Inspecció de Treball i Control Horari: Com Preparar-te

📌 En resum: La Inspecció de Treball pot presentar-se sense avís previ. Revisaran que tingues registre de jornada de tots els empleats, accessible i conservat 4 anys. Les sancions van de 70€ a 7.500€. La millor forma de preparar-te: tindre un sistema digital funcionant abans que arriben.

T’ha arribat una inspecció (o vols estar preparat)

Hi ha dos tipus de persones que lligen este article:

1. Les que acaben de rebre un avís d’inspecció i busquen desesperadament què fer
2. Les que volen preparar-se abans que les enxampe desprevingudes

Siga quin siga el teu cas, ací tens tot el que necessites saber sobre què revisa la Inspecció de Treball en matèria de control horari, quina documentació has de tindre llesta i com complir encara que comences des de zero.

Què revisa la Inspecció de Treball?

Quan la Inspecció de Treball visita la teua empresa per a verificar el compliment del registre de jornada, comprova el següent:

1. Que existisca un registre de jornada

El primer i més bàsic: portes algun tipus de registre de les hores que treballen els teus empleats? Si la resposta és “no” o “més o menys”, tens un problema.

2. Que incloga l’obligatori

El registre ha d’incloure:

• Hora d’entrada de cada empleat, cada dia
• Hora d’eixida de cada empleat, cada dia
• Pauses (especialment important per a jornades de més de 6 hores)
• Identificació del treballador (qui és cada registre)
• Data de cada registre

3. Que estiga accessible

Els registres han d’estar disponibles per a consulta. No val “ho tinc a casa” o “me l’ha d’enviar el meu gestor”. Has de poder mostrar-los en el moment.

4. Que es conserven 4 anys

La llei exigix conservar els registres durant un mínim de 4 anys. Si et demanen els registres de fa 3 anys, has de poder mostrar-los.

5. Que els empleats tinguen accés

Els teus empleats han de poder consultar els seus propis registres. Si els pregunten “pot veure el seu registre d’hores?” i la resposta és “no sé com”, és un problema.

6. Que els representants legals tinguen accés

Si la teua empresa té comité d’empresa o delegats de personal, ells també han de tindre accés als registres (normalment a dades agregades, no individuals).

Què NO complix la llei (encara que cregues que sí)

El quadern de signatures “quan se’n recorden”

Un quadern on els empleats apunten la seua hora… quan se’n recorden, sense supervisió, omplint diversos dies alhora. No té validesa perquè:

• No hi ha garantia que l’hora siga real
• Es pot omplir a posteriori
• No hi ha traçabilitat

El full Excel que ningú actualitza

Similar al quadern, però en digital. Si qualsevol pot modificar les dades sense deixar rastre, no servix.

El “ací tots sabem a quina hora entrem”

La confiança està molt bé, però no és un sistema de registre. La llei exigix documentació, no bones intencions.

El rellotge de fitxar de fa 20 anys

Si tens un rellotge de fitxar antic que imprimix en targetes de paper, tècnicament és millor que res. Però:

• Conserves totes les targetes dels últims 4 anys?
• Estan organitzades per a poder consultar-les?
• Els empleats poden veure els seus registres fàcilment?

Amb el nou Reial Decret (en tramitació), el registre haurà de ser digital obligatòriament.

Sancions actuals per incompliment

Les sancions per no portar un registre de jornada adequat estan tipificades en la Llei d’Infraccions i Sancions de l’Ordre Social (LISOS):

Infracció lleu

Sanció: 70€ - 750€

S’aplica quan:

• Hi ha registre però amb defectes formals menors
• Falten algunes dades no essencials
• El sistema existix però té fallades puntuals

Infracció greu

Sanció: 751€ - 7.500€

S’aplica quan:

• No hi ha cap sistema de registre
• El sistema és clarament inadequat
• No es conserven els registres el temps exigit
• S’impedix l’accés a empleats o representants
• Hi ha incompliment reiterat

Com es gradua la sanció

Dins de cada rang, la Inspecció valora:

• Nombre de treballadors afectats
• Intencionalitat (no és el mateix descuit que frau)
• Reincidència (si ja et van sancionar abans)
• Facturació de l’empresa (proporcionalitat)
• Perjuí causat als treballadors

Exemple real

Una PIME de 10 empleats sense cap sistema de registre pot enfrontar-se a una sanció greu d’entre 751€ i 7.500€. Si a més es detecta que hi ha hores extres no registrades ni compensades, les sancions poden acumular-se.

Com preparar-te en 24 hores (si ja tens sistema)

Si ja uses un sistema digital de control horari però t’acaben d’avisar d’una inspecció, açò és el que has de revisar:

1. Verifica que tots els empleats estan fitxant

Entra en el panell i comprova:

• Tots els empleats actius tenen fitxatges recents?
• Hi ha algú que porte dies sense fitxar?
• Hi ha incidències sense resoldre (fitxatges oblidats, etc.)?

2. Exporta un informe de prova

Genera un informe de l’últim mes per a assegurar-te que:

• Les dades s’exporten correctament
• Inclou tota la informació requerida
• Pots explicar com llegir-lo

3. Prepara la documentació complementària

Tingues a mà:

• Política de registre de jornada de l’empresa
• Comunicació als empleats sobre el sistema
• Manual o instruccions del sistema utilitzat

4. Revisa els registres dels últims 4 anys

Si et demanen registres antics, assegura’t que pots accedir-hi.

5. Confirma l’accés dels empleats

Comprova que els teus empleats saben com consultar els seus propis fitxatges. Si no ho saben, explica’ls-ho abans de la inspecció.

Com preparar-te en 1 setmana (si comences des de zero)

Si no tens cap sistema de control horari i vols implementar-ne un abans d’una possible inspecció:

Dia 1-2: Tria i implementa un sistema

1. Registra’t en Cleverfy (o el sistema que tries)
2. Configura la teua empresa (dades bàsiques, centres de treball)
3. Dona d’alta tots els empleats (nom, email, jornada)
4. Prova tu mateix el procés de fitxatge

Dia 3-4: Forma els empleats

1. Comunica als empleats que fareu servir un sistema de control horari
2. Ensenya’ls com fitxar (app, web, tablet…)
3. Resol dubtes i assegura’t que tots saben fer-ho
4. Fes un seguiment els primers dies per a detectar problemes

Dia 5-7: Establix rutines

1. Revisa el panell cada dia per a detectar incidències
2. Resol fitxatges oblidats amb les correccions corresponents
3. Documenta el procés (qui gestiona què, com es resolen problemes)
4. Prepara la documentació complementària

I els registres anteriors?

Si abans no tenies sistema, no pots inventar registres del passat. El que pots fer:

• Documentar quan vas implementar el nou sistema
• Tindre el sistema funcionant correctament d’ara endavant
• Si et pregunten pel passat, ser honest: “No teníem sistema, l’hem implementat el [data]”

És millor tindre un sistema recentment implementat que no tindre res.

Preguntes freqüents

Poden vindre sense avisar?

Sí. La Inspecció de Treball pot presentar-se sense avís previ. És l’habitual en inspeccions rutinàries o per denúncia.

Què passa si no tinc els registres de l’any passat?

Si te’ls demanen i no els tens, és una infracció. La sanció dependrà de si tens sistema actual, si va ser un descuit puntual o si directament mai has portat registre.

Val un Excel si el tinc ben organitzat?

Actualment, tècnicament sí (encara que és molt millorable). Però amb el nou Reial Decret, el registre haurà de ser digital amb marca temporal automàtica i traçabilitat. Excel no complirà açò.

Què faig si un empleat es nega a fitxar?

Documenta-ho. Comunica per escrit a l’empleat que ha de fitxar i conserva eixa comunicació. L’obligació de registre és de l’empresa, però l’empleat ha de col·laborar.

Poden demanar-me registres d’empleats que ja no treballen ací?

Sí, si va ser fa menys de 4 anys. Per això és important conservar els registres d’ex-empleats.

La Inspecció pot accedir al meu sistema directament?

Amb el nou Reial Decret (en tramitació), es preveu que la Inspecció puga accedir remotament als sistemes de registre. Ara per ara, et demanen la documentació i tu la lliures.

Quant tardes a resoldre una inspecció?

Variable. Pot ser una visita puntual que es resol en el dia, o un procés que s’allarga setmanes si cal aportar documentació addicional o hi ha al·legacions.

La millor preparació: tindre el sistema funcionant

La veritat és simple: la millor forma de preparar-te per a una inspecció és tindre un bon sistema de control horari funcionant de forma rutinària.

No és una cosa que pugues improvisar el dia abans. Però sí és una cosa que pots implementar hui en menys de 10 minuts.

Amb Cleverfy:

• Et registres i configures la teua empresa en 10 minuts
• Els teus empleats comencen a fitxar des de demà
• Tens tots els registres guardats, traçables, exportables
• Complixes la llei actual i estaràs preparat per al nou Reial Decret

Comença gratis hui — 14 dies de prova, sense targeta de crèdit.

No esperes que arribe la inspecció. Complir és fàcil, ràpid i barat. No complir pot costar-te fins a 7.500€.

---

Nota legal: Este article té caràcter informatiu i no constituïx assessorament jurídic. Les sancions indicades corresponen a la LISOS vigent. El nou Reial Decret de Registre de Jornada Digital es troba en fase de tramitació a data de publicació. Davant d’una inspecció real, consulta amb un professional legal.