Geokokapenarekin fitxatzea: Noiz, nola eta zergatik ezarri

Geokokapenarekin fitxatzea: noiz, nola eta zergatik ezarri

Geokokapenarekin fitxatzea funtsezko tresna bihurtu da bulegoatik kanpo lan egiten duten taldeak dituzten enpresentzat. Ibilbidean dauden saltzaileak, mantentze-teknikariak, banatzaileak, garbiketa-langileak zentro desberdinetan… Dozena bat egoera daude non jakin behar duzun non fitxatzen duten zure langileek, ez soilik noiz.

Baina geokokapenak ez du balio denon eta egoera guztietan. Espainiako legeria eta DBEOak muga argiak ezartzen dituzte. Gida honetan azaltzen dizugu noiz duen zentzua GPS fitxatzea ezartzeak, nola egin legea betez eta zein aukera teknologiko dauden.

Zer da geokokapenarekin fitxatzea?

Geokokapenarekin fitxatzea lanaldiaren erregistro-sistema bat da langileak bere sarrera edo irteera fitxatzen duen momentuan GPS koordenatu (kokapena) bat lotzen duena. Hau da, langile batek mugikorra edo gailu batetik fitxatzen duenean, sistemak ordua ez ezik, nondik egin duen ere erregistratzen du.

Bi modalitate nagusi daude:

Geokokapen puntuala (fitxatzean)

Sistemak kokapena fitxatzearen momentu zehatzean soilik erregistratzen du. Ez du jarraipen jarraitua egiten. Ohikoena eta pribatutasunarentzat gutxien inbaditzailea den aukera da.

Geokokapen jarraitua (tracking)

Sistemak langilearen kokapena lanaldiaren osoan zehar jarraitzen du. Aukera hau soilik oso egoera zehatzetan da legala non mugimendua lanaren funtsezko zatia den (garraioa, banaketa, etab.) eta alternatiba gutxiago inbaditzailerik ez dagoen.

Geobarra (geofencing)

Beste aldaera bat geobarra da: perimetro geografiko bat definitzen da (adibidez, bulego edo lantokiaren inguruko 200 metroko erradioa) eta langileak zona horretan dagoenean soilik fitxa dezake. Honek etxetik edo beste leku batetik fitxatze iruzurgileak saihesten ditu.

Noiz duen zentzua GPS fitxatzea ezartzea?

Enpresa guztiek ez dute geokokapena behar. Zure langile guztiak bulego beretik lan egiten badute, ziurrenik ez duzu behar. Baina badaude sektoreak eta egoerak non ia ezinbestekoa den.

Geokokapenak benetako balioa ekartzen duen sektoreak

• Eraikuntza eta obrak: Obra edo proiektu desberdinetara mugitzen diren langileak. Jakin behar duzu zein obran fitxatu duten kostuak esleitzeko eta presentzia egiaztatzeko.
• Garbiketa eta mantentze-zerbitzuak: Bezeroen hainbat zentroren artean txandakatzen diren taldeak. GPS fitxatzeak langileak kokapen zuzena zegoela berresten du.
• Saltzaileak eta ibilbideko salmentak: Bezeroak bisitatzen dituzten eta bulegoatik pasatzen ez diren langileak. Geokokapenak ez dagoen “kontrol bisuala” ordezkatzen du.
• Logistika eta garraio arina: Banatzaileak, mezulariak eta mugitzea lana duten gidariak.
• Laguntza teknikoa eta SAT: Konponketa edo instalazioetarako etxeetara edo enpreseetara joaten diren teknikariak.
• Lokal anitzeko ostalaritza: Talde bereko establezimendu desberdinetan lan egiten duten langileak.
• Telelana partziala: Langileak etxetik (eta ez hondartzatik) fitxatzen duela egiaztatu nahi duten enpresak telelana egiten duten egunetan.

Noiz EZ duen zentzurik

• Talde osoa bulegoan dagoenean bulego finkoa: Nahikoa da web, aplikazio edo kioskoko fitxatzea.
• Beti leku beretik lan egiten duten langileak: Geokokapenak ez du informazio erabilgarririk ekartzen.
• Helburu bakarra “zaintzea” denean: Justifikazio operatiborik ez badago, geokokapena gehiegizkoa eta legalki problematikoa izan daiteke.

Legala al da Espainian geokokapenarekin fitxatzea?

Bai, legala da, baina baldintza argiekin. Legaltasuna nola ezartzen den eta datu-babeserako araudiaren betetzearen araberakoa da.

Zer dioen Lanaldiaren Erregistroaren araudiak

Indarrean dagoen araudiak (34.9 art. ET, 2019) enpresa guztiak beren langileen lanaldia erregistratzera behartzen ditu, nahiz eta formatu digitala ez eskatu. Errege Dekretu berriak (izapidean) erregistroa digitala izatea eskatuko du, denbora-marka automatikoarekin eta aldaezinarekin. Legeak ez du behartzen geokokapena erabiltzera, baina ez du debekatzen ere. Justifikazio legitimoa badago enpresaburuak erabil dezakeen tresna gehiago bat da.

Zer dioten DBEOak eta LOPDGDDak

Hemen dago gakoa. Pertsona baten kokapena datu pertsonala da, Datuak Babesteko Erregelamendu Orokorrak (DBEO) eta Datu Pertsonalen Babeserako Lege Organikoak (LOPDGDD) babestua. Legalki erabiltzeko, enpresak hainbat baldintza bete behar ditu:

1. Lege-oinarri legitimoa: Kokapen-datuen tratamenduak lege-oinarri bat izan behar du. Ohikoena enpresaburuaren interes legitimoa da (DBEOren 6.1.f artikulua) lanaldiaren betetze kontrolatzeko, beti ere geokokapena beharrezkoa eta proportzionala dela frogatu bada.

2. Datuen minimizazio printzipioa: Soilik behar-beharrezkoak diren datuak jaso. Fitxatzean kokapena erregistratzearekin nahikoa bada, ezin duzu jarraipen jarraitua egin.

3. Langileari aldez aurreko informazioa: Langileari geokokapena aktibatu aurretik informatu behar zaio: zer datu jasotzen diren, zertarako, zenbat denbora kontserbatzen diren eta zeintzuk diren bere eskubideak.

4. Inpaktu-ebaluazioa (DEIA): Tratamenduak langileen eskubideentzat arrisku altua suposa dezakeenean, datu-babesen inpaktu-ebaluazio erlatiboa egitea gomendagarria da (eta batzuetan derrigorrezkoa).

5. Proportzionaltasuna: Neurria helburu bilatutarekiko proportzionala izan behar du. Mahaigain finkoan lan egiten duen bulegoko langile bati etengabe jarraitzea desproportzionatua litzateke (eta ziurrenik ilegala).

AEPDren gomendioak

Espainiako Datu Babeserako Agentziak (AEPD) irizpide argiak ezarri ditu:

• Jarraipen jarraitua soilik zentzuzkoa da mugimendua lanaren funtsezko zatia denean (banaketa, garraioa, ibiltari laguntza teknikoa).
• Tracking-a ez dago baimendua langileak puntu finkoan lan egiten duenean, bere kokapena modu etengabean jarraitzeko arrazoirik ez badago edo alternatiba gutxiago inbaditzaileak badaude.
• Enpresak kokapen-datuen enkriptatze, trazabilitate eta denborazko zigilatua bermatu behar ditu.
• Geokokapen-datuak modu seguruan kontserbatu eta jada beharrezkoak ez direnean ezabatu behar dira (lanaldiaren erregistroaren legeak eskatzen duen gutxienez 4 urteak errespetatuz).

Nola ezarri geokokapenarekin fitxatzea pausoz pauso

Geokokapenak zure enpresarentzat zentzua duela determinatu baduzu, hauek dira modu egokian ezartzeko pausoak:

1. Ebaluatu benetan behar duzun

Egin galdera hauek:

• Nire langileek zentro finkotik kanpo lan egiten al dute?
• Arrazoi operatibo edo fakturazio-arrazoiengatik jakin behar al dut nondik fitxatzen duten?
• Helburu bera betetzen duen alternatiba gutxiago inbaditzailerik ba al dago?

Lehen biei baietz eta hirugarrenari ezetz erantzuten badiezu, geokokapena justifikatuta dago.

2. Aukeratu geokokapen-mota egokia

ETE gehienentzat, geokokapen puntuala (fitxatzean soilik) edo geobarra baino gehiago nahikoa da. Jarraipen jarraituak soilik zentzua du garraio edo logistika enpresetan.

3. Informatu langileei

Funtzionalitatea aktibatu aurretik, komunikatu zure taldeari:

• Zein kokapen-datu jasoko diren (fitxatzean koordenatuak, ez jarraipen jarraitua).
• Zertarako erabiliko diren (fitxatze-lekua egiaztatu, lantoki-zentroagatik kostuak esleitu, etab.).
• Nola biltegiratzen diren eta zenbat denboraz.
• Zeintzuk diren bere eskubideak (sarbidea, zuzenketa, ezabaketa).

Sartu informazio hau barneko pribatutasun-politikan eta jaso jasotzeko agiria.

4. Eguneratu tratamendu-jardueren erregistroa

Dagoeneko tratamendu-jardueren erregistroa baduzu (DBEOk derrigortua), gehitu geokokapen-datuen tratamendua xehetasun guztiekin.

5. Konfiguratu fitxatze-softwarea

Cleverfy bezalako tresna batekin, geokokapena aktibatzea minutu gutxiko kontua da. Administratzaileak:

• Langile edo taldeko geokokapena aktibatu edo desaktibatu dezake.
• Lantokien inguruan geobarrak definitu ditzake.
• Zer informazio erregistratzen den konfiguratu dezake (koordenatuak, helbidea, zona).
• Kokapenarekin erregistroak txostenetan kontsultatu ditzake.

Dena fitxatze-sistema berean integratuta, aplikazio edo tresna gehigarririk behar izan gabe.

Zure taldearentzako geokokapenarekin fitxatzea behar al duzu? Probatu Cleverfy doan — 10 minututan konfiguratzen da eta geokokapena plan guztietan sartuta dago.

6. Aldizka berrikusi

Geokokapena ez da konfiguratu eta ahaztu beharreko zerbait. Aldizka berrikusi:

• Aktibatuta duten langile guztientzat oraindik beharrezkoa jarraitzen al du?
• Datuak dagokionean ezabatzen ari al dira?
• Langileren baten lan-egoera aldatu al da (adibidez, jada ez du kanpoan lan egiten)?

Pribatutasuna eta praktika onak: EZ beharko zenukeena egin

Geokokapena modu okerrean ezartzeak AEPDren zigorrak (milioika eurora iritsi daitezkeenak), lan-gatazkak eta zure taldearekiko mesfidantza sor ditzake. Hauek dira saihestu beharreko praktikak:

❌ Jarraipen jarraitua aktibatzea justifikaziorik gabe

Zure langileek beren lanaren funtsezko zati gisa mugitzen ez badira, jarraipen jarraitua desproportzionatua da. Erabili geokokapen puntuala edo geobarrak.

❌ Langileei ez informatzea

Aldez aurreko informazio falta arau-hausterik ohikoenetako bat da. Berariazko baimena behar ez duzun arren (interes legitimoan oinarritu zaitezke), bai informatu behar duzu.

❌ Kokapen-datuak deklaratu gabeko helburuetarako erabiltzea

Esan baduzu geokokapena fitxatze-lekua egiaztatzeko dela, ezin duzu gero mugiketa-denborak, zona bakoitzeko produktibitatea edo salmenta-ibilbideen kontrola kalkulatzeko erabili (ere informatu eta justifikatu ezean).

❌ Lan-ordutegiak eta pertsonalak ez bereiztea

Sistemak inoiz ez du langilearen kokapena bere lan-ordutegiaz kanpo erregistratu behar. Fitxatzeko mugikor pertsonala erabiltzen badu, aplikazioak GPSra fitxatze momentuan soilik sartu behar du.

❌ Gehiegizko baimenak dituzten aplikazioak instalatzera behartzea

Fitxatze-aplikazioak beharrezko baimenak soilik eskatu behar ditu: kokapena fitxatzean (ez atzeko planoan etengabe), kamera aurpegizko fitxatzea badago soilik, etab.

Zenbat kostatzen da geokokapenarekin fitxatzea?

Fitxatze-software gehienek geokokapena beren plan estandarretan sartzen dute, kostu gehigarririk gabe. Ez da GPS hardware edo gailu berezirik erosi behar: nahikoa da langileak mugikorretatik fitxatzea.

Cleverfy-rekin, geokokapena plan guztietan sartuta dago 1,50 €/erabiltzaile/hilean-etik aurrera. Hileko kuotez ahaztu nahi baduzu, Lifetime Deal-ak ere aukera ditzakezu (ordainketa bakarra 699 €-tik aurrera).

Hatz-markarekin edo RFID txartelarekin presentzia-kontroleko sistemekin (unitate bakoitzeko 200-500 €-tik aurrerako terminal fisikoak behar dituztenak) alderatuz, aplikazio bidezko GPS fitxatzea askoz ekonomikoagoa eta malguagoa da.

GPS fitxatzea vs. beste fitxatze-metodo batzuk: zein aukeratu?

Metodoa	Kostua	Mugikortasuna	Kokapen-zehaztasuna	Pribatutasuna	Aproposa honentzat
GPS aplikazioa	Baxua (softwarean sartuta)	✅ Osoa	✅ Altua	⚠️ DBEO kudeaketa behar du	Talde mugikorrak, telelana
Geobarra	Baxua (softwarean sartuta)	✅ Osoa	✅ Zonagatik	✅ Gutxiago inbaditzailea	Zentroko presentzia egiaztatzea
Web/nabigatzailea	Baxua	⚠️ Ordenagailuarekin soilik	❌ Kokapen gabe	✅ Altua	Bulegoak, telelana
Kiosko/tableta	Ertaina (gailua behar du)	❌ Finkoa	✅ Gailuagatik	✅ Altua	Lantoki-zentro finkoak
Terminal biometrikoa	Altua (hardwarea)	❌ Finkoa	✅ Gailuagatik	⚠️ Datu biometrikoa	Fabrikak, biltegiak
Chrome luzapena	Baxua	⚠️ Ordenagailuarekin soilik	❌ Kokapen gabe	✅ Altua	Mahaigaineko lana

ETE gehienentzako gomendioa metodoak konbinatzea da: web fitxatzea edo luzapena bulegotik lan egiten dutenentzat, eta mugitzen direnentzat GPSarekin aplikazioa.

Cleverfy-rekin metodo hauek guztiak erabil ditzakezu (weba, GPSarekin mugikorrerako aplikazioa, Chrome luzapena, kiosko modua) kostu gehigarririk gabe. Langile bakoitzak erosoen zaion moduan fitxatzen du. Erreserbatu doako demo bat eta 15 minututan erakutsiko dizugu.

Kasu praktikoak: nola erabiltzen duten geokokapena benetako enpresek

Garbiketa-enpresa (25 langile)

12 bulego-eraikinetan kontratuak dituen garbiketa-enpresa batek langileek esleitutako zentrora heltzen zirela egiaztatu behar zuen. Eraikin bakoitzaren inguruan geobarrak konfiguratu zituzten. Orain langileak iristean aplikaziotik fitxatzen du eta sistemak automatikoki kokapen zuzena dagoela berresten du. Kudeatzaileak denbora errealean ikusten du nork fitxatu duen zentro bakoitzean deirik egin gabe.

Erreformak enpresa (8 langile)

Egunero obra desberdinetara joaten diren operarioak dituen erreforma-negozio txiki bat. Geokokapen puntuala aktibatu zuten: sarrera eta irteera fitxatzean, sistemak koordenatuak erregistratzen ditu. Honek obra bakoitzean pertsona bakoitzak lan egin duena eta proiektu bakoitzari zenbat ordu eskaini zaizkion jakitea ahalbidetzen die, zuzen aurrekontuak egiteko funtsezkoa.

Telelana hibrido duen aholkularitza (15 langile)

Astean 3 egun telelana ahalbidetzen duen aholkularitza batek langileek etxetik edo bulegoatik fitxatzen zutela (eta ez beste leku batetik) egiaztatu nahi zuen. Bulegoarentzako geobarra aukerakoak konfiguratu zituzten eta telelan-egunetarako geokokapen puntuala aktibatuta utzi zuten. Jarraipen jarraiturik gabe, nondik fitxatu den soilik erregistratuz.

Maiz egiten diren galderak (FAQ)

Lanean geokokapenarekin fitxatzera behartzen nindezakete?

Bai, enpresak justifikazio legitimoa badu (adibidez, zentro finkotik kanpo lan egiten duzu) eta aldez aurretik informatzeko betebeharra bete badu. Ez du zure berariazko baimena behar, baina lege-oinarri baliozkoa egon behar du eta neurria proportzionala izan behar du.

Enpresak nire kokapena jarraipen egin dezake lan-ordutegiaz kanpo?

Ez. Geokokapena lanaldiaren barruan soilik aktibatu daiteke eta, modalitate puntualean, fitxatze momentuan soilik. Langile bati bere ordutegiaz kanpo jarraitzea DBEOaren arau-hauste larri bat da.

Zer gertatzen da espero zenetik kokapen desberdin batetik fitxatzen badut?

Zure enpresaren politikaren araberakoa da. Sistemak benetako kokapena erregistratuko du, eta kudeatzaileak fitxatzea ohiko lekutik desberdin batetik egin zela ikusiko du. Honek langilearekin berrikusteko gorabehera bat sor dezake.

Geokokapenak mugikorraren bateria asko kontsumitzen al du?

Geokokapen puntualak (fitxatzean soilik) bateriarekiko inpaktu minimoa du, GPSra segundo batzuez soilik sartzen delako. Jarraipen jarraituak bai bateria gehiago kontsumi dezake, baina ez da fitxatzerako ohiko modalitatea.

Derrigorrezkoa al da geokokapena erabiltzea lanaldiaren erregistroaren legea betetzeko?

Ez. Legeak denbora-marka automatikoarekin erregistro digitala eskatzen du, baina ez du geokokapena sartu behar denik zehazten. Beren ezaugarri operatiboengatik behar duten enpresa batzuentzako aukera-funtzionalitate bat da.

Zein isun jaso ditzake nire enpresak geokokapena gaizki erabiltzeagatik?

DBEOa urratzeagatik zigorrak 20 milioi eurora edo urteko fakturazio globalaren %4ra iritsi daitezke. Praktikan, AEPDk milaka eurotik ehunka milakora bitarteko isunak jartzen ditu, larritasunaren arabera. Geokokapena langileei informatu gabe edo justifikazio legitimorik gabe erabiltzea arau-hauste ohikoenak dira.

Ondorioa: geokokapena tresna erabilgarria da, baina ez unibertsala

Geokokapenarekin fitxatzea funtzionalitate indartsu bat da talde mugikorrak, lantoki-zentro anitz edo telelan-politikak dituzten enpresentzat. Baina ez da enpresa guztientzat ezta egoera guztietan ere.

Gakoa hemen dago:

1. Ebaluatu benetan behar duzun (zure langileek mugitzen al dute?).
2. Aukeratu modalitate egokia (puntuala, geobarra edo jarraitua).
3. Bete pribatutasun-araudia (informatu, minimizatu, proportzionatu).
4. Erabili zailtasun teknikorik gabe errazten duen softwarea.

Zure enpresarako geokokapenarekin fitxatzea behar baduzu, Cleverfy-k bere plan guztietan sartzen du, minututan konfiguratzen da eta Espainiako araudia %100 betetzen du. 1,50 €/erabiltzaile/hilean-etik aurrera, iraupenik eta kontraturik gabe.

Sortu zure kontua doan edo erreserbatu demo pertsonalizatua ekintzan ikusteko.