Termes i Condicions del Servei i Contracte de Tractament (DPA)

PART I. TERMES I CONDICIONS D'ÚS

1. Naturalesa del Servei i Relació B2B

Cleverfy és una plataforma SaaS (Software as a Service) de control horari i gestió de recursos humans. La contractació de Cleverfy està dirigida exclusivament a empreses, professionals i autònoms en el marc de la seua activitat comercial o empresarial (relació B2B). Per tant, no és d'aplicació la normativa de defensa dels consumidors i usuaris, incloent-hi el dret de desistiment.

2. Capacitat i Representació Legal

La persona que accepta estos Termes i Condicions en nom del Client declara i garantix que actua com a representant legal degudament autoritzat, amb capacitat suficient per a vincular jurídicament l'empresa o organització a la qual representa. El Client assumix plena responsabilitat per les accions d'este representant.

3. Registre, Credencials i Seguretat

El Client és l'únic responsable de mantindre la confidencialitat de les contrasenyes i comptes d'administrador del seu espai a Cleverfy. Qualsevol acció realitzada baix les credencials del Client es presumirà autoritzada per este. El Client haurà de notificar immediatament a Cleverfy qualsevol ús no autoritzat dels seus comptes.

Cleverfy es reserva el dret a bloquejar temporalment comptes quan existisquen indicis fundats que les credencials han sigut compromeses, amb la finalitat de protegir la integritat de la plataforma i les dades de tots els usuaris.

4. Condicions dels Plans, Pagaments i "Lifetime Deal"

• Prova Gratuïta: S'oferixen 14 dies de prova. Finalitzat el termini, caldrà la contractació d'un pla. Es podran avaluar extensions baix petició expressa. Les dades introduïdes durant el període de prova es conservaran únicament si el Client contracta un pla de pagament; en cas contrari, seran eliminades transcorreguts 30 dies des de la finalització del període de prova.
• Model de Subscripció (Basic i Pro): El cost es calcula per empleat actiu al mes. Es cobrarà per avançat (mensualment o anualment amb un 20% de descompte). No es realitzaran reemborsaments per períodes no utilitzats.
• Lifetime Deal (LTD): Atorga accés a les funcionalitats del Pla Pro mitjançant un pagament únic durant tota la vida útil del producte Cleverfy. Inclou suport premium (resposta en 4h) els primers 12 mesos; posteriorment, el suport serà l'estàndard (24h). En cas de cessament de negoci, s'avisarà amb 60 dies d'antelació per a l'exportació de dades.
• Impagaments: En cas d'impagament, Cleverfy notificarà el Client. Després de 5 dies naturals sense regularització, se suspendrà l'accés. Les dades romandran bloquejades 30 dies abans de la resolució definitiva del contracte.

5. Cancel·lació i Resolució del Contracte

El Client podrà cancel·lar la seua subscripció en qualsevol moment des del tauler d'administració del seu compte. La cancel·lació tindrà efecte en finalitzar el període de facturació en curs, mantenint-se l'accés fins a eixa data. No es realitzaran reemborsaments pel període restant.

Després de la cancel·lació, el Client disposarà d'un termini de 30 dies naturals per a exportar totes les seues dades. Transcorregut este termini, s'aplicarà el procediment de conservació i bloqueig descrit a la Part II, secció 7.

Cleverfy es reserva el dret a resoldre el contracte de forma immediata en cas d'ús fraudulent del servei, vulneració d'estes condicions o activitats que comprometen la seguretat de la plataforma, amb notificació prèvia al Client.

6. Modificacions del Servei i Tarifes

Cleverfy es reserva el dret a modificar les tarifes o les presents condicions. Qualsevol canvi serà notificat a l'administrador del compte amb almenys 30 dies d'antelació. Si el Client no accepta les noves condicions, podrà cancel·lar la seua subscripció abans que entren en vigor.

7. Garanties i Disponibilitat (SLA)

• Cleverfy garantix una disponibilitat del servei del 99,5% anual, excloent manteniments programats (notificats prèviament), causes de força major, o fallades en proveïdors d'infraestructura de tercers.
• Cleverfy no actua com a assessor laboral. El compliment de l'Estatut dels Treballadors i convenis col·lectius recau exclusivament sobre el Client.

8. Força Major

Cap de les parts serà responsable per retards o incompliments derivats de causes fora del seu control raonable, incloent-hi però no limitant-se a: desastres naturals, pandèmies, conflictes bèl·lics, actes de terrorisme, fallades generalitzades d'Internet o telecomunicacions, accions governamentals, o fallades de proveïdors d'infraestructura de tercers. La part afectada notificarà l'altra en el menor termini possible i farà esforços raonables per a reprendre el servei.

9. Comunicacions Electròniques

Comunicacions de servei: El Client accepta que Cleverfy li remeta comunicacions relatives al servei (notificacions de canvis en les condicions, alertes de seguretat, bretxes de dades, manteniments programats i avisos operatius) a l'adreça de correu electrònic de l'administrador del compte. Estes comunicacions no tenen caràcter comercial, són necessàries per a la correcta execució del contracte i no es poden desactivar.

Comunicacions de producte: A l'empara de l'article 21.2 de la Llei 34/2002 de Serveis de la Societat de la Informació (LSSI), i en el marc de la relació contractual existent, Cleverfy podrà remetre al Client comunicacions relatives a l'adopció i ús òptim del servei, incloent-hi: consells d'onboarding, millors pràctiques, avisos relacionats amb l'estat del seu període de prova o subscripció, i novetats de funcionalitats rellevants per al seu pla. El Client podrà oposar-se a la recepció d'estes comunicacions en qualsevol moment enviant un correu a info@cleverfy.es.

10. Llicència d'Ús

Cleverfy atorga al Client una llicència d'ús no exclusiva, intransferible i revocable per a accedir i utilitzar la plataforma durant la vigència de la subscripció, exclusivament per al seu ús intern empresarial. En cap cas esta llicència podrà interpretar-se com una cessió o venda del programari. El Client no podrà sublicenciar, revendre ni posar a disposició de tercers l'accés a la plataforma.

11. Usos Prohibits

El Client es compromet a no:

• Realitzar enginyeria inversa, descompilar o desassemblar el programari de Cleverfy.
• Compartir credencials d'accés amb tercers aliens a l'organització del Client.
• Utilitzar el servei per a fins il·legals, fraudulents o contraris a la bona fe.
• Introduir virus, malware o qualsevol codi maliciós a la plataforma.
• Intentar accedir a dades d'altres clients o a àrees restringides del sistema.
• Utilitzar el servei de manera que comprometa la seua disponibilitat, seguretat o rendiment per a altres usuaris.

12. Propietat Intel·lectual i Ús de Marques

Cleverfy reté la titularitat exclusiva sobre el codi, disseny, algoritmes i marca del programari. El Client conserva tots els drets sobre les dades introduïdes. El Client autoritza Cleverfy a utilitzar el seu logotip o nom comercial com a referència corporativa (Casos d'Èxit), i pot revocar este permís en qualsevol moment mitjançant comunicació per escrit.

13. Limitació de Responsabilitat

Excepte en casos de dol o negligència greu, la responsabilitat màxima acumulada de Cleverfy per qualsevol reclamació derivada de l'ús del servei es limitarà estrictament als imports abonats pel Client durant els 6 mesos anteriors a l'esdeveniment causant del dany.

14. Nul·litat Parcial i Jurisdicció

Si alguna clàusula fora declarada nul·la, la resta del contracte mantindrà la seua plena vigència. Les parts se sotmeten als Jutjats i Tribunals de la ciutat de Barcelona, amb renúncia expressa a qualsevol altre fur, aplicant la legislació espanyola.

PART II. CONTRACTE D'ENCARREGAT DEL TRACTAMENT (DPA)

Este Annex dona compliment a les exigències de l'Article 28 del Reglament (UE) 2016/679 (RGPD) i la LOPDGDD 3/2018.

1. Objecte, Naturalesa i Tipologia de Dades

Cleverfy (Encarregat) tractarà dades per compte del Client (Responsable) exclusivament per a proporcionar el servei SaaS.

• Dades tractades:
  • Identificatives: nom, cognoms, email, DNI/NIF, data d'alta, fotografia de perfil (opcional).
  • Organitzatives: departament, centre de treball, rol, modalitat presencial/remot i percentatge de teletreball.
  • Registres de jornada: hora d'entrada, eixida, pauses, mode de treball i classificació d'hores (ordinàries, extraordinàries, complementàries, nocturnes i festives).
  • Temps d'espera i disposició: tipus, hora inici/fi, durada i observacions.
  • Mesures de flexibilitat i conciliació: tipus de mesura, motiu i període d'aplicació.
  • Absències: sol·licituds, saldos (dies acumulats, usats, reservats), documents justificants adjunts.
  • Historial de modificacions: sol·licitant, aprovador, valors originals i modificats, estat de la sol·licitud.
  • Geolocalització: només baix activació expressa per l'administrador; la ubicació es captura únicament en l'instant del fitxatge i no es realitza seguiment continu de la posició del treballador.
  • Dades tècniques: identificadors de dispositius mòbils, subscripcions de notificacions push i PIN de fitxatge en mode quiosc.
• Deure de Confidencialitat: Cleverfy garantix que totes les persones autoritzades per a tractar les dades personals (empleats, col·laboradors) han signat acords vinculants de confidencialitat.

2. Sub-encarregats Autoritzats i Canvis

El Client autoritza de forma general la subcontractació dels següents proveïdors:

• Amazon Data Services Spain, S.L. (Allotjament - Regió Espanya).
• Amazon Web Services EMEA SARL (Emails transaccionals).
• Crisp IM SARL (Suport tècnic).
• Stripe Payments Europe, Ltd. (Processament de pagaments).
• Google Ireland Ltd. (Analítica d'ús).

Canvis: Cleverfy informarà el Client de qualsevol incorporació o substitució de sub-encarregats amb 15 dies d'antelació. El Client podrà oposar-se per motius justificats de protecció de dades. Si no és possible resoldre l'objecció, el Client podrà resoldre el contracte.

3. Transferències Internacionals

Les dades principals s'allotgen a l'EEE (Espanya). Si l'operativa d'algun sub-encarregat (p. ex. suport global) implicàs transferències fora de l'Espai Econòmic Europeu, Cleverfy garantix que es realitzaran emparades en el Data Privacy Framework o mitjançant la signatura de les Clàusules Contractuals Tipus (CCT) de la Comissió Europea.

4. Mesures de Seguretat i Auditories

• Seguretat: Xifrat de dades en trànsit (TLS) i repòs, aïllament d'entorns i còpies de seguretat recurrents.
• Auditories: A petició del Client, Cleverfy posarà a la seua disposició la informació necessària per a demostrar el compliment de les seues obligacions. Si el Client requerira una auditoria presencial o tècnica de tercers, els costos aniran a càrrec del Client i es planificarà per a no interrompre les operacions normals de Cleverfy.

5. Notificació de Bretxes de Seguretat

Cleverfy notificarà al Responsable qualsevol violació de la seguretat de les dades personals sense dilació indeguda i, en qualsevol cas, abans del termini màxim de 48 hores després de tindre'n coneixement. La notificació inclourà la naturalesa de la bretxa, categories de dades afectades i mesures correctores aplicades.

6. Assistència i Drets dels Interessats

Atés que la plataforma compta amb ferramentes d'autogestió, el Client atendrà directament les peticions dels seus empleats. Si Cleverfy rep una sol·licitud directa d'un empleat (dret d'accés, supressió, etc.), la derivarà al Client a la major brevetat, sense respondre-la directament.

7. Destí de les Dades (Conservació i Bloqueig)

En finalitzar la relació contractual:

1. El Client podrà exportar tots els seus registres.
2. Posteriorment, Cleverfy mantindrà les dades bloquejades durant un període de 4 anys, en estricte compliment del període de prescripció d'infraccions laborals de la normativa espanyola (LISOS).
3. Durant el bloqueig, les dades només estaran a disposició de Jutges, Tribunals o Administracions Públiques (Inspecció de Treball). Superat el termini, es procedirà al seu esborrat irrecuperable.

Última actualització: 26 de febrer de 2026