Nota: El nou Reial Decret de registre de jornada digital es troba en fase de tramitacio (gener 2026). L’obligacio actual de registre prove de l’Art. 34.9 de l’Estatut dels Treballadors (2019), que no exigeix format digital. Este article anticipa els requisits previstos en l’esborrany del Reial Decret.

Guia completa de control horari per a PIMEs

Si tens una PIME a Espanya, el control horari no es opcional. Des de 2019 totes les empreses estan obligades a registrar la jornada laboral dels seus empleats, i amb el nou Reial Decret de Registre de Jornada Digital (actualment en tramitacio) les exigencies seran encara majors: registre digital obligatori, marca temporal automatica, tracabilitat completa i acces per a la Inspeccio de Treball.

Esta guia esta pensada per a propietaris i gestors de PIMEs que necessiten entendre que han de fer, com fer-ho sense complicar-se la vida i quant els costara realment. Sense argot legal innecessari i amb solucions practiques.

Que es exactament el control horari?

El control horari es el registre de la jornada laboral de cada empleat: a quina hora comenca a treballar, quan acaba i les pauses que realitza durant el dia. Es obligatori per a totes les empreses a Espanya, independentment de la seua grandaria.

En la practica, el control horari implica:

Registrar l’hora d’entrada de cada treballador cada dia.
Registrar l’hora d’eixida en finalitzar la jornada.
Registrar les pauses (descansos, menjar, etc.).
Calcular les hores treballades, incloent hores extra si n’hi ha.
Conservar els registres durant un minim de 4 anys.
Facilitar l’acces als registres tant als empleats com a la Inspeccio de Treball.

Que exigira la llei quan s’aprove el Reial Decret?

El Reial Decret de Registre de Jornada Digital (en tramitacio) establira requisits mes estrictes que la normativa actual. Estos son els punts clau que afectaran la teua PIME:

Requisits legals obligatoris

✅ Registre digital: No valen els metodes manuals en paper com a sistema principal. El registre ha de ser electronic.
✅ Marca temporal automatica: El sistema ha de registrar l’hora de forma automatica, sense que l’empleat puga introduir-la manualment sense que quede constancia.
✅ Tracabilitat: Qualsevol modificacio en un registre (correccio d’un fitxatge, per exemple) ha de quedar registrada amb data, hora i motiu.
✅ Immutabilitat: Els registres originals no es poden esborrar ni alterar sense deixar rastre.
✅ Registre de pauses: No n’hi ha prou amb registrar entrada i eixida; les pauses han de quedar reflectides.
✅ Diferenciacio presencial/remot: El sistema ha de distingir entre treball presencial i teletreball.
✅ Comput d’hores extra: El calcul ha de ser automatic, no manual.
✅ Acces per a la Inspeccio de Treball: Els registres han d’estar disponibles de forma telematica per a la Inspeccio si els solicita.
✅ Acces per a empleats: Cada treballador ha de poder consultar els seus propis registres.
✅ Acces per a representants legals: Si la teua empresa te comite d’empresa o delegats de personal, han de tindre acces a les dades.
✅ Conservacio minima de 4 anys.
✅ Pla de contingencia: Has de tindre un procediment alternatiu per a registrar la jornada si el sistema digital falla.

Sancions per incompliment

Les multes per no portar un registre de jornada adequat es classifiquen en:

Lleu: De 70 a 750 € (incompliments formals menors).
Greu: De 751 a 7.500 € (no portar registre, no conservar dades, no facilitar acces).

Important: La sancio s’aplica per empresa, no per empleat. Pero una inspeccio que detecte multiples irregularitats pot acumular sancions.

Que necessita la meua PIME en la practica?

Anem al concret. Si tens una PIME d’entre 1 i 50 empleats, aixo es el que necessites:

1. Un programari de fitxatge digital

Es la peca central. Necessites una aplicacio o plataforma que permeta als teus empleats fitxar (registrar entrada, eixida i pauses) de forma digital, amb marca temporal automatica.

Les opcions de fitxatge mes habituals son:

App mobil: L’empleat fitxa des del seu telefon. Ideal per a equips que es desplacen.
Fitxatge web: L’empleat fitxa des del navegador del seu ordinador. Perfecte per a oficines.
Extensio de navegador: S’installa en Chrome i permet fitxar amb un clic. Molt comode per a treball d’escriptori.
Mode quiosc: Un tablet o dispositiu fix en l’entrada del centre de treball on els empleats fitxen en arribar. Tipic en comerços, fabriques o tallers.
Terminal biometric: Dispositius amb empremta dactilar o reconeixement facial. Mes car i amb implicacions addicionals en proteccio de dades.

Per a la majoria de les PIMEs, una combinacio d’app mobil + fitxatge web es mes que suficient. Si tens un local fisic amb empleats que no utilitzen ordinador, afig un quiosc.

2. Informes i exportacio de dades

El programari ha de generar informes que mostren:

Hores treballades per empleat, dia, setmana i mes.
Hores extra calculades automaticament.
Pauses realitzades.
Incidencies (fitxatges corregits, absencies, etc.).
Diferenciacio entre jornades presencials i remotes.

Estos informes son els que presentaras si la Inspeccio de Treball te’ls solicita.

3. Acces per a empleats

Cada treballador ha de poder consultar els seus propis registres. La majoria dels programaris ofereixen un portal de l’empleat o acces des de la mateixa app on fitxen.

4. Pla de contingencia

Que passa si el programari cau? Necessites un pla B documentat. Pot ser tan senzill com un formulari en paper o un Excel temporal, pero ha d’estar previst i comunicat a l’equip.

Com implementar el control horari en la teua PIME: pas a pas

Pas 1: Tria un programari adequat

No tots els programaris son iguals ni serveixen per a totes les empreses. Estos son els criteris clau per a una PIME:

Preu assequible: Les PIMEs no tenen pressupostos de multinacional. Busca solucions des de 1-3 €/usuari/mes.
Facilitat d’us: Si els teus empleats necessiten formacio per a fitxar, alguna cosa falla. Ha de ser intuitiu.
Configuracio rapida: No hauries de necessitar setmanes ni un tecnic per a posar-ho en marxa.
Compliment legal: Assegura’t que compleix amb tots els requisits del Reial Decret (marca temporal, tracabilitat, acces inspeccio, etc.).
Sense permanencia: Evita contractes de 12 mesos. Les necessitats canvien.
Suport en espanyol: Pot parèixer obvi, pero hi ha ferramentes internacionals amb suport nomes en angles.

Cleverfy compleix tots estos criteris: des de 1,50 €/usuari/mes, configuracio en 10 minuts, sense permanencia i compliment 100% del Reial Decret. Si vols vore-ho en accio, pots reservar una demo gratuita.

Pas 2: Configura l’empresa i els empleats

Amb un bon programari, este pas es rapid:

Crea el compte d’empresa.
Defineix els centres de treball (si tens mes d’un).
Configura els horaris tipus (jornada partida, continua, torns, etc.).
Convida als empleats (normalment per email).
Cada empleat descarrega l’app o accedeix a la web.

Amb Cleverfy, este proces porta menys de 10 minuts per a una empresa de 10 empleats.

Pas 3: Comunica a l’equip

Abans d’arrancar, informa als teus empleats:

Que han de fer: Fitxar en entrar, en eixir i en les pauses.
Com han de fer-ho: App, web, quiosc… el que hages decidit.
Per que: Es una obligacio legal, no un “sistema de vigilancia”. Transmet que es per a protegir a tots (inclosos els empleats, que tindran constancia de les seues hores treballades).
Que passa si s’obliden de fitxar: Defineix un protocol (avis al responsable, correccio manual amb justificacio, etc.).

Un email breu i una explicacio de 5 minuts en una reunio d’equip solen bastar.

Pas 4: Arranca i fes seguiment les primeres setmanes

Les primeres 2-3 setmanes son clau:

Revisa els fitxatges diariament per a detectar oblits o errors.
Resol dubtes rapid: Hi haura empleats que no estiguen segurs de com fitxar pauses o que tinguen problemes amb l’app.
Corregeix fitxatges amb tracabilitat: Si algu s’oblida de fitxar, corregeix el registre des del panell d’administracio (el sistema guardara la modificacio amb data i motiu).
No sigues inflexible els primers dies. Hi ha un periode d’adaptacio natural.

Pas 5: Automatitza i oblida’t

Una vegada que l’equip ha adoptat el sistema (normalment en 1-2 setmanes), el control horari funciona sol:

Els empleats fitxen per habit.
Els informes es generen automaticament.
Les alertes t’avisen si algu no ha fitxat.
Les dades es conserven en el nuvol de forma segura.

El teu treball es redueix a revisar els informes periodicament i gestionar incidencies puntuals.

Quant costa el control horari per a una PIME?

El cost varia molt segons la solucio triada. Aci tens una comparativa orientativa per a una PIME de 10 empleats:

Opcions mes economiques (nomes control horari)

Programari	Cost mensual	Cost anual	Cost 3 anys
Cleverfy (mensual)	15 €	180 €	540 €
Cleverfy (Lifetime Deal)	Pagament unic 699 €	—	699 € total
Kronjop	24 €	288 €	864 €

Opcions amb suite de RRHH completa

Programari	Cost mensual	Cost anual	Cost 3 anys
Factorial	50 €	600 €	1.800 €
Sesame HR	82,50 € (minim)	990 €	2.970 €
Personio	~99 € (estimat)	~1.188 €	~3.564 €

La pregunta clau es: necessites nomes control horari o una suite completa de RRHH?

Si ets una PIME de menys de 30 empleats i la teua principal necessitat es fitxar i complir la llei, pagar 5-8 €/usuari/mes per una suite de RRHH que inclou funcionalitats que no vas a utilitzar (nomines, avaluacio d’acompliment, seleccio de personal) es com comprar un camio per a anar al supermercat.

Consell practic: Comenca amb una solucio economica i especialitzada. Si la teua empresa creix i necessita funcionalitats avancades de RRHH, sempre podras migrar. Cleverfy et permet comencar des de 1,50 €/usuari/mes sense contracte ni permanencia.

Els 7 errors mes comuns a l’hora d’implementar el control horari

1. Continuar utilitzant Excel o paper

Es l’error mes greu. Excel no complira els requisits del nou Reial Decret: no te marca temporal automatica, no es immutable, no te tracabilitat de canvis i no permet acces telematic per a la Inspeccio. Si s’aprova la normativa tal com esta prevista, sera qüestio de temps que et sancionen.

2. Triar un programari massa complex

Si els teus empleats necessiten un curs per a aprendre a fitxar, el programari es massa complex. Un bon sistema de fitxatge ha de ser tan facil com desbloquejar el mobil.

3. No registrar les pauses

Moltes PIMEs registren entrada i eixida pero s’obliden de les pauses. La llei exigeix que els descansos queden reflectits. Configura el teu programari per a que els empleats fitxen les pauses.

4. No tindre pla de contingencia

Que passa si el sistema cau un dia? Necessites un procediment alternatiu documentat. Un formulari en paper, un WhatsApp al responsable o un email amb l’hora de fitxatge serveixen com a pla B temporal.

5. Implementar sense comunicar

Installar un sistema de fitxatge sense avisar a l’equip genera desconfianca i resistencia. Comunica abans, explica per que i deixa clar que es una obligacio legal, no una mesura de control personal.

6. No revisar els registres

Posar un sistema de fitxatge i no revisar-lo es com installar una alarma sense encendre-la. Revisa els informes setmanalment les primeres setmanes i despres almenys una vegada al mes.

7. Pagar de mes per funcions que no utilitzes

No necessites un programari de 5-8 €/usuari/mes si nomes necessites fitxatge. Les suites de RRHH estan genial per a empreses mitjanes-grans amb departament de recursos humans. Per a una PIME de 10 empleats, una ferramenta especialitzada en control horari es mes eficient i molt mes barata.

Control horari i teletreball: que has de saber

Si la teua PIME te empleats que teletreballen (total o parcialment), el control horari te particularitats:

El teletreball NO eximeix del registre de jornada

Els empleats que treballen des de casa han de fitxar exactament igual que els que van a l’oficina. La diferencia es que fitxen des del seu mobil o ordinador en compte d’en un quiosc o terminal.

Diferenciacio presencial/remot

La normativa exigeix distingir entre jornades presencials i remotes. El teu programari ha de permetre marcar si el fitxatge es fa des de l’oficina o des de casa.

Geolocalitzacio opcional

Algunes empreses activen la geolocalitzacio per a verificar des d’on fitxen els teletreballadors. Es legal sempre que s’informe a l’empleat i la mesura siga proporcional, pero no es obligatori.

Dret a la desconnexio digital

El registre de jornada tambe protegeix als empleats: si el registre mostra que un treballador esta fitxant hores excessives de forma sistematica, l’empresa ha d’actuar. El control horari es una ferramenta de proteccio mutua.

Control horari per sectors: particularitats per a PIMEs

Comerc i retail

Torns rotatius, empleats a temps parcial, horaris irregulars. Necessites un programari que gestione torns i calcule automaticament les hores de cada empleat, inclosos festius i caps de setmana.

Hostaleria

Un dels sectors amb mes complexitat horaria: torns partits, extres en cap de setmana, esdeveniments puntuals. El fitxatge per app o quiosc en l’entrada del local es l’opcio mes practica.

Construccio i reformes

Empleats en diferents obres, horaris que varien segons el projecte. El fitxatge amb geolocalitzacio des de l’app mobil permet saber en quina obra ha treballat cada persona.

Oficines i servicis professionals

El cas mes senzill: fitxatge web o extensio de navegador en comencar i acabar la jornada. Si hi ha teletreball, l’empleat fitxa igual des de casa.

Consultoria i servicis tecnics

Personal que alterna oficina, client i teletreball. L’app mobil amb opcio d’indicar la ubicacio o el projecte es la millor solucio.

Preguntes frequents (FAQ)

Les PIMEs estan obligades a portar control horari?

Si, totes les empreses a Espanya estan obligades, independentment de la seua grandaria. Aixo inclou autonoms amb empleats, microempreses de 2 persones i PIMEs de 200 treballadors. No hi ha excepcions per grandaria.

Puc utilitzar Excel per al control horari?

No com a sistema principal. La normativa de 2026 exigeix registre digital amb marca temporal automatica i tracabilitat. Excel no compleix estos requisits. Pots utilitzar Excel com a complement o backup, pero necessites un programari de fitxatge digital com a sistema principal.

Quant tarde a implementar un sistema de control horari?

Amb un programari modern com Cleverfy, entre 10 i 30 minuts per a la configuracio inicial. El periode d’adaptacio de l’equip sol ser d’1-2 setmanes fins que tots fitxen per habit.

Que passa si un empleat s’oblida de fitxar?

L’administrador pot corregir el fitxatge des del panell de gestio, afegint una justificacio. El sistema registra la modificacio amb tracabilitat completa (qui, quan i per que es va corregir). L’important es que hi haja un protocol clar per a estes situacions.

Necessite control horari per a empleats a temps parcial?

Si. L’obligacio aplica a tots els empleats, independentment del seu tipus de contracte o jornada. Temps complet, parcial, temporal, indefinit, practiques… tots han de fitxar.

Quant costa un programari de control horari per a una PIME xicoteta?

Des de 1,50 €/usuari/mes amb Cleverfy. Per a una empresa de 10 empleats, aixo son 15 €/mes o 180 €/any. Tambe existeixen Lifetime Deals (pagament unic des de 699 €) per a qui prefereixen oblidar-se de quotes mensuals.

Conclusio: el control horari no te per que ser complicat ni car

El control horari es una obligacio legal, pero no te que ser un maldecap. Amb el programari adequat, la implementacio es rapida, el cost es minim i el manteniment practicament nul.

El que necessites com a PIME es:

Un programari senzill i assequible que complisca la llei.
10 minuts per a configurar-ho.
Comunicar a l’equip com i per que s’utilitza.
Revisar-ho periodicament per a assegurar que tot funciona.

No necessites una suite de RRHH de 5 €/usuari si nomes necessites fitxatge. No necessites un consultor per a implementar-ho. I no necessites un contracte de permanencia que et lliga durant un any.

Cleverfy esta dissenyat exactament per a aixo: control horari per a PIMEs espanyoles, des de 1,50 €/usuari/mes, configurat en 10 minuts i complint el 100% de la normativa. Sense contracte ni permanencia.

Crea el teu compte gratis i comenca a fitxar hui, o reserva una demo si prefereixes que t’ho ensenyem en persona.

Guia completa de control horari per a PIMEs