Excel vs programari digital per a registre de jornada: Quin triar?

Excel vs programari digital: el gran debat del control horari

Siguem honestos: Excel es probablement la ferramenta mes utilitzada del mon empresarial. Des de pressupostos fins a inventaris, passant per eixe arxiu misterios que porta 8 anys sense que ningu sapia qui el va crear. I durant molt de temps, tambe ha sigut l’opcio favorita de moltes PIMEs per a portar el registre de jornada laboral.

Pero amb el nou Reial Decret de Registre de Jornada Digital (actualment en tramitacio), les regles canviaran. Excel deixara de ser suficient com a sistema principal de control horari. I encara que sone drastic, te una explicacio logica — i una solucio mes senzilla del que penses.

En este article fem una comparativa honesta entre Excel i el programari digital especialitzat, per a que pugues prendre la millor decisio per a la teua empresa.

Com s’utilitza Excel per al registre de jornada?

Abans d’entrar en la comparativa, vegem com ho fa la majoria d’empreses que utilitzen Excel:

1. Plantilla compartida: un full de calcul amb columnes per a nom, data, hora d’entrada, hora d’eixida i observacions.
2. Omplit manual: cada empleat (o el responsable) introdueix les dades a ma.
3. Emmagatzematge local o en el nuvol: l’arxiu es guarda en el servidor de l’empresa, en Google Drive o en OneDrive.
4. Informes manuals: quan algu necessita un resum, cal crear formules, filtrar dades i generar grafics manualment.

Funciona? Si, de forma basica. Compleix la nova normativa? No.

Comparativa: Excel vs Programari digital

Anem punt per punt, sense adornaments:

Marca temporal

• Excel: L’hora l’escriu l’empleat manualment. No hi ha garantia de que siga correcta ni de quan es va introduir realment la dada.
• Programari digital: La marca temporal es genera automaticament en el moment del fitxatge. Es objectiva i immutable.

Veredicte: El programari guanya per golejada. La marca temporal automatica es un dels requisits fonamentals del Reial Decret.

Tracabilitat de modificacions

• Excel: Qualsevol amb acces pot canviar una cella sense deixar rastre. Inclus amb l’historial de versions de Google Sheets, es facil perdre el registre de qui va canviar que i per que.
• Programari digital: Cada modificacio queda registrada amb data, hora, usuari i motiu. El registre original es conserva sempre.

Veredicte: Excel no te tracabilitat real. El programari digital si. Aixo es un requisit legal, no una preferencia.

Acces remot per a la Inspeccio

• Excel: Si un inspector et demana els registres, has de buscar l’arxiu, exportar-lo, enviar-lo per email… i resar per a que estiga actualitzat.
• Programari digital: L’inspector pot accedir a les dades de forma remota i immediata. Tot esta centralitzat i disponible en temps real.

Veredicte: El nou Reial Decret exigira acces remot immediat. Amb Excel no pots garantir-ho.

Fitxatge d’empleats

• Excel: L’empleat ha d’obrir l’arxiu, buscar la seua fila, escriure l’hora… Alguns s’obliden, altres ho fan al final del dia “de memoria”. No hi ha forma de verificar que ho va fer en el moment correcte.
• Programari digital: Un toc en l’app, un clic en el navegador o passar pel quiosc. Fitxatge en 2 segons amb geolocalitzacio opcional.

Veredicte: Amb Excel, el fitxatge depen de la disciplina de l’empleat. Amb programari, es automatic i verificable.

Registre de pauses i hores extra

• Excel: Pots afegir columnes, pero tot es manual. Calcular hores extra requereix formules complexes i propenses a errors.
• Programari digital: Les pauses es registren amb un boto. Les hores extra es calculen automaticament segons l’horari configurat.

Veredicte: Excel pot fer-ho, pero amb molt mes esforc i marge d’error.

Gestio de teletreball

• Excel: Com sap el teu Excel si l’empleat esta treballant des de casa o des de l’oficina? No ho sap. Has de confiar en que ho apunte correctament.
• Programari digital: El sistema diferencia automaticament entre fitxatge presencial i remot, i pot incloure geolocalitzacio per a verificar la ubicacio.

Veredicte: En l’era del treball hibrid, Excel es queda curt.

Informes i estadistiques

• Excel: Necessites crear formules, taules dinamiques i grafics manualment. Cada informe es un projecte en si mateix.
• Programari digital: Informes automatics per empleat, departament, centre de treball, periode… amb un clic.

Veredicte: Si t’agrada passar hores fent taules dinamiques, Excel es el teu amic. Si prefereixes tindre-ho llest en 5 segons, el programari guanya.

Cost

• Excel: “Gratis” (si ja tens llicencia d’Office o utilitzes Google Sheets). Pero el temps que inverteixes a mantindre-ho, revisar-ho i corregir errors te un cost ocult.
• Programari digital: Des de 1,50 € per usuari/mes. Per a una empresa de 10 empleats, aixo son 15 €/mes.

Veredicte: Excel pareix mes barat, pero quan sumes el temps que dediques a mantindre-ho i el risc de multes, ix mes car. Molt mes car.

Taula resum

Criteri	Excel	Programari digital
Marca temporal automatica	❌ No	✅ Si
Tracabilitat	❌ No real	✅ Completa
Acces remot inspeccio	❌ No directe	✅ Immediat
Fitxatge rapid	❌ Manual	✅ Un clic/toc
Pauses i hores extra	⚠️ Manual	✅ Automatic
Teletreball	❌ Sense control	✅ Diferenciat
Informes	⚠️ Manuals	✅ Automatics
Cost directe	✅ Baix	✅ Des de 1,50€/usuari
Compleix Reial Decret	❌ No	✅ Si

Llavors, Excel no serveix per a res?

Si serveix, pero no com a sistema principal. El Reial Decret contempla que els sistemes digitals poden fallar (caiguda del servidor, tall d’internet, fallada tecnica), i exigeix que les empreses tinguen un procediment alternatiu manual per a estes situacions.

Ahi es on Excel te el seu lloc: com a pla B d’emergencia.

La idea es simple:

1. Sistema principal: Programari digital de control horari (el que utilitzes el 99% del temps).
2. Pla de contingencia: Plantilla Excel o formulari en paper per a quan el sistema digital no estiga disponible.
3. Regularitzacio: Quan el sistema digital es recupere, les dades del periode de contingencia es traspassen al sistema digital.

Aixi que no borres la teua plantilla d’Excel. Guarda-la, actualitza-la i tingues-la a ma. Pero no la utilitzes com el teu metode habitual.

En Cleverfy, per exemple, pots importar registres manuals al sistema digital per a que tot quede centralitzat despres d’una contingencia.

Quan es el moment de canviar d’Excel a programari?

Si encara utilitzes Excel com a sistema principal, la resposta curta es: ara. Pero si necessites mes convenciment, estes son les senyals clares de que has superat la capacitat d’Excel:

1. Tens mes de 5 empleats

Amb 2-3 persones, un full de calcul es manejable. Amb 5 o mes, la gestio manual es converteix en un mal de cap constant: oblits, errors, duplicats, versions desactualitzades…

2. Tens empleats en teletreball

Si part del teu equip treballa des de casa, necessites un sistema que diferencie entre fitxatge presencial i remot. Excel no pot fer aixo de forma fiable.

3. Dediques mes de 30 minuts al mes al control horari

Si ets tu (o algu del teu equip) el que revisa, corregeix i genera informes de l’Excel, eixe temps te un cost. Un programari automatitza tot aixo.

4. Has tingut (o tems) una inspeccio

Si la Inspeccio de Treball truca a la teua porta i el teu sistema de registre es un Excel compartit en Google Drive, tindras un problema. Un programari digital et dona la tranquillitat de que tot esta en ordre i accessible.

5. La llei ho exigeix

Este es l’argument definitiu: el nou Reial Decret exigira registre digital. No es una recomanacio, sera una obligacio legal. I les multes per incompliment poden arribar als 7.500 € en infraccions greus segons la LISOS vigent.

Com fer la transicio d’Excel a programari digital

Si has decidit donar el salt, estos son els passos:

1. Tria el teu programari

Busca una ferramenta que siga facil de configurar, economica i que complisca tots els requisits legals. Cleverfy esta dissenyat especificament per a PIMEs: configuracio en 10 minuts, des de 1,50 €/usuari/mes i sense contracte de permanencia.

2. Configura la teua empresa

Registra la teua empresa, afig centres de treball i configura els horaris. Amb Cleverfy pots tindre-ho llest en menys de 10 minuts.

3. Importa dades historiques (si es necessari)

Si tens registres de jornada en Excel que vols conservar, molts programaris permeten importar-los. Aixi mantens l’historic centralitzat.

4. Convida als teus empleats

Envia les invitacions per email. Cada empleat activa el seu compte i pot comencar a fitxar immediatament.

5. Comunica el canvi

Explica al teu equip que vareu a utilitzar un nou sistema, com funciona i des de quan. Un email + una demo rapida es suficient.

6. Guarda la teua plantilla Excel com a pla B

No la tires. Actualitza-la amb els camps correctes (nom, data, hora entrada, hora eixida, pauses, observacions) i deixa-la accessible per a emergencies.

El cost real de no canviar

Molts empresaris pensen que Excel es “gratis” i que el programari es una despesa innecessaria. Pero fem numeros:

Cost d’Excel (ocult):

• Temps dedicat a gestio manual: ~2-4 hores/mes = 50-100 €/mes en cost laboral
• Risc de multa per inspeccio: 751-7.500 € (infraccio greu)
• Errors en nomines per dades incorrectes: variable
• Estres i discussions amb empleats per registres dubtosos: incalculable

Cost de programari digital:

• Cleverfy: des de 1,50 €/usuari/mes = 15 €/mes per a 10 empleats
• O pagament unic (Lifetime Deal): 699 € per a fins a 10 empleats (sense quotes mai mes)

L’equacio es simple: pagues 15 € al mes per tranquillitat legal, automatitzacio i estalvi de temps, o arrisques milers d’euros en sancions i hores de treball manual.

Vols vore-ho en accio? Reserva una demo gratuita de Cleverfy i t’ensenyem com funciona en 15 minuts.

Preguntes frequents (FAQ)

Es legal utilitzar Excel per al registre de jornada en 2026?

Com a sistema principal, no. El nou Reial Decret exigira un registre digital amb marca temporal automatica, tracabilitat i acces remot, requisits que Excel no compleix. No obstant aixo, pots utilitzar-lo com a pla de contingencia manual per a quan el sistema digital falle.

Quina diferencia hi ha entre Excel i Google Sheets per al control horari?

En termes legals, cap rellevant. Ambdos son fulls de calcul sense marca temporal automatica ni tracabilitat real. Google Sheets te historial de versions, pero no compleix els estandards d’immutabilitat que exigeix la llei.

Puc utilitzar Excel mentre implemente el programari digital?

Si, com a mesura temporal. Pero no ho allargues innecessariament. La transicio a un programari com Cleverfy porta menys d’un dia, aixi que no hi ha excusa per a posposar-ho.

Quant costa un programari de registre de jornada?

Des de 1,50 € per usuari i mes. Per a una empresa de 10 empleats, aixo son 15 €/mes amb Cleverfy. Tambe existeixen opcions de pagament unic (Lifetime Deal) des de 699 €.

Es dificil migrar d’Excel a programari digital?

No. La majoria de programaris permeten importar dades des d’Excel i la configuracio inicial porta menys de 10 minuts. Els teus empleats nomes necessiten descarregar l’app o accedir des del navegador.

Que passa amb els registres antics que tinc en Excel?

Has de conservar-los durant 4 anys. L’ideal es importar-los al programari digital per a tindre-ho tot centralitzat, o mantindre els arxius Excel arxivats i accessibles com a complement.

Excel serveix com a pla de contingencia manual?

Si. De fet, es una de les millors opcions com a sistema alternatiu per a quan el programari digital no estiga disponible temporalment. Mante una plantilla actualitzada i llesta per a utilitzar en cas d’emergencia.

Conclusio: Excel va tindre el seu moment

Excel ha sigut un gran aliat per a les PIMEs durant anys. Pero per al registre de jornada en 2026, ja no es suficient. La llei exigeix mes, i les consequencies de no complir son series.

La bona noticia: el canvi es facil, rapid i barat. Un programari com Cleverfy et permet complir la llei, estalviar temps i oblidar-te dels fulls de calcul. Tot des de 1,50 €/usuari/mes, amb configuracio en 10 minuts i sense permanencia.

El teu Excel pot jubilar-se tranquil — com a pla B d’emergencia, que es on realment brilla.

Comenca gratis amb Cleverfy →