La respuesta corta: registrando horas, no actividad.

Un buen sistema de control horario para teletrabajo se limita a registrar cuándo empieza y cuándo termina la jornada. No rastrea qué páginas visita el empleado, no hace capturas de pantalla, no monitoriza el movimiento del ratón. Eso, además de ser invasivo, es contraproducente para la motivación y la confianza del equipo.

Lo que necesitas es:

• Un registro de entrada y salida fiable que el empleado pueda hacer desde cualquier dispositivo.
• Transparencia: que el trabajador tenga acceso a sus propios registros.
• Flexibilidad: que se adapte a diferentes modalidades (100% remoto, híbrido, horario flexible).
• Cumplimiento normativo: que cumpla con la Ley de Protección de Datos y el derecho a la desconexión.

Métodos de fichaje para trabajadores remotos

Cada modalidad de trabajo tiene su solución óptima de fichaje. Estas son las más adecuadas para equipos en remoto:

Fichaje desde el navegador

Es el método más natural para los teletrabajadores. El empleado abre la plataforma web en su navegador, pulsa “Iniciar jornada” y listo. Al terminar, pulsa “Finalizar jornada”. Sin instalar nada, compatible con cualquier sistema operativo, accesible desde cualquier lugar con internet.

Con Cleverfy, el fichaje web se hace en literalmente 2 clics. La plataforma registra la hora exacta y el empleado puede consultar su historial de fichajes en cualquier momento.

Extensión de Chrome

Para quienes trabajan todo el día en el navegador (desarrolladores, diseñadores, marketers, gestores…), la extensión de Chrome es todavía más cómoda. Se instala una vez y queda disponible en la barra de herramientas. Un clic para fichar entrada, otro para la salida.

Es especialmente útil para:

• Equipos técnicos que ya viven en el navegador.
• Freelances y colaboradores que trabajan desde distintos dispositivos.
• Recordatorios: la extensión puede enviar un aviso si no has fichado al empezar el día.

App móvil

Para trabajadores que combinan remoto con desplazamientos (comerciales, consultores, perfiles que trabajan desde diferentes ubicaciones), la app móvil permite fichar desde cualquier sitio con la misma facilidad que desde la oficina.

Fichaje automático por integración

Algunos equipos optan por integrar el fichaje con otras herramientas que ya usan. Por ejemplo, iniciar la jornada al conectarse al Slack de la empresa o al abrir un proyecto en su herramienta de gestión. Aunque estas integraciones dependen de cada sistema, reflejan la tendencia hacia un fichaje cada vez menos invasivo y más natural.

Trabajo híbrido: cómo gestionar presencial y remoto

El modelo híbrido (unos días en oficina, otros desde casa) es cada vez más popular, pero añade una capa de complejidad al control horario. El sistema necesita saber no solo cuándo trabaja cada persona, sino también desde dónde.

Diferenciación de modalidad

Un buen sistema permite que el empleado indique si está fichando en presencial o en remoto. Esto es importante para:

• Cumplir con el acuerdo de teletrabajo, que suele especificar qué días son remotos.
• Generar informes por modalidad para RRHH.
• Gestionar los puestos en oficina si hay hot desking o espacios compartidos.

Calendarios híbridos

Muchas empresas establecen un calendario híbrido: lunes y viernes en remoto, martes a jueves en oficina (o cualquier otra combinación). El sistema de control horario debe poder reflejar esta planificación y alertar si hay desviaciones.

Un único sistema para todo

Lo peor que puedes hacer es usar un sistema para los presenciales y otro diferente para los remotos. Eso duplica la gestión, fragmenta los datos y complica los informes. La solución es un sistema único que funcione en todas las modalidades: web, app, extensión de navegador, modo kiosko para la oficina.

Con Cleverfy, cada empleado ficha con el método que mejor se adapte a su situación ese día. Los registros se unifican en un único panel, independientemente de cómo o desde dónde se hayan hecho.

Desconexión digital: el derecho que protege el control horario

La Ley 10/2021 y la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD) reconocen el derecho a la desconexión digital: el trabajador no está obligado a responder correos, llamadas ni mensajes fuera de su jornada laboral.

¿Qué tiene que ver esto con el control horario? Todo.

El registro delimita la jornada

Cuando un trabajador ficha su salida a las 18:00, queda registrado que su jornada ha terminado. Cualquier comunicación laboral posterior vulnera su derecho a la desconexión. El registro horario es la prueba objetiva de cuándo empieza y cuándo acaba la disponibilidad laboral.

Políticas internas de desconexión

La ley obliga a las empresas a elaborar una política interna de desconexión digital que establezca:

• Los horarios en los que no se deben enviar comunicaciones laborales.
• Las excepciones justificadas (emergencias reales, no “urgencias” inventadas).
• Las acciones formativas sobre el uso razonable de la tecnología.

El control horario digital es el mecanismo que da soporte a esta política. Sin un registro claro de cuándo termina la jornada, el derecho a la desconexión se convierte en papel mojado.

Alertas de exceso de jornada

Un buen sistema puede configurarse para alertar al responsable y al propio trabajador cuando la jornada supera las horas establecidas. Esto no solo protege al empleado, sino que previene que la empresa incurra en infracciones por exceso de horas sin compensar.

Protección de datos en el fichaje remoto

El fichaje de empleados remotos implica el tratamiento de datos personales (hora, ubicación si aplica, dispositivo). Esto está regulado por el RGPD y la LOPDGDD:

Base legal: obligación legal del empresario

El tratamiento de datos para el registro de jornada tiene base legal en el cumplimiento de una obligación normativa. No necesitas consentimiento explícito del trabajador para registrar su jornada, pero sí debes informarle de cómo se tratan sus datos.

Proporcionalidad

El sistema solo debe recoger los datos estrictamente necesarios para el registro de jornada. Para un trabajador remoto, esto es la hora de entrada y salida. No es necesario (ni legal) registrar la ubicación GPS de alguien que trabaja desde casa, ni monitorizar su actividad en el ordenador.

Transparencia

El empleado debe tener acceso a sus propios registros en todo momento. Esto no solo es un requisito legal, sino que refuerza la confianza en el sistema.

Conservación limitada

Los registros deben conservarse durante 4 años, según establece la normativa. Pasado ese plazo, deben eliminarse.

Cómo implementar el fichaje remoto en tu empresa

Si tu empresa tiene trabajadores en remoto o un modelo híbrido, estos son los pasos para implementar el control horario de forma correcta:

1. Actualiza los acuerdos de teletrabajo

Si aún no lo has hecho, asegúrate de que los acuerdos individuales de teletrabajo incluyan una referencia al sistema de registro de jornada que se va a utilizar.

2. Elige un sistema accesible desde cualquier lugar

El sistema debe funcionar en navegador, app móvil y extensión de Chrome como mínimo. Evita soluciones que dependan de hardware instalado en la oficina o de redes VPN complicadas.

3. Comunica la política al equipo

Explica cómo funciona el fichaje, qué datos se recogen, quién puede acceder a ellos y cómo se protege la privacidad. La transparencia elimina las resistencias.

4. Establece tu política de desconexión digital

Aprovecha la implementación del control horario para formalizar (si no lo has hecho) la política de desconexión digital. Es una obligación legal y el momento perfecto para hacerlo.

5. Monitoriza los primeros días

Los primeros días son los más importantes. Revisa que todos los empleados estén fichando correctamente, resuelve dudas y ajusta la configuración si es necesario.

Con Cleverfy, todo esto se configura en 10 minutos. Sin contrato, sin permanencia, con todas las modalidades de fichaje disponibles desde el primer día y desde solo 1,50 €/usuario/mes.

Preguntas frecuentes sobre control horario en teletrabajo

¿Es obligatorio fichar si trabajo desde casa?

Sí. La obligación de registro de jornada se aplica a todos los trabajadores por cuenta ajena, independientemente de si trabajan en la oficina, en casa o desde cualquier otro lugar. El empresario debe proporcionar los medios adecuados para que el fichaje sea posible.

¿Mi empresa puede rastrear mi ubicación cuando teletrabajo?

Para el registro de jornada, no es necesario ni proporcionado registrar la ubicación GPS de un trabajador en su domicilio. El fichaje remoto solo necesita registrar la hora. La geolocalización solo es pertinente en casos de trabajadores itinerantes que se desplazan a diferentes ubicaciones como parte de su trabajo.

¿Qué pasa si se me olvida fichar trabajando desde casa?

La mayoría de sistemas permiten corregir fichajes olvidados con la aprobación del responsable. Además, muchos ofrecen recordatorios automáticos (notificaciones push, emails) para evitar que esto ocurra. Lo importante es que el olvido se corrija lo antes posible y quede documentado.

¿Puedo fichar desde el móvil personal si teletrabajo?

Sí, siempre que la empresa proporcione el acceso al sistema de fichaje. La instalación de la app de fichaje en un dispositivo personal es voluntaria — el trabajador siempre tiene la alternativa de fichar desde el navegador web sin instalar nada.

¿Cómo afecta el horario flexible al registro de jornada?

El horario flexible no exime del registro. El trabajador ficha cuando empieza y cuando termina, independientemente de la hora que sea. El sistema registra las horas reales, y RRHH puede verificar que se cumplen las horas totales pactadas aunque la distribución varíe cada día.

¿Mi empresa debe pagarme internet o el ordenador para poder fichar?

La Ley de Teletrabajo establece que la empresa debe sufragar los gastos asociados al trabajo a distancia, incluidos los medios digitales necesarios. Sin embargo, el fichaje en sí puede hacerse desde cualquier dispositivo con navegador, por lo que no suele requerir equipamiento adicional específico.

---

¿Tu equipo trabaja en remoto o en modelo híbrido? Mira nuestra solución para oficinas y teletrabajo o prueba Cleverfy gratis y ponles fácil el fichaje desde cualquier lugar: web, app o extensión de Chrome. Consulta todas las funcionalidades de Cleverfy — todo en un único sistema, 100% cumplimiento legal. ¿Dudas? Reserva una demo y te lo enseñamos en 15 minutos.