Excel vs software digitala lanaldiaren erregistrorako: Zein aukeratu?

Excel vs software digitala: ordutegi-kontrolaren eztabaida handia

Zintzoak izan gaitezen: Excel ziurrenik munduko enpresa-eremuan gehien erabiltzen den tresna da. Aurrekontuetatik inbentarioetara, nork sortu zuen inork ez dakien 8 urteko fitxategi misteriotsu horretatik pasatuz. Eta denbora luzez, ETE askorentzako aukera gogokoena izan da lanaldiaren erregistroa eramateko.

Baina Lanaldiaren Erregistro Digitalaren Errege Dekretu berriarekin (gaur egun izapidean), arauak aldatuko dira. Excel jada ez da nahikoa izango ordutegi-kontrolerako sistema nagusi gisa. Eta zorrotza badirudi ere, azalpen logiko bat du — eta uste baino errazagoa den irtenbide bat.

Artikulu honetan Excel eta software digital espezializatuaren arteko konparaketa zintzoa egiten dugu, zure enpresarako erabaki onena har dezazun.

Nola erabiltzen da Excel lanaldiaren erregistrorako?

Konparaketara sartu aurretik, ikus dezagun Excel erabiltzen duten enpresa gehienek nola egiten duten:

1. Partekatutako txantiloia: izena, data, sarrera ordua, irteera ordua eta oharretarako zutabeak dituen kalkulu-orria.
2. Eskuzko betetzea: langile bakoitzak (edo arduradunak) datuak eskuz sartzen ditu.
3. Tokiko edo hodeiko biltegiratzea: fitxategia enpresaren zerbitzarian, Google Drive-n edo OneDrive-n gordetzen da.
4. Eskuzko txostenak: norbaitek laburpen bat behar duenean, formulak sortu, datuak iragazi eta grafikoak eskuz sortu behar dira.

Funtzionatzen al du? Bai, oinarrizko moduan. Araudia berria betetzen al du? Ez.

Konparaketa: Excel vs Software digitala

Goazen puntuz puntu, apaindurik gabe:

Denbora-marka

• Excel: Ordua langileak eskuz idazten du. Ez dago zuzena den edo datua benetan noiz sartu zen bermerik.
• Software digitala: Denbora-marka automatikoki sortzen da fitxatze momentuan. Objektiboa eta aldaezina da.

Iritzia: Softwareak goleadaz irabazten du. Denbora-marka automatikoa Errege Dekretuaren oinarrizko baldintzetako bat da.

Aldaketen trazabilitatea

• Excel: Sarbidea duen edonork gelaxka bat aldatu dezake arrastorik utzi gabe. Google Sheets-eko bertsio-historiarekin ere, erraza da galtzea nork aldatu zuen zer eta zergatik.
• Software digitala: Aldaketa bakoitza data, ordu, erabiltzaile eta arrazoiarekin erregistratuta geratzen da. Jatorrizko erregistroa beti kontserbatzen da.

Iritzia: Excel-ek ez du benetako trazabilitaterik. Software digitalak bai. Hau lege-baldintza da, ez lehentasun bat.

Ikuskatzaritzarako urruneko sarbidea

• Excel: Ikuskatzaile batek erregistroak eskatzen badizu, fitxategia bilatu, esportatu, emailez bidali behar dituzu… eta erregutzen eguneratuta egotea.
• Software digitala: Ikuskatzaileak datuetara urrunetik eta berehala sar daiteke. Dena zentralizatuta eta denbora errealean eskuragarri dago.

Iritzia: Errege Dekretu berriak berehala urruneko sarbidea eskatuko du. Excel-ekin ezin duzu bermatu.

Langileen fitxatzea

• Excel: Langileak fitxategia ireki, bere errenkada bilatu, ordua idatzi behar du… Batzuek ahazten dute, beste batzuek egunaren amaieran “memoriatik” egiten dute. Ez dago momentu zuzena egin zuela egiaztatzeko modurik.
• Software digitala: Aplikazioan ukaldi bat, nabigatzailean klik bat edo kioskotik pasatzea. Fitxatzea 2 segundotan geokokapen aukerazkoarekin.

Iritzia: Excel-ekin, fitxatzea langilearen diziplinaren menpekoa da. Softwarearekin, automatikoa eta egiaztagarria da.

Atsedenen eta aparteko orduen erregistroa

• Excel: Zutabeak gehitu ditzakezu, baina dena eskuzkoa da. Aparteko orduak kalkulatzeak formula konplexuak behar ditu eta akats arriskuak.
• Software digitala: Atsedenaldiak botoi batekin erregistratzen dira. Aparteko orduak automatikoki kalkulatzen dira konfiguratutako ordutegiari dagokionez.

Iritzia: Excel-ek egin dezake, baina askoz ahalegin eta akats-marjin handiagoarekin.

Telelanaren kudeaketa

• Excel: Nola jakiten du zure Excel-ek langilea etxetik edo bulegoatik lanean ari den? Ez daki. Ondo apuntatzen duela fidatu behar duzu.
• Software digitala: Sistemak automatikoki bereizten du aurkezpenezko eta urruneko fitxatzearen artean, eta kokapena egiaztatzeko geokokapena barne izan dezake.

Iritzia: Lan hibrido garaian, Excel motz gelditzen da.

Txostenak eta estatistikak

• Excel: Formulak, taula dinamikoak eta grafikoak eskuz sortu behar dituzu. Txosten bakoitza berezko proiektu bat da.
• Software digitala: Txosten automatikoak langile, departamentu, lantoki-zentro, aldi bakoitzeko… klik batekin.

Iritzia: Taula dinamikoak egiten orduak pasatzea gustatzen bazaizu, Excel zure laguna da. 5 segundotan prest izatea nahiago baduzu, softwareak irabazten du.

Kostua

• Excel: “Doakoa” (Office lizentzia baduzu edo Google Sheets erabiltzen baduzu). Baina mantentzeko, berrikusteko eta akatsak zuzentzeko inbertitzen duzun denborak ezkutuko kostu bat du.
• Software digitala: 1,50 €/erabiltzaile/hilean-etik aurrera. 10 langileko enpresa batentzat, 15 €/hilean dira.

Iritzia: Excel merkeagoa dirudi, baina mantentzeko denbora eta isunen arriskua gehitzen dituzunean, garestiagoa ateratzen da. Askoz garestiagoa.

Laburpen-taula

Irizpidea	Excel	Software digitala
Denbora-marka automatikoa	❌ Ez	✅ Bai
Trazabilitatea	❌ Benetakoa ez	✅ Osoa
Ikuskatzaritzarako urruneko sarbidea	❌ Zuzena ez	✅ Berehalakoa
Fitxatze azkarra	❌ Eskuzkoa	✅ Klik/ukaldi bat
Atsedenaldiak eta aparteko orduak	⚠️ Eskuzkoa	✅ Automatikoa
Telelana	❌ Kontrolik gabe	✅ Bereizia
Txostenak	⚠️ Eskuzkoak	✅ Automatikoak
Kostu zuzena	✅ Baxua	✅ 1,50€/erabiltzailetik aurrera
Errege Dekretua betetzen du	❌ Ez	✅ Bai

Orduan, Excel-ek ez du ezertarako balio?

Balio du, baina ez sistema nagusi gisa. Errege Dekretuak aurreikusten du sistema digitalek huts egin dezaketela (zerbitzariaren erorketa, internet moztea, akats teknikoa), eta enpresek ordezko eskuzko prozedura bat izatea eskatzen du egoera hauetarako.

Hor du Excel-ek bere lekua: larrialdietarako B plan gisa.

Ideia erraza da:

1. Sistema nagusia: Ordutegi-kontroleko software digitala (denboraren %99an erabiltzen duzuna).
2. Kontingentzia-plana: Excel txantiloia edo paperezko formularioa sistema digitala eskuragarri ez dagoenean.
3. Erregularizazioa: Sistema digitala berreskuratzen denean, kontingentzia-aldiko datuak sistema digitalera pasatzen dira.

Beraz, ez ezabatu zure Excel txantiloia. Gorde, eguneratu eta eskura izan. Baina ez erabili zure ohiko metodo gisa.

Cleverfy-n, adibidez, eskuzko erregistroak sistema digitalera inporta ditzakezu kontingentzia baten ondoren dena zentralizatuta gera dadin.

Noiz da Excel-etik softwarera aldatzeko momentua?

Oraindik Excel sistema nagusi gisa erabiltzen baduzu, erantzun laburra da: orain. Baina konbentzimentu gehiago behar baduzu, hauek dira Excel-en ahalmena gainditu duzula adierazten duten seinale argiak:

1. 5 langile baino gehiago dituzu

2-3 pertsonekin, kalkulu-orri bat kudeagarria da. 5 edo gehiagorekin, eskuzko kudeaketa etengabeko buruhaustea bihurtzen da: ahanzteak, akatsak, bikoiztuak, bertsio zaharkituak…

2. Telelaneko langileak dituzu

Zure taldearen parte bat etxetik lan egiten badu, aurkezpenezko eta urruneko fitxatzearen artean bereizten duen sistema bat behar duzu. Excel-ek ezin du hori modu fidagarrian egin.

3. Hilean 30 minutu baino gehiago eskaintzen diozu ordutegi-kontrolari

Zu (edo zure taldeko norbait) Excel-a berrikusi, zuzendu eta txostenak sortzen ari bazara, denbora horrek kostua du. Softwareak hori guztia automatizatzen du.

4. Ikuskapen bat izan duzu (edo beldur zara)

Lan Ikuskatzaritza zure atera jotzen badu eta zure erregistro-sistema Google Drive-ko Excel partekatua bada, arazo bat izango duzu. Software digitalak dena ordenatuta eta irisgarri dagoelako lasaitasuna ematen dizu.

5. Legeak eskatzen du

Hau da azken argudioa: Errege Dekretu berriak erregistro digitala eskatuko du. Ez da gomendio bat, lege-betebehar bat izango da. Eta ez-betetzeagatik isunak indarrean dagoen LISOSaren arabera 7.500 €-ra iritsi daitezke arau-hauste larrietan.

Excel-etik software digitalera nola egin trantsizioa

Jauzia ematea erabaki baduzu, hauek dira pausoak:

1. Aukeratu zure softwarea

Bilatu konfiguratzeko erraza, ekonomikoa eta lege-baldintza guztiak betetzen dituen tresna bat. Cleverfy bereziki ETEentzat diseinatuta dago: 10 minututan konfigurazioa, 1,50 €/erabiltzaile/hilean-etik aurrera eta iraupen-kontraturik gabe.

2. Konfiguratu zure enpresa

Erregistratu zure enpresa, gehitu lantoki-zentroak eta konfiguratu ordutegiak. Cleverfy-rekin 10 minutu baino gutxiagotan prest izan dezakezu.

3. Inportatu datu historikoak (beharrezkoa bada)

Kontserbatu nahi dituzun Excel-eko lanaldiaren erregistroak badituzu, software askok inportatzea ahalbidetzen dute. Horrela historikoa zentralizatuta mantentzen duzu.

4. Gonbidatu zure langileak

Bidali gonbidapenak emailez. Langile bakoitzak bere kontua aktibatzen du eta berehala fitxatzen has daiteke.

5. Komunikatu aldaketa

Azaldu zure taldeari sistema berri bat erabiliko duzuela, nola funtzionatzen duen eta noiztik aurrera. Email bat + demo azkar bat nahikoa da.

6. Gorde zure Excel txantiloia B plan gisa

Ez bota. Eguneratu eremu zuzenekin (izena, data, sarrera ordua, irteera ordua, atsedenaldiak, oharrak) eta larrialdietarako eskuragarri utzi.

Aldatu ezaren benetako kostua

Enpresaburu askok uste dute Excel “doakoa” dela eta softwarea beharrezkoa ez den gastua dela. Baina egin ditzagun kontuak:

Excel-en kostua (ezkutukoa):

• Eskuzko kudeaketari eskainitako denbora: ~2-4 ordu/hilean = 50-100 €/hilean lan-kostuan
• Ikuskapenagatik isun-arriskua: 751-7.500 € (arau-hauste larria)
• Datu okerrengatik nominetako akatsak: aldakorra
• Erregistro zalantzen inguruko langileekiko estresa eta eztabaidak: kalkulaezina

Software digitalaren kostua:

• Cleverfy: 1,50 €/erabiltzaile/hilean-etik aurrera = 10 langilerentzat 15 €/hilean
• Edo ordainketa bakarra (Lifetime Deal): 699 € 10 langile arteko (kuotarik inoiz berriro gabe)

Ekuazioa erraza da: hilean 15 € ordaintzen dituzu lege-lasaitasuna, automatizazioa eta denbora-aurrezpena izateko, edo milaka euro arriskuan jartzen dituzu zigorrak eta eskuzko lanorduak.

Ekintzan ikusi nahi duzu? Erreserbatu Cleverfy-ren doako demo bat eta 15 minututan nola funtzionatzen duen erakutsiko dizugu.

Maiz egiten diren galderak (FAQ)

Legala al da Excel erabiltzea lanaldiaren erregistrorako 2026an?

Sistema nagusi gisa, ez. Errege Dekretu berriak denbora-marka automatikoa, aldaketen trazabilitatea eta urruneko sarbidea duen erregistro digitala eskatuko du, Excel-ek betetzen ez dituen baldintzak. Hala ere, sistema digitala huts egiten duenean eskuzko kontingentzia-plan gisa erabil dezakezu.

Zein da Excel eta Google Sheets-en arteko aldea ordutegi-kontrolerako?

Lege-terminoetan, garrantzitsua ez. Biak dira benetako denbora-marka automatikorik edo trazabilitaterik gabeko kalkulu-orriak. Google Sheets-ek bertsio-historia du, baina legeak eskatzen dituen aldaezintasun estandarrak ez ditu betetzen.

Excel erabil dezaket software digitala ezartzen dudan bitartean?

Bai, aldi baterako neurri gisa. Baina ez luzatu beharrik gabe. Cleverfy bezalako software batera trantsizioak egun bat baino gutxiago behar du, beraz ez dago atzeratzeko aitzakiarik.

Zenbat kostatzen da lanaldiaren erregistro-softwarea?

Erabiltzaile eta hileko 1,50 €-tik aurrera. 10 langileko enpresa batentzat, 15 €/hilean dira Cleverfy-rekin. Ordainketa bakarreko aukerak (Lifetime Deal) ere badaude 699 €-tik aurrera.

Zaila al da Excel-etik software digitalera migratzea?

Ez. Software gehienek Excel-etik datuak inportatzea ahalbidetzen dute eta hasierako konfigurazioak 10 minutu baino gutxiago behar ditu. Zure langileek aplikazioa deskargatu edo nabigatzailetik sartu behar dute soilik.

Zer gertatzen da Excel-en ditudan erregistro zaharrekin?

4 urtez kontserbatu behar dituzu. Ideala da software digitalera inportatzea dena zentralizatuta izateko, edo Excel fitxategiak artxibatuta eta irisgarri mantentzea osagarri gisa.

Excel balio du eskuzko kontingentzia-plan gisa?

Bai. Egia esan, sistema digitala aldi baterako eskuragarri ez dagoenean sistema alternatibo gisa aukera onenetako bat da. Mantendu eguneratutako txantiloi bat eta larrialdietan erabiltzeko prest.

Ondorioa: Excel-ek bere momentua izan zuen

Excel ETEentzat aliatu handia izan da urtetan. Baina 2026ko lanaldiaren erregistrorako, jada ez da nahikoa. Legeak gehiago eskatzen du, eta ez betetzearen ondorioak larriak dira.

Albiste ona: aldaketa erraza, azkarra eta merkea da. Cleverfy bezalako softwareak legea betetzea, denbora aurreztea eta kalkulu-orriez ahaztea ahalbidetzen dizu. Dena 1,50 €/erabiltzaile/hilean-etik aurrera, 10 minututan konfigurazioarekin eta iraupenik gabe.

Zure Excel lasai erretiratu daiteke — larrialdietarako B plan gisa, benetan distira egiten duen lekuan.

Hasi doan Cleverfy-rekin →