Lan Ikuskaritza eta Ordutegi Kontrola: Nola Prestatu

📌 Laburbilduz: Lan Ikuskaritza aurrez abisatu gabe ager daiteke. Langile guztien lanaldia erregistroa duzula egiaztatuko dute, eskuragarria eta 4 urtez gordeta. Zigorrak 70€tik 7.500€ra doaz. Prestatzeko modurik onena: sistema digital bat martxan izatea iristen diren baino lehen.

Ikuskaritza bat jaso duzu (edo prestatuta egon nahi duzu)

Bi pertsona mota daude artikulu hau irakurtzen:

1. Ikuskaritza abisu bat jaso berri dutenak eta desesperatuki zer egin bilatzen ari direnak
2. Prestatu nahi dutenak ustegabe harrapatu aurretik

Zure kasua edozein dela ere, hemen duzu Lan Ikuskaritzak ordutegi kontrolari buruz zer egiaztatzen duen, zer dokumentazio izan behar duzun prest eta nola bete hutsetik hasita ere.

Zer egiaztatzen du Lan Ikuskaritzak?

Lan Ikuskaritzak zure enpresa bisitatzen duenean lanaldiaren erregistroaren betetze maila egiaztatzeko, honako hau begiratzen du:

1. Lanaldiaren erregistroa existitzen dela

Lehenik eta oinarrizkoena: zure langileek lan egiten dituzten orduen erregistrorik baduzu? Erantzuna “ez” edo “gutxi gorabehera” bada, arazo bat duzu.

2. Derrigorrezkoa barne hartzen duela

Erregistroak hauek izan behar ditu:

• Sarrera ordua langile bakoitzaren, egun bakoitzean
• Irteera ordua langile bakoitzaren, egun bakoitzean
• Atsedenaldiak (bereziki garrantzitsua 6 ordutik gorako lanaldietarako)
• Langilearen identifikazioa (nori dagokion erregistro bakoitza)
• Data erregistro bakoitzarena

3. Eskuragarria dagoela

Erregistroak kontsultatzeko eskuragarri egon behar dute. “Etxean daukat” edo “nire kudeatzaileak bidali behar dit” ez da baliagarria. Une horretan erakutsi ahal izan behar dituzu.

4. 4 urtez gordetzen direla

Legeak erregistroak gutxienez 4 urtez gordetzea eskatzen du. Duela 3 urteko erregistroak eskatzen badizkizute, erakutsi ahal izan behar dituzu.

5. Langileek sarbidea dutela

Zure langileek beren erregistroak kontsultatu ahal izan behar dituzte. “Zure orduen erregistroa ikusi al dezakezu?” galdetzen badiete eta erantzuna “ez dakit nola” bada, arazo bat da.

6. Lege-ordezkariek sarbidea dutela

Zure enpresak enpresa-batzordea edo langileen ordezkariak baditu, haiek ere erregistroetarako sarbidea izan behar dute (normalean datu agregatuetara, ez indibidualetara).

Zer EZ du legea betetzen (uste duzun arren bai)

“Gogoratzen direnean” sinaduren koadernoa

Langileek beren ordua apuntatzen duten koaderno bat… gogoratzen direnean, gainbegiratu gabe, hainbat egun aldi berean betez. Ez du baliorik zeren:

• Ez dago ordua erreala dela bermatuta
• Ondoren bete daiteke
• Ez dago trazabilitaterik

Inork eguneratzen ez duen Excel orria

Koadernoaren antzekoa, baina digitalean. Edonork datuak aztarnarik utzi gabe alda baditzake, ez du balio.

”Hemen denok dakigu zer ordutan sartzen garen”

Konfiantza oso ondo dago, baina ez da erregistro sistema bat. Legeak dokumentazioa eskatzen du, ez asmo onak.

Duela 20 urteko fitxatzeko erlojua

Paper-txarteletan inprimatzen duen fitxatzeko erloju zahar bat baduzu, teknikoki ezer ez baino hobea da. Baina:

• Azken 4 urteetako txartel guztiak gordetzen dituzu?
• Kontsultatzeko antolatuta daude?
• Langileek beren erregistroak erraz ikusi ditzakete?

Errege Dekretu berriarekin (izapidean), erregistroa digitalki derrigorrezkoa izango da.

Egungo zigorrak ez-betetzeagatik

Lanaldiaren erregistro egoki bat ez eramateagatiko zigorrak Gizarte Ordenaren Arau-hauste eta Zigorren Legean (LISOS) tipifikatuta daude:

Arau-hauste arina

Zigorra: 70€ - 750€

Aplikatzen da:

• Erregistroa badago baina akats formal txikiekin
• Datu ez-funtsezko batzuk falta dira
• Sistema existitzen da baina noizean behin huts egiten du

Arau-hauste larria

Zigorra: 751€ - 7.500€

Aplikatzen da:

• Ez dago erregistro sistemarik
• Sistema argi eta garbi desegokia da
• Erregistroak ez dira exijitutako denboran gordetzen
• Langileei edo ordezkariei sarbidea ukatzen zaie
• Behin eta berriro ez-betetzea dago

Nola graduatzen den zigorra

Tarte bakoitzaren barruan, Ikuskaritzak honako hau baloratzen du:

• Eragindako langile kopurua
• Nahita egitea (ez da bera zabarkeria iruzurra baino)
• Errepikatzea (lehenago zigortu bazaituzte)
• Enpresaren fakturazioa (proportzionaltasuna)
• Langileei eragindako kaltea

Adibide erreala

10 langileko ETE batek erregistro sistemarik gabe arau-hauste larri bati aurre egin dezake, 751€ eta 7.500€ artean. Gainera, erregistratu gabeko eta konpentsatu gabeko aparteko orduak hautematen badira, zigorrak metatzen dira.

Nola prestatu 24 ordutan (dagoeneko sistema baduzu)

Dagoeneko ordutegi kontroleko sistema digital bat erabiltzen baduzu baina ikuskaritza abisu bat jaso berri baduzu, hau da berrikusi behar duzuna:

1. Egiaztatu langile guztiek fitxatzen dutela

Sartu panelean eta egiaztatu:

• Langile aktibo guztiek fitxatze berriak dituzte?
• Inor dago egunetan fitxatu gabe?
• Konpondu gabeko gorabeherak daude (ahaztutako fitxatzeak, etab.)?

2. Esportatu proba txosten bat

Sortu azken hilabeteko txostena ziurtatzeko:

• Datuak ondo esportatzen dira
• Eskatutako informazio guztia barne hartzen du
• Irakurtzen azaldu dezakezula

3. Prestatu dokumentazio osagarria

Izan eskura:

• Enpresaren lanaldia erregistratzeko politika
• Langileei sistemari buruzko komunikazioa
• Erabilitako sistemaren gidaliburua edo argibideak

4. Berrikusi azken 4 urteetako erregistroak

Erregistro zaharrak eskatzen badizkizute, ziurtatu sartu ahal izatea.

5. Baieztatu langileen sarbidea

Ziurtatu zure langileek badakitela beren fitxatzeak nola kontsultatu. Ez badakite, azaldu ikuskaritza aurretik.

Nola prestatu aste batean (hutsetik hasten bazara)

Ordutegi kontrol sistemarik ez baduzu eta posible den ikuskaritza baten aurretik bat inplementatu nahi baduzu:

1-2. egunak: Aukeratu eta inplementatu sistema bat

1. Erregistratu Cleverfy-n (edo aukeratzen duzun sisteman)
2. Konfiguratu zure enpresa (oinarrizko datuak, lantokiak)
3. Eman alta langile guztiei (izena, emaila, lanaldia)
4. Probatu zuk zeuk fitxatze prozesua

3-4. egunak: Formatu langileak

1. Jakinarazi langileei ordutegi kontrol sistema bat erabiliko duzuela
2. Erakutsi nola fitxatu (app, web, tablet…)
3. Ebatzi zalantzak eta ziurtatu denek dakitela
4. Jarraitu egin lehen egunetan arazoak hautematekoformatu

5-7. egunak: Ezarri errutinak

1. Berrikusi panela egunero gorabeherak hautemateko
2. Ebatzi ahaztutako fitxatzeak dagozkien zuzenketekin
3. Dokumentatu prozesua (nork zer kudeatzen duen, arazoak nola ebazten diren)
4. Prestatu dokumentazio osagarria

Eta aurreko erregistroak?

Lehenago sistemarik ez bazenuen, ezin dituzu iraganeko erregistroak asmatu. Egin dezakezuna:

• Dokumentatu noiz inplementatu zenuen sistema berria
• Sistema ondo funtzionatzen izatea aurrerantzean
• Iraganaz galdetzen badizute, zintzoa izan: “Ez genuen sistemarik, [datan] inplementatu genuen”

Sistema berri inplementatu bat izatea ezer ez izatea baino hobea da.

Maiz egiten diren galderak

Abisatu gabe etor daitezke?

Bai. Lan Ikuskaritza aurrez abisatu gabe ager daiteke. Ohikoa da ohiko ikuskaritzetan edo salaketagatik.

Zer gertatzen da joan den urteko erregistroak ez baditut?

Eskatzen badizkizute eta ez badituzu, arau-haustea da. Zigorra sistema aktuala duzun, noizean behineko zabarkeria izan zen edo zuzenean inoiz erregistrorik eraman ez duzun araberakoa izango da.

Bale al du Excel batek ondo antolatuta badaukat?

Gaur egun, teknikoki bai (nahiz eta oso hobetzeko modukoa den). Baina Errege Dekretu berriarekin, erregistroa digitala izan beharko du denbora-marka automatikoarekin eta trazabilitatearekin. Excel-ek ez du hori beteko.

Zer egin langile batek fitxatzea ukatzen badu?

Dokumentatu. Idatziz jakinarazi langileari fitxatu behar duela eta gorde komunikazio hori. Erregistratzeko betebeharra enpresarena da, baina langileak lagundu behar du.

Dagoeneko hemen lan egiten ez duten langileen erregistroak eskatu ahal dizkidate?

Bai, duela 4 urte baino gutxiago izan bazen. Horregatik garrantzitsua da langile ohien erregistroak gordetzea.

Ikuskaritzak nire sistemara zuzenean sartu ahal al du?

Errege Dekretu berriarekin (izapidean), Ikuskaritzak erregistro sistemetara urrunetik sartu ahal izatea aurreikusten da. Oraingoz, dokumentazioa eskatzen dizute eta zuk ematen diezu.

Zenbat irauten du ikuskaritza bat ebazten?

Aldakorra. Egun berean ebazten den bisita puntuala izan daiteke, edo dokumentazio gehigarria aportatuz gero edo alegazioak badaude asteak iraun ditzakeen prozesua.

Prestakuntzarik onena: sistema martxan izatea

Egia sinplea da: ikuskaritza baterako prestatzeko modurik onena ordutegi kontrol sistema on bat ohiko moduan martxan izatea da.

Ez da bezperan inprobisa dezakezun zerbait. Baina bai gaur 10 minutu baino gutxiagoan inplementa dezakezun zerbait.

Cleverfy-rekin:

• Erregistratu eta konfiguratu zure enpresa 10 minututan
• Zure langileek bihar fitxatzen hasiko dira
• Erregistro guztiak gordeta, trazagarriak, esportagarriak
• Indarrean dagoen legea betetzen duzu eta Errege Dekretu berrirako prest egongo zara

Hasi doan gaur — 14 eguneko proba, kreditu txartelik gabe.

Ez itxaron ikuskaritza iritsi arte. Betetzea erraza, azkarra eta merkea da. Ez betetzeak 7.500€ arte kosta diezazuke.

---

Lege-oharra: Artikulu honek informazio-izaera du eta ez du aholkularitza juridikoa osatzen. Adierazitako zigorrak indarrean dagoen LISOSi dagozkio. Lanaldiaren Erregistro Digitalaren Errege Dekretu berria izapide fasean dago argitalpen datan. Benetako ikuskaritza baten aurrean, kontsultatu lege profesional batekin.