Elegir software de control horario: no todos son iguales

El mercado de software de control horario en España ha explotado. Desde que el registro de jornada se hizo obligatorio en 2019 — y más aún con el nuevo Real Decreto que exigirá que sea digital — han aparecido decenas de soluciones. Algunas son excelentes. Otras, francamente, dejan mucho que desear.

El problema es que desde fuera todas parecen iguales: “ficha fácil”, “cumple la ley”, “desde X euros al mes”. ¿Cómo sabes cuál es la adecuada para tu empresa?

En esta guía te damos los 7 criterios que realmente importan a la hora de elegir un software de control horario. Sin rodeos, sin jerga técnica innecesaria y con un checklist práctico para que puedas comparar opciones con criterio.

Criterio 1: Cumplimiento normativo real (no solo de marketing)

Es lo primero y lo más importante. El software debe cumplir con:

Real Decreto de Registro de Jornada Digital (en tramitación)

El nuevo marco normativo establecerá requisitos técnicos específicos:

Registro electrónico: nada de papel ni hojas de Excel disfrazadas.
Accesibilidad: el trabajador deberá poder consultar sus registros.
Integridad: los datos no podrán ser manipulados retroactivamente sin dejar rastro.
Conservación: los registros deberán guardarse durante un mínimo de 4 años.
Interoperabilidad: el sistema deberá poder compartir datos con la Inspección de Trabajo de forma telemática cuando se requiera.

RGPD y LOPDGDD

El tratamiento de datos de fichaje está regulado por la normativa de protección de datos. El software debe:

Tratar solo los datos estrictamente necesarios.
Ofrecer transparencia sobre qué datos se recogen y cómo se usan.
Permitir al trabajador ejercer sus derechos de acceso, rectificación y supresión.

Cómo verificarlo

No te fíes de una landing page que dice “cumple la normativa”. Busca en la documentación del proveedor si detalla específicamente qué requisitos normativos cubre y cómo lo hace. Si no hay documentación clara, es una señal de alerta.

Criterio 2: Métodos de fichaje disponibles

No todas las empresas tienen las mismas necesidades. Un despacho de abogados no ficha igual que una cadena de restaurantes. El software debe ofrecer múltiples métodos de fichaje para que cada empleado use el que mejor se adapte a su situación:

Los básicos (imprescindibles)

App móvil (Android e iOS): fundamental para trabajadores en movilidad.
Web/navegador: para empleados de oficina o en teletrabajo.
Modo kiosko: una tablet en un punto fijo donde fichan varios empleados.

Los avanzados (muy deseables)

Extensión de navegador: ideal para perfiles técnicos y teletrabajadores.
Geolocalización: importante para equipos en movilidad, construcción, logística.
Funcionamiento con conexión limitada: importante si hay empleados en zonas con cobertura intermitente.

Los opcionales (según tu sector)

Reconocimiento facial o biométrico: útil en entornos industriales, pero con implicaciones de privacidad.
NFC/tarjeta: para entornos donde ya existe control de acceso físico.
Integración con dispositivos de control de acceso: tornos, puertas, barreras.

Red flag: Si el software solo ofrece un método de fichaje (por ejemplo, solo app móvil), probablemente no se adapte a todos los perfiles de tu empresa.

Con Cleverfy, tienes disponibles los cinco métodos principales desde el primer día: web, app móvil, extensión de Chrome, modo kiosko y geolocalización. Sin módulos adicionales ni costes extra.

Criterio 3: Facilidad de uso (para todos, no solo para RRHH)

Un software de control horario lo usan todos los empleados de la empresa, no solo el departamento de recursos humanos. Si el trabajador medio necesita un manual de 20 páginas para fichar, algo va mal.

Para el empleado

Fichar debe llevar menos de 10 segundos. Un botón, un clic, listo.
Interfaz clara: el empleado debe poder consultar su historial, ver sus horas del mes y entender la información sin ayuda.
Disponible en su idioma: parece obvio, pero hay sistemas que solo están en inglés o que tienen traducciones deficientes.

Para el responsable/RRHH

Panel de control intuitivo: ver de un vistazo quién ha fichado, quién no, quién está trabajando.
Configuración sencilla: dar de alta empleados, crear turnos, asignar centros de trabajo… todo debería poder hacerse sin ser un experto técnico.
Informes útiles: no datos en bruto, sino informes procesados que respondan preguntas concretas (horas extra acumuladas, ausencias, desviaciones…).

Para el administrador/IT

Sin instalación compleja: las soluciones cloud son las más prácticas para PYMEs.
Sin servidores propios: mantenimiento, actualizaciones y copias de seguridad gestionadas por el proveedor.
API disponible: por si en el futuro necesitas integrar con tu ERP, nóminas u otros sistemas.

Prueba del algodón: pide una demo o una prueba gratuita y pídele a alguien de tu equipo (no a la persona más tech-savvy) que fiche. Si necesita ayuda, el software no es lo bastante intuitivo.

Criterio 4: Tiempo de implementación

Cuánto tardas en pasar de “no tenemos sistema de fichaje” a “toda la empresa está fichando” es un criterio que muchos ignoran y luego lamentan.

Lo razonable

Empresas pequeñas (1-25 empleados): menos de 1 hora.
Empresas medianas (25-100 empleados): medio día a un día.
Empresas grandes (100+ empleados): 1-5 días, dependiendo de la complejidad organizativa.

Lo que debería incluir

Alta de empresa y configuración inicial.
Alta de empleados (idealmente con importación masiva desde CSV o Excel).
Configuración de horarios y turnos.
Invitación a empleados (un email o enlace para que se registren ellos mismos).

Red flags

Si el proveedor te dice que la implementación tarda “varias semanas”.
Si necesitas un “consultor de implementación” para configurar un sistema de fichaje.
Si hay que instalar software en cada ordenador individualmente.
Si requiere hardware específico del proveedor (¿una máquina de fichar propietaria?).

Con Cleverfy, la configuración completa se hace en menos de 10 minutos. Das de alta tu empresa, invitas a tus empleados y empezáis a fichar. Sin consultores, sin hardware, sin esperas.

Criterio 5: Precio transparente y sin sorpresas

El control horario es una herramienta que toda la empresa va a usar cada día, así que el precio importa. Pero más que el precio en sí, lo que importa es la transparencia.

Modelos de precio habituales

Por usuario/mes: el más común y el más justo. Pagas por cada persona que usa el sistema.
Tarifa plana: un precio fijo independientemente del número de usuarios. Atractivo para empresas grandes, caro para las pequeñas.
Freemium: funcionalidades básicas gratuitas con opciones de pago para extras. Ojo: muchas veces las funciones gratis no cubren los requisitos legales.
Licencia perpetua / Lifetime Deal: pagas una vez y lo usas para siempre. Buena opción si la encuentras en un proveedor fiable.

Qué incluye (y qué no)

Presta atención a lo que está incluido en el precio base:

✅ Debería incluir: todos los métodos de fichaje, informes, soporte, actualizaciones, almacenamiento de datos.
❌ Red flag: cobrar extra por módulos básicos (geolocalización, informes, exportación de datos).
❌ Red flag: coste de setup o implementación.
❌ Red flag: permanencia o penalización por cancelar.

Calcula el coste real

Para una empresa de 20 empleados:

Software medio del mercado: 3-5 €/usuario/mes = 60-100 €/mes.
Cleverfy: 1,50 €/usuario/mes = 30 €/mes. Sin permanencia, sin coste de setup, con todo incluido.
No tener sistema de fichaje: multa de hasta 7.500 € por infracción detectada.

La matemática es sencilla.

Criterio 6: Soporte y fiabilidad

Un sistema de control horario es infraestructura crítica — lo usa toda la empresa cada día. Si se cae un lunes a las 8 de la mañana, tienes un problema serio.

Disponibilidad

SLA (Service Level Agreement): ¿el proveedor garantiza un porcentaje de disponibilidad? Lo estándar es 99,9% (menos de 9 horas de caída al año).
Servidores en la UE: obligatorio para cumplir con el RGPD.
Copias de seguridad automáticas: tus datos deben estar protegidos ante cualquier incidente.

Soporte técnico

Canales disponibles: email, chat, teléfono. ¿En español?
Tiempo de respuesta: ¿horas o días? Para incidencias críticas, la respuesta debería ser en horas.
Base de conocimiento: tutoriales, guías, FAQs. Cuanta más documentación de autoservicio, mejor.

Actualizaciones

Frecuencia: un software que no se actualiza regularmente es un software que se queda obsoleto.
Adaptación normativa: cuando cambia la legislación (como ha pasado con el nuevo Real Decreto), el software debe actualizarse para cumplir. Si el proveedor tarda meses en adaptarse, tienes un problema de cumplimiento.

Pregunta directa al proveedor: “¿Cuándo fue la última actualización del producto?” Si no pueden responderte o fue hace más de 3 meses, cuidado.

Criterio 7: Escalabilidad y flexibilidad

Tu empresa hoy tiene 10 empleados, pero dentro de un año puede tener 30. O puede que abras una segunda sede. O que empieces con un modelo presencial y migres a híbrido. El software debe crecer contigo.

Escalabilidad

¿El precio escala linealmente o hay saltos bruscos de plan? (Ej: “hasta 25 usuarios cuesta X, de 26 a 100 cuesta el triple”).
¿Puedes añadir empleados en cualquier momento sin migrar de plan?
¿Soporta múltiples centros de trabajo, departamentos y roles?

Flexibilidad

¿Puedes configurar diferentes tipos de jornada? (Completa, parcial, flexible, turnos rotativos…)
¿Se adapta a tu convenio colectivo? (Días festivos, jornada máxima anual, recargos…)
¿Permite gestionar excepciones? (Vacaciones, bajas, permisos, teletrabajo…)

Integraciones

¿Se puede integrar con tu software de nóminas?
¿Tiene API abierta para conectar con otros sistemas?
¿Exporta datos en formatos estándar (CSV, Excel, PDF)?

Consejo: elige pensando en lo que necesitarás en 2-3 años, no solo en lo que necesitas hoy. Migrar de un sistema de control horario a otro es un incordio que preferirás evitar.

Las 5 red flags que deberían hacerte salir corriendo

Más allá de los criterios positivos, hay señales de alarma que deberían hacerte descartar un proveedor inmediatamente:

1. Permanencia obligatoria

Si te exigen un compromiso mínimo de 12 o 24 meses, pregúntate por qué necesitan atarte. Un buen producto se mantiene solo con la calidad del servicio, no con cláusulas contractuales.

2. Precio opaco

Si el precio no está publicado en la web y necesitas “hablar con un comercial” para conocerlo, prepárate para una experiencia de venta agresiva y un precio inflado. La transparencia en el precio es una señal de confianza.

3. Solo funciona con hardware propietario

Si necesitas comprar un dispositivo específico del proveedor para que el sistema funcione, estás creando una dependencia peligrosa. ¿Qué pasa si el proveedor cierra o sube los precios del hardware?

4. No permite exportar tus datos

Tus datos de fichaje son tuyos. Si el proveedor no te permite exportarlos en formatos estándar, te está reteniendo como rehén. Esto, además, puede suponer un incumplimiento del RGPD.

5. Sin actualizaciones visibles

Un changelog público o un historial de actualizaciones es señal de un producto vivo y en evolución. Si no encuentras evidencia de actualizaciones recientes, el producto puede estar abandonado o en modo mantenimiento mínimo.

Checklist: evalúa cada opción en 5 minutos

Usa esta checklist para comparar las opciones que estés considerando. Puntúa cada criterio del 1 al 5:

Cumplimiento normativo:

¿Cumple el Real Decreto de Registro Digital?
¿Los datos se almacenan en la UE?
¿Es accesible para el trabajador?

Métodos de fichaje:

Facilidad de uso:

¿Un empleado puede fichar en menos de 10 segundos?
¿El panel de RRHH es intuitivo?
¿Los informes son claros y exportables?

Implementación:

¿Se puede configurar en menos de 1 hora?
¿Permite importar empleados masivamente?
¿No requiere hardware adicional?

Precio:

¿Es transparente y público?
¿Sin permanencia ni penalizaciones?
¿Sin coste de setup?
¿Incluye todas las funcionalidades sin módulos extra?

Soporte:

¿Soporte en español?
¿Tiempo de respuesta razonable?
¿Documentación de autoservicio disponible?

Escalabilidad:

¿Escala sin saltos bruscos de precio?
¿Soporta múltiples sedes y departamentos?
¿Exporta datos en formatos estándar?

Nuestra recomendación (sí, somos parte interesada)

Somos transparentes: hemos creado Cleverfy precisamente porque las soluciones existentes no nos convencían. Demasiado caras, demasiado complejas o demasiado orientadas a grandes empresas.

Esto es lo que ofrecemos:

Precio: desde 1,50 €/usuario/mes. También Lifetime Deals para quien prefiera pagar una vez.
Métodos de fichaje: web, app móvil, extensión Chrome, modo kiosko, geolocalización. Todo incluido.
Implementación: 10 minutos. De verdad.
Sin permanencia: cancelas cuando quieras, sin penalización.
Cumplimiento 100%: Real Decreto, RGPD, LOPDGDD. Todo cubierto.
Soporte en español: porque es lo normal cuando tu mercado es España.

¿Es Cleverfy la mejor opción para todas las empresas del mundo? No. Pero para una PYME española que busca algo simple, asequible y que funcione, creemos que es difícil de superar.

Preguntas frecuentes sobre cómo elegir software de control horario

¿Cuánto debería costar un software de control horario para una PYME?

Para una PYME, un rango razonable está entre 1 y 5 € por usuario y mes. Si te piden más de 5 €/usuario/mes y tu empresa tiene menos de 50 empleados, estás pagando de más. Desconfía también de opciones “gratis” que luego no cubren los requisitos legales básicos.

¿Es mejor un software en la nube o uno instalado en mis servidores?

Para la gran mayoría de PYMEs, la nube es mejor. No necesitas infraestructura propia, las actualizaciones son automáticas, los datos están respaldados y el acceso es desde cualquier dispositivo. La instalación on-premise solo tiene sentido para empresas grandes con requisitos de seguridad muy específicos.

¿Puedo probar antes de comprar?

Deberías poder. Cualquier proveedor serio ofrece una prueba gratuita o una demo personalizada. Si no hay forma de probar el producto antes de pagarlo, descártalo. No compres a ciegas algo que va a usar toda tu empresa.

¿Qué pasa con mis datos si cambio de proveedor?

Antes de contratar, verifica que el sistema permita exportar tus datos en formato estándar (CSV, Excel). Tus registros de fichaje son tuyos y debes poder llevártelos. Además, el proveedor saliente está obligado por el RGPD a facilitar la portabilidad de los datos.

¿Necesito que el software se integre con mi programa de nóminas?

Es deseable pero no imprescindible desde el primer día. Lo mínimo es que puedas exportar los datos de horas trabajadas en un formato que tu gestoría pueda importar. La integración directa es un plus que se vuelve más importante a medida que crece la empresa.

¿Un software de control horario puede gestionar también vacaciones y ausencias?

Muchos sí. Es una funcionalidad complementaria muy útil que centraliza toda la gestión del tiempo en un mismo sistema. Comprueba si está incluida en el precio base o si es un módulo adicional de pago.

¿Listo para elegir? Consulta las funcionalidades de Cleverfy y nuestros precios desde €1,50/usuario. Prueba Cleverfy gratis y comprueba si cumple con tus 7 criterios. Setup en 10 minutos, sin tarjeta de crédito, sin compromiso. O si prefieres, reserva una demo y resolvemos todas tus dudas en persona.

Cómo elegir software de control horario: 7 criterios que importan de verdad