Fitxatge per geolocalitzacio: Quan, com i per que implementar-ho

Fitxatge per geolocalitzacio: quan, com i per que implementar-ho

El fitxatge per geolocalitzacio s’ha convertit en una ferramenta clau per a empreses amb equips que treballen fora de l’oficina. Comercials en ruta, tecnics de manteniment, repartidors, personal de neteja en diferents centres… Hi ha desenes de situacions en les quals necessites saber on fitxen els teus empleats, no nomes quan.

Pero la geolocalitzacio no val per a tothom ni en qualsevol situacio. La legislacio espanyola i el RGPD estableixen limits clars. En esta guia t’expliquem quan te sentit implementar el fitxatge GPS, com fer-ho complint la llei i quines opcions tecnologiques existeixen.

Que es el fitxatge per geolocalitzacio?

El fitxatge per geolocalitzacio es un sistema de registre de jornada que associa una coordenada GPS (ubicacio) al moment en que l’empleat fitxa la seua entrada o eixida. Es a dir, quan un treballador fitxa des del seu mobil o dispositiu, el sistema registra no nomes l’hora, sino tambe des d’on ho ha fet.

Existeixen dos modalitats principals:

Geolocalitzacio puntual (al fitxar)

El sistema registra la ubicacio nomes en el moment exacte del fitxatge. No fa seguiment continu. Es l’opcio mes habitual i la menys invasiva per a la privacitat.

Geolocalitzacio continua (tracking)

El sistema rastreja la ubicacio de l’empleat durant tota la jornada laboral. Esta opcio nomes es legal en situacions molt concretes on el desplacament es part essencial del treball (transport, repartiment, etc.) i no existeixen alternatives menys intrusives.

Geotanca (geofencing)

Una altra variant es la geotanca: es defineix un perimetre geografic (per exemple, un radi de 200 metres al voltant de l’oficina o centre de treball) i l’empleat nomes pot fitxar quan esta dins d’eixa zona. Aixo evita fitxatges fraudulents des de casa o des d’un altre lloc.

Quan te sentit implementar fitxatge amb GPS?

No totes les empreses necessiten geolocalitzacio. Si tots els teus empleats treballen des de la mateixa oficina, probablement no ho necessites. Pero hi ha sectors i situacions on es quasi imprescindible.

Sectors on la geolocalitzacio aporta valor real

• Construccio i obres: Empleats que es desplacen a diferents obres o projectes. Necessites saber en quina obra han fitxat per a assignar costos i verificar presencia.
• Servicis de neteja i manteniment: Equips que roten entre diversos centres de clients. El fitxatge GPS confirma que l’empleat estava en la ubicacio correcta.
• Comercials i vendes en ruta: Personal que visita clients i no passa per l’oficina. La geolocalitzacio substitueix el “control visual” que no existeix.
• Logistica i transport lleuger: Repartidors, missatgers i conductors el treball dels quals es desplacar-se.
• Assistencia tecnica i SAT: Tecnics que acudeixen a domicilis o empreses per a reparacions o installacions.
• Hostaleria amb multiples locals: Empleats que treballen en diferents establiments del mateix grup.
• Teletreball parcial: Empreses que volen verificar que l’empleat fitxa des de casa (i no des de la platja) durant els dies de teletreball.

Quan NO te sentit

• Oficina fixa amb tot l’equip present: N’hi ha prou amb fitxatge web, app o quiosc.
• Empleats que sempre treballen des del mateix lloc: La geolocalitzacio no aporta informacio util.
• Quan l’unic objectiu es “vigilar”: Si no hi ha justificacio operativa, la geolocalitzacio pot ser excessiva i problematica legalment.

Es legal el fitxatge amb geolocalitzacio a Espanya?

Si, es legal, pero amb condicions clares. La legalitat depen de com s’implementa i del compliment de la normativa de proteccio de dades.

El que diu la normativa de Registre de Jornada

La normativa vigent (Art. 34.9 ET, 2019) obliga totes les empreses a registrar la jornada laboral dels seus empleats, encara que no exigeix format digital. El nou Reial Decret (en tramitacio) exigira que el registre siga digital, amb marca temporal automatica i immutable. La llei no obliga a utilitzar geolocalitzacio, pero tampoc la prohibeix. Es una ferramenta mes que l’empresari pot utilitzar si existeix una justificacio legitima.

El que diu el RGPD i la LOPDGDD

Aci esta la clau. La ubicacio d’una persona es una dada personal, protegida pel Reglament General de Proteccio de Dades (RGPD) i la Llei Organica de Proteccio de Dades (LOPDGDD). Per a utilitzar-la legalment, l’empresa ha de complir diversos requisits:

1. Base juridica legitima: El tractament de dades d’ubicacio ha de tindre una base legal. La mes habitual es l’interes legitim de l’empresari (article 6.1.f del RGPD) per a controlar el compliment de la jornada laboral, sempre que es demostre que la geolocalitzacio es necessaria i proporcional.

2. Principi de minimitzacio de dades: Nomes recollir les dades estrictament necessaries. Si n’hi ha prou amb registrar la ubicacio al fitxar, no pots fer seguiment continu.

3. Informacio previa a l’empleat: El treballador ha de ser informat abans de que s’active la geolocalitzacio: quines dades es recullen, per a que, durant quant de temps es conserven i quins son els seus drets.

4. Avaluacio d’impacte (EIPD): Quan el tractament pot suposar un risc alt per als drets dels treballadors, es recomanable (i a vegades obligatori) realitzar una avaluacio d’impacte relativa a la proteccio de dades.

5. Proporcionalitat: La mesura ha de ser proporcional al fi perseguit. Rastrejar continuament un oficinista que treballa en un escriptori fix seria desproporcionat (i probablement illegal).

Recomanacions de l’AEPD

L’Agencia Espanyola de Proteccio de Dades (AEPD) ha establit criteris clars:

• El seguiment continu nomes es raonable quan el desplacament es part essencial del treball (repartiment, transport, assistencia tecnica itinerant).
• El tracking no esta permes quan l’empleat treballa en un punt fix, si no existeix motiu per a seguir la seua ubicacio de manera constant o si existeixen alternatives menys intrusives.
• L’empresa ha de garantir xifratge, tracabilitat i segellat temporal de les dades d’ubicacio.
• Les dades de geolocalitzacio han de conservar-se de forma segura i eliminar-se quan ja no siguen necessaries (respectant el minim de 4 anys que exigeix la llei de registre de jornada).

Com implementar el fitxatge per geolocalitzacio pas a pas

Si has determinat que la geolocalitzacio te sentit per a la teua empresa, estos son els passos per a implementar-la correctament:

1. Avalua si realment la necessites

Fes-te estes preguntes:

• Els meus empleats treballen fora d’un centre fix?
• Necessite saber des d’on fitxen per motius operatius o de facturacio?
• Existeix una alternativa menys invasiva que complisca el mateix objectiu?

Si la resposta a les dos primeres es si i a la tercera es no, la geolocalitzacio esta justificada.

2. Tria el tipus de geolocalitzacio adequat

Per a la majoria de les PIMEs, la geolocalitzacio puntual (nomes al fitxar) o la geotanca son mes que suficients. El tracking continu nomes te sentit en empreses de transport o logistica.

3. Informa als empleats

Abans d’activar la funcionalitat, comunica al teu equip:

• Quines dades d’ubicacio es van a recollir (coordenades al fitxar, no seguiment continu).
• Per a que es van a utilitzar (verificar lloc de fitxatge, assignar costos per centre de treball, etc.).
• Com s’emmagatzemen i durant quant de temps.
• Quins son els seus drets (acces, rectificacio, supressio).

Inclou esta informacio en la politica de privacitat interna i recull un acus de rebut.

4. Actualitza el registre d’activitats de tractament

Si ja tens un registre d’activitats de tractament (obligatori pel RGPD), afig el tractament de dades de geolocalitzacio amb tots els detalls.

5. Configura el programari de fitxatge

Amb una ferramenta com Cleverfy, activar la geolocalitzacio es questio de minuts. L’administrador pot:

• Activar o desactivar la geolocalitzacio per empleat o grup.
• Definir geotanques al voltant de centres de treball.
• Configurar quina informacio es registra (coordenades, direccio, zona).
• Consultar els registres amb ubicacio en els informes.

Tot integrat en el mateix sistema de fitxatge, sense necessitat d’apps ni ferramentes addicionals.

Necessites fitxatge amb geolocalitzacio per al teu equip? Prova Cleverfy gratis — es configura en 10 minuts i la geolocalitzacio esta inclosa en tots els plans.

6. Revisa periodicament

La geolocalitzacio no es alguna cosa que configures i oblides. Revisa periodicament:

• Continua sent necessaria per a tots els empleats que la tenen activada?
• Les dades s’estan eliminant quan correspon?
• Ha canviat la situacio laboral d’algun empleat (per exemple, ja no treballa fora)?

Privacitat i bones practiques: el que NO has de fer

Implementar geolocalitzacio de forma incorrecta pot generar sancions de l’AEPD (que poden arribar a milions d’euros), conflictes laborals i desconfianca en el teu equip. Estes son les practiques que has d’evitar:

❌ Activar tracking continu sense justificacio

Si els teus empleats no es desplacen com a part essencial del seu treball, el seguiment continu es desproporcionat. Utilitza geolocalitzacio puntual o geotanques.

❌ No informar als empleats

La falta d’informacio previa es una de les infraccions mes frequents. Encara que no necessites consentiment explicit (pots basar-te en interes legitim), si has d’informar.

❌ Utilitzar les dades d’ubicacio per a fins no declarats

Si vas dir que la geolocalitzacio es per a verificar el lloc de fitxatge, no pots utilitzar-la despres per a calcular temps de desplacament, productivitat per zona o control de rutes comercials (llevat que tambe ho hages informat i justificat).

❌ No diferenciar horari laboral i personal

El sistema mai ha de registrar la ubicacio de l’empleat fora del seu horari laboral. Si utilitza el seu mobil personal per a fitxar, l’app nomes ha d’accedir al GPS en el moment del fitxatge.

❌ Obligar a installar apps amb permisos excessius

L’app de fitxatge ha de demanar nomes els permisos necessaris: ubicacio al fitxar (no en segon pla continu), camera nomes si hi ha fitxatge facial, etc.

Quant costa el fitxatge amb geolocalitzacio?

La majoria dels programaris de fitxatge inclouen la geolocalitzacio en els seus plans estandard, sense cost addicional. No necessites comprar maquinari GPS ni dispositius especials: n’hi ha prou amb que l’empleat fitxe des del seu mobil.

Amb Cleverfy, la geolocalitzacio esta inclosa en tots els plans des de 1,50 €/usuari/mes. Tambe pots optar pels Lifetime Deals (pagament unic des de 699 €) si vols oblidar-te de quotes mensuals.

Comparat amb sistemes de control de presencia per empremta dactilar o targeta RFID (que requereixen terminals fisics des de 200-500 € per unitat), el fitxatge GPS per app es molt mes economic i flexible.

Fitxatge GPS vs. altres metodes de fitxatge: quin triar?

Metode	Cost	Mobilitat	Precisio ubicacio	Privacitat	Ideal per a
App amb GPS	Baix (inclos en programari)	✅ Total	✅ Alta	⚠️ Requereix gestio RGPD	Equips mobils, teletreball
Geotanca	Baix (inclos en programari)	✅ Total	✅ Per zona	✅ Menys invasiva	Verificar presencia en centre
Web/navegador	Baix	⚠️ Nomes amb ordinador	❌ Sense ubicacio	✅ Alta	Oficines, teletreball
Quiosc/tablet	Mitja (necessita dispositiu)	❌ Fix	✅ Per dispositiu	✅ Alta	Centres de treball fixos
Terminal biometric	Alt (maquinari)	❌ Fix	✅ Per dispositiu	⚠️ Dada biometrica	Fabriques, magatzems
Extensio Chrome	Baix	⚠️ Nomes amb ordinador	❌ Sense ubicacio	✅ Alta	Treball d’escriptori

La recomanacio per a la majoria de PIMEs es combinar metodes: fitxatge web o extensio per als que treballen en oficina, i app amb GPS per als que es desplacen.

Amb Cleverfy pots utilitzar tots estos metodes (web, app mobil amb GPS, extensio Chrome, mode quiosc) sense cost addicional. Cada empleat fitxa com li resulte mes comode. Reserva una demo gratuita i t’ho ensenyem en 15 minuts.

Casos practics: com utilitzen la geolocalitzacio empreses reals

Empresa de neteja (25 empleats)

Una empresa de neteja amb contractes en 12 edificis d’oficines necessitava verificar que els empleats arribaven al centre assignat. Van configurar geotanques al voltant de cada edifici. Ara l’empleat fitxa des de l’app en arribar i el sistema confirma automaticament que esta en la ubicacio correcta. El gestor veu en temps real qui ha fitxat en cada centre sense fer telefonades.

Empresa de reformes (8 empleats)

Un xicotet negoci de reformes amb operaris que van a diferents obres cada dia. Van activar geolocalitzacio puntual: al fitxar entrada i eixida, el sistema registra les coordenades. Aixo els permet saber en quina obra ha treballat cada persona i quantes hores s’han dedicat a cada projecte, alguna cosa fonamental per a pressupostar correctament.

Consultora amb teletreball hibrid (15 empleats)

Una consultora que permet teletreball 3 dies a la setmana volia verificar que els empleats fitxaven des de casa o l’oficina (no des d’un altre lloc). Van configurar geotanques opcionals per a l’oficina i van deixar la geolocalitzacio puntual activa per als dies de teletreball. Sense seguiment continu, nomes un registre de des d’on s’ha fitxat.

Preguntes frequents (FAQ)

Poden obligar-me a fitxar amb geolocalitzacio en el treball?

Si, sempre que l’empresa tinga una justificacio legitima (per exemple, treballes fora d’un centre fix) i haja complit amb l’obligacio d’informar-te previament. No necessita el teu consentiment explicit, pero si ha d’existir una base legal valida i la mesura ha de ser proporcional.

L’empresa pot rastrejar la meua ubicacio fora de l’horari laboral?

No. La geolocalitzacio nomes pot activar-se durant la jornada laboral i, en la modalitat puntual, nomes en el moment del fitxatge. Rastrejar un empleat fora del seu horari es una infraccio greu del RGPD.

Que passa si fitxe des d’una ubicacio diferent a l’esperada?

Depen de la politica de la teua empresa. El sistema registrara la ubicacio real, i el gestor podra vore que el fitxatge es va fer des d’un lloc diferent a l’habitual. Aixo pot generar una incidencia que es revise amb l’empleat.

La geolocalitzacio consumeix molta bateria del mobil?

La geolocalitzacio puntual (nomes al fitxar) te un impacte minim en la bateria, ja que nomes accedeix al GPS durant uns segons. El tracking continu si pot consumir mes bateria, pero no es la modalitat habitual per a fitxatge.

Es obligatori utilitzar geolocalitzacio per a complir la llei de registre de jornada?

No. La llei exigeix registre digital amb marca temporal, pero no especifica que haja d’incloure geolocalitzacio. Es una funcionalitat opcional que algunes empreses necessiten per les seues caracteristiques operatives.

Quines multes pot rebre la meua empresa per utilitzar mal la geolocalitzacio?

Les sancions per infringir el RGPD poden arribar als 20 milions d’euros o el 4% de la facturacio anual global. En la practica, l’AEPD imposa multes que van des d’uns milers d’euros fins a centenars de milers, depenent de la gravetat. Utilitzar geolocalitzacio sense informar als empleats o sense justificacio legitima son les infraccions mes habituals.

Conclusio: la geolocalitzacio es una ferramenta util, pero no universal

El fitxatge per geolocalitzacio es una funcionalitat potent per a empreses amb equips mobils, multiples centres de treball o politiques de teletreball. Pero no es per a totes les empreses ni en totes les situacions.

La clau esta en:

1. Avaluar si realment la necessites (els teus empleats es desplacen?).
2. Triar la modalitat adequada (puntual, geotanca o continua).
3. Complir la normativa de privacitat (informar, minimitzar, proporcionar).
4. Utilitzar un programari que ho facilite sense complicacions tecniques.

Si necessites fitxatge amb geolocalitzacio per a la teua empresa, Cleverfy ho inclou en tots els seus plans, es configura en minuts i compleix amb la normativa espanyola al 100%. Des de 1,50 €/usuari/mes, sense permanencia ni contractes.

Crea el teu compte gratis o reserva una demo personalitzada per a vore-ho en accio.